Les titres doivent être manipulés avec précaution, car la détérioration entraîne de nombreuses conséquences négatives. Il faudra du temps pour récupérer. Pour éviter cela, il est nécessaire d’assurer le stockage correct des documents à la maison. Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour cela.
Caractéristiques de stockage
L'organisation du stockage de documents à domicile a ses propres caractéristiques. La sécurité doit être prise en compte. Les papiers doivent être cachés et protégés des dommages. Si des enfants habitent la maison, les documents doivent être placés de manière à ce qu'ils ne leur soient pas accessibles. Vous pouvez choisir des coffres-forts pour la maison, ainsi que des mezzanines, des étagères supérieures du meuble.
Veuillez noter que le bureau n'est pas un endroit sûr. Café avarié en raison d'un café ou d'un courant d'air accidentellement renversé. Mais si elles sont placées dans des boîtes avec une clé ou un fond secret, cela protégera contre les dommages.
Où stocker les documents à la maison? Il y a beaucoup d'options, mais gardez à l'esprit que l'endroit doit être accessible au propriétaire. Il y a souvent des situations où il est urgent d'obtenir des papiers. En cas d'urgence, chaque seconde compte. Il existe désormais des éléments intérieurs fonctionnels, notamment des cachettes spéciales. Ce sont des étagères avec des tiroirs, des livres, des coffres-forts, des prises, des imitations.
Tri des documents
Les articles peuvent être divisés selon les critères suivants:
- À l'appartement. Il y aura des reçus stockés pour l'eau, le gaz, l'électricité.
- Communication Cette section contiendra les contrats et les reçus par téléphone, télévision et Internet.
- Les prêts Cela inclut les contrats et les chèques.
- Services sociaux. Si les services de ces organisations sont utilisés, leurs documents doivent être mis séparément.
- Des copies. Il est conseillé de faire des copies de documents d'un montant de 5 pièces. C’est encore mieux de les scanner.
- Documents personnels Cela inclut les passeports, les certificats.
- Médecine. Il est nécessaire d'empiler séparément les papiers liés à la santé.
- Des photos Ils doivent être placés dans une enveloppe.
- Instructions et garanties. Si nécessaire, vous pouvez toujours trouver le bon papier.
- Documents rarement utilisés.
Les documents de petit format sont généralement à couverture rigide. S'ils sont souvent utilisés, par exemple des passeports, des certificats, vous devez les stocker dans un petit dossier avec des séparateurs.
Options de stockage de la documentation
S'il y a beaucoup de titres, la question se pose de savoir comment conserver les documents chez soi. Les idées peuvent être différentes, l’essentiel est que tout soit en ordre. Sinon, vous passerez beaucoup de temps à chercher.
Pour le stockage, les coffres-forts, les dossiers, les armoires sont utilisés. Les papiers doivent y être placés selon les critères nécessaires: but, date ou type. Il sera donc beaucoup plus facile de trouver le papier nécessaire.
Les dossiers
Un dossier pour stocker des documents à la maison est considéré comme un excellent choix. Cela correspond à beaucoup de dossiers avec des papiers. La plupart de ces produits sont au format A4, ils sont donc parfaits pour stocker des certificats, des certificats et des contrats.
Pour plus de commodité, vous pouvez marquer les documents avec des inscriptions, par exemple, «travail», «banque», «logement». Il sera donc beaucoup plus facile de trouver le document nécessaire. Vous pouvez joindre une liste de tout le contenu au premier fichier. Il est conseillé de coller les chèques et les reçus sur des feuilles A4. Il est préférable de fixer un coin afin de ne pas gâcher le document.
Porte-documents
Les documents peuvent être stockés à la maison en utilisant un portefeuille spécial. Il a généralement beaucoup de branches. L'article peut être acheté au magasin de papeterie.Ces appareils sont disponibles en différentes versions, classiques ou originales. Choisir le bon sera facile.
Un portefeuille pour stocker des documents à la maison peut contenir divers papiers. L'inconvénient est l'impossibilité de tourner les pages et de les visionner gratuitement. Par conséquent, pour plus de commodité, il est souhaitable de créer des inscriptions et des notes.
Albums photo
Le stockage de documents à la maison est possible dans ces appareils. Ils doivent avoir des feuilles magnétiques. Par exemple, des reçus de paiement peuvent être placés dans ceux-ci, pour déterminer quelle colle n'est pas requise. Sur chaque feuille, il y aura une place pour les notes, ce qui est très pratique.
Enveloppes
Les poches en papier sont idéales pour stocker la documentation à archiver. De tels papiers sont rarement nécessaires, mais il est trop tôt ou ne pas les jeter. Après marquage, vous pouvez le mettre dans une boîte ou sur une étagère.
Vous pouvez faire des enveloppes vous-même. Du papier résistant, de la colle et des accessoires sont utilisés à cet effet. Cela s'avérera pratique si vous utilisez votre imagination et faites le travail efficacement. Avec cette enveloppe, ne vous inquiétez pas pour l'intégrité du papier.
Des boîtes
Ils sont utilisés pour stocker beaucoup de choses et les documents ne font pas exception. Vous pouvez y placer beaucoup de papiers, il vous suffit de les disposer correctement pour trouver ce dont vous avez besoin à tout moment. Il est conseillé de les trier d'abord dans des dossiers.
Pour conserver les passeports, diplômes et autres documents non standard sous pli rigide, il est préférable d’utiliser une enveloppe épaisse. Maintenant, de nombreux autres accessoires sont en vente, dont beaucoup sont même verrouillés. Une boîte pour stocker des documents à la maison est également considérée comme une chose pratique, car elle protège les papiers de tout accès libre.
Coffres-forts
Les coffres-forts domestiques sont considérés comme les appareils les plus fiables. Là, vous pouvez placer des cahiers, de l’argent, des timbres. Certaines conceptions ont plusieurs cellules, ce qui vous permettra de placer beaucoup de valeurs.
Lors de l'achat de cet appareil, les éléments suivants doivent être pris en compte:
- Volume, présence d'étagères, caisse enregistreuse.
- Tailles, poids.
- Vue sur le chateau
Il y a des coffres-forts dotés de serrures électroniques ou à clé, ce qui vous permet de garder vos documents à la maison. Le code doit être entré indépendamment. Le coût pour les coffres-forts qui ouvrent avec une clé est légèrement inférieur. Si de nombreuses personnes ont accès à l'appareil, vous devez choisir avec les touches.
Les coffres-forts ont plusieurs étagères qui peuvent être fixées à différentes hauteurs pour un stockage facile des dossiers. Certains accessoires ont des compartiments internes pour les joints. Vous devez choisir des appareils avec certificats, car cela confirme leur conformité avec la qualité.
Les types de coffres-forts suivants sont disponibles:
- Portable. Peut être utilisé pour la maison, ainsi que pour diverses organisations.
- Compact. Utilisé pour stocker des formulaires, des sceaux, des timbres, des clés, des objets de valeur.
- Résistant au feu. Ils sont utilisés pour les documents secrets, ils sont considérés comme les plus sûrs, car ils protègent tout le contenu.
- Capacieux. Ils sont utilisés dans les grandes entreprises où travaillent de nombreuses personnes.
Avant la libération, les coffres-forts sont testés pour leur résistance. Ils sont généralement fabriqués à partir de leurs matériaux, qui protégeront le papier des contraintes mécaniques. Le prix de l'appareil dépend des caractéristiques techniques et du degré de protection.
Durée de stockage
Il y a des documents qui doivent être conservés tout au long de la vie. Et certains peuvent être jetés au bout de quelques mois. Les papiers destinés à l’immobilier, au transport et aux autres achats doivent être conservés pendant toute la période de possession. Les reçus d'achat doivent être laissés pour 1 an. Les garanties sont conservées aussi longtemps que leur période de validité est valide.
Les chèques relatifs au paiement des services d’avocats, de médecins et d’enseignants doivent être conservés pendant 3 ans. Ensuite, vous pouvez en faire des copies et éliminer les originaux. En cas de litige, le papier peut être utile. Il est nécessaire de maintenir les contrats pour les services publics, sur Internet et à la télévision.Les reçus pour les factures de services publics sont conservés pendant 3 à 5 ans.
Les dossiers médicaux adaptés aux familles doivent être accessibles. Les chèques des cliniques privées doivent être conservés au moins deux ans. Ils peuvent être nécessaires dans les litiges et les réclamations d’assurance. Tous les documents doivent être placés dans des endroits sûrs, triés périodiquement et éliminés. Alors seulement, tout sera en ordre avec les titres.
Recommandations
Chaque emplacement de stockage de documents a ses avantages et ses inconvénients. Pour vous assurer que tous les documents sont en ordre, les règles suivantes doivent être prises en compte:
- Afin de ne pas gâcher les documents, ils doivent être conservés à l'abri de l'eau et du soleil.
- Il est conseillé de créer un dossier contenant des photocopies de titres et de le transférer à des proches ou à d'autres personnes de confiance. Il est également nécessaire de laisser les documents sous forme électronique sur une clé USB. Cela vous permettra de restaurer rapidement les originaux en cas de dommage.
- Il n'est pas nécessaire de stocker une carte de patient externe à la maison, car cela est considéré comme une violation de la loi de la Fédération de Russie. Elle est reconnue comme un document juridique, elle est laissée dans le registre des hôpitaux.
- Comme les chèques disparaissent avec le temps, il est conseillé de les photocopier pour les gros achats.
- Il est déconseillé de conserver les annonces inutiles, les journaux et les cartes de visite à la maison. Les papiers doivent être triés immédiatement et placés dans des endroits sûrs.
- Pour que la documentation soit en ordre, elle doit être auditée chaque année. Tout ce qui est inutile devrait être jeté et le reste devrait être placé pour un stockage ultérieur.
Vous pouvez stocker des documents à la maison de plusieurs façons. Parmi tous les éléments disponibles, il sera certainement possible de choisir le plus approprié. Il est important de se rappeler non seulement de la sécurité, mais également de la disponibilité des titres. Si vous les placez correctement, vous aurez toujours le bon document sous la main.