Jedes Unternehmen, das gerade arbeitet, ist gezwungen, eine Vielzahl von Dokumenten zu erstellen. Sie beziehen sich auf das ausgewählte Steuersystem, die Mitarbeiter oder die Zusammenarbeit mit Großunternehmen. Damit jeder Mitarbeiter des Unternehmens die notwendigen Unterlagen finden kann, bedarf es einer kompetenten und strukturierten Lagerung. Viele Dokumente müssen länger als 75 Jahre im Unternehmen sein, da sie Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens enthalten. Daher ist eine kompetente Archivierung der Dokumente in der Organisation erforderlich. Wenn das Unternehmen groß ist, empfiehlt es sich, ein eigenes vollständiges Archiv zu erstellen. In kleinen Organisationen werden Papiere einfach in einem separaten Schrank aufbewahrt.
Archivierungsregeln
Die Archivierung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen ein verpflichtender Prozess, der in den Bestimmungen des Bundesgesetzes Nr. 125 angegeben ist. In kleinen Unternehmen werden alle erforderlichen Maßnahmen vom Sekretär durchgeführt, in großen Organisationen ist jedoch ein separater Mitarbeiter mit der Archivierung beschäftigt.
Der bestellte Mitarbeiter muss die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von Personaldokumenten in der Organisation kennen und die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente kennen. Hierzu werden für verschiedene Papiere separate Papiere gestartet. Die Unterlagen zum Personal des Unternehmens sollten mindestens 50 Jahre aufbewahrt werden, wenn die Unterlagen nach 2003 erstellt wurden und wenn die Organisation Dokumente vor 2003 erstellt hat, müssen sie 75 Jahre aufbewahrt werden.
Die Nuancen beim Erstellen eines Archivs
In großen Unternehmen wird im Laufe des Geschäfts eine große Anzahl von Dokumenten generiert, die in einem separaten Raum, dem Archiv, gespeichert werden. Es wird durch eine separate strukturelle Einheit repräsentiert, und während der Erstellung wird von der Geschäftsleitung eine spezielle Verordnung erlassen, die das örtliche Aufsichtsgesetz des Unternehmens darstellt.
In dieser Verordnung werden die grundlegenden Regeln für die Archivierung von Dokumenten in der Organisation sowie die Verantwortung der an diesem Prozess beteiligten Beamten für verschiedene festgestellte Verstöße festgelegt.
Prozessregeln
Bei der Archivierung von Dokumenten in der Organisation sollten die folgenden Regeln vom benannten verantwortlichen Mitarbeiter berücksichtigt werden:
- Die Dokumentation wird nur durch Inventur in das Archiv übertragen.
- Wenn Dokumente in die Arbeit eines Mitarbeiters aufgenommen werden, ist es wichtig, die Anforderungen spezieller Richtlinien zu berücksichtigen, damit es in Zukunft leicht ist, das richtige Dokument zu finden.
- Jede Abteilung des Unternehmens muss die Dokumente zur Aufbewahrung innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen an die verantwortliche Person übergeben.
- Wird aus verschiedenen Gründen gegen den Zeitplan verstoßen, aufgrund dessen unterschiedliche Unterlagen in das Archiv übertragen werden, muss der Beamte den Leiter des Unternehmens darüber informieren.
Die Kompilierbarkeit des Archivs hängt von der Richtigkeit dieses Prozesses ab.
Prozessziel
Die Archivierung von Dokumenten in der Organisation ist erforderlich, um die gesamte Dokumentation zu optimieren und um sie kompetent zu speichern. Wenn es ein gut strukturiertes Archiv gibt, kann jeder Mitarbeiter des Unternehmens bei Bedarf verschiedene Dokumente zu den Mitarbeitern, verschiedenen Aufträgen oder Gegenparteien finden.
Zunehmend stellen Unternehmen auf die elektronische Dokumentenverwaltung um, sodass alle Dokumente auf einem Computer gespeichert werden, für den eine elektronische Version des Archivs erstellt wird.Dabei wird jedoch berücksichtigt, dass Dokumente nur dann rechtskräftig sind, wenn es ein Papierformat gibt. Daher dient die elektronische Speicherung von Dokumenten nur als Ergänzung zum Standardarchiv.
Archivierungsvorgang
Die Vorgehensweise zum Archivieren von Dokumenten ist für alle Unternehmen gleich, jedoch kann jede Organisation ihre eigenen Anpassungen vornehmen. Das Standardverfahren gliedert sich in folgende Schritte:
- Zu Beginn werden die Merkmale von Dokumenten hervorgehoben, die für die Übertragung an das Archiv vorbereitet sind.
- Falls erforderlich, werden zusätzliche Maßnahmen durchgeführt, darunter das Heften von Papieren oder das Vornehmen verschiedener Ergänzungen.
- Dokumente werden angepasst, was es zukünftig ermöglicht, die notwendigen Papiere in der Gesamtmenge der Dokumentation leicht zu finden;
- unnötige Dokumente werden legal vernichtet, da sie keinen Wert für den Betrieb des Unternehmens darstellen;
- Die Dokumente werden systematisiert und anschließend entsprechend ihrer Art zusammengefügt.
- Papiere werden in die folgenden Arten unterteilt: Buchhaltung, Personal oder Management;
- Wenn es nicht möglich ist, Papiere als die oben genannten Typen zu klassifizieren, werden sie kombiniert und in einen separaten Fall eingetragen.
- Jedes Siegel ist mit dem Siegel der Organisation sowie der Unterschrift des bevollmächtigten Mitarbeiters versehen.
- Für jeden Fall wird ein Inventar erstellt, das Informationen darüber enthält, welche Dokumente sich in einem bestimmten Ordner befinden.
- Kataloge von Fällen, die nach Typ sortiert sind, werden erstellt;
- alle korrekt vorbereiteten kisten werden zur lagerung ins archiv geschickt, das in der regel als separater raum präsentiert wird, in dem sich eine große anzahl von praktischen regalen befindet.
Das Verfahren wird nur von einer befugten Person durchgeführt, die vom Leiter der Organisation über die erforderlichen Befugnisse verfügt. Wenn gegen Regeln zur Archivierung von Dokumenten verstoßen wird oder die Dokumentation vollständig verloren geht, ist dieser bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens für die festgestellten Verstöße verantwortlich.
Merkmale der Erstellung der Nomenklatur
Wenn das Unternehmen wirklich viele Papiere hat, wird beim Archivieren von Dokumenten in der Organisation eine Fallnomenklatur erstellt. Mit seiner Hilfe wird es zukünftig möglich sein, unter den zahlreichen Ordnern leicht das Richtige zu finden.
Bei der Erstellung der Liste der Fälle sind folgende Angaben zu machen:
- das Verzeichnis des Einzelfalls, dargestellt durch die zugewiesene bedingte Nummer, wobei der erste Teil dieser Nummer der Abteilungscode ist, von dem die Dokumente empfangen wurden;
- Name des Falls;
- Anzahl der im Ordner gespeicherten Papiere;
- den Zeitraum, in dem diese Dokumente auf der Grundlage gesetzlicher Anforderungen aufbewahrt werden sollten;
- Mit verschiedenen Notizen, die von der verantwortlichen Person hinterlassen werden, können Sie beispielsweise angeben, dass für einen bestimmten Fall eine zusätzliche elektronische Version vorliegt.
In kleinen Organisationen, in denen nicht zu viele Dokumente jährlich in das Archiv übertragen werden, kann die Fallnomenklatur möglicherweise nicht erstellt werden.
Regeln für die Veröffentlichung der "Verordnung über das Archiv"
In großen Unternehmen wird das Archiv in einem separaten Raum präsentiert, in dem über einen langen Zeitraum eine Vielzahl von Akten und Dokumenten aufbewahrt wird. Gleichzeitig beschäftigt die Organisation einen Spezialisten, der sich ausschließlich mit der Archivierung von Dokumenten befasst. Damit seine Arbeit klar geregelt ist, veröffentlichen und konsolidieren Führungskräfte des Unternehmens häufig eine spezielle „Verordnung zum Archiv“. Die Regeln für seine Verwendung umfassen:
- es wird angegeben, welche Art von Arbeit von der verantwortlichen Person ausgeführt werden soll;
- Es werden Regeln für die Übertragung von Dokumenten aus verschiedenen Abteilungen in das Archiv angegeben.
- listet die Regeln für die Registrierung des Inventars und die Nomenklatur der Fälle auf;
- Informationen zur korrekten Aufbereitung von Papieren, die in das Archiv übertragen werden, werden eingegeben;
- Es wird darauf hingewiesen, dass der bestellte Mitarbeiter in die Abstimmung der Zusammensetzung der Dokumente sowie deren Ausführung einbezogen werden sollte.
Wenn der Archivmitarbeiter feststellt, dass die Dokumentation Verstöße enthält, werden die Dokumente zur Überarbeitung an die entsprechende Abteilung des Unternehmens gesendet. Wenn keine Fehler oder Mängel vorliegen, werden die Papiere zum Nähen angenommen. Wenn die Informationen schwer lesbar sind, wird eine Kopie des Dokuments erstellt.
Archivierungsanforderungen
Jedes Unternehmen sollte die Grundvoraussetzungen für die korrekte Archivierung von Dokumenten in der Organisation berücksichtigen. Das Führen von Aufzeichnungen sollte den Grundbedingungen des Gesetzes unterliegen. In großen Unternehmen wird das Archiv durch einen separaten Raum repräsentiert, der vor Mitarbeitern des Unternehmens oder von Unbefugten geschützt werden muss. Daher werden bei der Erstellung dieser Einheit die folgenden Anforderungen berücksichtigt:
- Die Räumlichkeiten müssen von anderen Abteilungen und Büros getrennt sein.
- Es löst einen Brand- und Einbruchalarm aus.
- Die Größe dieses Raums hängt davon ab, wie viele Dokumente jedes Jahr in das Archiv übertragen werden.
- Im Raum sind spezielle lange Gestelle installiert, und es wird empfohlen, Metallkonstruktionen zu wählen.
- Zwischen den Racks befindet sich ein Abstand von mindestens 75 cm.
- Die Länge der Regale kann unterschiedlich sein und hängt von der Höhe der Decken ab.
- Zusätzlich sind im Raum spezielle Safes installiert, in denen sich die wertvollsten und wichtigsten Dokumente befinden.
In jedem Unternehmen kann der Bereich der ausgewählten Räumlichkeiten völlig unterschiedlich sein, da hierbei verschiedene Faktoren berücksichtigt werden.
Wie sind die Dinge richtig vorbereitet?
Die Archivierung von Buchhaltungsunterlagen ist nur nach sachkundiger Voraberstellung dieser Unterlagen zulässig. Bevor Sie dieses oder jenes Papier an das Archiv senden, müssen Sie daher die folgenden Schritte ausführen:
- Die verantwortliche Person muss zunächst sicherstellen, dass die tatsächlich übermittelten Unterlagen für die Durchführung der laufenden Tätigkeiten des Unternehmens nicht erforderlich sind
- eine Beschreibung der Dokumente und des direkten Falls wird vorgenommen;
- Es wird eine Prüfung durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Unterlagen und Fälle wirklich wertvoll sind. Daher müssen sie für einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen aufbewahrt werden.
- ggf. werden dokumente abgelegt, kopiert oder angepasst und erst dann ins archiv übertragen.
Aufträge, die sich auf gemietete Mitarbeiter beziehen und unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben, müssen für verschiedene Fälle ausgelegt werden, da es bei einer Vermischung zu Verwirrung bei der Vernichtung bestimmter Papiere kommen kann.
Die Nuancen der Arbeit mit Abfragen
Die Archivierung von Personalunterlagen und anderen Dokumenten, die während der Arbeit der Organisation erstellt werden, erfolgt durch einen verantwortlichen Mitarbeiter, der für seine Tätigkeit ein bestimmtes Gehalt erhält. Müssen der Leiter oder andere Mitarbeiter des Unternehmens im Archiv vorhandene Unterlagen einsehen, müssen sie sich mit einer besonderen Aufforderung an die beauftragte Person wenden.
Informationen aus dem Archiv werden in Form eines Archivzertifikats, einer Kopie oder eines Auszugs ausgegeben. Das Zertifikat wird durch ein Dokument präsentiert, das Archivinformationen zum gewünschten Thema enthält.
Eine archivierte Kopie wird dargestellt, indem ein Text oder ein Bild aus einem im Archiv gespeicherten Dokument reproduziert wird. Außerdem werden Suchdaten bereitgestellt.
Ein wörtlicher Auszug gibt nur einen bestimmten Teil der Dokumentation wieder. Dazu muss der anfragende Mitarbeiter angeben, zu welchem Problem bestimmte Informationen benötigt werden.
Fazit
Viele Dokumente, die während der Arbeit des Unternehmens erstellt wurden, müssen über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. Um optimale Bedingungen zu schaffen, wird im Unternehmen ein Archiv angelegt, das von einer separaten Struktureinheit präsentiert wird. Zusätzlich wird eine verantwortliche Person ernannt, die für die Annahme der Dokumentation im Archiv verantwortlich ist. Der gleiche Spezialist reagiert auf Anfragen von anderen Mitarbeitern und Managern.
Bei der Archivierung der Dokumentation müssen bestimmte Regeln und Anforderungen berücksichtigt werden, die es Ihnen ermöglichen, das Papier richtig zu strukturieren und es unter optimalen Lagerbedingungen aufzubewahren.