Le processus de constitution d’une réserve de personnel dans les conditions modernes est une procédure très importante, qui permet non seulement de résoudre rapidement la question du remplacement d’un employé pendant son absence, mais également de former correctement un nouveau fonctionnaire susceptible d’être utilisé pour occuper un poste qualifié. Examinons plus en détail le processus de constitution d’une réserve de personnel.
Le concept
Sous la réserve du personnel, il convient de comprendre une liste de personnes capables d’assumer les fonctions et tâches de spécialistes occupant un certain poste d’un rang plus élevé en raison de leurs capacités, de leurs connaissances et de leurs compétences.
Pour entrer dans la réserve, l'employé doit avoir une connaissance et des ambitions élevées dans le but de son avancement professionnel. Une telle promotion doit être comprise comme occupant des postes de direction, ce qui oblige le candidat de la réserve à répondre à certaines exigences et caractéristiques.
Réserve de personnel
La nomination d’une réserve de personnel est stipulée dans la législation fédérale. Ainsi, par exemple, l’arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie «Sur l’approbation du programme fédéral« Formation et reconversion de la réserve de personnel de direction »» fait référence à la nécessité de former des cadres qualifiés dans tous les domaines, en particulier les organes de l’État, liés aux changements socio-économiques en cours dans l’État. Après l’adoption de ce document, quelques autres projets de loi ont été ajoutés pour préciser et compléter le processus de création de réserves de personnel dans les structures et organes de l’État. Ces ordonnances ont été élaborées par de nombreux ministères (ministère de l'Intérieur, ministère de l'Agriculture, ministère des Transports, Roskomnadzor, etc.).
La valeur de la réserve de personnel est également ambiguë pour des organisations spécifiques qui ont l’intention de travailler longtemps et qui ont des perspectives de croissance, s’attachent à réduire les risques liés au personnel, en particulier aux postes de direction.
Objectifs de la réserve de personnel
Les objectifs de la création d'une réserve sont les suivants:
- solution rapide des problèmes liés au départ des principaux responsables;
- des économies importantes en coûts financiers et en temps pour la recherche, la sélection et la formation du personnel;
- croissance professionnelle des employés;
- augmenter la loyauté des employés et leur motivation à travailler (y compris le fait que les «réservistes» ne craignent pas la difficulté d'accomplir leurs prochaines tâches et les tâches qui leur sont confiées);
- la formation des employés comprenant leur propre valeur pour l'employeur;
- former des spécialistes aux futurs changements au sein de l'organisation;
- la capacité de "polir" votre personnel, ce qui répondra aux exigences de votre organisation;
- réduction du roulement du personnel;
- maintien en poste du personnel prometteur.
La constitution d’une réserve de personnel est plutôt compliquée. Cela implique non seulement le responsable de l'entreprise et le service du personnel, mais également d'autres spécialistes (avocats, psychologues, syndicat, etc.). À cet égard, les problèmes de la réserve de personnel sont généralement résolus collectivement avec l’aide d’un organe spécial (ou d’une commission).
Tâches principales
La constitution d’une réserve de personnel vise à résoudre les problèmes suivants:
- identification du potentiel existant parmi les travailleurs;
- la possibilité d'occuper des postes vacants;
- la continuité du processus de production et son efficacité.
Documents Clés
La composition d’une telle disposition relative à la constitution d’une réserve du personnel devrait comprendre les sections suivantes:
- buts et objectifs de la réserve de personnel;
- principes de la création;
- une liste des postes pour lesquels la réserve de personnel est constituée;
- ordre de formation;
- critères de sélection des candidats;
- programme de formation;
- critères de déduction de la réserve;
- analyse de l'efficacité du travail de réserve.
Cette disposition peut également contenir des informations sur des échantillons de documents qui doivent être émis pour pouvoir travailler avec la réserve.
Types de réserve de personnel
Les candidats doivent se conformer pleinement aux exigences du poste pour lequel ils sont mis en réserve. Cependant, cela inclut ceux qui ont un potentiel élevé d'avancement professionnel, mais qui ont moins d'expérience ou qui ne sont pas suffisamment préparés. En règle générale, deux candidats sont sélectionnés pour chaque poste.
Par type d’activité, une réserve de développement et une réserve fonctionnelle sont allouées. En d’autres termes, le réserviste peut choisir entre deux orientations de carrière: professionnelle et managériale.
Au moment de la nomination, un groupe de candidats en cours de nomination à un poste supérieur et un groupe de candidats pour les trois prochaines années sont formés dans la réserve du personnel.
La réserve de personnel peut être interne et externe. La création d'un processus interne est un processus plus étudié nécessitant moins de frais financiers. Une telle réserve est plus souvent utilisée dans la pratique.
La réserve externe implique la participation de candidats extérieurs.
Principes
La gestion de la réserve de personnel de la société repose sur certains principes. Considérons les principes de base de la formation de la réserve de personnel:
- le principe de pertinence - signifie que la nécessité de pourvoir un poste devrait être valable aujourd'hui;
- principe de conformité - signifie que le candidat doit satisfaire aux exigences du poste;
- le principe de prospectivité du candidat.
Comment se forme
Le système actuel de constitution de la réserve de personnel est un travail laborieux visant à identifier les employés prometteurs (ou leur recrutement) comme les plus appropriés et répondant aux exigences des postes de direction.
Le système a certaines règles. L'ordre de formation est le suivant:
- former un organe qui traite de ces questions;
- élaborer des règlements internes, c’est-à-dire un document dans lequel il est nécessaire de refléter toutes les procédures pour la création d’une réserve;
- créer des mécanismes pour la mise en œuvre des règles développées.
La création correcte d'un tel système est la clé du succès de l'optimisation du nombre d'employés dans une entreprise.
Schéma de formation progressive
Considérons les étapes de la constitution de la réserve du personnel, qui suggèrent une certaine séquence d'étapes:
- analyse de la situation actuelle:
- évaluation du besoin de nouveaux gestionnaires ou spécialistes pour les 1 à 3 prochaines années;
- établir une liste des postes de la nouvelle réserve;
- déterminer la disponibilité des spécialistes existants à remplacer;
- spécification de la liste des spécialistes;
- analyse de l’effet de la réserve créée précédemment.
La sélection des candidats nécessaires à l'inscription dans la réserve se déroule comme suit:
- analyse des données des questionnaires par les employés;
- mener une entrevue;
- surveiller le comportement des employés dans leurs relations avec d'autres collègues;
- évaluation des indicateurs de performance qui caractérisent son activité professionnelle ainsi que les résultats de ses tâches spécifiques;
- certification d'un employé;
- identification de la conformité des qualités identifiées aux exigences du poste;
- comparaison des résultats pour différents candidats;
- établir une liste de la nouvelle réserve avec une liste de candidats au poste.
Cette liste a ses propres caractéristiques:
- une personne à la fois peut apparaître dans plusieurs sections: pour l’avenir proche et lointain, ainsi que pour différentes options de postes;
- collecter le maximum d'informations sur le candidat, par exemple des données personnelles, des résultats de certification, une évaluation potentielle, des critiques de collègues, etc.
- faire des recommandations sur le programme de formation continue.
La liste ainsi obtenue est approuvée par le responsable de l’organisation.
Les travaux ultérieurs sont structurés comme suit:
- examiner la liste des candidats de temps à autre;
- reconstitution de la liste si nécessaire;
- exclusion de la liste des employés qui ont cessé de satisfaire aux exigences;
- adaptation des programmes de développement du personnel;
- analyse de l'efficacité de l'utilisation du registre, prévisions et modifications.
Processus d'évaluation du personnel
Les principaux types d’évaluation du personnel:
- systématique, qui consiste à définir clairement tous les signes d’évaluation (processus, fréquence, critères, méthodes de mesure);
- non systématique.
Les principales procédures d'évaluation sont les suivantes:
- préparation de l'évaluation - implique la collecte d'informations préliminaires;
- évaluer directement l’employé en créant des groupes d’experts qui évaluent le niveau de connaissances, de compétences, d’aptitudes et de résultats du travail de l’employé;
- étape de l’évaluation, y compris une réunion de la commission dans l’ordre suivant: invitation de l’employé et de son chef, examen du matériel, écoute des interlocuteurs, discussion des résultats, formation d’une conclusion, rédaction d’un protocole;
- phase de prise de décision, au terme de laquelle une conclusion est formée en tenant compte des conclusions et des propositions de la commission; au même stade, des recommandations sont formulées sur la nécessité de promouvoir un employé à un poste supérieur.
Comment se déroule le concours?
Séparément, nous devrions parler de tenir un concours dans la réserve de personnel. La procédure pour cette procédure est également clairement définie par les documents internes de la société. Pour mener à bien une telle procédure, des commissions de passation spéciales sont formées dans l’organisation:
- organiser un concours pour pourvoir un poste vacant;
- organiser un concours de formation de réserve.
La procédure d'appel d'offres ne peut être lancée que s'il y a au moins deux candidats à la réserve de personnel. Sinon, la compétition est considérée comme ayant échoué.
Les principales étapes de la compétition:
- déposer une note du chef de l'unité auprès du président du comité d'appel d'offres;
- préparation de tous les documents nécessaires au concours;
- 20 jours avant la compétition, une annonce est publiée à ce sujet.
- les documents sont reçus des candidats;
- le procès-verbal de la réunion de la commission compétitive est établi;
- effectuer un test de compétition en testant les participants, ainsi que d'émettre un devoir de compétition;
- évaluation des candidats au concours;
- la sélection du candidat est faite;
- tous les documents nécessaires sont établis pour son adoption.
Caractéristiques de la fonction publique d'Etat
Afin de faciliter le développement du système de la fonction publique et d'améliorer la procédure de formation et d'utilisation efficace de la réserve de personnel de direction, une commission est créée sous l'autorité du président de la Fédération de Russie sur les questions de service public et de réserve de personnel de direction.
La planification et la constitution de la réserve de personnel de la fonction publique de l’État prennent généralement entre un et trois ans. Le temps passé dans la réserve de personnel de spécialistes individuels est également de trois ans en moyenne, mais avec des plans à long terme pour l'organisation, il peut atteindre cinq ans.
Indépendamment du moment choisi pour la mise en œuvre du projet de «réserve» et des capacités financières de l'organisation, la collaboration avec la réserve de personnel doit être menée sous une forme ouverte (l'information doit être disponible pour les employés), cet environnement doit être compétitif (plusieurs candidats doivent être sélectionnés pour un poste de direction).
Les résultats de l'activité professionnelle constituent un critère de sélection très important, car ils permettent non seulement de juger de l'efficacité du candidat, mais également d'évaluer les avantages de son inscription dans la réserve. Un encouragement intangible d'un spécialiste, tel que l'inclusion dans la réserve de personnel, servira de bon exemple pour les autres employés et les motivera à des résultats de travail élevés.
Cet ensemble d’exigences n’est pas exhaustif et peut être défini en fonction des besoins actuels et futurs de l’organisation, du niveau de rotation du personnel, ainsi que des caractéristiques sociales, d’âge et autres du personnel. Il est important de comprendre qu'une sélection trop stricte peut être discriminatoire à l'égard des employés.
Pour gérer la réserve de personnel, des actes réglementaires internes et locaux spéciaux sont généralement émis. Par exemple, une disposition sur la constitution d'une réserve de personnel ou une disposition sur le travail avec une réserve de personnel. À un stade précoce de la mise en œuvre de ce projet, un document similaire est destiné à consolider:
- procédure de constitution de réserve;
- tâches qui sont résolues en créant une réserve;
- devoirs et responsabilités des officiels de la formation de réserve;
- ordre et système de travail;
- reconstitution de la réserve et modification de sa composition;
- système de rapports sur le travail du personnel et la procédure pour maintenir ces rapports.
Un tel document soulignera l’importance du travail, le sérieux des intentions de la direction et l’attitude attentive à l’égard des employés.
Parallèlement au règlement sur la constitution de la réserve du personnel, une liste des postes de la réserve du personnel de la fonction publique de l’Etat est établie, laquelle détermine notamment le nombre de candidats au poste de réserve. Dans la plupart des organisations, il existe des programmes pour la constitution d'une réserve de personnel, la rétention de personnel, ainsi que des listes de réserve en cas de vacance. Il convient de rappeler que les employés inscrits dans la réserve du personnel doivent non seulement en être conscients, mais également présenter clairement leurs perspectives et les exigences qui leur seront présentées en cas de promotion réelle.
La formation des «réservistes» peut prendre la forme d'une formation avancée, d'un deuxième enseignement supérieur, de cours ou de stages. Les réunions d’échange d’expérience, où les employés partageront leurs connaissances et leurs impressions, constituent un bon atout.
Dans le même temps, il convient de tenir compte du fait qu'attendre les retours de spécialistes réservés et formés pour un poste donné est inutile si le travail avec la réserve de personnel n'est pas lié à la stratégie de l'organisation, s'il n'est pas pris en charge par toute la culture d'entreprise, si des tests intermédiaires et une analyse de la rotation du personnel ne sont pas effectuées entre les employés. faible loyauté, manque de volonté d'apprendre. Mais si tout est différent - la réserve de personnel deviendra certainement un facteur de motivation important pour les employés et pour l'organisation elle-même.
Conformément à la législation en vigueur, un travail permanent avec une réserve est prévu, dont le but est de préparer un virement digne des meilleurs employés et d’assurer la continuité des générations. Les formes et les méthodes de travail avec la réserve sont déterminées par le responsable de l'organisation ou de son unité structurelle et par les exigences du poste.
Conclusion
Ainsi, la création d’une réserve de personnel au sein de la société a pour objectif de mettre à jour l’équipe de direction et les spécialistes existants, aux dépens des nôtres et des employés attirés. Pour entrer dans cette réserve, le candidat doit posséder des qualités, des connaissances, une expérience et des compétences particulières, et présuppose également la possibilité de suivre une formation continue, au niveau requis. La liste des postes et les besoins les concernant dans l’organisation sont déterminés individuellement au sein de celle-ci.