Tevékenysége során a szervezet sokféle dokumentumot készít, amelyek mindegyike saját szemantikai terheléssel rendelkezik. A feltüntetett információk helyes kitöltését, részleteit és teljességét törvény szabályozza. A könyvelés és a beszámolás területén működő kis szervezetek kézzelfogható engedményeket kapnak az adószolgálattól. A nagyobb társaságok viselik a teljes adóteher. Ki írhatja alá az elsődleges dokumentumokat és más típusú dokumentumokat, hogyan tudja azokat megfelelően elkészíteni és tükrözni a könyvelésben - ezeket és az egyéb információkat ebben a cikkben tárgyaljuk.
A szervezet dokumentumainak típusai
A vállalatok naponta üzleti tevékenységeket végeznek, amelyeket azonnal tükrözni kell a számvitelben, az irányításban és az adószámvitelben. Mik az elsődleges dokumentumok? Ez csak ezeknek a műveleteknek a tükröződése, és bizonyítékként szolgál arra is, hogy azok megtörténtek. Ezután elemzés, rendszerezés, ellenőrzés, előrejelzés és egyéb gazdasági eljárások végrehajtása céljából az összes tranzakciós dokumentumot speciális könyvtárakba és folyóiratokba - számviteli nyilvántartásokba kell bejegyezni. A beszámolási időszak végén az összes műveletre vonatkozó információ alapján elkészítik a jelentéstételi dokumentációt, amely a társaság bizonyos időszakra vonatkozó tevékenységének végleges tükröződése.
Mi az elsődleges dokumentum?
Az elsődleges dokumentum lényege a végrehajtott művelet tényének rögzítése. A dokumentumot kiállítják annak megbízásakor vagy közvetlenül azt követően. Számos részletet tükröz, amelyek szükségesek a művelet valóságának megerősítéséhez, a benne részt vevő személyek meghatározásához, valamint annak összetételéhez. A szervezetnek meg kell felelnie a törvények és a szabályozó hatóságok által az elsődleges dokumentációval kapcsolatban előírt összes követelménynek. A követelmények tartalmazzák azt a kérdést, hogy ki írhatja alá az elsődleges dokumentumokat. A jogalkotás elegendő útmutatást, rendeletet és törvényt adott ki. Az elsődleges szervezetek nyilvántartásba vételének legfontosabb jogi aktusa az 1. cikk. 9 402-FZ "A könyvelésről".
Példák az elsődleges dokumentációra
A társaság minden nap bizonyos műveleteket hajt végre: árut vásárol, számlákat küld, termékeket szállít, fizet a vásárlásokért és adókért, jön és készpénzt költ a pénztárnál. Ezeket a műveleteket az elsődleges dokumentumok tartalmazzák. Ezeknek a műveleteknek a pontos tükrözéséhez a következő dokumentum formákat kell használni:
- TORG-12 vagy fuvarlevél;
- számla;
- hitel- és terhelési készpénz utalványok;
- elvégzett munkák és szolgáltatások;
- anyagi javak átruházása;
- fuvarlevél;
- fizetési megbízások és bankszámlakivonatok;
- tárgyi eszközök kibocsátásának követelménye.
Ehhez a listához sok példát adhat hozzá a vállalat által használt elsődleges dokumentációhoz. Fő különbsége a számviteli nyilvántartásoktól és az adatszolgáltatástól a papírmunka a művelet során vagy enyhe késleltetéssel.
előírások
Az elsődleges dokumentumok mintáit az Állami Statisztikai Bizottság, a Pénzügyminisztérium és a számviteli törvény hagyja jóvá. A regionális követelmények és előírások szintén megjelennek. A könyvelő munkáját szabályozó legfontosabb jogalkotási aktus a 402-FZ. Art. 9 részletezi a dokumentáció karbantartásának szabályait.
A jogalkotó testületek szinte negyedévente rendszeresen módosítják a meglévő rendeleteket, új szabályozási jogi aktusokat, és közzéteszik a nyilvántartás és a jelentéstétel változásait. Ez az oka annak, hogy a könyvelők folyamatosan javítják képzettségüket, feliratkoznak speciális tematikus kiadványokra, és megpróbálják lépést tartani az adó- és számviteli hírekkel. A követelmények be nem tartása nagy bírságot, a meglévő jelentések sok módosítását és egyéb szankciókat vonhat maga után.
A dokumentumok részletei
A jogszabály előírja az elsődleges dokumentumok kötelező részleteit, amelyeket a szervezetnek meg kell adnia. Jelenléte határozza meg, hogy a dokumentumokat figyelembe veszik-e a záró kimutatásokban az összegek adóalapból történő levonásakor, elfogadják-e az üzleti ügy tényét, vagy a Szövetségi Adószolgálat állítása szerint az ügyletek jogszerűek-e.
Az elsődleges dokumentumok kötelező adatai a következő információkat tartalmazzák:
- A szállító, vevő, címzett és fizető fél neve;
- banki adatok, TIN, a társaságok fizikai és jogi címe;
- dokumentum száma és dátuma;
- a művelet során mozgatott, vásárolt vagy eladott nómenklatúra;
- a tétel mértékegységei, mennyiségi és érték kifejezése;
- a dokumentum összes pozíciójának teljes összege;
- felelős személyek aláírásai, pozíciói, aláírásának visszafejtése;
- gyártmány, autószám, járművezetői adatok a szállítás során;
- az ülések száma, a szállított rakomány súlya és kategóriája;
- a dokumentum végrehajtásának alapja, a szerződés száma és dátuma, a specifikációra vonatkozó információk, igazolások, vizsgálatok, ha vannak ilyenek.
Ki írhatja alá az elsődleges dokumentumokat?
Nagy figyelmet fordítunk a dokumentumok aláírására. Nagyon fontos, hogy azok, akik tanúsítják az alapfeltételt, jogosultak legyenek ezen művelet végrehajtására. Az aláírások regisztrációjának másik kötelező feltétele, hogy minden olyan személynek, aki valamilyen módon részt vesz az üzleti tranzakció folyamatában és felelős személy, feltétlenül be kell írnia az aláírást a dokumentumba. Ki írhatja alá az elsődleges dokumentumokat:
- A társaság vezérigazgatója vagy egyéni vállalkozó;
- fő könyvelő;
- a raktárkezelő, aki kiadta az árut;
- a sofőr, aki az árut szállításra elfogadta;
- a raktárkezelő, aki az árut vitte a raktárba;
- szakember, aki elfogadta a dokumentációt;
- harmadik fél szállítója, ha részt vett a kézbesítési folyamatban.
Aláírási meghatalmazás
Az elsődleges dokumentumok aláírási joga átruházható felhatalmazott személyre. Ez egy meglehetősen általános gyakorlat azokban a vállalatokban, ahol nagyszámú áruk értékesítése és bevétele történik, és az igazgató más dolgokkal, utazásokkal és a szervezet működésével kapcsolatos egyéb tevékenységekkel foglalkozik. Annak érdekében, hogy az elsődleges dokumentáció aláírását más személyre bízza, számos szabályt be kell tartani. Tehát a dokumentumokat hitelesítő alkalmazottat hivatalosan a társaságban kell foglalkoztatni a munkaszerződés végrehajtásával és a munkafüzetbe való bejegyzésgel. A vállalatnak tárolnia kell az összes szükséges adatot a munkavállaló számára. Természetesen speciális végzettséggel kell rendelkeznie, meg kell értenie a papírmunka jelentését és szabályait. Utolsó és legfontosabb - a meghatalmazást megfelelő módon végre kell hajtani.
A meghatalmazást egy adott alkalmazott számára adják ki az útlevél adataival, a lakóhelyével, a tényleges lakóhellyel és a szervezetben betöltött pozícióval együtt. Egy ideig kiírják. Amennyiben a munkaszerződés sürgős - annak érvényességi ideje alatt. Ha a munkavállaló a szerződés feltételei nélkül dolgozik, akkor a meghatalmazást egy évre állítják ki.
Az előző változatban példát vettünk fontolóra egy számviteli alap üzemeltetőjével vagy egy könyvelővel, akiknek feladatai között szerepel az elsődleges szervezetek aláírása a teljes munkaidő alatt.Vannak helyzetek, amikor a meghatalmazást más tisztviselőknek - vezetőnek, szállítmányozónak, mérnöknek, szerelőnek - írják ki. Példa erre az esetre a szállító területéről a vásárolt áruk sofőrje általi átvétele. Dokumentumok elkészítése, a rakomány begyűjtésének és szállításának jogának megszerzése érdekében a szervezet kiállít egy meghatalmazást. Két részből áll - maga a dokumentum és annak gerince. Az első rész a szállító marad, a gerincét a cég viseli. Ilyen meghatalmazást legfeljebb 10 napos időtartamra adnak ki, jelezve azt a társaságot, amelyben az alkalmazottnak árut és anyagot kell átvennie.
Elektronikus aláírás
Az elsődleges más módon is aláírható - elektronikusan. Ennek feltétele az elektronikus dokumentumkezelés, a megfelelő szoftver és hardver elérhetősége, valamint az elektronikus aláírási igazolás. Szükséges továbbá meghatalmazást kiállítani annak a személynek, akinek a neve szerepel a tanúsítványban. Az elektronikus dokumentumkezelés és az aláírások létrehozására és végrehajtására vonatkozó összes eljárás elvégzése után a munkavállaló meghatalmazás alapján saját aláírást készíthet a főkönyvelő, az igazgató és a meghatalmazás által biztosított egyéb személyek aláírása helyett.