Eine Geschäftsreise ist für manche ein gruseliges Wort, für andere jedoch eine echte Feier des Lebens. Der Begriff umfasst die Ausführung von Arbeitsaufgaben außerhalb des üblichen Ortes. Ein Arbeitgeber, der plant, einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, sollte berücksichtigen, dass dies nur in Bezug auf eine offiziell registrierte Person möglich ist. Voraussetzung ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages. Die Vereinbarung sollte vorsehen, dass Geschäftsreisen möglich sind. Wenn die Arbeit jedoch offiziell reisender Natur ist, kann nicht jede einzelne Reise als Geschäftsreise bezeichnet werden. Legt die Normen für die Reisekosten des Finanzministeriums fest.
Geschäftsreise: Wen und wie?
Auf einer Geschäftsreise können Sie auch einen Mitarbeiter entsenden, der remote arbeitet und dessen Arbeitsplatz zu Hause ist. Die Hauptsache ist, dass die Person Mitarbeiter der Organisation ist, was ihm genau die gleichen Rechte einräumt wie denjenigen, die auf dem Gebiet des Arbeitgebers arbeiten. Die Erstattung der Reisekosten für eine Teilzeitbeschäftigung entspricht seinem Durchschnittsgehalt in dem Unternehmen, von dem aus die Person eine Reise angetreten hat.
In einigen Fällen macht eine Person eine Geschäftsreise zu zwei Jobs gleichzeitig - dem Hauptjob und dem Teilzeitjob. In dieser Situation müssen sich die Arbeitgeber auf die Zahlung des Reisekostenzuschusses einigen. Die Höhe der Ausgaben setzt voraus, dass beide Arbeitsplätze gleichzeitig abgerechnet werden - das heißt, ein Unternehmen übernimmt die Zahlung eines Teils der Kosten, während das andere die Verpflichtung hat, den Restbetrag zu zahlen.
Standards: Das ist wichtig
Die Reisekosten in Russland sind im Arbeitsgesetzbuch geregelt. Die Artikel 167 und 168 widmen sich diesem Thema. Sowohl staatliche Organisationen als auch private Unternehmen sind zur Einhaltung des TC gleichermaßen verpflichtet. Die gesetzlichen Anforderungen gelten für alle Formen des Unternehmertums, des Eigentums. Das Rechnungswesen sollte die Höhe der täglichen Reisekosten unter Berücksichtigung allgemein anerkannter Regeln berechnen und kontrollieren.
Kosten haben mehrere Positionen. Dies beinhaltet das Tagegeld, den Transport und die Unterbringungskosten.
Tägliche Ausgaben
Reisekosten innerhalb der Normen übernehmen die Zuteilung für jeden Tag nicht mehr als 700 Rubel. Auf diesen Betrag werden keine Steuern erhoben. Kann ich mehr Geld von der Firma bekommen? Es ist möglich, Reisespesen festzulegen, die über die Norm hinausgehen, wenn ein örtliches Gesetz in der Organisation in Kraft ist. Dies wird den Zugang zu großen Beträgen ermöglichen, aber das Rechnungswesen wird gezwungen sein, Steuern auf Beträge über 700 Rubel zu erheben und zu erheben.
Ein ebenso wichtiger Ausgabenposten sind die Transportkosten. Sie umfassen die Erfassung der Ticketkosten für alle Transportmittel, die während der Geschäftsreise des Mitarbeiters verwendet werden. Sie berücksichtigen sowohl den Weg zum Arbeitsplatz als auch die Rückkehr. Für diese Kategorie gibt es keine Norm für Reisekosten sowie keine Einschränkungen für die Art der Beförderung. Ein Ticket ist erforderlich. Auf dieser Grundlage wird Geld angesammelt.
Wichtige Funktionen
In einigen Fällen müssen Sie eine Geschäftsreise vom Flughafen, Hafen oder Bahnhof unternehmen, der sich in einiger Entfernung vom Arbeitsplatz befindet. In diesem Fall sind die Fahrtkosten bis zu diesem Punkt ebenfalls in den Reisekosten enthalten.
Der ggf. beim Unternehmen abgeschlossene Tarifvertrag kann Regelungen zur Erstattung sonstiger Transportkosten enthalten. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise keine öffentlichen Verkehrsmittel nutzt, sondern ein privates Auto - Taxi, eine Autovermietung -, ist es möglich, das dafür ausgegebene Geld gemäß einem 2011 an das Finanzministerium gerichteten Schreiben zurückzuerhalten.
Wir leben auf Kosten des Unternehmens: Ist das möglich?
Laut Gesetz berücksichtigen die Normen für Reisekosten im Ausland und innerhalb Russlands die Entschädigung für Lebenshaltungskosten. Die Beträge sind abhängig von der Wohnkategorie. Verschiedene Zahlungsmethoden sind möglich. Eine Reservierung ist zulässig, die bei der Berechnung der Steuerbemessungsgrundlage berücksichtigt wird.
Zusätzliche Leistungen wirken sich nicht auf die Bemessungsgrundlage für Steuern aus, wenn diese von dem Mitarbeiter angefordert wurden, der eine Geschäftsreise unternommen hat. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter Spezialkleidung bestellen, ins Fitnessstudio und in die Sauna gehen, aber das Unternehmen sollte nicht dafür bezahlen. Bei der Anmietung eines Hauses für einen Mitarbeiter entspricht die Höhe der Reisekosten der Höhe des Mietpreises. Kosten werden in der Kategorie „Sonstige“ erfasst.
Berichterstattung und Geschäftsreise
Da die Normen für Reisekosten festgelegt sind, weist das Unternehmen bestimmte Mittel zu, wenn eine Person auf Geschäftsreise geschickt wird. Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Mitarbeiter Geld zur Verfügung zu stellen, und was genau er damit machen wird, ist seine persönliche Angelegenheit. Das heißt, das Geld, das die Organisation auf einer Geschäftsreise sendet, können Sie zu Ihrem eigenen Vorteil sparen und verwenden. Der Tagessatz berechnet sich nach der Anzahl der Reisetage. Dazu gehört Geld, das für die Anmietung eines Schlafplatzes vorgesehen ist, einschließlich Ruhetagen.
In der Regel müssen Sie sich nicht auf einen Tagessatz verlassen, sondern müssen eine Arbeitsaufgabe in der Stadt erledigen, in der sich der Mitarbeiter des Unternehmens befindet. In den Reisekostenvorschriften ist jedoch nicht das Geld enthalten, das der Arbeitnehmer ausgegeben hat, der für eine Reise in die nächstgelegene Siedlung entsandt wurde. Standardmäßig wird davon ausgegangen, dass er nach Hause zurückkehren kann. In einer privaten Organisation hat der Leiter das Recht, die Normen für Reisekosten durch Erteilung einer internen Anordnung festzulegen. Es schreibt vor, worauf sich Arbeiter, führende Spezialisten und andere Personaleinheiten verlassen können. Es ist möglich, einige Personen nach bestimmten Merkmalen zu gruppieren.
Geld: Arbeiter bezahlen?
Wenn die Normen für Reisekosten festgelegt wurden, bedeutet dies, dass Mitarbeiter, die auf Geschäftsreise geschickt werden, früher oder später zahlen müssen. Kosten, die den Mitarbeitern bei der Ausführung von Produktionsaufgaben an verschiedenen Orten entstehen, werden erstattet, wenn sie Berichtsdokumente vorlegen. Die Papiere müssen alle Ausgaben bestätigen, für die eine Person eine Erstattung beantragt.
Wenn ein bestimmter Mitarbeiter nicht rechtzeitig Dokumente vorlegen kann, um ihm das ausgegebene Geld zu erstatten, wenn es keine Verträge und Schecks gibt, können Sie nur mit einer Erstattung gemäß den Standards des zweiten Teils von Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuchs sowie des oben genannten Schreibens des Finanzministeriums rechnen. Der Grundpreis für die Berechnung beträgt 700 Rubel für eine Nachtreise. Es ist auch möglich, dass dem Mitarbeiter Aufwendungen entstehen, die über die vom Unternehmen festgelegten Standards hinausgehen. Demnach ist eine Rückerstattung nur zulässig, wenn dies durch lokale Vorschriften innerhalb der Organisation geregelt ist. Eine zusätzliche Regelung ist auch über Tarifverträge möglich.
Wie bezahle ich? Merkmale der Berechnung
Wenn Sie einem Mitarbeiter einer Organisation das Geld zurückgeben möchten, das er für eine Geschäftsreise ausgegeben hat, müssen Sie verschiedene Zahlungsmethoden in Betracht ziehen. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter in bar oder mit einer Bankkarte bezahlen. Für die Barzahlung müssen Sie einen Scheck des Hotels oder eine beim Check-in geschlossene Vereinbarung sowie eine Handlung in einer speziellen Form bei der Buchhaltungsstelle am Arbeitsplatz einreichen. Wenn die Zahlung per Kreditkarte bei der Ankunft am Arbeitsplatz erfolgte, werden Steuer- und Hotelschecks an die Buchhaltungsabteilung übermittelt.
Es ist wichtig, die Übereinstimmung von Daten zu überwachen. Alle Dokumente, die die Zahlung während der Reise bestätigen, müssen Nummern haben, die mit den Reisedaten übereinstimmen. Alle Bewegungen, An- und Abreise von einem Ort werden in der Bestellung beim Absenden einer Geschäftsreise vermerkt. Die Prüfungen müssen mit diesem internen Dokument übereinstimmen. Ohne Erhebung von Steuern wird die Rückerstattung der Buchhaltung während einer Geschäftsreise für Kommunikation und ausgegebenes Gepäck zurückerstattet.Wurde ein Flug durchgeführt, müssen die Flughafen-Servicegebühr sowie die Kosten für den Transport zum Abflugort auf einer Geschäftsreise an den Mitarbeiter zurückerstattet werden.
Mehr oder weniger?
Das Gesetz besagt, dass eine Person, die eine Geschäftsreise unternimmt, für jeden Tag, den sie nicht zu Hause verbringt, mindestens 700 Rubel veranschlagen kann. Mehr Geld kann jemand bekommen, der in einem großzügigen Unternehmen arbeitet. Wenn der Leiter einen Auftrag zur Feststellung eines anderen Betrags unterschrieben hat, der diese Mindestgrenze überschreitet - ausgezeichnet, können Sie eine günstigere Rückerstattung erhalten.
Der Tagessatz beeinflusst die Einkommensteuer. Zusätzlich können interne lokale Dokumente die Transportkosten regeln - Sie können zusätzliche eingeben. All dies versuchen sie in der Regel so zu gestalten, dass der Betrag, mit dem Steuern einbehalten werden müssen, so gering wie möglich gehalten wird. Gleichzeitig muss das Unternehmen die Buchführung korrekt führen, da sonst eine einfache Geschäftsreise während einer Steuerprüfung ein großes Problem darstellen kann.
Zeit- und Finanzrahmen: obligatorisch
Wenn ein Mitarbeiter von einer Geschäftsreise zurückkehrt, muss er innerhalb von drei Geschäftstagen einen Bericht über die perfekte Reise verfassen. Basierend auf diesem Dokument berechnet das Rechnungswesen, wie viel Geld noch zu zahlen ist. In der Regel geben sie bereits vor einer Geschäftsreise einen kleinen Betrag im Voraus aus, der bei der endgültigen Berechnung abgezogen wird. Die Buchhaltung berechnet und transferiert Einkommenssteuern und zahlt auch die Sozialversicherung.
Wenn ein Mitarbeiter von einer Arbeitsreise ankommt, genehmigt er ein Arbeitszeitblatt, in dem angegeben ist, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Alle Abreisetage sind mit „K“ oder „06“ gekennzeichnet. Eine Uhr ist nicht erforderlich. Eine Situation ist möglich, wenn die Reise einen freien Tag erfasst, das heißt, der Mitarbeiter nicht in der Lage war, die gesetzlich vorgeschriebene Zeit nach eigenem Ermessen zu verbringen. In diesem Fall ist der Tag mit dem Code „03“ oder mit den Symbolen des PB gekennzeichnet. Die Zahlung erfolgt unter Berücksichtigung der Bestimmungen von Artikel 153 des TC - doppelt so viel wie an einem einfachen Arbeitstag. Sie können jedoch als einfacher Arbeitstag bezahlen, müssen dem Mitarbeiter dann aber einen zusätzlichen freien Tag gewähren.
Dienstreise: freie Tage, Krankheiten und andere Probleme
Es kommt vor, dass die Person, die auf eine Geschäftsreise geschickt wurde, an seinem freien Tag unterwegs war - an einen Ort reisen oder von dort zurückkehren. Diese Tage werden von Arbeitnehmern gesetzlich klassifiziert und wie oben angegeben mit „03“ oder „Wohnmobil“ gekennzeichnet. Der Arbeitgeber muss zunächst mit dem Arbeitnehmer die Merkmale seines Ausscheidens am Wochenende besprechen. In einigen Fällen kann es für den Vertreter des Unternehmens unnötig sein, an den Tagen zu gehen, an denen der Mitarbeiter einen gesetzlichen Tag frei haben muss, das heißt, er wird sich weigern, wie vom Reisenden erwartet, dafür zu zahlen.
Es versteht sich, dass ein Mitarbeiter während einer Geschäftsreise verletzt oder krank sein kann. In jedem dieser Fälle entwickelt sich die Situation in Übereinstimmung mit den aktuellen Standards des Arbeitsgesetzbuchs. Der Arbeitnehmer behält alle ihm zustehenden Rechte und Privilegien.
Normen und Einschränkungen
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die in den lokalen Gesetzen festgelegten Standards und die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters vereinbart werden. Es ist auch wichtig, mit internen Dokumenten zu regeln, wie groß die Wohnkosten sein können. Reisekosten sind nicht nur die Transportkosten direkt. In diesem Kapitel sind auch Aufwendungen im Zusammenhang mit Reiseversicherungen und die Kosten für Reisedokumente enthalten. In einigen Fällen müssen Sie spezielle Gebühren (zum Beispiel am Flughafen) und Zahlungen leisten. Sie alle sind auch in der Transportkategorie erfasst.
Dienstreise ins Ausland: was und wie?
Wenn ein Mitarbeiter ins Ausland entsandt werden muss, sollte die Reise für ihn nach einem besonderen Schema berechnet werden, das sich von den Arbeitsreisen in seinem Heimatland unterscheidet. Bei der Berechnung der Einkommenssteuer wird ein Höchstbetrag von 2500 Rubel berücksichtigt.Der Betrag wird in der Währung des Landes ausgestellt, in das der Mitarbeiter auf einer Arbeitsreise geschickt wird. Der Vorschuss wird auch in der Währung berechnet, die im Bestimmungsland verwendet wird. Eine Vorauszahlung wird berechnet, wobei berücksichtigt wird, wie viele Tage es auf einer Geschäftsreise bleiben soll. Wenn ein Teil der Reise durch russisches Hoheitsgebiet führt, wird die Vorauszahlung in dieser Zeit in Rubel berechnet, aber für alle Tage ab dem Zeitpunkt des Grenzübertritts müssen Sie mit der Währung bezahlen, die dort verwendet wird. Die Regelung funktioniert in umgekehrter Richtung - die Zahlung für eine Geschäftsreise in Rubel erfolgt für alle Tage vom Zeitpunkt des Grenzübertritts zum Haus bis zum Zeitpunkt der Ankunft zu Hause.
Eine solche Reise ist möglich, wenn eine Person im Ausland nur einen Tag verbringt. In diesem Fall werden die Reisekosten in Fremdwährung zur Hälfte berechnet. Wenn das Zielland eines der GUS-Länder ist, brauchen Sie nicht einmal eine Notiz einzureichen, die die Tatsache des Grenzübertritts bestätigt.
Geschäftsreise: Buchhaltungskopfschmerzen
Die Reise wird unter Berücksichtigung der Standards des vereinfachten Steuersystems berechnet. Vor einiger Zeit wurden offizielle Aufgaben auf staatlicher Ebene gestrichen, und Reisezertifikate gehörten ebenfalls der Vergangenheit an. Dies hat jedoch nicht die Geschäftsreisen selbst abgesagt, sondern nur deren dokumentarische Unterstützung vereinfacht. Die Tatsache, dass die Besteuerung von Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen nicht vorgesehen ist, wenn die Standards eingehalten werden, wird in Artikel 217 Absatz 3 der Abgabenordnung angegeben.
Wenn die Reise mit dem Personalcomputer des Mitarbeiters organisiert wurde, bedeutet dies nicht, dass dies auf seine Kosten ging. Machen Sie einfach ein Memo mit den genauen Daten, dem Kilometerstand, der Richtung und der Bestellnummer auf der Reiserichtung. Dies reicht aus, damit das Rechnungswesen aufgelaufen ist. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass das Unternehmen verpflichtet ist, alle Kosten für Reise und Unterkunft zu erstatten und sich von dieser Regel leiten zu lassen.