Das Speichern von Verträgen ist mit einigen Problemen verbunden. Es kommt vor, dass die Methode der Vernichtung ziemlich schwierig ist, um den Typ des Dokuments, den Typ, die Dauer und die Bedingungen seiner Speicherung zu bestimmen. Alle oben genannten Faktoren sind gesetzlich geregelt, aber derselbe Vertrag kann in verschiedenen Situationen unterschiedliche Gültigkeitszeiträume haben. Daher treten häufig Probleme bei der Bestimmung der Lagerdauer auf. Für eine effiziente und ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen ist es erforderlich, das Verfahren und die Anforderungen der Rechtsvorschriften in diesem Bereich klar zu verstehen, um Geldbußen oder Strafen zu vermeiden. Nachfolgend betrachten wir die Haltbarkeit von Kaufverträgen in der Organisation.
Zweck der Lagerung
Die Verfügbarkeit von Verträgen bei ständigem Zugriff ist nicht nur für die Dauer ihrer Gültigkeit erforderlich. Danach werden sie benötigt, um Informationen daraus zu extrahieren. Die meisten umstrittenen Situationen, in denen die eine oder andere Partei ihren Verpflichtungen nicht nachkommt, werden vor Gericht oder im Vorverfahren durch Vorlage des Vertrages geklärt.
Darüber hinaus ist es möglich, Inspektionen durch staatliche Aufsichtsbehörden im Unternehmen durchzuführen. Sie können Dokumente für einen bestimmten Zeitraum anfordern, in diesem Fall bei unsachgemäßer Aufbewahrung in der Organisation, Verstoß gegen die Bestimmungen ihrer Vernichtung, Sanktionen in Form von ziemlich beeindruckenden Geldstrafen verhängt werden. Vor allem die Führung, die diesen Prozess nicht kontrolliert, ist schuld.
Wir kommen daher zu dem Schluss, dass die Speicherung von Verträgen und anderen organisatorischen und administrativen Unterlagen für einen genau festgelegten Zeitraum angemessen durchgeführt werden sollte.
Begriffe und Arten der Speicherung
Die Lagerzeiten von Arbeitsverträgen in der Organisation sind unterschiedlich. Gemäß dem allrussischen Klassifikator von Dokumenten werden sie als organisatorische und administrative Dokumente klassifiziert. Die Gültigkeitsdauer wird in gleicher Weise eingestuft wie die Haltbarkeit aller Dokumente. Ordnen Sie die folgenden Vertragsspeicherzeiträume in der Organisation zu:
- permanent;
- langfristig (über 10 Jahre);
- kurzfristig (bis einschließlich 10 Jahre).
Ein solches System, das sich aus der Logik der Dokumente selbst zu ergeben scheint, ist nicht sehr bequem zu bedienen. Dies schafft oft Verwirrung und führt zu schwerwiegenden Fehlern bei der Büroarbeit.
Standard-Speichersystem
Ein gängigeres Speichersystem nach Typ. In den meisten Unternehmen werden Verträge in der Regel in verschiedene Kategorien unterteilt: Kerngeschäft (direkt mit dem Kerngeschäft des Unternehmens verbunden), Wirtschaft und Arbeit.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt beispielsweise für Serviceverträge in einer Organisation? Die ersten beiden Kategorien von Dokumenten sind nicht länger als fünf Jahre unverletzlich. Arbeitsverträge haben auch eine Haltbarkeit von höchstens fünf Jahren. Es gibt jedoch Ausnahmen. Wenn beispielsweise kein persönlicher Account vorhanden ist, muss dieses Dokument 75 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Dauer der Speicherung von Mietverträgen in der Organisation hängt von der Laufzeit ab.
Modell- und Abteilungslisten
In den Standardlisten werden Dokumente aufgelistet, die in den meisten Organisationen verteilt sind, während in den Abteilungen Informationen enthalten sind, die für diese bestimmte Agentur entwickelt wurden.
Es gibt verschiedene Arten von Dokumenten. Bei den Listen handelt es sich um behördliche Dokumente, anhand derer die Haltbarkeit und die Auswahl der Dokumente für die spätere Aufbewahrung oder Vernichtung bestimmt werden.
Bei der Erstellung von Fallnomenklaturen und der Festlegung der Bedingungen für die Speicherung von Verträgen werden in der Regel typische Listen verwendet, die von staatlichen Stellen sowie den zuständigen Ministerien und Abteilungen genehmigt werden. Die Haltbarkeit von Lieferverträgen bei der Organisation beträgt 5 Jahre nach Ablauf.
Archivierung
Das Verfahren zum Übertragen von bereits abgelaufener Dokumentation in das Archiv kann in verschiedenen Organisationen geringfügige Unterschiede aufweisen. In einigen Fällen werden Dokumente auf übliche Weise zusammengeheftet und in einem Metallschrank aufbewahrt, der stolz als Archiv bezeichnet wird. Andere Organisationen verfügen über ein Archiv, einen Archivar und eine genehmigte Nomenklatur. Der gesamte Prozess richtet sich nach den behördlichen Vorschriften. Das heißt, es gibt bestimmte Regeln für die Einreichung von Dokumenten, deren Registrierung usw.
Beide Optionen haben das Recht zu existieren, Sie müssen die Besonderheiten der Organisation, das Volumen des Workflows und die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigen. Bei einer großen Organisation mit großem Personal, die kein geeignetes Dokumentenspeichersystem verwendet, wird es einfach darin ertrinken. Die allgemeine Regel, an die sich alle Organisationen zu halten versuchen, ungeachtet der Eigentumsform und der Anzahl der Mitarbeiter, ist die Zeit für die Übertragung von Dokumenten in das Archiv.
Die Mitarbeiter müssen dem Archiv frühestens nach einer bestimmten Frist Unterlagen vorlegen, die nicht davon abhängt, wann sie tatsächlich abgelaufen sind. Und in der Regel erfolgt eine solche Archivierung zu Beginn des Jahres. Das heißt, auch wenn der Vertrag im Februar ausgelaufen ist, müssen Sie bis zum nächsten Jahr warten, um ihn in den Speicher zu übertragen. Wie lange sind Geschäftsverträge in der Organisation haltbar? Die Mindestlaufzeit beträgt 5 Jahre.
Beginn der Vertragslaufzeit
Dies ist eine sehr schwierige Frage, da in Verbindung mit diesem Datum die meisten Fehler auftreten. Die Speicherung von Verträgen ist bei den meisten Unternehmen gleich und beginnt mit dem Beginn des Kalenderjahres, in dem dieses Dokument nicht mehr gültig ist. Es gibt beispielsweise einen Vertrag, dessen Gültigkeitsdauer am 15. Juli 2010 abgelaufen ist. Er muss fünf Jahre gelagert werden, kann jedoch nicht am 15. Juli 2015, sondern erst mit Beginn des Jahres 2016 vernichtet werden. Das heißt, die Frist beginnt ab dem 01.01.2011 und nicht ab dem Juli des Vorjahres. Um die Anzahl der Fehler zu minimieren, wird die frühere Frist in der Regel um ein Jahr verlängert. Und erst nach Ablauf des Vertrages in der Organisation kann das Dokument vernichtet werden.
Besonderheiten der Vertragslagerung
Wie bereits erwähnt, gibt es spezielle Leitfäden, in denen die Regeln und Bedingungen für die Übertragung in das Archiv und die Speicherung festgelegt sind. Wir erinnern noch einmal daran, dass die Dokumentation in einem trockenen, belüfteten Raum mit einem bestimmten Temperaturbereich aufbewahrt werden sollte. Ordner mit Dokumenten sollten sich auf geschlossenen oder offenen Gestellen befinden. Falls erforderlich, sollte das Archiv über spezielle Safes zur Aufbewahrung von Dokumenten verfügen, die als "Geschäftsgeheimnis" gekennzeichnet sind. Obwohl niemand den Prozess des Speicherns von Dokumenten überprüft, kann das Fehlen bestimmter Dateien bei der Überprüfung leicht festgestellt werden. Daher liegt es im Interesse des Unternehmens, ein ordnungsgemäßes Sparsystem einzurichten. Die Vertragsspeicherdauer in der Organisation ist also abgelaufen, und das Dokument muss vernichtet werden. Wie mache ich es richtig?
Zerstörung
Es ist unmöglich, Dokumente einfach so zu zerstören. Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist. Erst danach ist eine Zerstörung möglich, aber es gibt hier Fallstricke, die berücksichtigt werden müssen, um nicht unter die Sanktionen der Inspektoren zu fallen. Die Prozedur sieht ungefähr so aus. Die Mitarbeiter treffen eine Auswahl aller Dokumente, deren Frist bereits abgelaufen ist. Anschließend wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt, ein Bericht an den Leiter gesendet, ein Vernichtungsakt erstellt und das Dokument vom Chef und den Verantwortlichen unterschrieben. Dann werden die Ordner für die Zerstörung reserviert.Kontinuierliche Aufbewahrung von Verträgen und anderen Dokumenten im Archiv ist bedeutungslos. Um sich nicht in den Dokumenten festzumachen, ist es daher erforderlich, diese Prozedur regelmäßig durchzuführen.
Verantwortung und Umsetzer
Die Hauptverantwortung für alles, was die Sicherheit aller Arten von Verträgen und anderen Dokumenten der Organisation betrifft, liegt natürlich beim Leiter. Er wird mit dem Rubel bestraft, wenn bei Inspektionen Verstöße festgestellt werden. Als nächstes stehen der Hauptbuchhalter, der Anwalt und der Angestellte auf der Liste, der für die Sicherheit der Unterlagen verantwortlich ist. Aber diese Personen werden nach bestem Wissen und Gewissen vom Führer selbst bestraft, er ist der erste, der es bekommt. In der Praxis ist in kleinen Unternehmen das Kontroll- und Speichersystem für Verträge der Buchhaltungsabteilung zugeordnet, und der Buchhalter ernennt wiederum eine bestimmte verantwortliche Person. Manchmal wird der Rechtsberater der Organisation als Verantwortlicher für die Sicherheit der Dokumentation ernannt. Dies ist jedoch nicht sehr praktisch, da ein Anwalt nur für Verträge verantwortlich sein kann und mit anderen Papieren in der Regel nur sehr oberflächlich vertraut ist. Dieser Prozess ist am einfachsten festzustellen, ob es eine bestimmte Person gibt, die mit Verantwortung und Befugnissen ausgestattet ist. Dies gewährleistet maximale Genauigkeit und Genauigkeit beim Umgang mit Dokumenten.
Beispiel eines Buchhaltungs- und Speichersystems
Um die Merkmale und die Haltbarkeit von Verträgen in der Organisation besser zu verstehen, können Sie die wichtigsten Punkte in einem kleinen Beispiel analysieren. Es gibt einen Mitarbeiter (normalerweise einen Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen), der für die Einhaltung von Verträgen mit Auftragnehmern verantwortlich ist. Er legt sie in einem separaten Ordner ab, in dem sie sich während der Gültigkeitsdauer befinden. Beim Vertragsabschluss wird es in einen anderen Ordner übertragen. In diesem Fall wird in der Regel ein Inventar oder ein Register erstellt, das eine Liste von Dokumenten enthält und es Ihnen ermöglicht, deren Bewegung zu verfolgen. Außerdem wird dort die Lagerdauer vermerkt, nach der sie vernichtet werden. Am Ende des Regulierungszeitraums werden die Dokumente gemäß dem bereits beschriebenen Verfahren vernichtet.
Die Sicherheit der organisatorischen und administrativen Dokumentation des gesamten Unternehmens und insbesondere der Verträge erfordert ein durchdachtes, aufmerksames und genaues Verhalten, um Probleme zu vermeiden. Allen Unternehmen und Organisationen gemeinsam ist der Grundsatz, die Lagerung in Übereinstimmung mit dem Gesetz zu organisieren. Dadurch entfällt die Verhängung von Sanktionen bei Inspektionen. Interne Dokumente (Rechtsakte, Inventare, Register, verschiedene Arten von Verträgen) können in unterschiedlicher Form in verschiedenen Organisationen unterschiedlich sein, dies ist jedoch nicht von grundlegender Bedeutung.