Yritystä on vaikea kuvitella ilman kokouksia tai muita johdon tapaamisia työntekijöiden kanssa. Tällaisten kokousten aikana ryhmässä otetaan yhteyttä, tärkeä tieto välitetään ja tehdään ehdotuksia. Kokoukset eivät ole aina mielenkiintoisia tai tärkeitä, ja sitä mieltä kaikki työntekijät ovat positiivisempia. Jotta et tuhlaa aikaa tyhjään työntekijäryhmään, sinun pitäisi tietää menestyvien yrityskokousten salaisuudet.
Selkeä esityslista
Liiketapaaminen ei ole salainen kokous, vaan suunniteltu tapahtuma, josta on sovittava etukäteen kaikkien osallistujien kanssa. Kokouksen johtaja tai henkilö, joka kokoaa kokouksen jäsenet, on vastuussa esityslistasta. Se sisältää seuraavat tiedot:
- Kokouksen päivämäärä ja aika.
- Keskustelun aihe.
- Kaiutinluettelo. Jos johtaja tai järjestäjä kutsui jonkun puhumaan, puhujaa tulisi varoittaa etukäteen. Tämä helpottaa hämmennystä ja hämmennystä ja antaa puhujalle valmistautua paremmin, jotta ei tuhlata muiden kuuntelijoiden aikaa tarpeettomiin tietoihin tai yrityksiin muistuttaa tarvittavia tietoja.
Vinkki: kaikkien, jotka puhuvat järjestäjää lukuun ottamatta, tulisi tietää aika noin. Tämän ansiosta he eivät saa poistua kokouksesta väärään aikaan eikä hukkaan odottaa. Kokonaiskuva kokouksesta, jonka aikana kaikki tietävät paikansa, on positiivinen useimmille osallistujille.
Ei ylimääräisiä kuulijoita
Jos ei halua nähdä haukistuvia ja kyllästyneitä yleisön kasvoja, sinun ei pitäisi kutsua niitä, joiden ei tarvitse olla kokouksessa. Tietenkin voi käydä niin, että kokous todella kiinnostaa vain viittä henkilöä sadasta. Mutta tässä tapauksessa ei silti ole tarpeen kutsua 50 ihmistä ekstreiksi, mikä vain häiritsee puhujia ja toivoo henkisesti, että tämä kaikki päättyy pian.
Vinkki: voit kutsua "palavat päät" aina. Nämä ovat niitä, jotka ovat kiinnostuneita projektista, ideasta eivätkä ole halukkaita osallistumaan kokoukseen tai muuten osoittamaan toimintaa. Tällaiset työntekijät kertovat sitten mielellään koko joukkueelle, mitä kokouksessa keskusteltiin ja miten kokous sujui.
Mahdollisuus puhua
Tämä hyvän asennuksen sääntö seuraa edellisestä. Ne, jotka ovat todella kiinnostuneita kokouksesta, eivät halua ilmaista mielipitettään asiasta tai tehdä tarjousta.
Mutta jos kollektiivinen keskustelu sisältää yli 15 henkilöä, se voi kestää 1,5 tuntia tai pidempään. Jotta ketään ei loukkaantu ketään, sinun tulisi antaa puheenvuoro ryhmien johtajille tai pyytää kaikkia keräämään etujaan, jotta useat puhujat voivat ilmoittaa mielipiteensä.
Monologin rajoitus
Kokousten järjestäjien ja ryhmän johtajien ei tulisi läsnäolijoista tylsistyä, kun he viettävät tunteja ilmaistakseen ajatuksiaan, toiveitaan ja toiveitaan. Jokaiselle osallistujalle aika tulisi olla rajoitettu.
Jos on tarpeen päättää, mikä on parempi: jos haluat tehdä esityksen lyhyeksi tai pidemmäksi, sinun tulisi valita ensimmäinen vaihtoehto. Jos haluat kuunnella yksityiskohtia, opiskelijat itse kysyvät tai kysyvät muita tietoja.
Mutta ei ole mitään pahempaa, kun läsnä olevien silmissä ilmenee kysymys: "Milloin kaikki loppuu?" Samaan aikaan kokouksen järjestäjä, ikään kuin mitään ei olisi tapahtunut, kertoo mielipiteensä uudesta hankkeesta kiinnittämättä huomiota työntekijöiden väsyneisiin huokaisuihin.
Selkeät tehtävät
Jos kokous ei ole luonteeltaan puhtaasti informatiivista, osallistujien tulisi saada selkeät suositukset tai tehtävät sen päätyttyä.Jos haluat osallistua uuteen projektiin, jokaiselle tulisi antaa idean nimi, vaatimukset, tehtävä ja sen toteuttamisen määräajat.
Johtajat, jotka pyytävät työntekijöitä täyttämään vaatimukset, mutta eivät aseta erityisiä määräaikoja, menettävät vain aikaa. Ilman kovia rajoituksia monet tekevät kaiken viimeisellä hetkellä, eikä vain vastuuttomat työntekijät ole syyllisiä.
Suorituksen valvonta
Saatuaan tehtävät kokouksen jälkeen kaikki työntekijät eivät alkaa tunnollisesti suorittaa niitä. Mutta jos johtaja unohti kenelle hän oli asettanut mitä tehtäviä, kokous hukkaantui.
Kokouksen aikana saatujen tehtävien suorittamisen säännöllinen seuranta on tärkeä osa neuvotteluprosessia. Seurannan on oltava se, joka antoi ohjeet. Muuten vaatimukset ovat valinnaisia, mikä lopulta mitätöi liiketoimintatapaamisten edut.
Ei häiriötekijöitä
Julkisen puhumisen aikana puhujaa ei tule häiritä vieraiden äänien, esineiden tai toimintojen vaikutuksesta. Ei ole sallittua etsiä muualta paitsi tekstiä, esitysnäytön näyttöä tai niitä, jotka kuuntelevat hänen puhettaan.
On suositeltavaa asettaa matkapuhelin hiljaiseen tilaan tai pois päältä. Tämä koskee myös niitä, jotka kuuntelevat puhetta: puhelut, tekstiviestit ja viestintä sosiaalisissa verkostoissa toisen henkilön puheen aikana ovat merkki siitä, että kokous on tylsää eikä sisällä hyödyllistä tietoa. Kun kokous on tehokas, kukaan ei viettää aikaa pienoisohjelmiin tai muihin tapoihin pitää hauskaa.
Lyhyet määräajat
Kokouksia ei suositella pitämään päivittäin, koska sellaiset kokoukset voivat olla tylsiä useimmille työntekijöille. Mutta jos kokoontumistarpeen määrää liiketoiminnan erityispiirteet, sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota kokouksen aikaan.
Kokous on tuottava, jos se ei pitkitty. Enintään 20 minuuttia päivässä riittää tärkeän tiedon välittämiseen ja päivittäisistä tehtävistä vastuussa olevien nimittämiseen.
Työn analyysi
Kokousten johtajia tai järjestäjiä kehotetaan kirjaamaan prosessi tai pitämään erityinen kalenteri, kokouspäiväkirja. On huomattava, kuinka kauan kokous kesti, tärkeimmät kohdat, tehtävät ja ehdotukset.
Tämän avulla et voi toistaa, pitää seuraavaa kokousta tuottavasti ja poistaa tarpeen muistaa, mitkä tehtävät vaativat seurantaa.