I viaggi di lavoro sono rappresentati da viaggi di lavoro durante i quali i dipendenti dell'impresa risolvono questioni importanti per l'organizzazione. I viaggi possono essere all'interno della Russia o in altri paesi. Sono pagati dal datore di lavoro, per il quale il dipendente prepara una nota spese per un viaggio d'affari. Questo documento include informazioni su quanti soldi sono stati spesi durante il viaggio. Sulla base di questo rapporto, il contabile deve trasferire al dipendente la quantità richiesta di fondi per coprire i costi sostenuti.
Concetto di documento
Per i viaggi di lavoro, la relazione anticipata nel 2017 è stata compilata sotto forma di AO-1. Nel 2018, la forma di questo documento è rimasta invariata. Questo documento è approvato dalle autorità statistiche, ma ogni società ha la possibilità di apportare eventuali aggiunte al presente rapporto.
Non puoi solo aggiungere nuove colonne, ma anche escludere alcune righe considerate ridondanti. La nota spese relativa a un viaggio d'affari è presentata dal documento contabile principale. Serve da conferma che i fondi emessi al dipendente per il viaggio sono stati inviati per uno scopo o per l'altro.
Compilation Nuances
Compilare una nota spese in viaggio d'affari è abbastanza semplice. Questo processo viene eseguito da una persona responsabile o da un dipendente rappresentativo che ha ricevuto una determinata somma di denaro per il viaggio dal capo dell'azienda. Per assicurarsi che questi fondi siano stati effettivamente utilizzati durante il viaggio d'affari, viene compilato un rapporto e trasmesso al contabile della società.
Il rapporto viene controllato dal capo contabile e quindi trasferito al direttore per la firma. Se il dipendente ha speso più di quello che ha ricevuto prima del viaggio sotto forma di anticipo, può ricevere un risarcimento. Viene emesso in contanti dalla cassa dell'organizzazione. Per questo, un cittadino riceve prima un ordine di spesa in contanti, che indica a quale scopo sono stati spesi i fondi.
Quali moduli posso usare?
Durante la preparazione di una nota spese, i dipendenti delle imprese possono utilizzare i seguenti documenti:
- Modulo AO-1 approvato dagli statistici;
- un modulo appositamente sviluppato da una determinata azienda sulla base del modulo AO-1;
- documento elettronico, se la società utilizza la gestione elettronica dei documenti.
Se la società decide di sviluppare la propria forma, è importante inserire alcuni dettagli richiesti in essa. Se sono assenti, ciò può causare alcuni problemi con gli ispettori fiscali.
Com'è fatto?
Tutti i dipendenti dell'azienda che vanno in viaggio d'affari devono capire come compilare una nota spese in viaggio d'affari. È con l'aiuto di questo documento che saranno in grado di confermare la validità e la legalità dei costi sostenuti. Le regole di progettazione includono:
- un modulo di segnalazione viene rilasciato al dipendente da un esperto del reparto contabilità;
- È possibile compilare la documentazione da soli o con l'aiuto di un commercialista;
- i dati vengono inseriti immediatamente dopo il viaggio;
- alcune informazioni si adattano ai contabili della società.
Il dipendente deve allegare altri documenti a tale rapporto, che servono come conferma di determinate spese. Sono presentati da diversi assegni, ricevute o altri documenti di pagamento.
Di seguito è riportato un esempio di nota spese di viaggio.
Quali informazioni sono incluse?
La compilazione di questo documento viene effettuata sulla base di documenti ufficiali disponibili per il dipendente dell'azienda, arrivato da un viaggio d'affari.Se i calcoli sono stati effettuati in contanti, al documento sono allegati diversi documenti di pagamento. Se sono state utilizzate spese non in contanti, sarà richiesto un estratto dalla banca.
Le seguenti informazioni sono incluse nella documentazione:
- informazioni sul cittadino viaggiante;
- dati sul contabile che compila diversi paragrafi della presente relazione;
- il nome dell'organizzazione in cui il cittadino lavora;
- numero del personale;
- scopo del pagamento anticipato, rappresentato dalle spese domestiche o di rappresentanza;
- informazioni su sovraccarico di costi o saldi di cassa;
- elenca i documenti che confermano i costi del cittadino durante un viaggio d'affari;
- L'importo totale speso da un dipendente dell'azienda durante un viaggio d'affari
- firma del cittadino.
Dopo aver studiato questo rapporto, il commercialista mette la sua firma su di esso. Inoltre, indicano il numero e la data del rapporto. Vengono fornite le spese da contabilizzare, nonché il numero di conti contabili. Un documento correttamente redatto e verificato viene trasferito al direttore dell'azienda per lo studio e la firma.
Di seguito è riportato un esempio di compilazione di una nota spese in un viaggio d'affari.
Quali documenti sono allegati?
Un dipendente dell'azienda durante un viaggio d'affari deve salvare tutti i documenti di pagamento che confermano determinate spese. Sono registrati nel rapporto durante il suo completamento. Questa documentazione può essere presentata in diverse forme. Pertanto, i seguenti documenti sono allegati al rapporto:
- gli assegni circolari considerati la documentazione più comune;
- moduli di segnalazione rigorosi;
- cash warrant;
- ricevute;
- ambientale;
- altri documenti di pagamento.
Tutti questi documenti devono essere attentamente controllati e conservati in condizioni ottimali. In caso di smarrimento, il dipendente non sarà in grado di dimostrare di aver effettivamente speso i fondi ricevuti dal datore di lavoro per gli scopi necessari. In questo caso, la contabilità può rifiutare di rimborsare le spese.
Se i fondi vengono spesi in organizzazioni e negozi in cui non viene emesso un assegno circolare, è necessario richiedere controlli delle materie prime.
Quali sono le difficoltà?
Nel processo di compilazione di una nota spese per un viaggio d'affari, possono sorgere varie difficoltà. Questi includono:
- se una persona viene inviata in un altro paese, deve confermare le spese con i documenti di pagamento ricevuti dagli stranieri, ma se non ha conoscenza di una lingua straniera, potrebbe non avere ricevute e assegni diversi;
- spesso, subito dopo tale viaggio, un cittadino va in vacanza, quindi non ha il tempo di redigere un rapporto immediatamente dopo l'arrivo, ma puoi anche formulare la documentazione immediatamente dopo un periodo di riposo;
- tutti i documenti ricevuti dagli stranieri dovranno essere tradotti in russo.
Dipende dalla correttezza della compilazione del rapporto e della preparazione di altri documenti se le spese saranno rimborsate correttamente al cittadino.
Funzionalità quando si viaggia all'estero
I viaggi d'affari possono essere effettuati non solo all'interno della Russia, poiché spesso è necessario visitare partner stranieri, quindi è necessario un viaggio d'affari all'estero. Come emettere una nota spese in questo caso? Per questo, le funzionalità sono prese in considerazione:
- di ritorno da un viaggio, il dipendente deve redigere un rapporto entro tre giorni lavorativi;
- se il denaro è stato emesso in valuta estera, questo è certamente indicato nella documentazione;
- le informazioni sulla spesa in valuta estera devono essere inserite senza trasferimento al tasso di cambio del rublo;
- se i documenti che confermano determinate spese sono redatti in una lingua straniera, dovrai occuparti della loro traduzione riga per riga in russo;
- il processo di traduzione può essere svolto da un dipendente diretto dell'azienda o da dipendenti di società specializzate;
- se i biglietti per veicoli diversi vengono creati in una lingua straniera, è certamente necessario il trasferimento dei dettagli, a cui si riferisce il nome completo.passeggero, luogo di arrivo, volo, data di partenza e di arrivo, nonché prezzo del biglietto;
- non è necessario tradurre informazioni che non hanno alcun significato, ad esempio ciò include le regole di volo o le caratteristiche del trasporto bagagli;
- non è necessario un trasferimento se un cittadino ha un biglietto elettronico, poiché tutte le informazioni sono compilate sulla base dei requisiti del Unified International Codifier;
- è richiesto un trasferimento per tutti gli altri documenti giustificativi, tra cui una fattura dell'hotel o un assegno per il noleggio auto.
Solo quando vengono presi in considerazione tutti i requisiti di cui sopra, un dipendente dell'azienda sarà in grado di confermare la spesa target di denaro ricevuta dal datore di lavoro. Se i dipendenti di società specializzate sono coinvolti nel trasferimento, i costi di tali servizi sono inclusi nelle altre spese dell'azienda.
Un dipendente può andare in vacanza dopo un viaggio?
Spesso i viaggi di lavoro durano abbastanza a lungo, quindi immediatamente dopo tale viaggio, il dipendente ha bisogno di riposo. È consentito fare immediatamente una vacanza dopo tale viaggio. Per questo, non è necessario venire al lavoro e trasferire prontamente una relazione anticipata in viaggio d'affari.
È consentito redigere la documentazione immediatamente dopo aver lasciato la vacanza e non entro tre giorni dal rientro dal viaggio.
Termini di consegna
Il documento è in affitto entro tre giorni. Il conto alla rovescia inizia con i seguenti punti:
- ritorno da un viaggio d'affari;
- uscita dalle vacanze;
- rientro dal congedo per malattia.
Pertanto, il conto alla rovescia in tre giorni inizia dal momento in cui il cittadino torna al lavoro per continuare la sua carriera. Se le scadenze per il trasferimento della nota spese durante un viaggio d'affari vengono violate, ciò porta al fatto che il dipendente non riceve denaro dalla società per coprire le spese da lui sostenute. Inoltre, questa situazione può diventare la base per ritenere la società responsabile se gli ispettori fiscali individuano violazioni.
Quale cablaggio viene utilizzato?
Per approvare un modulo correttamente compilato di una relazione anticipata in un viaggio d'affari, è necessario inserire i dati rilevanti nei registri contabili. Per fare ciò, il contabile utilizza le registrazioni per riflettere le transazioni di entrate o spese. Le spese sono registrate nell'account 71.
Se un cittadino ha speso di più per un viaggio di quello che ha ricevuto dal datore di lavoro, può contare su un indennizzo per tali spese. Per fare questo, deve confermarli con documenti ufficiali. Solo in questo caso le informazioni necessarie sono inserite dal contabile nella contabilità della società.
conclusione
Viaggi di lavoro possono essere richiesti da qualsiasi azienda per vari motivi. Possono essere effettuati in Russia o in altri paesi. I lavoratori in viaggio d'affari possono aspettarsi di ricevere un risarcimento per le loro spese. Per fare ciò, devono salvare i documenti di pagamento a conferma delle spese sostenute.
Dopo un viaggio d'affari, il dipendente dell'azienda prepara un rapporto anticipato. Contiene informazioni su tutte le spese durante il viaggio. Altri documenti ad essa allegati sono studiati dal contabile e dal direttore della società. Sulla base di questo rapporto, i dati necessari vengono inseriti nella contabilità dell'azienda.