A készpénz dokumentációjának karbantartása a készpénzzel történő munka során kötelező követelmény a jogi személyek és a magánvállalkozók számára. A pénztár egy összevont számviteli dokumentum, amely rögzíti a pénz mozgását a vállalat pénztárában. Egy kisvállalkozáson belül egy példányban indul. Vizsgáljuk meg részletesebben a dokumentum karbantartásának és tárolásának jellemzőit. Különösen arról, hogy hogyan lehet összekapcsolni a pénztárkönyvet egy év alatt.
Mire szolgál egy dokumentum?
Pénztárkönyvet mindenki számára kiállítanak pénztárgéppel. Ez a követelmény az egyéni vállalkozókra vonatkozik, ideértve az egyszerűsített adórendszeren dolgozókat is. A KO-04 formanyomtatványt 1998-ban az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának rendelete hagyta jóvá. A papír és az elektronikus pénztárkönyv megengedett, az elektronikus verzió űrlapot Wordben és Excelben is meg lehet őrizni, kötelezővé téve az illetéktelen hozzáférést. A pénztáros (üzemeltető) vezeti ezt, de a főkönyvelő ellenőrzi a kitöltés helyességét. A magatartás helyességét a szabályozó hatóságok szisztematikusan ellenőrzik.
Nagyvállalatoknál minden egységnél készpénz könyvet kell vezetni, feltéve, hogy mindegyiket külön mérlegen szerepeltetik. Az egységnek van egy példánya a dokumentumról. A könyv másolatát és az elsődleges dokumentumok eredeti példányát a központi irodába (alapkezelő társaság) továbbítják. A fennmaradó pénzre vonatkozó információkat figyelembe veszik a mérleg elkészítésekor és a vállalkozás egészére vonatkozó beszámolók készítésekor. Az alábbiakban fontolja meg, hogyan öltheti össze a pénztárkönyvet egy év alatt.
A kézírásos dokumentum feldolgozása
A papír változat A4-es brosúra, amelyet nyomtatóra vagy nyomdába nyomtatnak, és kéziratban tárolnak. A lapokat feltétlenül számozzuk és varrjuk. Megfelelnie kell a KO-04 formájának. Tudnia kell, hogyan kell összefűzni egy pénztárkönyvet egy év alatt. Az elektronikus és papír formátum számozása és karbantartása eltér az irodai munkában alkalmazott klasszikus verziótól.
Fontos! Az oldalak számozva vannak, a másolatot másolatban. Az első oldal az eredeti, a második egy példány. Egy példányt kitöltenek szénpapírral, és továbbítják a számviteli osztályhoz jelentéstétel céljából. A második oldal leválasztásához vágási vonal van ellátva.
Kényelmesebb a firmware végrehajtása az oldal alján. A szál szélei az utolsó lap hátoldalán vannak feltüntetve, csomóval, papírzárral és lezárással rögzítve. A pecsét oly módon van elrendezve, hogy részlegesen elfoglalja a könyv oldalt és a pecsétet. A közelben jelölje meg az oldalak számát, írja alá a vezető vagy a főkönyvelő aláírását.
Az elektronikus változat kiadásának eljárása
A pénztárkönyv elektronikus formátumának regisztrálásakor a nyomtatványt feltételesen két részre osztják egy vonallal, amely elválasztja a páratlan és a páratlan oldalakat. A nyomtatott lapot egy adott vonal mentén vízszintesen vágják le. Az oldal teteje az eredeti, az alsó rész elválasztva van, hogy továbbítsák a számviteli osztályhoz jelentéstétel céljából.
Fontos! A dokumentumot naponta megőrzik, kivéve azokat a helyzeteket, amikor nem történt elszámolás. A nap elején és végén lévő pénztáros információkat szolgáltat a pénztárnál lévő egyenlegről. Ez kötelező bejegyzés!
Fontolja meg, hogyan lehet egy évre készpénzes könyvet rendezni. A pénzügyi tranzakciók lebonyolításakor az üzemeltető megjegyzéseket fűz a pénzeszközök mozgásához a dokumentumban. Töltse ki az összes bejövő és kimenő készpénz utalványt. A műszak végén szükségszerűen kiveszik a ráfordítás, a jövedelem teljes összegét, kiszámítják a készpénz egyenleget.Az elsődleges dokumentumokat csatolják a könyv levágott példányához, és átviszik a könyvelésbe. A könyvelő az eredeti oldalt és annak másolatát saját aláírásával igazolja.
A fedőlap kialakítása. árnyalatok
A pénztár címlapját a KO-4 egységes formanyomtatvány szerint kell kitölteni. Ez tartalmazza a cég, a szervezeti egység és az OKPO teljes nevét. A magánvállalkozók feltüntetik a teljes nevet, ha hiányzik a cég neve. Meg kell határozni, hogy mennyi ideig (hónapokban és évben) indul a dokumentum.
Első lap: a pénz egyenlegének átutalásának jellemzői
Mielőtt egy éves pénzt könyvet fűzne, meg kell ismernie annak kitöltésének finomságait. Az oldal tetejére írja be a dátumot, jelezve az aktuális napot, hónapot és évet. A nap elején feltétlenül adja meg a készpénz egyenlegét. Átvitték az előző nap végén előírt egyenlegből. Ha új könyvet nyitnak meg, a fennmaradó részt az elődből veszik át. A naptári év első napján kitöltött első oldalon regisztrálja az előző év utolsó napjának végén kiszámított készpénzes egyenlegeket.
A könyvlap kitöltése
Az 1-5. Oszlopok kitöltésre kerülnek az RKO és PKO űrlapokból. A „Dokumentumszám” cellában írja be az aktuális számot a regisztrált rendelésből. A 3. oszlopban fel kell tüntetni a teljes nevet a címzett vagy az a személy, aki átadta a pénzt. A megfelelő számlaszám csak jogi személyek számára szükséges, az egyéni vállalkozók jelölnek egy rovatot a mezőbe, vagy hagyják üresen. A fogyasztás / jövedelem összegét számokkal kell feltüntetni, egy fillért előírva. Az átcsoportosítási sorban a jövedelem és a ráfordítás összege külön van csavart. A kitöltetlen oszlopokat és sorokat vonallal kell jelölni Z betű formájában.
Hogyan lehet kiszámítani a fennmaradó összeget a pénztárnál?
A nap végén fennálló egyenlegeket a következő képlettel számítják ki: a nap elején lévő pénz egyenlegéhez hozzáadják a jövedelem összegét, és a költségeket levonják. A kórteremben vegye figyelembe a pénztárnál kapott összes pénzt. Ha a váltás végén a fizetések, ösztöndíjak és egyéb szociális juttatások kiadására szánt pénzt megmaradtak, akkor az alábbiakban egyösszegű összegként tüntetjük fel. A számítás lehetővé teszi a túllépések és hiányok azonosítását. Hogyan készítsünk el egy pénztárkönyvet egy év alatt, vegye figyelembe az alábbiakban.
A dokumentum karbantartásának árnyalata
A pénzkibocsátás és -fogadás felelős bármely olyan alkalmazott, akit a társaság vezetője megfelelő megbízással kiad ki. A kevés alkalmazottat foglalkoztató cégeknél a menedzser saját kezével készíthet pénzt. A dokumentumban történő bejegyzés alapja az üzleti tranzakciók, amelyek a hitel- és terhelési megbízásokban tükröződnek. A könyvelést az elszámolás napján kell elvégezni. Ha napközben nem történt pénzmozgás, ez a nap nem tükröződik a könyvben.
Beállíthatja a dokumentumot. A változásokat bontással és a javítás dátumával kell rögzíteni. Az információt a kiigazító személy hitelesíti. Miután a nap végén a tételeket összevetették a tényleges készpénzzel, az információt az üzemeltető és a főkönyvelő aláírásai ellenőrzik. Sokan érdekli, hogy hány évig tartson fenn pénztárkönyvet. A válasz egyszerű. A vállalkozásban legalább 5 évig tárolják. A pénztárkönyv hiánya és a törvény megsértésével történő karbantartása a vállalkozások számára 40-50 ezer rubelt, a dokumentum karbantartásáért felelős tisztviselő számára pedig 4-5 ezer rubel bírságot szab ki.
Hogyan villoghat egy dokumentum az év végén?
A szokásos könyv 50-100 lapot tartalmaz. A nagyvállalatokban, ahol az üzleti tevékenységet aktívan folytatják, lehet, hogy az oldalak nem elegendőek. Ilyen helyzetben elindítanak egy új dokumentumot, amely folytatja a régit. Ez azt az időtartamot jelzi, amely alatt végrehajtják. A manuálisan kitöltött papír változat villog az első töltés előtt.
A könyvelésre szolgáló papírok másolatai egy nap alatt kiállított pénztárgép és pénztárgép, a könyv lapjai, másolatként kitöltve a tisztviselők eredeti aláírásával.A főkönyvelő a megrendelőlapokkal ellenőrzi a nyilvántartást, és az átadott elsődleges dokumentáció összegét a pénztári könyv tartalmazza. Ez a nyilvántartás a pénztáros elsődleges dokumentumainak kézhezvételéről szóló igazolás. A könyveléssel kapcsolatos összes műveletet a vonatkozó könyvelési számlákra történő könyvelés formájában kell elszámolni.
Fontos! A megrendelések mellett az összes elsődleges dokumentációt másolatként is benyújtják. Ez magában foglalja a nyugtákat, a meghatalmazást, az előlegeket, a megbízások kivonatait és a pénz pénztárlásához kapcsolódó egyéb dokumentumokat.
Az elektronikus változatot másképp tárolják a számítógépen. Ehhez használjon speciális szoftvert. Amikor kifizetéseket készít a pénztárnál, automatikusan létrejön egy űrlap. De fontos, hogy megismerjünk valami mást. Hogyan öltik fel a pénztárkönyvet az év végén? A nap végén kinyomtatható, és két példányban is elkészíthető, ugyanúgy, mint a papír változat. Tárolja a nyomtatott verziót a cég pénztárában.
Az eredeti lapokat az év végén egyetlen könyvbe gyűjtik, és a másolatokat naponta átviszik a könyvelésbe. Ha elektronikus dokumentumkezeléssel rendelkezik, a nyomtatás nem kötelező. Az elektronikus oldalakat a pénztáros és a fő könyvelő digitális aláírással írják alá. A könyv aláírása és az illetéktelen hozzáférés után védelmet kell biztosítani. Emlékeztetni kell arra, hogy ha pontatlanok a számlák, akkor a pénztár olyan dokumentum, amely bemutatja a cash flow általános képét és megerősíti a műveletek legitimitását.
