Die Organisation von Geschäftsreisen ist ein wichtiges Element der wirtschaftlichen Tätigkeit vieler inländischer Unternehmen. Die Notwendigkeit der Anwesenheit von Mitarbeitern einer bestimmten Organisation in abgelegenen Niederlassungen oder Filialen kann mit Ereignissen ganz anderer Art verbunden sein. Oft werden Reisevorbereitungen getroffen, um Organisations- und Produktionsprobleme zu beseitigen, eine neue Einheit in einer anderen Stadt oder einem anderen Land zu eröffnen, Praktika für angeheuerte Mitarbeiter durchzuführen und ähnliche Aufgaben zu erledigen.
Bewusstsein ist der Schlüssel zur Effizienz und Sicherheit der Mitarbeiter
Neben dem Arbeitsaspekt ist die Arbeit des abgeordneten Personals eng mit der Herstellung von Kontakten zu Mitarbeitern des aufnehmenden Unternehmens und der Erstellung verschiedener Dokumentationen verbunden. Die letzte Nuance ist äußerst bedeutsam, da es von der Richtigkeit der Zusammenstellung der Formulare, Anträge, Bestellungen und Genehmigungen abhängt, ob der abgeordnete Mitarbeiter Zugang zu den erforderlichen Einrichtungen erhält, ob er seine Aufgabe vollständig erfüllen wird und ob er eine finanzielle Entschädigung erhält.
Zu wissen, welche Anforderungen an Geschäftsreisende gestellt werden, erleichtert den Reiseprozess für Buchhalter und die an der Dokumentation Beteiligten erheblich.
Diese Informationen werden auch für den Mitarbeiter benötigt, der sich auf einer Geschäftsreise befindet, da er sich so im Voraus auf die Erfüllung seiner Aufgaben vorbereiten und keine Schwierigkeiten bekommen kann. Und schließlich ist das Personal der Gastfirma lediglich verpflichtet, die Anforderungen an Geschäftsreisende zu kennen. Andernfalls kann es zu Missverständnissen bei der Suche nach Verantwortlichen kommen.
Wer und unter welchen Bedingungen kann abgeordnet werden
Eine Reise sollte daher als Reise eines Arbeitnehmers an einen anderen Ort betrachtet werden, um die ihm vom Arbeitgeber übertragene Aufgabe zu erfüllen. Gleichzeitig sind in der Anzahl der Geschäftsreisen nicht die Reisen derjenigen Mitarbeiter enthalten, deren Tätigkeiten in ständiger Bewegung bestehen oder auf der Straße durchgeführt werden können.
Die Gesetzgebung zur Wahrung der Rechte der arbeitenden Bürger sieht Beschränkungen für die Kategorien von Arbeitnehmern vor, die auf Geschäftsreisen entsandt werden dürfen:
- Schwangere
- Frauen mit Kindern unter drei Jahren.
- Behinderte Mütter oder Mütter mit Kindern im Alter von 3 bis 14 Jahren können nur mit deren Einverständnis geschickt werden.
- Eltern, die selbstständig ein minderjähriges Kind erziehen.
Wird der Mitarbeiter an ein anderes Unternehmen verwiesen, unterwirft er sich seiner internen Routine. Wenn der Tag der Abreise oder Ankunft auf den gesetzlichen Feiertag des Arbeitnehmers fällt, wird er für einen weiteren Ruhetag freigelassen. Richtig, in den Fällen, in denen der Geschäftsreisende absichtlich an Wochenenden oder Feiertagen verreist, wird er gemäß dem Arbeitsgesetz entschädigt.
Geschäftsreisen innerhalb des Staates sollten einen Monat und zwei Monate außerhalb nicht überschreiten.
Geschäftsreise: Papierkram
In der Buchhaltung sind die während der Reise angefallenen Reisekosten in der Liste der Produktionskosten enthalten, die bei der Berechnung der Einkommensteuer anfallen.
Das Verfahren zum Organisieren einer Reise besteht aus den folgenden Schritten:
- Ausstellen eines Auftrags auf einer Geschäftsreise basierend auf einer Auftragserteilung.
- Registrierung eines Reiseausweises.
- Ausstellung der Bescheinigung-Berechnung der Vorauszahlung für die Reise.
- Ausgabe von ausgehenden Mitteln an den ausgehenden Mitarbeiter.
- Reiseanmeldung in einer eigens dafür bestimmten Zeitschrift.
Reiseausweis - Eines der wichtigsten Dokumente für einen Mitarbeiter, der in eine andere Stadt oder ein anderes Land gereist ist. Es ist bei der Abreise, Ankunft des abgeordneten Arbeitnehmers vermerkt. Den Marken sind Unterschriften und Siegel der Bevollmächtigten des Entsendeunternehmens und des Gastgebers beigefügt.
Feinheiten der finanziellen Entschädigung
Wenn ein Mitarbeiter zurückkehrt, muss er schriftlich mitteilen, wie die ihm zugewiesenen Mittel verwendet wurden, und dies ausfüllen Spesenabrechnung. Die Reise endet mit der Abrechnung mit dem Mitarbeiter. Nachdem die aufgelaufenen Mittel eingezahlt wurden, wird dieser Vorgang auf den entsprechenden Konten ausgewiesen.
Für den Fall, dass die Vorauszahlung nicht vollständig vom Mitarbeiter ausgegeben wurde, muss der Restbetrag an die Kasse oder auf das Abrechnungskonto des Unternehmens zurücküberwiesen werden. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Mitarbeiters. In Kenntnis der Anforderungen, die an das abgeordnete Personal gestellt werden, kann der Arbeitnehmer außerdem eine Entschädigung für die von ihm ausgegebenen persönlichen Mittel verlangen. Richtig, er muss Argumente vorlegen, die die Notwendigkeit solcher Ausgaben belegen, sowie Dokumente, die die Tatsache ihres Auftretens bestätigen (Scheck, Erklärung).
Welche Kosten werden erstattet
In einem anderen Ort oder Land erhält der abgeordnete Arbeitnehmer sein übliches Gehalt, die ihm zustehenden Prämien und Subventionen sowie die Mittel, die für einen komfortablen Aufenthalt außerhalb seines gewöhnlichen Wohnortes erforderlich sind.
Die Reisekosten beinhalten folgende Posten:
- Zahlung der Reise (Intercity und auf dem Gebiet der Siedlung).
- Die Kosten für Mietwohnungen.
- Das sogenannte Tagegeld: Ausgaben für Lebensmittel und andere Bedürfnisse des Arbeitnehmers.
- Kosten, die vom Mitarbeiter als notwendig erkannt und von seinem Vorgesetzten genehmigt werden.
Die maximal zulässige Höhe der Reisekosten und die Höhe des Tagessatzes ergeben sich aus dem Tarifvertrag des Unternehmens oder den örtlichen Vorschriften. Da es sich bei dem Tagessatz tatsächlich um Geld für den täglichen Bedarf des Mitarbeiters handelt, werden diese auch für arbeitsfreie Tage (Wochenenden, Feiertage, erzwungene Produktionsausfälle, Verzögerungen) berechnet.
Ausführlicher über die Aufgabenverteilung des abgeordneten Mitarbeiters
Dieses Dokument hat eine einheitliche Form, dh sein Erscheinungsbild und Inhalt sind für alle Unternehmen im Hoheitsgebiet eines bestimmten Staates gleich.
Die Arbeitsaufgabe wird vom Chef des Arbeitnehmers, der sich auf Geschäftsreise befindet, erstellt und vom Arbeitgeber genehmigt. Das Dokument enthält folgende Daten:
- Name, Vorname, Patronym des Mitarbeiters, der im Auftrag des Chefs auf Geschäftsreise geht.
- Der Name der Organisation, die ihn leitet.
- Mitarbeiterziel (Firmenname, Stadt).
- Start- und Enddatum der Reise.
- Zusammengefasste Daten zum Fortschritt der Aufgabe.
Der behördliche Auftrag und der auf seiner Grundlage erstellte Geschäftsreiseauftrag liegen beim sendenden Unternehmen. Zusammen mit anderen Dokumenten werden sie für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt.
Was sind die Anforderungen für Geschäftsreisende?
Da bei einer Geschäftsreise die Befugnis an einen Mitarbeiter übertragen wird, wichtige Maßnahmen für das Unternehmen durchzuführen, muss die Geschäftsführung sicherstellen, dass die Arbeiten effizient und pünktlich durchgeführt werden. Daher werden in der Regel die qualifiziertesten, erfahrensten und verantwortungsvollsten Mitarbeiter zu solchen Reisen entsandt.
Es gibt eine Reihe von Kriterien, anhand derer der Leiter über die Ernennung eines bestimmten Mitarbeiters entscheidet:
- Alter über 18 Jahre.
- Gutes Training.
- Die Verfügbarkeit geeigneter Schulungen wird durch die Zertifizierung bestätigt.
- Besitz der notwendigen Toleranzklassen (beim Arbeiten mit Stromnetzen).
- Abhängig von den Besonderheiten der wirtschaftlichen Tätigkeit der Unternehmen und dem Zweck der Geschäftsreise kann vom Arbeitnehmer eine Schulung und Zertifizierung zum Arbeitsschutz verlangt werden.
Wenn ein Mitarbeiter in jeder Hinsicht geeignet ist und keine gesetzlichen Hindernisse für seine Geschäftsreise bestehen, informiert ihn der Leiter über eine zukünftige Reise.
Pflichten eines abgeordneten Mitarbeiters
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen, die die Mitarbeiter erfüllen müssen. Für die meisten Unternehmen sind jedoch mehrere Punkte relevant:
- Richtige, kompetente und zeitnahe Pflege der notwendigen Unterlagen.
- Einhaltung der von der aufnehmenden Organisation festgelegten Routine.
- Erfüllung der im Auftrag formulierten Ziele.
- Gewissenhafte Erfüllung ihrer Pflichten.
- Berechtigte Ausgaben für an einen Mitarbeiter ausgegebene Vorauszahlungen.
- Speichern von Dokumenten zur Bestätigung der Kostenumsetzung.
- Rechtzeitige Meldung der Reise nach deren Beendigung (in der Regel innerhalb von drei Tagen).
Anweisungen für Mitarbeiter auf Geschäftsreise
Bei der Ankunft im empfangenden Unternehmen müssen die abgeordneten Mitarbeiter sich eine Einführungsbesprechung anhören, die Verhaltensregeln in Geschäften, in der Nähe von Geräten oder an anderen Orten enthält. Diese Maßnahme ist auch für Mitarbeiter verpflichtend, die bereits mehrmals in diesem Unternehmen tätig waren und alle Anweisungen auswendig kennen.
Das Briefing des entsandten Personals enthält auch Informationen zu Brandschutz- und Arbeitsschutznormen.
Im Gegensatz zu den allgemeinen Bestimmungen des Einführungsgesprächs bezieht sich das Ziel direkt auf die Arbeiten, die der abgeordnete Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt ausführen wird.
Fazit
Die Organisation von Geschäftsreisen ist ein verantwortungsvoller Prozess, auf den die meisten Unternehmen, Organisationen und Unternehmen nicht verzichten können. Um den Zweck der Reise erfolgreich zu erreichen und die Ressourcen so effizient und effektiv wie möglich zu nutzen, müssen die Mitarbeiter eine Reihe von Anforderungen erfüllen, ihre beruflichen Pflichten effizient erfüllen und alle Regeln für die Aufbewahrung der Dokumentation kennen.
