Jedna od značajnih odgovornosti menadžera je potpisivanje ogromnog broja širokog spektra dokumenata. Ovaj jednostavan, na prvi pogled rad ponekad zahtijeva puno vremena i daje daleko od najprijatnijih emocija. Ali postoji vrijedno rješenje - faksimile, ovo je poseban pečat koji točno kopira potpis. Zašto mi treba takav pečat i gdje ga nabaviti?
Faksimil je dostojna alternativa za potpis ruku
U mnogim organizacijama ovlaštenje za potpisivanje službenih papira nije samo generalni direktor, već i njegov zamjenik ili zamjenici. No, čak i uz takvu raspodjelu odgovornosti, menadžerski tim nije uvijek u mogućnosti pravovremeno i osobno staviti osobne potpise na sve dokumente koji to zahtijevaju. Da bi se riješili takvi problemi, izmišljen je faksimilni pečat. Ovo je pečat koji najtačnije ponavlja rukopisni potpis. Riječ "faksimil" u doslovnom prijevodu s latinskog (fac simile) znači - "to učiniti". Ono što je posebno lijepo, danas svaki zainteresirani voditelj može naručiti takav pečat. Pokušajmo ustanoviti zašto je to potrebno i na kojim dokumentima je prikladno koristiti.
Kome treba pečat za potpis?
Faksimil je važan suputnik zaposlenim rukovodiocima. Takav tisak omogućuje vam da ovjerite mnoge važne papire maksimalnom brzinom ili u odsustvu ovlaštene osobe na radnom mjestu. Drugim riječima, faksimil je neophodna stvar za tvrtke s velikim radnim tijekom, a menadžeri koji često odlaze na poslovna putovanja / iz drugih su razloga odstupili iz ureda. Ono što je posebno zgodno, osoba koja ostavlja pečat u obliku osobnog potpisa može biti izravno ovlaštena za ovjeru dokumenata ove kategorije ili netko od njegovih pomoćnika. Ovdje se postavlja prilično složena točka - kako, imati faksimil, biti siguran da zaposlenik koji ga ima pravo koristiti neće prelaziti svoja ovlaštenja? Idealan je slučaj ako pečat koristi samo izravno njegov vlasnik. Ali to često nije slučaj i u ovom slučaju treba dobro razmisliti kome od zaposlenika je dopušteno autorizirati upotrebu faksimila.
Pisma zakona
U trenutnom zakonodavstvu Ruske Federacije nema detaljnih i sveobuhvatnih odredbi i pravila koja se odnose na upotrebu bilo kojih zamjena za potpis autora. No, proučavanjem niza regulatornih dokumenata, može se zaključiti da se faksimilni pečati i pečati mogu upotrijebiti u slučajevima predviđenim zakonom i dogovorom stranaka. U ovom bi slučaju u drugoj verziji ovaj odlomak (mogućnost zamjene potpisa s ispisom ili drugim načinom kopiranja) trebao biti napisan odvojeno. Važno je razumjeti da je faksimile potpuni analog rukopisu pisane rukom. Prema tome, pečat postavljen na dokumentu daje papiru isti pravni značaj i značaj kao potpis ovlaštene osobe. Faksimile je neprihvatljivo koristiti za papire, čije je potpisivanje prekriveno materijalnim posljedicama i obvezama stranaka. Financijski dokumenti, žalbe i zahtjevi poreznoj službi i saveznim organizacijama, kao i računi, punomoći i uzorci potpisa uvijek se trebaju izvršiti u ručnom obliku.
Kada je prikladno koristiti faksove?
Svaka organizacija može donijeti zasebna pravila i propise u vezi s korištenjem sredstava za ovjeru dokumenata koji zamjenjuju rukom pisani potpis. U ovom slučaju upotrebu faksimila treba provoditi uz savjetodavne norme propisane u statutu i drugim regulatornim dokumentima tvrtke.Također, u službenoj dokumentaciji morate navesti popis osoba koje su ovlaštene za pohranu i upotrebu ove plombe. Za koje se papire mogu koristiti faksimili? Teoretski, to su sve vrste dokumentacije, čije potpisivanje ne snosi odgovornost. Poželjno je da je u tekstu dokumenata navedena mogućnost ove verzije ovjere. Ne zaboravite da faksimil na dokumentima ima istu snagu kao pravi potpis. Ako je potrebno, otkazivanje vrijednosnih papira odobrenih ovom metodom bit će jednako teško kao i ručno potpisani. Ako je potrebno potpisati neke papire, a upravitelj nije u mogućnosti osobno obaviti taj posao, možete to učiniti i bez faksa. Alternativno je izdavanje privremenog punomoći u ime zaposlenika ovlaštenog za ovjeravanje potrebne vrste dokumentacije.
Kako dobiti svoj faksimilni pečat?
Možete naručiti izradu pečata koji kopira osobni potpis u bilo kojoj organizaciji koja nudi usluge žigosanja. Slične tvrtke danas su dostupne u svim prilično velikim gradovima. Podnošenje bilo kakvih dokumenata za naručivanje faksimala nije potrebno. Ono što je posebno lijepo, pečati i markice koje ponavljaju osobni potpis obično su jeftine (unutar 500-800 rubalja), a mogu se napraviti za nekoliko dana.