Az üzenet összeállítása előtt meg kell emlékezni arra, hogy az üzleti levél és a személyes levél etikettje különbözik egymástól. A legfontosabb dolog az, hogy megfigyeljük a bizalom szintjét a választott téma bemutatásakor. A címzettet nagyobb valószínűséggel szenved ez vagy ez a probléma, és megpróbál bevonni a feltett kérdések megoldásába, ha a levél sorában élő kommunikációt érez. Ezért azok, akik ismerik az üzleti írás modern etikettjét, nem tartalmazzák a szövegbe az anakronizmusokat, mint például „a tényből kiindulva”, „Önnek kellene”, vagy még inkább elfelejtette: „Ezúton tájékoztatom”.
Fontosabb tulajdonságok
Megőrizték az üzleti orientációt és a cél egyértelmű meghatározását, a tények megállapításának következetességét, a javaslatok és kérések specifikáját, valamint a cselekedetekről és cselekedetekről szóló üzenetek információtartalmát. Az üzleti leveleket nyugodtabb módon kezdték el összeállítani, ám a személyes levelezés jellemzői alapján nem szereztek nyílt érzelmi kifejezéseket, epitet és összehasonlítást; itt továbbra is a régi üzleti írás etikettje érvényesül. És csak azért, mert egy ilyen üzenet célja - mint korábban - egy olyan javaslat benyújtása, amelyre konkrét választ kell feltétlenül követni, az üzleti levél írójának befolyásának nagyon nagynak kell lennie, mivel az ösztönzi a címzettet egy meghatározott természetű cselekvésre. Sőt, a szöveget oly módon állítják össze, hogy a szerző nézete nem a saját problémájához való hozzáállását, hanem a kölcsönösen előnyös érdekeit képviseli annak megoldásában.
Az üzleti levél etikettje előírja, hogy ne használjuk az "I" névmást, ahogy a szokásos a személyes levelezésben, de itt egy másik névmás - a "Ön" hangsúlyozása is helyénvaló. Ha az üzleti üzenetet hibátlanul írják, pontosan kinyomtatják, a szöveget az összes szabálynak és a meglévő követelményeknek megfelelően helyezik el, és ezért nemcsak könnyen olvasható, hanem örömmel is folytatja a levelezést. Noha manapság nagyon gyakran meg kell deríteni a szeszélyesen csavart mondatokat, keresve a témát és a predikátumot, hogy jelentése alsóbb pontjára kerüljenek. Az üzleti írás szabályai most nagyon gyorsan megváltoznak. Milyen jó hang volt, ha kézzel írtam. Ezután biztos lehetett abban, hogy az üzenet nem másolaton történt. Mennyi személyiség látszott ebben az üzenetben, és a címzett és a szerző közötti kapcsolat mindig tiszteletet adott. Sajnálatos, hogy ez a szokás teljesen elavult, és szinte minden levél most elektronikusvá vált.
Modern szabályok
Egy üzleti levél, amelynek mintáját az alábbiakban mutatjuk be, képviseli a modern civilizált cselekedettel való megfelelést. Manapság nincs kevésbé változatos szabály, amelyet be kell tartani. Noha az országban ötven évvel ezelőtt létező hivatalos nyelvhez képest, ezek a szabályok inkább árnyalatoknak vagy különleges finomságoknak tűnnek. Mindenekelőtt, amint az üzleti írás szabályai előírják, a szöveg megkezdése előtt köszöntést kell használnia a címzett személyes címében. Bár a vállalatoknak és a nem túl kicsi szervezeteknek már van belső kapcsolatuk az ISQ formátummal, ahol a válasz követi a kérdést, a válasz utáni kérdést, és ebben a gyors levelezésben, a név szerinti címzés nem mindig szükséges. Az üzleti levél helyes végrehajtása azonban egyéni összpontosítást igényel, ezért személyes fellebbezésre van szükség.
A levél tárgyát a modern levelezésben általában külön mezőbe helyezik, és azt megfelelő módon, azaz tartalmának megfelelően kell kitölteni.Helyesen megfogalmazza a levél tárgyát - szerezze meg a siker felét, mert ez az első, amit a címzett lát. A pontos megfogalmazás segít neki a megfelelő hangolásban, valamint a kapott információk gyors és teljes megértésében. És határozottan tájékoztatnia kell a címzettet arról, hogy megkapta a választ - ez jó hang, tiszteletet mutat a kollégákkal és partnerekkel, ezt százszáz évvel ezelőtt tették meg, és akkor nem sietett élni, és pontosan tudta, hogyan kell üzleti levelet írni. Ma gyorsan válaszolnia kell az üzenetre, ami segíti az e-mailt - a kommunikáció nagyon gyorsan zajlik. Ha nem tud azonnal válaszolni, akkor továbbra is üzenetet kell küldenie a válasz kézhezvételéről, ahol megjelöli a következő kommunikációs munkamenet időpontját.
Idő és hely
Emlékeztetni kell arra, hogy pszichológiai szempontból a válasz határideje kritikai értékében negyvennyolc óra. Ez akkor van, ha nincs üzenetrögzítő funkció. Két nap múlva a címzett már tele van azzal a bizalommal, hogy levelét felügyelet nélkül hagyták, vagy a legjobb esetben elvesztették. Az üzleti levél szabályai tartalmazzák ezt a kérdést: soha ne késleltesse a választ, mert ez nélkülözhetetlen veszteséget jelent az ügyfél számára, és a partner aggódni fog, és gondolkodni fog mindenféle kapcsolat elbontásáról. Mindenesetre ez az üzleti levelezés etikájának durva megsértése. Ha ugyanazt az információt kell küldenie, egyszerűen kibonthatja a levelezőlistát. Ha az összes címet egy „címzett” mezőbe helyezi, ez jelentősen lerövidíti a kézbesítési időt, és a partnerségekben fennmarad az átláthatóság: mindenki, aki levelet kap, látja a létrehozott listát.
A partnerség folytatásának nagy ígéretét az udvarias kifejezés "előre köszönöm". Mivel egy üzleti levélbe van írva, és hogy melyik részébe kerül - mindenki maga dönt. Természetesen a címzettnek látnia kell azt az információ megszerzése után, és a cselekvés ösztönzésére. A levél végén, a kapcsolattartó blokk előtt a legjobb hely erre a kifejezésre. Mellesleg, a kapcsolattartási adatokkal kapcsolatban: minden levélben legyen, nem csak az elsőben. A szerző telefonszámát, pozícióját és minden mást nem lehet arra kényszeríteni, hogy nézzen. Az üzleti levél elkészítése nem függ a levelezés időtartamától. A szabályokat mindig be kell tartani. És annak elkerülése érdekében, hogy a címzett megkapta-e a levelet, van egy kérési funkció. Csak ebben az esetben lehet biztos abban, hogy elolvasta-e. A levelezési előzményeket meg kell őrizni, nem lehet új üzenetet írni. Amikor azonban a teljes kommunikációs szalagot elküldi egy adott probléma megoldásához, nemcsak az alárendeltséget, hanem a titoktartást is figyelembe kell venni. Ha a levélben személyes adatok vannak, azokat harmadik fél általi olvasás előtt törölni kell.
Az első lehetőség és a bevezetés
Hogyan lehet üzleti levelet írni, hogy a címzett azonnal érdeklődjön az üzenet iránt, és érdeklődése az olvasás végéig nem szűnik meg? Három pont szinte varázslatos azok számára, akik ezeket használják. Először is, ez egy olyan téma, amelyet az ember lát, mielőtt e-mailt nyitna. Attól függ, hogy megtörténik-e ez, és a címzett meg akarja-e ismerkedni az üzenettel. A második pont az első bevezető mondat, amely beállítja az embert az olvasásra. És természetesen a befejezés is fontos. A "köszönöm előre" kifejezés nagyon jól működik. Amint azt egy üzleti levél írja, a befejezés a legfontosabb pillanat, hatalmas számú lehetőség van a végső mondatokra, a legfontosabb az, hogy a megfelelő hangot válasszuk. A demokratikus "Mit mondasz?" a hivatalos "Mi lesz a véleményed ebben a kérdésben?"
Most próbáljuk részletesebben elemezni az üzleti minta levelet.
1. lehetőség
Tárgy: Üzleti levél
Dátum: június 2, péntek
Feladó: Ivan Petrov
Ahhoz, hogy: Anna Sidorova
Helló, Helló!
Meghívjuk Önöket egy interjúba a munkáltatókkal június 12-én, 14.00-kor. Mivel más jelentkezők lesznek, és a munkáltatók azt tervezték, hogy csak két órán keresztül tartanak egy értekezletet, ezért jobb, ha nem késik.
Üdvözlettel
Ivan Petrov.
A második lehetőség és utószó
Tárgy: Üzleti levél. Találkozó a munkaadókkal
Dátum: június 2, péntek
Feladó: Ivan Petrov
Ahhoz, hogy: Anna Sidorova
Helló, Helló!
Gondosan áttekintettük önéletrajzát, és meghívjuk Önt egy interjúba a munkáltatókkal június 12-én, 14.00-kor. Mivel más pályázókkal is interjút készítenek, és a munkaadók csak két órás ülést terveznek, jobb, ha nem késik. Kérem, jelölje meg a válaszban, hogy eljön-e, és figyelmeztessen is előre, ha ebben az időben nem látogathat meg minket.
Üdvözlettel
Ivan Petrov.
Itt egy tipikus üzleti levél egy találkozóról, és a bemutatott két lehetőség szerint azonnal világossá válik, melyik a hatékonyabb. A második változatban a címzett felhívja a figyelmet a levél tárgyára, és azonnal megérti, hogy mit tárgyalnak majd. Ezenkívül tíz napon belül, az ülés idejére, könnyen megtalálja ezt a levelet, egyszerűen a témára tekintve, még ha napi ötven-száz levelet is kap. A tárgy tökéletesen azonosítja az üzenetet. Vagyis, ez a levél éppen a találkozóról szól, nem pedig a dokumentumokról, nem a kifizetésekről, nem az ügyfelekről és hasonlókról - mindent egyértelműen jelölnek. A bevezető mondat kissé meghatározza a helyzetet, és kölcsönös tiszteletben tartja a beszélgetõpartnereket: az elsõ tiszteletben tartotta és írta „gondosan megfontolva”, plusz az eredmény - interjú, a másodiknak pedig hálásnak kell lennie. Ez a levél okát is tartalmazza. Az utolsó mondat arra kötelezi a címzettet, hogy válaszot írjon.
Üzleti helyzet
Az üzleti levelek írásának általános szabályai vonatkoznak minden levelezésre, legyen az levél, amelyben tárgyalásokat folytatnak, vagy elutasító levél egy sikertelen partner számára. A felépítés szinte mindig azonos, egyszerűen emlékezetre emlékeztet, de a tartalom jellemzi a szerzőt és az ő személyében a társaságot, amelyet civilizált, helyes és hozzáértő beszélgetőpartnerként képvisel. A levelezés gyakran érzelmileg költséges és összetett munka, mivel az elektronikus kommunikáció az üzletemberek munkájának egyik fő és elvben szerves részévé vált.
Írnak kollégákról a munkáról, vezetésnek, üzleti partnereknek és ügyfeleknek. Írták közismert embereknek és azoknak, akiknek valószínűleg soha nem kell látniuk valamit. Alapvetően nincs követelmény az üzleti levelek egységes modell alapján történő összeállításához, a tankönyveket még nem írták, de az üzleti kommunikáció etikája már kialakult, mivel éppen ez a sikeres üzlet motorja. Az üzleti levél egy cég névjegykártya, amely tükrözi annak hivatalos helyzetét. A levelezéstől függ, hogy az együttműködés kényelmes és eredményes lesz-e, és egyáltalán megtörténik-e. Ezért a siker kulcsa az, ha minden üzenetben követi a jó modor szabályait.
Üzleti levelezés
Az elektronikus levelezés szabályai és normái pontosan megegyeznek az üzleti közösség bármilyen interakciójával - telefonbeszélgetések, tárgyalások stb. Számos megkülönböztető vonás létezik, amelyek az elektronikus levelezést összehasonlítják az üzleti kommunikáció régóta alkalmazott módszereivel, és mindenekelőtt - ez a korszerű követelmény. Az alapelvek ugyanakkor változatlanok, és egyáltalán nem függenek az üzleti levelezés folytatásának módjától - legyen szó elektronikus levélről vagy papíron.
1. Az ellenfeleknek kölcsönösen tiszteletben kell tartaniuk mind az egyént, mind az üzleti helyzetet.
2. Az ellenfelek mindig figyelnek egymás üzleti érdekeire.
3. A titoktartást mindig tiszteletben tartják.
4. Az információcserét pontossággal kell kiegészíteni.
Betartják ezeket az elveket, ha a Tárgy mezőt nem megtervezték, vagy nem egyértelműen és megfelelően formázta? Nem. A feladó nem értékeli a címzett idejét, és feladatát nem hajtja végre azonnal. Egy adott témában szereplő ügyfél vagy partner azonnal értékelni fogja az üzenet tartalmát és az olvasás prioritását. Fontos tudni, hogyan lehet üzleti levelet indítani. Ez egy személyes üdvözlet. Ez meghatározza a beszélgetők bizalmát, ad bizonyos személyes összpontosítást. A címzett nevének figyelmen kívül hagyása elfogadhatatlan, mert helytelennek tekintik.
címzés
Itt mindent a legkisebb részletre kell gondolni. Az „et”, a „másolás” vagy - ami még fontosabb - a „titkos másolat” mezők az etikus kommunikáció és hatékonyságának legfontosabb eszközei. A modern üzleti környezet már kifejlesztette az ezen térek használatának alapelveit. Ha a név közvetlenül a "címzett" mezőben található, akkor a címzettnek meg kell válaszolnia ezt a levelet, a válasz feladója vár, mert a levél valószínűleg feltett kérdéseket. Ha ugyanabban a mezőben több név is található, ez azt jelenti, hogy a küldő válaszokat fog kapni minden címzetttől. Ha a név a "Másolás" mezőben található, nem kell válaszolnia, csak a feladónak naprakésznek kell lennie. Ha azonban a levél anyaga érdekli, és ezáltal a levélben való részvételre készteti Önt, akkor elején van egy speciális mondat, amely a jó ízlés jeleként szolgál. Példák egy üzleti levél mondataira, ha a címzett neve megjelenik a “másolás” mezőben: “Hadd beszéljek is ebben a kérdésben ...”, “Hadd csatlakozzak a beszélgetéshez ...” vagy demokratikusabban: “Sajnálom, hogy beavatkoztam ...”.
Az etikett különösen finoman jelzi a helyzetet, amikor a címzett neve a "Bcc" mezőben található. Ebben az esetben az üzleti etika sebezhetőbb, mint valaha, mivel ezt titkos információ és ellenőrzés eszközének tekintik. Senki sem látja ezeket a címzetteket. És látnak mindenkit és mindent. Sok társaság a vállalati levelezésben tiltja ezt az eszközt, mert szigorúan betartják az üzleti etikát. Ez csak akkor lehetséges, ha tömeges meghívókon (évforduló, vállalati esemény, fontos találkozó vagy tárgyalások) történik. Ebben az esetben az elemek sok címre kerülnek, de egyik címzett sem látja valaki másnak az e-mail címét. Természetesen a Bcc mező címzettjei soha nem lépnek kapcsolatba.
Információs tartalom
Formátum, felépítés, kötet, nyelv - mindez az információkkal való helyes munkát érinti. A beadvány benyújtásának sajátosságai és jellege szintén eszköz, jelzi a megfelelési vágyat és a levél illetékes szövegének elkészítésének képességét - a címzetttel szemben a lehető legpontosabban és helyesebben. A szöveget leginkább abban a kötetben lehet érzékelni, amely egy képernyőre illeszkedik, azaz A4-es lap formátumban. A levélben küldött mellékletek nem haladhatják meg a három megabájtot, mert a fogadó e-mail szervere nem hagyhatja ki azokat. Az elküldött fájlok nem okoznak problémákat a címzettnek, ha univerzális rar vagy zip kódolásokat használnak. A válasz szövegét tetején, nem pedig az alján, azaz a levél elején kell elhelyezni, amely megmenti a címzettet a keresésektől.
A válasz, amint azt fentebb már említettük, nem lehet új levélként írni, el kell mentenie a levelezés történetét, hogy a címzett ne keresse az eredeti üzenetet. Az üzleti írás nyelvének a lehető legegyszerűbbnek és érthetőbbnek kell lennie, a lehető legkevesebb belső vállalati, szakmai szókincs, szleng, angol nyelv, rövidítések és rövidítések felhasználásával. Mindez azonban alkalmazható a társaságon belül a levelezés során, mivel így jelentősen megnő a hatékonyság és a kommunikációs sebesség, ezért elfogadhatónak és teljesen etikusnak tekintjük. A belső levelezés általában rövidítésekből áll, a szleng szinte teljes egészében. De a külső partnerekkel vagy üzleti ügyfelekkel folytatott kommunikáció során ilyen esetek szinte soha nem fordulnak elő.
Egy kicsit a kifejezésekről
Időnként lehetetlen terminológia nélkül megtenni, különösen a szakosodott vállalatoknál. Egy másik kérdés az, hogy meg kell magyarázni az üzleti környezetbe bevezetett szükséges szavakat, és meg kell tanítani a beszélgetőpartnert, hogyan kell használni őket. Például egy ügyfél azt akarja, hogy termékeit reklámozza az interneten, és ezeket a szolgáltatásokat értékesítő menedzser olyan kifejezéseket ír, amelyek a kívülálló számára teljesen érthetetlenek, olyan fordításokkal, mint „kulcsszavak”, „kontextuális szalaghirdetés” és így tovább. De nélkülük nem tud megtenni, ezért oktatnia kell az ügyfelet.
