Személyes autó használata hivatalos célokra: szerződés, kompenzáció, kiküldetések

Manapság az üzlet gyorsabban fejlődik. Az idő határozza meg a pénzt, és fordítva. Minél mobilabb a cég alkalmazottai, annál erősebb piaci pozíciója. Ezért az autó nemcsak a szállítás eszközévé vált, hanem a profit és a siker elérésének egyik módja.

Jelenleg számos olyan vállalkozásban használják személygépkocsikat hivatalos célokra, ahol az alkalmazottak utazó jellegű munkát végeznek. A vezetők magánjárműveket is használnak a közúti különféle munkaügyi kérdések megoldására.

A munkavállalóval fenntartott kapcsolatok nyilvántartásának módjai a szállítás felhasználásáról

Ez a cikk kitalálja, hogyan kell ezt dokumentálni. A kapcsolatok felépülnek egy olyan alkalmazottal, aki különféle módon használja autóját hivatalos feladatainak ellátásához.

Először meghatározhatja a munkaszerződésben a vagyonhasználatra vonatkozó záradékot, és a törvényben előírt módon kártérítést fizethet.

Másodszor, Ön is elkészítheti és aláírhatja a munkavállalóval kötött megállapodást (amelyet polgári törvénynek neveznek), amelyben feltünteti saját szállításának bérbeadását menedzsment segítséggel és műszaki felhasználással. Ugyanakkor a személyi autó hivatalos célokra történő használatának normáinak betartása.

Az egyes lehetőségek előnyei és hátrányai

Minden opciónak vannak előnyei és hátrányai. Tekintsük őket részletesebben.

A járművek használat céljából történő megszerzésének más módjai közötti különbség az, hogy ebben az esetben az autót mind a munkavállalók, mind a személyes ügyeikben üzemeltetik. Ennek megfelelően a munkavállaló autójának használatáért fizetett összegek alacsonyabbak lehetnek, mint a bérleti díjak, amire a járművezetővel kötött autókölcsön-megállapodással összhangban kerül sor. De amint azt a gyakorlat azt mutatja, a saját autó működését a használat területe határozza meg: általában üzleti utak, ahol könnyebb eljutni saját autójához, vagy ezek olyan helyek, ahol a tömegközlekedés vagy más közlekedés nem megy. Különböző üzleti találkozók gyakran magukban foglalják egy autó használatát. Hol máshol lehet szükség személyes szállításra? Például egy alkalmazott tevékenysége magában foglalja a folyamatos mozgást a város körül, egyik ügyfélről a másikra. Gyaloglás közben ez nem fog működni, mivel sok időt töltenek. A társaság számára előnyös, ha egy embert bérel fel géppel. Ideje lesz ügyfeleket körbeutazni, és a társaság megtéríti a költségeket.

A személygépkocsi munkaviszony keretében történő üzemeltetése szintén úgy tekinthető, mint egy alkalmazott hivatalos feladatainak teljesítése. És a személyi gépkocsi hivatalos célokra történő használatáért fizetett kártérítést, amely a munkavállalónak jár, nem kell adóztatni. De ezeknek a kompenzációknak általában vannak saját árnyalataik a munkajogban. A polgári jog választja meg a viszony felet. Ez lehetővé teszi az autó üzemeltetésével kapcsolatos különféle lehetőségek és fizetési összegek megfontolását, hogy minden érdekelt résztvevő elégedett legyen. Ez azonban azt sugallja, hogy az adókat és járulékokat levonják a kompenzáció összegéből.

Céges autó személyes használata

Nem számít, hogy melyik módszert választották, a vállalat jobb, ha a munkavállaló saját szállításával utazik.A társaságnak nem kell viselnie a gépkocsi vásárlásával vagy bérlésével kapcsolatos nagy kiadások terheit, ezen időszak költségei nem növekednek. Csökkennek a karbantartási és használati költségek: részben a társaság fizet, részben az alkalmazott (szállítási tulajdonos), aki saját igényeire használja fel. A hulladék csökkentése mellett a vállalat csökkenti az autó használatának elszámolásához szükséges dokumentum- és munkaerőköltségeket is.

A munkavállaló és a munkáltató közötti kapcsolatokat a munkajogi szabályok szabályozzák, amelyek a jármű értékcsökkenésével, annak értékcsökkenésével és az alapok kiigazításával járó kompenzációs kifizetéseket írnak elő, amelyek a munkavállaló hivatalos igényekhez használt saját autójával járnak. Ezért rendelést kell kiadni a személygépkocsi személyes felhasználására.

Mint már említésre került, a munkavállalónak a költségek visszatérítésére és a kompenzáció összegére vonatkozó szabályokat a munkajog szabályozza, és ilyen szabályok hiányában a munkaszerződésben részes felek megállapodása határozza meg, amelyet írásban kötnek. Akkor felmerül a kérdés a könyvelő előtt: hogyan lehet helyesen elkészíteni a munkavállaló által saját szállításról szóló törvényt?

Személygépkocsi hivatalos célokra történő használatáért fizetett összeg

Opcióként a saját autó üzemeltetéséért járó kompenzációs kifizetésekre vonatkozó meglévő szabályozási dokumentációt veszik alapul, például az Orosz Föderáció kormánya jóváhagyja (csak a fizetési előírásokra vonatkozik, de nem azok méretére):

1. A belső ügyek testületei.
2. A büntetés-végrehajtási rendszerek szervezeteinek és testületeinek, az állami tűzoltóság szövetségi tűzoltóságának, a kábítószer-ellenőrző hatóságok és a vámhatóságok alkalmazottai.
3. Szövetségi köztisztviselő.

Annak ellenére, hogy a dokumentáció különféle személyek alkategóriáira szól, a kinevezések és a kompenzációs kifizetések alapelvei megegyeznek:

1. Kompenzációt fizetnek azoknak a munkavállalóknak, akik utazó jellegű munkát végeznek.
2. Annak alapja, hogy a munkavállaló saját autóját hivatalos igényekhez használja, a vezetés sorrendje.
3. Azok a munkavállalók, akik személyes járműveiket hivatalos igényeikhez a tulajdonos meghatalmazása alapján használják, a kompenzációs kifizetések ugyanolyan módon kerülnek elszámolásra.
4. A személyi autó hivatalos célokra történő használatáért fizetendő kompenzáció fizetéséhez a munkavállalónak kérelmet kell benyújtania, amelyben közli, hogy milyen munkaügyi kötelezettségeket teljesítettek és mennyi ideig használták a saját autóikat.

Ha minden helyesen van formázva, akkor nem lesz problémája a kompenzációs kifizetéssel. Lássuk, milyen dokumentumcsomagot kell a munkavállalónak gyűjtenie.

Az alkalmazottak által biztosított dokumentáció

Nyilatkozattal a munkavállaló benyújtja a szükséges egyéb dokumentumokat:

1. Személygépkocsi nyilvántartásba vételének igazolása vagy jármű-útlevél (PTS) másolata, a járművezetési jogot biztosító meghatalmazás.
2. A fuvarlevelet, a szükséges részleteket és a belépés ütemtervét a közlekedés területén az állami politikát és a rendeletet végrehajtó hatóságok fogadják el.
3. Dokumentáció, amely igazolja, hogy a gépkocsijának hivatalos igényekre történő felhasználása elveszíti az üzemanyagot (üzemanyag-ellenőrzés, karbantartási igazolások).

A könyvelőnek ki kell töltenie egy fuvarlevelet is, mivel ez az elsődleges dokumentum, amely igazolja, hogy a munkavállaló személyes szállítást használ hivatalos célokra. A lap formáját az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának határozatával jóváhagyták. Más szervezetek használhatják formájuk fuvarlevelet vagy más dokumentumot, amely igazolja az éghető anyagok költségeit. A törvény által előírt összes adatot fel kell tüntetni:

• a dokumentum neve;
• a kiállítás dátuma;
• a dokumentum szervezése;
• üzleti működés és annak tartalma;
• mértékegységek;
• felelős személyek pozíciói;
• a meghatározott személyek aláírása.

Ezenkívül meg kell határoznia a jármű konkrét helyét. Ellenkező esetben nehéz lehet kártérítést fizetni. Ha egységes űrlapot alkalmaznak, kevesebb a konfliktus.

Az összes mellékelt dokumentációnak meg kell erősítenie a működést a vállalkozás, és nem a munkavállaló szükségletei szempontjából. De nem szabad megfeledkezni arról, hogy a személyes autó hivatalos célokra történő használatáért fizetendő döntést a fej határozza meg egy bizonyos ideig, miközben figyelembe kell venni:

1. Az autó üzemeltetésének szükségessége a gyakori üzleti utakhoz kapcsolódó munkaügyi kötelezettségek teljesítése érdekében.
2. A jármű üzemideje hivatalos igényekhez.
3. Az a pénzösszeg, amelyet a vállalkozásnak elkülönítettek a munkához.

Vállalati költségek megtérülése

A személygépkocsi üzleti célú használata különféle költségeket von maga után, de a vállalkozás nem mindegyiket téríti meg. A saját szállításunk gyakorlati gyakorlata szerint a rablást a munkavállaló és a vállalkozás között a következőképpen kell elosztani: a munkavállalónak állítólag vissza kell adnia a rablást üzemanyag és kenőanyagok vásárlására, ha ezt a dokumentáció (csekk, igazolások stb.) Igazolja. A kompenzációt külön fizetik meg a felsorolt ​​sikkasztás megtérítésével.

A munkavállalónak a következő helyzetekben nem fizetnek kompenzációt:

• nyaralás alatt;
• üzleti út során;
• ideiglenes rokkantsági időszak alatt, amelyet a betegszabadság igazol;
• egyéb esetekben, amikor az autó nem működik.

Saját jármű üzemeltetésekor (miután kitöltötte a személyes gépkocsi hivatalos célokra való felhasználásának hozzájárulását a modell szerint), a munkavállaló külön díjat nem kap a jármű vezetésében és karbantartásában nyújtott segítségért. Saját járműveik működtetését a munkaköri kereteken belül végzik, amelyért a munkavállaló jogosult díjazásra, amely a fizetés. Az autó használatáért fizetett kártalanítás kiszámítása hasonló a bérleti díjhoz, amely magában foglalja a jármű értékcsökkenését.

Ha a járműbérleti szerződés bérleti szerződést ír elő, akkor főszabály szerint a személyi jövedelemadó vonatkozik rá. A személyi jövedelemadót nem csak a munkavállaló személygépkocsijának üzemeltetésével járó kompenzáció és a felmerült költségek terhelik. Ezt részletesebben az alábbiakban ismertetjük.

A költségek tükrözése a számvitelben

A saját jármű hivatalos igényeinek megfelelő üzemeltetéséért járó kompenzációs kifizetéseket és a személyes jármű használatához kapcsolódó elrablás visszatérítését a 302 12 „Egyéb kifizetések” számlán vezetjük.

A könyvelésben a vállalkozások csak két kiküldetést jeleznek, amikor személyes autót használnak hivatalos célokra:

1. A kompenzációs összeg jóváírása és a költségek megtérítése a tény alapján.
2. Az alkalmazottnak járó kompenzáció kifizetése a munkavállaló számára.

A költségvetési vagy autonóm testnevelési és sportvállalkozás könyvelési osztályán a művelet tartalmának elszámolása történik:

1. A kártalanítás kifizetésének tükrözése.
2. A kompenzáció kérdésének végrehajtása az intézmény pénztárából.
3. Volt átutalás egy alkalmazottnak bankkártyára.

Ha azonban egy alkalmazott személyes autóját hivatalos célokra használja munkaszerződés alapján, akkor használja a 302 24 számú, „Bérleti díj és elszámolások rajta” számlát. Az ezen a számlán a „Hitel” oszlopban fel van tüntetve a bérleti díj jóváírása, a „Betéti” oszlopban pedig az átutalás a munkavállalói számlára vagy a kibocsátás a vállalkozás pénztárában.

A költségvetési vagy autonóm testnevelési és sportvállalkozás könyvelési osztályán a művelet tartalmának elszámolása történik:

1. Felhalmozott autókölcsönzés.
2. A bérleti díjat az intézmény pénztárából fizették ki.
3. Bankkártyára átutalva egy alkalmazottnak.

De érdemes megjegyezni, hogy nincsenek nyilvántartások az egyszerűsített ügyletek adókötelezettségeiről. Adót kell fizetni, és személyes autó használatát hivatalos célokra kell felhasználni.

Milyen helyzetekben vetik ki a személyi jövedelemadót a kompenzációra?

Most beszéljünk az adókról. Az egyének - beleértve a vállalkozások alkalmazottait is - összes nyereségét a személyi jövedelemre adóztatják. A munkajog által biztosított mindenféle kompenzáció mentesül az adó alól.

Vagyis a nem adóköteles összeg megegyezik a személygépkocsi hivatalos felhasználására vonatkozó szerződésben feltüntetett összeggel. Ebben az esetben dokumentációnak kell lennie, amely igazolja az adózó által használt jármű tulajdonjogát. Ezenkívül dokumentumok segítségével meg kell erősíteni a jármű tényleges működését a vállalkozás érdekében és a hozzá kapcsolódó hulladék mennyiségét.

De sem a munka-, sem az adójog nem tartalmazza:

1. A saját jármű működését megerősítő dokumentáció felsorolása.
2. Olyan rendelkezések, amelyek megtiltják a vállalkozás vezetőjét, hogy térítsék meg a munkavállalóknak a munkavállalási kötelezettségek teljesítése során felmerült csonkolást.

Ebből következik, hogy maga a vállalkozás vezetője szabályokat hozhat létre a személyi autóval hivatalos célokra használó munkavállalók adómentes kompenzációs kifizetéseinek meghatározására, meghatározva a méretüket.

Ha az alkalmazottak személyes autókat használnak munkájukhoz, akkor az ellentételezést nem adóztatják, hanem a következő feltételek mellett:

• a szállítás igénybevételét és a kompenzációt írásban rögzítik (külön megállapodás készül, vagy ezt munkaszerződés írja elő);
• az alkalmazottak benyújtották az autóra vonatkozó dokumentumokat (regisztrációs igazolás, cím);
• a szervezet útvonallapokat készít.

Biztosítási díjak

A biztosítási díjak kiszámításakor nem szabad megfeledkezni arról, hogy azokat a munkaviszony és a polgári jogi szerződés keretében az egyén számára felhalmozódó kifizetésekre és díjakra vetik ki. A jármű munkába történő használatáért járó kompenzációs kifizetések kiszámítása a munkáltató és a munkavállaló között létrejött szerződésben meghatározott összegen belül nem díjazás, a munkavégzés vagy más kötelezettségek teljesítéséért fizetendő díjazás, anyagi haszon. Ennek megfelelően az ilyen kompenzációra nem vonatkozik biztosítási díj.

Ha a szervezet alkalmazottja hivatalos autót használ, miközben nincs fuvarlevelek és egyéb igazoló dokumentumok, akkor egy ilyen személynek a becsült összegben gazdasági haszna lesz. Az ilyen típusú jövedelem személyi jövedelemadó-köteles, ha vállalati autót személyes célokra használnak.

A tisztviselők magyarázatain túl egyértelművé válik, hogy egy autó meghatalmazással történő biztosítása nem jár tulajdonjog átruházásával, és ez az autó nem tekinthető a vagyonkezelő tulajdona. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 185. cikkével összhangban a meghatalmazás írásbeli megbízás, amelyet az egyik személy a másiknak ad ki harmadik fél előtt történő képviseletre.

A saját jármű üzemeltetésével kapcsolatos munkaszerződés alapján járó kompenzációs kifizetést, amelyet a munkavállalónak meghatalmazott útján bocsátanak kezelésre, szintén nem adóztatják. Nem szabad elfelejteni, hogy a sofőr felelős a személygépkocsi személyes felhasználásáért.

A sofőrrel kötött autókölcsön-szerződés alapján történő elszámolások nem tekinthetők kompenzációs kifizetésnek azon munkavállaló számára, akinek meghatalmazása van a jármű vezetésére.Így a költségvetésen kívüli alapok biztosítási díjainak tárgya nincs.

Mikor van szükség fuvarlevélre?

Sok könyvelő felteszi a kérdést: „Szükség van-e fuvarlevélre a saját járműm üzemeltetéséért járó kompenzációs kifizetésekhez?”. Ugyanakkor mindenki tudja, hogy egy ilyen adatlap arra kényszeríti Önt, hogy kitöltse a "Közúti és városi villamos felszíni szállítás charta" szövetségi törvényt, amely tiltja poggyász, rakomány, utasok tömegközlekedéssel történő szállítását (autóbuszok, trolibuszok, villamosok), autók és teherautók megfelelő fuvarlevél nélkül. szállítás, akárcsak egy személygépkocsi személyes célokra történő felhasználása céljából. A fuvarlevelet felveszik a jogi személy tulajdonában lévő autó üzemeltetéséhez szükséges dokumentumok listájába.

Mit mond erről a közlekedési törvény? Azok az intézmények és vállalkozások, amelyek járműveket használnak utasok és áruk szállítására, fuvarlevéllel nem járnak. Ha az autót egy személy saját igényeinek megfelelően üzemelteti, akkor nem kell ilyen adatlapot elkészíteni, ahogyan azt a fenti normatív aktusok feltételezik a járművet használó jogi személyek és vállalkozók számára.

Fuvarlevél, ha egy alkalmazott személyes autóját használja

Hasonló vélemény alakul ki a személyi gépjármű hivatalos célokra történő használatáról. De itt annak végrehajtásának szükségességét nem a közlekedési jogszabályok diktálják, hanem a munkaügyi és adóügyi jogszabályok, amelyek kötelezik a munkavállaló saját járműjének hivatalos üzemeltetésének igazolását. Az üzemanyagok és kenőanyagok vásárlásának hulladékának igazolásához az általános gyártási munkákhoz szükség van egy megfelelően elkészített fuvarlevélre, amely jelzi a tényleges üzemanyag-fogyasztást. Azok az információk, amelyek nem teszik lehetővé az üzemanyagok és kenőanyagok költségeinek ellenőrzését, mivel az általános termelés az ellenőrök kezébe kerülhet.

Összefoglalva, a következőket kell megjegyezni. Annak érdekében, hogy a munkavállaló saját járművének üzemeltetéséért járó kompenzációk kompenzálódjanak, be kell tartani a személyes autó hivatalos célokra történő használatának eljárását:

1. Az autó üzemeltetése a munkaügyi kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódik.
2. A kompenzációs kifizetéseket a munkáltató megbízása alapján bocsátják ki. A feltüntetett költségek megtérítésének összege köteles a gazdaságilag indokolt költségek fedezésére.

Ha ezeket a szabályokat nem tartják be, akkor érdemes megállapodást vagy megállapodást aláírni a munkavállalóval a személygépkocsi hivatalos célokra történő felhasználásáról a sofőrrel, az összes adó és illeték figyelembevételével.