Die Planung der Warenbeschaffung ist eine der wichtigsten Phasen in der Tätigkeit einer modernen Institution oder eines modernen Unternehmens. Es ist für die Erstellung von Vorbereitungsunterlagen bei Bedarf zum Kauf eines Produktes, zum Bestellen von Arbeiten, Dienstleistungen vorgesehen. Das relevanteste Gebiet für Kommunen, Staatsunternehmen. Es wurden verschiedene Planungsmethoden entwickelt, die als Teil spezialisierter Bildungskurse betrachtet werden. Natürlich sind theoretische Berechnungen in der Praxis anwendbar, der Anwendungsbereich ist außerordentlich breit. Dies ist im Wesentlichen auf die Anforderungen der aktuellen Gesetzgebung zur Rechtfertigung von Akquisitionen von Kommunen und Regierungsbehörden zurückzuführen.
Ein fehlerfreier Start ist der Schlüssel zum Erfolg
Derzeit wird eine Beschaffungsplanung nach Bundesgesetz 44 durchgeführt, in der auf Bundesebene festgelegt wurde, wie wichtig das Verfahren für die Erstellung eines Plans ist. Die Anforderungen für die Erstellung von Akquisitionen wurden 2013 erstmals gestellt, und seitdem ist die Situation für die einzelnen Institute nicht einfacher umzusetzen. Rechtliche Standards, die für unsere Tage relevant sind, erfordern, dass Sie Akquisitionen in strikter Übereinstimmung mit den Gesetzen planen und jeden Schritt und Vorgang sorgfältig dokumentieren.
Die Organisation der Beschaffung und die Erstellung eines Plans sind Aufgaben, die mit der Unveränderlichkeit des Gesetzes in unserer Zeit mit moderneren Methoden gelöst werden. Dies ermöglicht eine erhöhte Wirtschaftlichkeit des Ergebnisses, um etablierte Standards einzuhalten. Das Beschaffungsplanungssystem ist der Schlüssel zu einem positiven Ergebnis der gesamten Veranstaltung. Angesichts der Höhe der dem Unternehmen zugewiesenen Mittel ist es wichtig, die Bedürfnisse zu analysieren. Natürlich ist es die beste Option, die finanziellen Massen in den Beträgen zuzuweisen, die von einem bestimmten Institut zur Durchführung aller geplanten Transaktionen benötigt werden, aber Haushaltsbeschränkungen ermöglichen selten die Realisierung von 100%.
Mach es richtig
Übrigens ist die Relevanz und Komplexität des Themas der Planung von Beschaffungsplänen und der Ausarbeitung von Projekten bereits aus der Fülle der kürzlich veröffentlichten Fachpublikationen ersichtlich, in denen verschiedene subtile Aspekte und Nuancen des Themas aufgezeigt werden. Vieles ist auf die schwierige wirtschaftliche Lage im Land zurückzuführen, auf deren Grundlage die gesetzlichen Anforderungen verschärft und deren Einhaltung überwacht werden. Es gibt eine positive Seite: Es ist möglich, Missbrauch, die Korruptionskomponente und die ineffiziente Verschwendung von Haushaltseinsparungen wirksam zu verhindern.
Die jährliche Beschaffungsplanung ist die häufigste Option. Es ist nicht überflüssig, Pläne für einen längeren Zeitraum zu erstellen (Fünfjahresplan), sondern sie werden nur allgemein formuliert. Es gibt kurzfristige Pläne (zum Beispiel für einen Monat), die jedoch nur die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens widerspiegeln. Ein Jahresplan ist nicht nur eine Liste der erforderlichen Anschaffungen, sondern auch ein Dokument, das die Perspektiven der Einrichtung, ihre Entwicklungsstrategie und die Verbesserung des Arbeitsprozesses aufzeigt. Häufig wird dem Plan eine Erläuterung beigefügt, die die Notwendigkeit der einzelnen aufgelisteten Punkte begründet. Dies hilft, Missbrauchsverdacht zu vermeiden und die Notwendigkeit der Mittelzuweisung zu belegen.
Hauptziele: Analyse von Beschaffungsbeispielen
Planung, Beschaffung kann der Verantwortungsbereich sein, den das Unternehmen vernachlässigt.In einer solchen Situation ist die Qualität der durch die Arbeit der Einrichtung des Produkts erbrachten Dienstleistung recht gering, und die Bedingungen werden verlängert. Konnte der Vertragspreis nicht korrekt ermittelt, die Akquisition geplant werden, besteht die Möglichkeit einer ineffizienten Mittelverwendung, die als Straftat mit den daraus resultierenden Konsequenzen angesehen werden kann.
Die kommunale Beschaffungsplanung hilft, unvorhergesehene Stornierungen zu vermeiden. Auslöser der Transaktionssperre kann die Kontrollbehörde, der Auftragnehmer oder das Institut selbst sein, das plötzlich einen Fehler feststellte und daher gezwungen war, die Zusammenarbeit dringend einvernehmlich zu beenden. Dies führt zu vorübergehenden finanziellen Verlusten. Ein Kunde, der den Beschaffungsprozess nicht ordnungsgemäß abgeschlossen hat, kann Strafen erhalten. Insbesondere ergibt sich aus bestehenden Gesetzen, dass ein Beamter, der die Beschaffungsmethode verantwortungslos falsch gewählt hat, zur Beantwortung gezwungen ist: Die Strafe erreicht 50.000 Rubel.
Eins nach dem anderen
In modernen Unternehmen wird die Beschaffungsplanung durch einen systematischen Ansatz mit effektiven elektronischen, Computer- und Softwaresystemen durchgeführt. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Die Abfolge der Operationen besteht in der Aufstellung des Plans, seiner Abstimmung mit den höheren Behörden und der Umsetzung des Plans. Bereits in der Vorbereitungsphase müssen alle geplanten Operationen begründet, die Einhaltung der für die Einrichtung festgelegten Ziele überprüft und die Beschaffung normalisiert werden. Letzteres beinhaltet die Qualitätskontrolle des gekauften Produkts, die bestellte Dienstleistung in Bezug auf aktuelle Anforderungen, erwartete Verbraucherqualitäten. In der Planungsphase werden die erforderliche Menge des Produkts und der Grenzpreis, zu dem es gekauft werden kann, analysiert.
Das Management der Beschaffungsplanung umfasst die Organisation einer öffentlichen Diskussion der Veranstaltung. Dies gilt insbesondere für eine Reihe von Transaktionen, für die gesetzlich eine Publizität vorgeschrieben ist. Es gibt solche Ereignisse, die ohne öffentliche Voruntersuchung mit einer Bewertung der Ergebnisse einfach nicht umzusetzen sind. Derzeit werden die modernsten Kommunikationsmittel und -methoden, technischen Lösungen und Informationstechnologien aktiv eingesetzt, um einen solchen Schritt zu organisieren.
Papiere haben kein Ende!
Die Planung für die staatliche und kommunale Beschaffung beinhaltet die Erstellung eines Zeitplans, eines Beschaffungsplans. Die zweite Art der Dokumentation wurde 2016 eingeführt. Das erste wurde vorher praktiziert, seine Form ist seit mehreren Jahren unverändert geblieben. Der Zeitplan ist für das Jahr festgelegt. Der Beschaffungsplan wird für eine durchschnittliche Laufzeit erstellt und enthält alle Namen der vom Institut benötigten und vom Lieferanten bezogenen Produkte. Normalerweise erstreckt sich ein solches Dokument über einen Zeitraum von drei Jahren, da für diesen Zeitraum ein Budget erstellt wird.
Die Planung des öffentlichen Beschaffungswesens ist ein besonders schwieriges Thema. Es ist notwendig, sich auf das 2011 unter Nummer 223 verabschiedete Bundesgesetz zu konzentrieren. Er erklärte die Möglichkeiten, einen flexiblen Plan für einen Zeitraum von zwölf Monaten aufzustellen. Einige Einkäufe müssen nicht gerechtfertigt sein. Dies gilt für die Liste, die unter die Standards des zweiten Teils des fünfzehnten Artikels des zuvor erwähnten 44. Bundesgesetzes fällt. Die Beschäftigten des öffentlichen Sektors haben das Recht, die Pläne den Erfordernissen anzupassen. Es gibt keine zeitliche Begrenzung oder einen Grund.
Alles nach Plan
Die Beschaffung in der Budgetplanung in einem Diagrammformat umfasst die Verwendung von Dokumentationen, die über einen Zeitraum von drei Jahren erstellt wurden und die die Grundbedürfnisse der Institution als Grundlage beschreiben.Nicht jede juristische Person kann vom ersten Moment an erfolgreich einen solchen Beschaffungsplan erstellen, der in die Realität umgesetzt werden kann. Daher sieht das Gesetz die Möglichkeit vor, Änderungen an den Dokumenten vorzunehmen, die bereits über ein spezialisiertes Informationssystem veröffentlicht wurden.
Oft müssen Änderungen vorgenommen werden, wenn der Bedarf an Waren entdeckt wird, der nicht früher identifiziert werden konnte. Durch das elektronische Budget ist die Beschaffungsplanung ein ziemlich flexibler Prozess. Sie können neue Positionen hinzufügen, insbesondere wenn die finanziellen Möglichkeiten für deren Implementierung auf Einsparungen bei Ausschreibungen beruhen, die zum Zeitpunkt der Anpassung bereits verstrichen sind. Änderungen können vorgenommen werden, wenn sie durch die Ergebnisse der öffentlichen Diskussion angeregt werden, wenn sie so organisiert wurden, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Beschaffungslogistik
Um sicherzustellen, dass die Beschaffungsplanung (das elektronische Budget, das durch moderne Softwareprodukte erstellt wird, bietet Fachleuten erhebliche Unterstützung) so effektiv wie möglich ist, organisieren Sie Veranstaltungen unter Berücksichtigung der Anforderungen der Logistik. Bei der Erstellung des Plans müssen Sie sich an den Bedürfnissen des Unternehmens, den mit den Arbeitsprozessen verbundenen Kosten und den zur Verfügung stehenden Speicherplätzen orientieren. Die Rolle und Menge des für den Produktionsprozess benötigten Materials sowie der Zeitpunkt, zu dem es geliefert werden soll, spielen eine Rolle. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie die Ressourcen der Lieferanten berücksichtigen, die Fähigkeit, die Produktion einiger Verbrauchsmaterialien für die Herstellung des Endprodukts und die Erbringung von Dienstleistungen selbst zu organisieren.
Die Bildung, die den gesamten festgelegten Beschaffungsplan in der Budgetplanung in Bezug auf staatliche und private Unternehmen berücksichtigt, ermöglicht es Ihnen, einen Arbeitsprozess ohne Ausfallzeiten und finanzielle Verluste aufgrund von Überschussakquisition, Beschädigung von Verbrauchsmaterialien einzurichten. Um festzustellen, wie viel Material benötigt wird (dieser Indikator ist die Grundlage für die Berechnung der meisten anderen), müssen mehrere Standardberechnungsmethoden beherrscht werden. Um sie auf ein bestimmtes Unternehmen anzuwenden, müssen Sie zunächst die umfassendste Informationsbasis über die Verwendung ähnlicher Rohstoffe in der Industrie sammeln.
Wie viel wird benötigt?
Eine der Methoden der Beschaffungsplanung ist die Beurteilung der Menge der zu produzierenden Produkte, basierend auf dem Bedarf des Kunden. Wenn man weiß, wie groß die Nachfrage nach dem Produkt im Moment ist, kann man vernünftigerweise berechnen, wie viel Rohmaterial benötigt wird. Berücksichtigen Sie zur Vereinfachung der Berechnungen anhand von Listen mit Produkten und Materialien die für die Lieferung verschiedener Artikel erforderliche Zeit und die Lagerdauer. Wenn einige Verbrauchsmaterialien selbst hergestellt werden können, müssen Sie im Voraus berechnen, wie hoch die Zeitkosten sind.
In Kenntnis der Zeitintervalle schätzen sie den Bruttobedarf der vom Lieferanten erhaltenen, selbst hergestellten Positionen. Darauf aufbauend wird der Nettobedarf durch Analyse der vorhandenen Bestände, Bestellungen und geplanten Produktionsmengen ermittelt. Zu den Bestellungen zählen möglicherweise Bestellungen, die früher für die vorherige Warenserie getätigt wurden. Bei der Planung eines neuen Produktionszyklus müssen diese nicht berücksichtigt werden.
Nachfrageschwankungen
Diese Methode zur Planung von Einkäufen ist relevant, wenn das Interesse des Verbrauchers durch ein Wave-Chart mit wiederkehrenden Elementen beschrieben werden kann. Um eine Glättung zu erreichen, muss bewertet werden, wie hoch der tatsächliche Verbrauch des Produkts im vergangenen Zeitraum ist, um das Verhältnis zu den zuvor berechneten Indikatoren zu ermitteln. Für einen neuen Zeitraum ist die Prognose ein Indikator, der für den vorherigen Zeitraum berechnet wird und zu dem der Korrekturwert addiert wird - die Warenmenge multipliziert mit dem Signifikanzkoeffizienten.
Alternative Option
Eine andere Methode der Beschaffungsplanung ist deterministisch.Sie greifen darauf zurück, wenn bekannt ist, wie lange es dauert, einen Auftrag auszuführen, wie viel Material dafür benötigt wird und in welcher Zeit Verbrauchsmaterialien geliefert werden.
Manchmal ist der stochastische Ansatz in der Praxis am besten anwendbar. Berechnungsgrundlage sind die Methoden der Statistik, der Mathematik. Mithilfe spezialisierter Formeln können Sie den Bedarf an einem Produkt bewerten und anhand dieses Plans den Kauf von Verbrauchsmaterialien planen.
Mit der gesammelten Erfahrung der Mitarbeiter können Sie einen heuristischen Ansatz für die Beschaffungsplanung implementieren.
Alles zu seiner Zeit
Bei der Planung des öffentlichen Beschaffungswesens im privaten Bereich muss eine möglichst vollständige Informationsbasis über den Produktionsprozess und das Ergebnis seiner Anwendung verfügbar sein. Analysten müssen Zugang zu genauen Informationen über die Bewegung von Verbrauchsmaterialien, Komponenten und Ersatzteilen erhalten. Es sollten Daten für alle Phasen vom Zeitpunkt der Recherche des Beschaffungsmarkts bis zum Eingang des Kaufs im Lager vorhanden sein.
Damit das Logistikbeschaffungssystem gut funktioniert, müssen Sie wissen, welche Materialien im Produktionsprozess verwendet werden. Die Erstellung des Beschaffungsplans beinhaltet das koordinierte Zusammenspiel verschiedener im Unternehmen beschäftigter Personen. Die Planung des öffentlichen Beschaffungswesens (und auch in privaten Unternehmen) zwingt dazu, gegenseitige Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen, Abteilungen und Zweigniederlassungen einer juristischen Person herzustellen. Nur ein sorgfältig organisiertes Zusammenspiel ermöglicht es uns, die Richtigkeit von Berechnungen, Analysen und die Wahl der optimalen Beschaffungsmethode zu gewährleisten. Durch die gemeinsame Arbeit können Sie sich für die beste Preispolitik entscheiden, einen rentablen Vertrag mit dem Lieferanten abschließen und die Menge der eingehenden, verfügbaren und verbrauchten Rohstoffe verfolgen. Die Logistik umfasst die Kontrolle über den Zeitpunkt der Lieferungen und die Platzierung von Rohstoffen innerhalb der Lagerbereiche.
Nichts Überflüssiges
Durch die Organisation der Beschaffungslogistik erreichen Sie einen Mindestbestand im Lager mit einer unterbrechungsfreien Versorgung des Produktionsprozesses mit Verbrauchsmaterialien. Für eine effektive Planung ist es erforderlich, genau zu formulieren, welche Positionen in welchem Umfang und in welchem Zeitraum den Werkstätten genau zur Verfügung stehen sollen und wie groß die Möglichkeiten namhafter Zulieferer sind. Logistiker bewerten die aktuellen Kapazitäten des Lagers und erarbeiten Möglichkeiten, um den Produktionsprozess von Verbrauchsmaterialien mithilfe ihrer eigenen Kapazitäten zu organisieren.
Wir kaufen mit Bedacht
In vielerlei Hinsicht hängt die Beschaffungsplanung eng mit der Wahl eines bestimmten Formats für die Zusammenarbeit mit Lieferanten zusammen. In letzter Zeit ist die Ausführung einer Ausschreibung die am weitesten verbreitete Option. Dies gilt gleichermaßen für staatliche Unternehmen, Institutionen und bei der Suche nach einem Lieferanten durch einen privaten Gewerbetreibenden. Das Konzept der Ausschreibung hat sich lange in der Wirtschaft durchgesetzt. Die Organisation der Angebote liegt in der Verantwortung des Kunden, der die Wettbewerbsbedingungen für die Lieferung des Produkts und die Erbringung von Dienstleistungen bekannt gibt. Im Rahmen der Auktion können diejenigen, die dies wünschen, an einem Wettbewerb um das Recht teilnehmen, mit dem Kunden eine Vereinbarung zu vorher angekündigten Bedingungen zu treffen. Die Regeln, denen die Zusammenarbeit untergeordnet wird, müssen im Voraus veröffentlicht werden. Zu diesem Zweck wird ein vollständiges Paket mit Ausschreibungsunterlagen ausgefüllt, in dem die Bedingungen aller Phasen der gemeinsamen Arbeit angegeben sind. Die Namen der Produkte, Dienstleistungen und Preise, die zum Kunden passen, werden aufgelistet.
Bei der klassischen Ausschreibung handelt es sich um ein Verfahren mit einer Vielzahl von Wettbewerbern. Das Recht auf Abschluss eines Vertrags zu gewinnen ist nicht einfach, aber der Prozess selbst ist kostengünstig und fair. Ihre Organisation ist den Leitern des Unternehmens zugeordnet, die als Kunden auftreten. Das Unternehmen erhebt eine Beschaffungskommission, deren Zusammensetzung vom Kommandanten genehmigt wird.Diese Spezialisten bereiten ein Paket mit Dokumenten vor und erstellen alles, was zur Festlegung der Bedingungen für die öffentliche Wiedergabe erforderlich ist. Es ist notwendig, sich an die aktuellen Regulierungs- und Rechtsakte zu erinnern, die Ausschreibungen und Auktionen regeln.
Sorgfältig und gründlich
Alle innerhalb des begrenzten Zeitrahmens abgegebenen Angebote müssen von den Teilnehmern der Vergabekommission analysiert werden. In Bezug auf jede der Optionen wird eine allgemeine Entscheidung formuliert: Akzeptieren Sie den Vorschlag, ernennen Sie eine potenzielle Person als Auftragnehmer oder lehnen Sie die Option ab. Um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, müssen Sie die Wettbewerbsbedingungen überprüfen und die Merkmale aller eingegangenen Vorschläge analysieren. Das ideale Ergebnis des Verfahrens ist eine Vereinbarung zum niedrigstmöglichen Preis, die allen Anforderungen und Bedingungen des Kunden unterliegt. Unparteilichkeit, Offenheit und Transparenz sind die Hauptvorteile eines solchen Verfahrens.
Bei der Formulierung von Anforderungen an ausübende Künstler muss man sich nicht nur von den eigenen Interessen leiten lassen, sondern auch von durchschnittlichen Marktangeboten. Wenn der Kunde absichtlich ungünstige Konditionen festlegt, gibt es kaum jemanden, der sich für eine solche Zusammenarbeit anmelden möchte, aufgrund der Ausschreibung wird keine einzige Bewerbung erscheinen. Um sich nicht in einer solch unangenehmen Situation zu befinden, die zu einer Unterbrechung der Lieferzeit führt, ist es notwendig, angemessene Vorschläge zu formulieren. Eine der Möglichkeiten, auf die in jüngster Zeit zurückgegriffen wurde, besteht darin, die für den Kunden maximal möglichen Bedingungen festzulegen. Jeder potenzielle Auftragnehmer bietet seine eigenen Optionen an, die dem Preis entsprechen oder erschwinglicher sind. Auf der Grundlage einer Analyse aller eingegangenen Anträge können Sie die erfolgreichste Art der Zusammenarbeit auswählen.
Wie ausgeben?
Bei der Planung von Käufen in Form einer Ausschreibung müssen zunächst die Preisangebote des Marktes analysiert, eine zusammenfassende Angebotsgrundlage erstellt, verschiedene Lieferanten verglichen und dann direkt mit der Organisation der Ausschreibung fortgefahren werden. In der Begleitdokumentation sind die Anforderungen an den Preis des Auftrags, den Zeitpunkt seiner Ausführung, das Qualifikationsniveau und die Qualität des Produkts anzugeben. Jeder der Teilnehmer erhält nach dem Ergebnis der Ausschreibung eine individuelle Nummer, die erste ist für den Gewinner bestimmt. Wenn einer den Abschluss einer Vereinbarung verweigert, hat der zweite auf der Liste usw. Vorrang. Im Rahmen der Ausschreibung ist der Kontakt der Kommissionsmitglieder und Vertreter interessierter potentieller Auftragnehmer untersagt.