Auf dem Territorium Russlands gibt es ein ziemlich komplexes Normensystem, das Rechtsakte von der nationalen bis zur lokalen Ebene eines bestimmten Unternehmens umfasst. Ein Stapel „Zettel“ wird benötigt, damit sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch auf staatlicher Ebene alles zu einer Form gebracht wird - Missverständnisse und unterschiedliche Interpretationen werden vermieden. Der Unternehmensstandard ist ein verbindliches Regelwerk für jedes Unternehmen mit Selbstachtung.
Was sind die Standards im modernen Russland?
Folgende Dokumente werden unterschieden:
- national;
- international, speziell registriert;
- Regeln, Empfehlungen, Normen, die die Normung im Land regeln;
- Klassifikationen, Datenklassifikatoren;
- Unternehmensstandards;
- Bögen;
- regional;
- vorläufige nationale.
Bundesgesetz: Was ist mit Normen?
Die Entwicklung des Unternehmensstandards wird im ersten Teil von Artikel 11 des Bundesgesetzes Nr. 184 vom 27. Dezember 2002 berücksichtigt. Dieser Rechtsakt besagt, dass die Entwicklung, Genehmigung - Aufgaben von juristischen Personen auf eigene Faust gelöst. Vorab analysieren Spezialisten die Notwendigkeit, Standards im Unternehmen umzusetzen, und wenn die Ergebnisse die Rechtfertigung für eine solche Maßnahme zeigen, wird der Vorbereitungs- und Genehmigungsmechanismus gestartet.
Nach dem Bundesgesetz können die Ziele sein:
- Prozessverbesserung;
- Verbreitung von Wissen;
- Anwendungsentwicklung.
Das Gesetz gibt juristischen Personen auch das Recht, selbstständig die Reihenfolge festzulegen, in der das Standardsystem des Unternehmens übernommen, geändert und aufgehoben wird.
Projekte im Rampenlicht
Während der Entwicklung des Unternehmensstandards auf Projektebene hat der Entwickler das Recht, dieses Dokument zur Prüfung durch das technische Komitee vorzuschlagen. Ihre Experten führen eine Prüfung durch und ziehen Schlussfolgerungen zur Akzeptanz. Die Ergebnisse werden zur Erstellung eines offiziellen Gutachtens verwendet, das nach den Regeln des Arbeitsablaufs registriert und an den Entwickler gesendet wird.
Bei einem erfolgreichen Ergebnis können die Standards des Unternehmens zur Grundlage für die Erstellung eines Dokuments auf nationaler Ebene werden. Hier wird auch zunächst das Projekt erarbeitet, das dann den Genehmigungsprozess durchläuft. Die Art und Weise, wie die nationale Norm genehmigt wird, ist in Artikel 16 Absatz 2 des Bundesgesetzes Nr. 184 geregelt.
Standards: was ist das?
Standards von Organisationen, Unternehmen sind eine offiziell genehmigte Liste von Anforderungen an den Arbeitsprozess und dessen Ergebnisse. Sie werden von Mitarbeitern des Unternehmens entwickelt. Das Dokument ist nur in dem Unternehmen gültig, in dem es angenommen wurde. Ausnahme: Wenn zwei Unternehmen eng zusammenarbeiten, können sie eine Vereinbarung über die gegenseitige Verteilung der Dokumentation treffen. Dies wird in der Regel durch ein von den Leitern der Unternehmen unterzeichnetes Dokument geregelt.
Staatliche Standards von Unternehmen, die von einer bestimmten Rechtsperson übernommen wurden, müssen miteinander vereinbar sein. Bei der Entwicklung ist zu beachten:
- GOSTs;
- technische Vorschriften;
- international gültige Normen.
Bei Bedarf kann das Unternehmen das zuvor in Kraft getretene Dokument stornieren. Die Verantwortung für die Qualität des hergestellten Produkts, sowohl nach den aktuellen Standards als auch ohne diese, liegt vollständig beim Unternehmen. Dokumente haben keine begrenzte Gültigkeitsdauer, eine spezifische Entscheidung wird von der Firma getroffen, die sie zu Hause umsetzt. Sie ist jederzeit berechtigt, ihre Handlung auszusetzen oder Beschränkungen einzuführen.
Entwicklungsfunktionen
Unternehmensmanagementstandards beginnen mit der Meinung eines bestimmten Mitarbeiters, wie er aussehen soll. Weitere Kollegen des Initiators und schließlich des leitenden Personals, die schließlich die normativen Handlungen genehmigen, schließen sich dem Prozess an. Das Hauptziel der Norm besteht darin, die Vorstellungen aller Mitarbeiter darüber zusammenzuführen, was das Endprodukt (die Dienstleistung) ist, welche Eigenschaften es haben sollte und wie es erreicht werden kann. Wenn die Herstellung von Konsumgütern geplant ist, ist es sinnvoll, andere Unternehmen um Hilfe zu bitten, um die Informationsbasis zu erweitern und die Frage „Was erwartet der Verbraucher?“ Genau zu beantworten.
Die Norm macht auf folgende Bestandteile des Produktionsprozesses aufmerksam:
- Methoden;
- Rohstoffe;
- Toolkit;
- häusliche Dienstleistungen;
- Komponenten von hergestellten Gegenständen;
- interne Prozesse.
Letztere umfassen:
- Führungskraft;
- Management
- technisch.
Betrachtet im Detail den Standard des Unternehmens GOST R 1.5.
Klassifizierung von Normen
Bitte beachten Sie: In dem Dokument können Sie nach eigenem Ermessen jede Seite des Produktionsprozesses erwähnen, es gibt keine Einschränkungen. Diese Vielfalt ermöglichte die Einteilung in Arten, die wiederum in Kategorien unterteilt sind. Standards zuweisen:
- technische Bedingungen für die Herstellung, Verwendung des Produkts;
- Abmessungen, Parameter;
- Typen;
- Konstruktionsmerkmale;
- Marken, Zusammensetzung der Produkte, aus denen die Waren hergestellt werden;
- Lagerung, Transport, Kennzeichnung;
- Akzeptanz
- Testen;
- Steuerung von Messgeräten;
- verwenden, reparieren;
- typische Technologien.
Der staatliche Standard der Russischen Föderation regelt, ob der intern verabschiedete internationale Standard des Unternehmens umgesetzt wird.
Standard: Innenansicht
Angenommen, Sie halten eine Broschüre mit der vielversprechenden Überschrift „Anforderungen, Unternehmensstandards“. Was ist drinnen zu erwarten?
Der Inhalt einer solchen Veröffentlichung ist in der Regel eine Liste von Anforderungen. Die Hauptaufgabe jeder der darin angegebenen Bedingungen ist die Verbesserung der Qualität der vom Unternehmen hergestellten Waren (Dienstleistungen). Dank Standards wird es einfacher, Herstellungsalgorithmen zu befolgen.
In der Regel berücksichtigen die Standards von Organisationen und Unternehmen den gesamten Lebenszyklus eines Produkts und beschreiben die Anforderungen für jede der Phasen. Werden im Produktionsprozess unterschiedliche Materialien und Werkzeuge eingesetzt, beschreibt eine hochwertige Dokumentation ausnahmslos die Anforderungen an die Nomenklatur aller Positionen.
Wo kann ich die Standards erfüllen?
Welche Organisation verwendet diese Formalisierungs-Workflow-Papiere? Übungsshows - fast überall. Erheblich vereinfacht und optimiert die Arbeit der Einführung solcher Dokumente in:
- SRO;
- Assoziationen;
- wissenschaftliche Gemeinschaften;
- öffentliche Organisationen;
- Handelsunternehmen.
Kurz gesagt, es ist unmöglich, einen einzigen Unternehmensstandard zu entwickeln. Jedes Unternehmen wird ein eigenes Modell haben, da die Besonderheiten der Unternehmen zu groß sind. Experten empfehlen in jedem Unternehmen, ein eigenes Dokument zu erstellen, wobei der aktuelle GOST zugrunde gelegt wird.
Besonderer Anlass
Wie oben erwähnt, muss die Dokumentation nicht im Unternehmen implementiert werden - es gibt keine strengen Anforderungen dafür. Es gibt jedoch einen Fall, der von allen Mitarbeitern des Unternehmens besondere Aufmerksamkeit erfordert, von einfachen Arbeitnehmern bis zu leitenden Angestellten. Dies ist ein Sicherheitsstandard für Unternehmen. Auch wenn die Implementierung nicht zwingend vorgeschrieben ist, sind sich die Experten einig, dass die Entwicklung eines solchen Dokuments wünschenswert ist und nicht nur die Effizienz des Unternehmens, sondern vor allem das Sicherheitsniveau erhöht.
Sicherheit ist anders:
- Arbeit;
- informativ;
- industriell;
- wirtschaftlich.
Für jede Kategorie muss ein eindeutiges Dokument entwickelt werden, das die Funktionen vollständig widerspiegelt.Die Umsetzung und Einhaltung solcher Gesetze ermöglicht es Ihnen, effizient zu arbeiten, ohne das Durchsickern von Geschäfts- und Produktionsgeheimnissen, Arbeitsunfällen, technologischen Katastrophen, Krisen und anderen schwierigen Situationen zu befürchten.
Regeln Gesetze Normen?
Die technischen Vorschriften in unserem Land sind im Bundesgesetz verankert. Das Unternehmen hat das Recht, eigene technische und behördliche Dokumente zu erstellen, die Folgendes ersetzen:
- SanPiN;
- SNiP;
- GOST.
Dies ist nicht nur ein Standard des Unternehmens, sondern auch technische Vorschriften.
Die Aufgabe, einen normativen Akt zu erstellen, liegt bei einem Mitarbeiter (Abteilung), und das Ergebnis seiner Arbeit wird Eigentum des Unternehmens sein. Dies bedeutet, dass die Verwendung eines solchen Produkts geistiger Arbeit für andere Unternehmen nicht akzeptabel ist.
Das 184. Bundesgesetz erlaubt es Unternehmen, die auf dem Territorium Russlands tätig sind, nach eigenem Ermessen, das Verfahren für die Erstellung der Dokumentation festzulegen. Wenn bei Abschluss des Vertrages ein Vertrag einen Verweis auf das Dokument enthält, muss der Standard nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch anderer Wirtschaftszweige berücksichtigt werden.
Entwicklungsauftrag
Kurz gesagt, der Prozess der Erstellung eines Standards kann in den folgenden Schritten beschrieben werden:
- Registrierung
- Koordination;
- Aussage.
Alles beginnt mit der Erstellung eines Plans, der widerspiegelt, wie innerhalb der Organisation neue und zuvor genehmigte Dokumentationen entwickelt werden. Folgende Personen sind am Arbeitsprozess beteiligt:
- der Autor;
- Kollegen
- Abteilungsleiter;
- Leiter der Firma.
Entwicklungsstadien:
- Projektbildung;
- Registrierung des Standards;
- Koordination mit der vollständigen Liste der Beteiligten, einschließlich Erstmailing, Erhalt von Feedback, Aktualisierung des Dokuments, Zweitmailing (der Zyklus wird wiederholt, bis ein qualitativ hochwertiges Ergebnis erzielt wird);
- Einholen von Visa für das endgültige Projekt mit einem Genehmigungsbogen;
- Genehmigung durch den Leiter des Unternehmens.
Projekt: Entwicklungsstufen
Der Unternehmensstandard wird zunächst in Form eines Projekts erstellt. Der zu standardisierende Prozess wird festgelegt und der Autor beschreibt Schritt für Schritt, wie er derzeit im Unternehmen implementiert ist. Anschließend wird das Dokument an den Assistant Manager übergeben und dort im internen Dokumentenmanagementsystem registriert. Das Dokument erhält eine eindeutige Verschlüsselung und wird nach der Genehmigung in die Liste der gültigen Dokumente aufgenommen. Der Assistant Manager ist für den Standard-Registrierungsprozess verantwortlich.
Für die korrekte Registrierung erhält der Unternehmensstandard eine eindeutige Bezeichnung. Es reflektiert:
- Index ("STO");
- Firmenindex;
- Seriennummer bei der Registrierung erhalten;
- Seriennummer der aktuellen Version;
- Zulassungsjahr im 4-stelligen Format.
Für Standards führt das Unternehmen eine separate Nummerierung ein, und jedes nächste Unternehmen erhält die nächste Nummer nach der vorherigen, ohne Auslassungen. Zur Vereinfachung der Steuerung wird ein Logbuch eingeführt. Wenn in Zukunft ein Standard storniert wird, bleibt die Nummer erhalten, die Zuordnung zu einem anderen Dokument ist nicht akzeptabel.
Projektgenehmigung
Die Liste der Personen, die das Dokument genehmigen, wird vom Autor der Norm oder von der Person erstellt, die mit Änderungen an dem bereits vorhandenen Dokument beauftragt ist. Sobald die erste Ausgabe fertig ist, wird jedem Empfänger eine Kopie zum Studium zugesandt. In modernen Unternehmen wird hierfür Computerausrüstung verwendet - für "Entwurfsoptionen" ist keine gedruckte Version erforderlich. Wenn die Organisation eine Position als „Director of Legal Affairs“ innehat, ist er die wichtigste Person in der Liste der Koordinatoren.
Wenn die Dokumentation eine eindeutige Nummer erhält, kann das Projekt an die Abteilungsleiter gesendet werden. Jeder von ihnen hat das Recht, Vorschläge und Kommentare rechtzeitig (bis zu drei Werktage) vorzubereiten, die an den Verfasser des Standards gesendet werden.Wenn eine Abteilung nicht rechtzeitig antwortet, kontaktiert der für die Norm zuständige Spezialist den Abteilungsleiter und informiert seinen direkten Vorgesetzten oder den Abteilungsleiter, der die Erstellung des Dokuments veranlasst hat.
Ferner analysiert der Autor die erhaltenen Korrekturen und nimmt Änderungen vor. Wenn ein Spezialist der Meinung ist, dass die Vorschläge falsch sind, wenden Sie sich an einen höheren Rang (Director of Legal Affairs), der entscheidet, ob Änderungen vorgenommen werden sollen oder nicht. Wenn die Änderungen abgeschlossen sind, wird die neue Version erneut gesendet, um die vorherige Adressliste zu bestätigen. Der Autor erhält die Erstgenehmigung auf elektronischem Wege. Anschließend bereitet er einen Entwurf für eine Verordnung zur Ausarbeitung eines neuen Gesetzes zur Umsetzung vor und genehmigt den Entwurf in Papierform. Wenn Interessenten offiziell ihre Zustimmung zum Ausdruck gebracht haben, können Sie dem Leiter des Unternehmens einen neuen Standard zur Unterzeichnung zusenden.
Standardanforderungen
Um die Dokumentation im Unternehmen korrekt zu generieren und zu akzeptieren, müssen Sie zuerst die "Methodik zur Erstellung von Standards" genehmigen. Ein weiteres Regelungsdokument, das die Erstellung und Genehmigung der beantragten Rechtsakte vereinfacht, sind die „Regeln für die Gestaltung von Normen“. Durch die einmalige Registrierung und die Bestätigung durch den Leiter beschleunigt das Unternehmen die Bildung individueller Standards und verringert den Korrekturbedarf und das Konfliktrisiko, wenn ein Mitarbeiter eine Vision von Papierkram und eine andere Vision von Konflikten hat, was eine Welle von Memos und eine Verlängerung der Zeit hervorrufen kann .
Ein korrekter Workflow umfasst die Standardisierung der Registrierung von entwickelten Projekten und genehmigten Dokumenten. Hierzu ist es zweckmäßig, ein spezielles Tagebuch zu führen. Formulare können vorgefertigt in Schreibwarenläden gekauft oder von Hand in einem normalen Notizbuch erstellt werden. Wenn sich das Unternehmen durch eine Fülle von Standards auszeichnet, kann ein zusätzliches Journal erstellt werden, um die zu prüfenden Dokumente zu erfassen.
Wichtige Nuancen
Die Standardlaufzeit für die Genehmigung eines Dokumententwurfs beträgt drei Werktage.
Die Standardlaufzeit für die Genehmigung von Änderungen des Standards beträgt drei Werktage.
Damit der Standard in der Arbeit des Unternehmens berücksichtigt werden kann, muss er durch Erteilung eines internen Auftrags und Bekanntmachung mit allen Beteiligten in Kraft gesetzt werden.
Der Autor der Norm bereitet einen Entwurf einer Verordnung über Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung der Norm vor.
Standards: Lagerungsregeln
Wenn das Unternehmen Papierdokumente erstellt hat, ernennt es im Auftrag des Unternehmens eine Person, die für die Speicherung der Standards verantwortlich ist. Er hat folgende Aufgaben:
- Bedingungen für die langfristige Lagerung von Wertpapieren, ohne diese zu beschädigen;
- die Verfügbarkeit von Unterlagen an Orten, die für die Aufbewahrung vorgesehen sind.
Die Lagerbedingungen umfassen:
- Orte, zu denen eine begrenzte Anzahl von Personen Zugang hat;
- angemessene atmosphärische Bedingungen (Luftfeuchtigkeit bis zu 80%, Temperatur 15-25 ° C, keine schädlichen Faktoren).
Zu den Aufbewahrungsstandards gehören die Pflichten folgender Personen:
- Autor des Dokuments;
- Abteilungsleiter;
- Verantwortliche Person.
Speicherauftrag:
- Das genehmigte Originaldokument wird dem für rechtliche Fragen zuständigen Manager übergeben.
- Der von der Person, die für die Aufbewahrung der Dokumente verantwortlich ist, bestellte Mitarbeiter macht auf der Titelseite einen Vermerk „Kontrollkopie“.
- das Original wird im Archiv abgelegt, das in der Registrierung enthalten ist;
- Abteilungsleiter, die Kopien der Dokumentation in ihren Händen haben, legen diese in Ordnern ab, die in ihren Einheiten gespeichert sind.
Und wenn Sie entfernen müssen?
Die Rücknahme des abgelaufenen Standards erfolgt aufgrund eines vom Unternehmen erteilten Sonderauftrags. Dazu berufen sie eine Besprechung ein, zeichnen sie auf und bilden einen Auftragsentwurf. An der Sitzung sollten die Leiter aller Abteilungen teilnehmen, in denen der Standard angewendet wurde. Der Autor der Norm ist für die Organisation der Veranstaltung verantwortlich.Er bereitet auch einen Auftragsentwurf vor, genehmigt ihn mit interessierten Beamten und leitet ihn zusammen mit dem Genehmigungsbogen zur Unterschrift an die erste Person des Unternehmens weiter. Alle Änderungen bezüglich der Norm werden in das Logbuch eingetragen.