Μία από τις σημαντικές ευθύνες των διαχειριστών είναι η υπογραφή τεράστιου αριθμού ευρέος φάσματος εγγράφων. Αυτό το απλό, με την πρώτη ματιά, εργασία παίρνει μερικές φορές πολύ χρόνο και απομακρύνει από τα πιο ευχάριστα συναισθήματα. Αλλά υπάρχει μια άξια λύση - φαξ, αυτό είναι ένα ειδικό σφραγίδα που αντιγράφει ακριβώς την υπογραφή. Γιατί χρειάζομαι μια τέτοια σφραγίδα και πού να την αποκτήσω;
Η συσκευή φαξ είναι μια αξιόλογη εναλλακτική λύση για την υπογραφή χεριών
Σε πολλές οργανώσεις, η αρχή υπογραφής των επίσημων εγγράφων δεν είναι μόνο ο γενικός διευθυντής, αλλά και ο αναπληρωτής ή οι αναπληρωτές του. Ωστόσο, ακόμη και με μια τέτοια κατανομή αρμοδιοτήτων, η ομάδα διαχείρισης δεν είναι πάντοτε σε θέση να επιβάλει προσωπικά και έγκαιρα προσωπικές υπογραφές σε όλα τα έγγραφα που την απαιτούν. Ήταν η επίλυση τέτοιων προβλημάτων που εφευρέθηκε μια σφραγίδα φαξ. Αυτή είναι η σφραγίδα που επαναλαμβάνει με ακρίβεια τη χειρόγραφη υπογραφή. Η λέξη "τηλεομοιοτυπία" στην κυριολεκτική μετάφραση από τα λατινικά (fac simile) σημαίνει - "για να γίνει αυτό". Αυτό που είναι ιδιαίτερα ωραίο, κάθε ενδιαφερόμενος ηγέτης μπορεί να παραγγείλει μια τέτοια σφραγίδα σήμερα. Ας προσπαθήσουμε να καταλάβουμε γιατί είναι απαραίτητο και σε ποια έγγραφα είναι σκόπιμο να το χρησιμοποιήσουμε.
Ποιος χρειάζεται μια σφραγίδα υπογραφής;
Η τηλεομοιοτυπία αποτελεί βασικό σύντροφο για τα πολυάσχολα στελέχη. Η εκτύπωση αυτή σας επιτρέπει να πιστοποιείτε πολλές σημαντικές εργασίες με τη μέγιστη ταχύτητα ή όταν δεν υπάρχει εξουσιοδοτημένο άτομο στο χώρο εργασίας. Με άλλα λόγια, η τηλεομοιοτυπία είναι απαραίτητη για τις επιχειρήσεις με μεγάλη ροή εργασίας και οι διευθυντές που ταξιδεύουν συχνά για επαγγελματικά ταξίδια / απουσιάζουν από το γραφείο για άλλους λόγους. Αυτό που είναι ιδιαίτερα κατάλληλο είναι ότι ένα άτομο που αφήνει σφραγίδα υπό τη μορφή προσωπικής υπογραφής μπορεί να εξουσιοδοτηθεί άμεσα να πιστοποιεί έγγραφα αυτής της κατηγορίας ή κάποιον από τους βοηθούς του. Εδώ εμφανίζεται μάλλον περίπλοκο ζήτημα - πώς, έχοντας μια τηλεομοιοτυπία, να είστε βέβαιοι ότι ένας εργαζόμενος που έχει το δικαίωμα να το χρησιμοποιήσει δεν θα υπερβεί την εξουσία του; Η ιδανική περίπτωση είναι εάν η σφραγίδα-υπογραφή χρησιμοποιείται μόνο απευθείας από τον ιδιοκτήτη της. Αλλά συχνά αυτό δεν συμβαίνει, και στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να σκεφτούμε προσεκτικά ποιος από τους υπαλλήλους είναι επιτρεπτός να επιτρέψει τη χρήση των τηλεομοιοτυπικών συσκευών.
Γράμματα νόμου
Στην ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν υπάρχουν λεπτομερείς και πλήρεις διατάξεις και κανόνες σχετικά με τη χρήση οποιωνδήποτε υποκατάστατων για την υπογραφή του συντάκτη. Ωστόσο, έχοντας μελετήσει ορισμένα κανονιστικά έγγραφα, μπορεί να συναχθεί το συμπέρασμα ότι οι φωτοτυπικές σφραγίδες και οι σφραγίδες μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περιπτώσεις που ορίζονται από το νόμο και με συμφωνία των μερών. Στην περίπτωση αυτή, στη δεύτερη έκδοση, η παράγραφος αυτή (η δυνατότητα αντικατάστασης της υπογραφής με μέθοδο εκτύπωσης ή άλλης αντιγραφής) θα πρέπει να διευκρινίζεται ξεχωριστά. Είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι το τηλεομοιοτυπικό είναι ένα πλήρες ανάλογο χειρόγραφου αυτογράφου. Κατά συνέπεια, η σφραγίδα που επισυνάπτεται στο έγγραφο δίνει στο χαρτί την ίδια νομική σημασία και σημασία με την υπογραφή του εξουσιοδοτημένου προσώπου. Η χρήση φαξ είναι απαράδεκτη για έγγραφα, η υπογραφή των οποίων είναι γεμάτη με υλικές συνέπειες και υποχρεώσεις για τα μέρη. Τα οικονομικά έγγραφα, οι εφέσεις και οι αιτήσεις προς τη φορολογική υπηρεσία και οι ομοσπονδιακές οργανώσεις, καθώς και οι λογαριασμοί, τα έγγραφα και τα υπογραφικά δείγματα πρέπει πάντα να εκτελούνται με χειρόγραφη μορφή.
Πότε είναι σκόπιμο να χρησιμοποιείτε φαξ;
Οποιοσδήποτε οργανισμός μπορεί να κάνει ξεχωριστούς κανόνες και κανονισμούς σχετικά με τη χρήση μέσων για την πιστοποίηση εγγράφων που αντικαθιστούν χειρόγραφη υπογραφή. Στην περίπτωση αυτή, η χρήση των τηλεομοιοτυπικών συσκευών θα πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τα πρότυπα παροχής συμβουλών που προβλέπονται στο Χάρτη και άλλα κανονιστικά έγγραφα της εταιρείας.Επίσης, στην επίσημη τεκμηρίωση, πρέπει να καθορίσετε τον κατάλογο των προσώπων που είναι εξουσιοδοτημένα να αποθηκεύουν και να χρησιμοποιούν αυτή τη σφραγίδα. Για ποια χαρτιά μπορούν να χρησιμοποιηθούν φαξ; Θεωρητικά, πρόκειται για όλα τα είδη τεκμηρίωσης, η υπογραφή των οποίων δεν συνεπάγεται ευθύνη. Είναι επιθυμητό στο κείμενο των εγγράφων να αναφέρεται η πιθανότητα αυτής της έκδοσης πιστοποίησης. Θυμηθείτε ότι η τηλεομοιοτυπία στα έγγραφα έχει την ίδια ισχύ με την πραγματική υπογραφή. Εάν είναι απαραίτητο, η ακύρωση των εγκεκριμένων με αυτήν τη μέθοδο χρεογράφων θα είναι τόσο δύσκολη όσο και οι χειρόγραφες. Εάν είναι απαραίτητο να υπογράψετε κάποια χαρτιά και ο διαχειριστής δεν είναι σε θέση να το κάνει αυτό προσωπικά, μπορείτε να το κάνετε χωρίς μια τηλεομοιοτυπία. Μια εναλλακτική λύση είναι η έκδοση προσωρινής πληρεξουσιότητας εκ μέρους του υπαλλήλου που είναι εξουσιοδοτημένος να πιστοποιεί τον απαιτούμενο τύπο τεκμηρίωσης.
Πώς να φτιάξετε τη σφραγίδα φαξ;
Μπορείτε να παραγγείλετε την παραγωγή μιας σφραγίδας που αντιγράφει μια προσωπική υπογραφή σε οποιαδήποτε οργάνωση που προσφέρει υπηρεσίες σφράγισης. Παρόμοιες εταιρείες διατίθενται σήμερα σε όλες τις σχετικά μεγάλες πόλεις. Δεν απαιτείται η υποβολή εγγράφων για την παραγγελία φαξ. Αυτό που είναι ιδιαίτερα ωραίο, οι σφραγίδες και οι σφραγίδες που επαναλαμβάνουν μια προσωπική υπογραφή είναι συνήθως φθηνές (μέσα σε 500-800 ρούβλια) και μπορούν να γίνουν σε λίγες μέρες.