Korunkban a papírmunka (dokumentumkezelés) fokozatosan mozog a papírlapról a digitálisra. Ebben a tekintetben minden modern oktatással rendelkező embernek elképzelést kell kapnia az „elektronikus dokumentum” fogalmáról és alkalmazásának jellemzőiről. Vizsgáljuk meg részletesebben ezt a jelenséget, és derítsük ki, mi az EDS.
Az úgynevezett dokumentum
Az „elektronikus dokumentum” fogalmának és felépítésének megfontolása előtt érdemes felidézni a papír elődjét.
Tág értelemben ez az anyagi világ tárgyának neve, amelyben az információ rögzített formában van.
Szűkebb értelemben a dokumentum a lényeges tényeket megerősítő információhordozó, amelyet különféle formában mutatnak be (szöveg, kép, hang vagy video felvétel, valamint ezek kombinációi). Úgy tervezték, hogy adatokat tároljon és továbbítson időben és térben.
Minden dokumentum tartalmaz bizonyos részleteket, amelyekkel azonosítható.
Ha egy ilyen adathordozó hamis információkat tartalmaz, vagy amikor létrehozták, megsértették a megállapított törvényi normákat, akkor hamisnak (hamis) hívják, és nincs jogi hatalma.
A megbízható információ hordozóinak halmazát dokumentációnak nevezzük. Az a kérdés, hogy egy adott kérdésre, jelenségre, folyamatra, személyre, intézményre stb. Összpontosítanak-e. Az ilyen média létrehozásának / megtervezésének folyamatát dokumentációnak nevezik. Ennek részeként elengedhetetlen a hatályos jogszabályok normáinak figyelembevétele, valamint a nemzeti összeállítási szabályok betartása. Ne felejtsd el a fordító kompetenciáját sem. Tehát a megbízónak joga van jóváhagyni érettségi igazolást, de nem írhat alá egyetemi oklevelet. Pontosabban, megteheti, de egy ilyen dokumentumnak nincs jogi hatálya.
A téma másik fontos fogalma a „papírmunka”. Ez egy olyan objektumkészlet, amely egy objektum menedzsment tevékenységének dokumentálására és a fenti információhordozók mozgásának megszervezésére szolgál benne.
Különböző történelmi időszakokban ezt a folyamatot különféle anyagokra hajtották végre. Ezek agyagtabletták, kő, papirusz, bőr, fa, nyírfa kérge stb. Fokozatosan mindegyiküket papír váltotta fel.
A hordozóanyag típusa szerint ma megkülönböztethetők:
- hagyományos papírmunka (papír);
- vegyes (papír + elektronikus számítástechnikai eszközök);
- elektronikus (digitális).
A dokumentumok tartalmától és céljától függően számos funkciót végezhetnek:
- Jogi.
- Management.
- Társadalmi.
- A kulturális.
- Történelmi.
- Információkat.
- Kommunikatív.
Az "elektronikus dokumentum" koncepciójának fejlesztése
A számítógépek feltalálása óta az emberiség kereste a papírmentes dokumentációra való áttérés módját. A Szovjetunióban a huszadik század hetvenes éveiben már gondolkodni kezdett egy ilyen irodai munka modell létrehozásáról. Igaz, abban az időben az "elektronikus dokumentum" (ED) fogalma még nem létezett. Ehelyett a "géppel olvasható közeg" nevet használták.
A nyolcvanas évek közepére egy ilyen technológiát még nem fejlesztettek ki teljesen. De akkoriban az „elektronikus dokumentum” fogalmának tartalmát már a jogszabályok meghatározták. Igaz, akkor azt is "géppel olvashatónak" hívták. A GOST 1984-ben ez volt a dokumentum neve, amely alkalmas a benne található adatok automatikus leolvasására.
A kilencvenes években és a kétezer-es években a széles körű számítógépesítés kezdetével ez a koncepció fokozatosan megszerezte jelenlegi jelentését.
Melyik dokumentumot ma "elektronikus" -nak hívják
Az "elektronikus dokumentum" modern fogalmának számos értelmezési módja van, amelyek tükröződnek a jogi keretekben. Mindazonáltal közeli megértésük van ennek a jelenségnek a lényegére, és megkövetelik az ilyen elemek jelenlétét:
- rögzítés digitális formája;
- adatok tárolása elektronikus adathordozón, az emberek általi olvasás és megértés képességével.
Ennek alapján meghatározható a vizsgált koncepció általános meghatározása.
Az elektronikus dokumentum olyan dokumentum, amelynek adatait (beleértve a részleteket) digitális adatok formájában rögzítik. Például karakterkészlet, hang, kép vagy ezek kombinációjaként.
Az ED létrehozható, menthető, továbbítható és átalakítható digitális eszközökkel az emberek számára érthető vizuális formává.
Egy ilyen dokumentum előnye
A papírtermékhez hasonlóan az ED ugyanazt a funkciót végzi. Számos tulajdonsággal rendelkezik, amelyek ígéretesebb adathordozóvá teszik:
- Az elektronikus formában rögzített információk könnyen és gyorsan szerkeszthetők.
- Az ilyen dokumentumok elméletileg örökké tárolhatók.
- Az ED technológia egyszerűsíti, felgyorsítja és csökkenti a papírmunka költségeit.
- Az ilyen dokumentumokat távolról is alá lehet írni és elküldeni, anélkül, hogy pazarolnák az időt a személyes ülésekre.
- Gyorsan megszerezheti a szükséges számú ED példányt. Ráadásul mindegyikük jogilag érvényes lesz.
Az ED tulajdonságai. metaadatok
Az "elektronikus dokumentum" fogalmát három tulajdonság jellemzi:
- A tartalom a szöveges, grafikus vagy hangkomponensei.
- A háttér a dokumentált adatok más ED, fizikai vagy jogi személyekkel fennálló kapcsolatáról szóló információ.
- Az elektronikus dokumentum felépítése belső és külső. Az első esetben közvetlenül az ED tartalmáról beszélünk. A második - arról a környezetről, amelyben létezik (adathordozó, magának a fájlnak a formátuma stb.)
Az "elektronikus dokumentum" fogalmát a metaadatok határozzák meg. Ez a neve az ED összes tulajdonságáról és társadalmi bizonyosságáról.
A metaadatok az elektronikus dokumentumok tárolási folyamatának szerves részét képezik. Ezek tartalmazzák az ED integritásának és hitelességének jogi, üzleti, szervezeti és eljárási bizonyítékait.
Részletek ED
Az "elektronikus dokumentum" fogalmának másik fontos szempontja - részletek. Ez az adatlap egyfajta analógja, amely az ED létrehozásával kapcsolatos összes információt tartalmazza.
Ide tartoznak:
- Az elektronikus dokumentum neve.
- Az összeállítás dátuma és helye, valamint az összes kiadás (ha van).
- Az ED fordítójára vagy fordítóira vonatkozó adatok.
- Információ a dokumentum biztonsági szintjéről.
- Adatok, amelyek lehetővé teszik az ED elektronikus aláírásának hitelességének, hitelességének és megbízhatóságának meghatározását.
- A dokumentum megnyitásához szükséges programok adatai. A formátumról szól. A számítógépes kalózkodás virágzik a hazai térben. Ebben a tekintetben a legtöbb PC-felhasználó nem engedélyezett szoftvert használ, és nem mindig gyanítja, hogy a fizetett Microsoft Office programok támogatják mindenki szeretett .doc, .xls és .ppt fájlját. Tehát normál körülmények között fizetnie kell azok használatáért, és nem szabad letölteni a feltört verziókat. Ezért a világon a leggyakrabban használt, univerzális és legfontosabb, ingyenes ED formátum a .odt. Népszerűsége miatt a Microsoft beépítette a szoftverbe az olvasás képességét. Ennek a formátumnak a fő előnyei között szerepel az olyan programok képességeinek kombinációja, mint a Word, Excel, PowerPoint.
- Digitális aláírás.
Digitális aláírás
Mint fentebb már említettük, az "elektronikus dokumentum" fogalmának egyik legfontosabb alkotóeleme a követelmények. Különösen a digitális aláírás, amelyet angolról "digitális aláírás" -nak fordítanak.
Ez az ED megfigyelési mód neve, amelyet egy elektronikus adathalmaz kriptográfiai konvertálása eredményeként nyernek.Ez az aláírás lehetővé teszi az azonosító személy azonosítását, valamint az egész dokumentum integritásának megerősítését.
A jelenlegi törvények szerint a legtöbb modern országban az EDS-t egy „nedves” aláírásnak tekintik papíron.
Fontos megjegyezni az „elektronikus dokumentum” fogalma és a digitális aláírás elválaszthatatlan kapcsolatát. Végül is a második jelenléte adja az első jogi erőt.
Mindegyik EDS-nek van egy személyesen tanúsított kulcsa, amely egy egyedi, 264 bites számjegyből áll. Ennek megszerzéséhez kapcsolatba kell lépnie egy speciális céggel, amelynek manapság nagyon sok van. Érdemes megjegyezni, hogy az elektronikus digitális aláírásnak van egy meghatározott érvényességi ideje, és különféle biztonsági szintje van.
Az elektronikus digitális aláírás regisztrálásakor ugyanaz az egyedi kulcs kerül rögzítésre az ügyfél flash meghajtóján. Csak a nyilvános kulcsmal együtt működik - egy másik program, amelyet a második és harmadik fél használ a digitális aláírás hitelesítésére a kapott dokumentumokban.
Az adatok olyan digitális tanúsítványban vannak, amely információkat tartalmaz a tulajdonosról, a regisztrációs számáról (nem szabad összetéveszteni egy privát kulccsal) és a digitális aláírás időtartamáról.
Elektronikus digitális aláírással távolról dokumentumokat küldhet be az egyetemeknek (néha még a külföldi is), banki tranzakciókat végezhet, adót fizethet és az önkormányzati szervezetek állami testületeinek egyes szolgáltatásait.
Számos eset van azonban abban az esetben, ha az elektronikus dokumentum és a rajta található aláírás nem tekinthető legitimnek. Például öröklési igazolás beszerzése vagy migrációs okmányok kiadása.
Az elektronikus dokumentumok típusai
Jelenleg az ED osztályozása messze nem egy. Az ilyen dokumentumokat azonban általában a következő kategóriákba osztják:
- Tartalom típusa: szöveg, grafika, hang, animáció és multimédia ED.
- Hozzáférhetőség: nyitott és rejtett. Az első típusú dokumentumok nem tartalmaznak titkot, ezért nyilvánosak és mindenki számára olvasható. Ez az eszközök műszaki adatai vagy a termékek összetétele, engedélyezési megállapodások, árlisták stb. A rejtett ED-eket csak egy szűk embercsoport képes olvasni. Általában információkat tartalmaznak üzleti vagy akár államtitokról. Ez lehet a titkos katonai egységek helyének térképe, egy szabadalmaztatott eszköz rajzai vagy a gyógyszer összetétele, adatok egyéni vagy jogi személy bankszámlájára stb.
- Az elektronikus digitális aláírás (EDS) megléte / hiánya. A dokumentum jogszerűsége / jogellenessége ettől függ.
- Hozzáállás egy meghatározott iparághoz. Az általánosan elfogadott elektronikus dokumentumokat (a forma és a tartalom minden alkalmazási területen azonos) és a szűk szakterületen kiemelik.
Az ED jelei
Figyelembe véve az elektronikus dokumentum fogalmát és típusát, érdemes figyelni annak megkülönböztető tulajdonságaira. Megkülönböztetik az ED-t az anyagi világ többi tárgyától.
- A tartalom szemantikája. Minden ilyen típusú dokumentumnak szükségszerűen van értelme, és nem véletlenszerű képek, hangok vagy szimbólumok halmaza.
- Stabil anyagforma.
- Teljesség és integritás.
- Összpontosítson a társadalmi kommunikáció alkalmazásában.
Jogi szempont
Figyelembe véve a tulajdonságokat, részleteket, tulajdonságokat, az elektronikus dokumentum fogalmát, felépítését és típusát, érdemes alaposabban megvizsgálni ennek a kérdésnek a jogi oldalát.
Ha az ED-t az összes jogi normával összhangban állítják össze, és az aláírás rendelkezik az összes szükséges tanúsítvánnyal, akkor annak jogi ereje megegyezik a papíralapú megfelelőjével.
Természetesen minden államban az „elektronikus dokumentum” fogalmának jogi szabályozása kissé eltérő, ám ezek apróságok.Általánosságban elmondható, hogy a különféle országok jogszabályai ugyanolyan hűek az ED-hez, mert ma az ilyen irodai munka már régóta elérte a nemzetközi szintet. Ebben a tekintetben paradoxont kapunk. Egyes hatalmak jobban aggódnak a külső elektronikus dokumentumkezelés miatt. Ugyanakkor az államban szinte fejletlen lehet. Itt van egy ilyen eltúlzott analóg a modern számítógépes műveltség szintjéről. Vele együtt az ember tudja, hogyan kell különféle alkalmazásokat telepíteni az Androidra, de nem ismeri az Exel táblákkal való munka alapelveit.
A digitális irodai munka jellemzői
A papírhoz képest a digitális irodai munka számos jelentős előnnyel rendelkezik:
- Biztosítja az operatív regisztrációt, a könyvelést, a tárolást és az elektronikus dokumentumokhoz való hozzáférést.
- Kevesebb finanszírozást igényel.
- Az archívum elhelyezéséhez minimális területre van szükség. Valójában egy hatalmas vállalkozás összes dokumentációját egy merevlemezre helyezik egy zacskó zsebében.
- Az elektronikus irodai munka révén csökkent a személyzet munkaidejének nem termelési költsége.
- Az adatok széles körének terjesztése a felhasználók széles körében növekszik.
- Az ED nemcsak szöveget és képeket, hanem multimédiás információkat is tartalmazhat. És ez nagyon fontos, ha a vállalkozás munkája magánbemutató eseményekhez kapcsolódik.
Érdemes megjegyezni, hogy a papíralapú dokumentumok használata gyakran megengedett az elektronikus irodai munkában. A prioritás azonban ebben az esetben pontosan az ED-re vonatkozik.
A mai világ legtöbb magán- és állami szervezetének célja a papírdokumentáció fokozatos megszüntetése a papírmunkából. De még a fejlett országokban is ez még messze van. Végül is ez egy nagyon hosszú és költséges folyamat.
Megvizsgáltuk az elektronikus dokumentum és az elektronikus dokumentumkezelés fogalmait, rendeztük a probléma minden árnyalatait. Reméljük, hogy az információ hasznos volt az Ön számára.