Archiviazione di documenti nell'organizzazione. Durata della conservazione dei documenti delle organizzazioni

L'attività vitale di nessuna singola organizzazione, azienda, impresa e persino lo stato è impossibile senza un flusso di lavoro semplificato. I documenti, nonché la necessità del loro movimento, creazione o ricevuta prima del ritorno, della scadenza o dell'attaccamento al caso, sono entrati saldamente nella vita di una persona dal momento in cui sono stati scritti. Conservato dai tempi antichi, confermano la documentazione di varie sfere della vita di individui o affari pubblici.

Storia del lavoro d'ufficio in Russia

I primi documenti che registrarono la vita dell'antico stato russo furono gli annali. Raccontavano degli accordi conclusi tra Russia e Bisanzio, che riflettevano eventi storici. Anche le relazioni diplomatiche sono state annotate in lettere. Inoltre, hanno anche parlato di vari accordi, principalmente tra commercianti. Le lettere, a seconda dello scopo, potrebbero essere giudiziarie e indicative.

Tutti i documenti erano scritti su pergamena, che all'epoca era considerata un materiale molto costoso. Fino alla fine del periodo di frammentazione feudale della Russia, era troppo presto per parlare del concetto di lavoro d'ufficio come sistema.

La storia del lavoro d'ufficio nello stato russo è costituita da periodi: pre-rivoluzionario, sovietico e post-sovietico.

pre-rivoluzionaria

Le scartoffie pre-rivoluzionarie si svilupparono nel XVI - inizi del XX secolo. Questa fase, a sua volta, è divisa in diversi periodi:

1. Il lavoro del clericale dell'ordine iniziò a prendere forma dopo la formazione di uno stato russo centralizzato. È stato condotto in capanne (ordinate, labiali, zemstvo) impiegati. Il sistema stesso si è sviluppato in ordini - istituzioni centrali. Da qui il nome del periodo. Una caratteristica distintiva del lavoro clericale è l'emergere di uno "staff" separato di persone che sono state coinvolte nella preparazione di progetti, inchieste, organizzazione della conservazione dei documenti, copia delle bozze.
2. Flusso di lavoro del college sviluppato dopo la riforma dell'amministrazione centrale. I college hanno iniziato a utilizzare libri di registrazione e archivi organizzati. La conservazione dei documenti nel modo prescritto è stata organizzata per la prima volta proprio durante il periodo di lavoro di ufficio del college.
3. Il dirigente (nel XIX - inizi del XX secolo) fu sviluppato durante la riforma. Il nuovo sistema amministrativo si basa sui principi dell'unità di comando - l'esatta esecuzione degli ordini dei dirigenti, nonché sulla gerarchia - una rigida distribuzione delle responsabilità tra funzionari di vari gradi e posizioni.

Lavoro clericale sovietico

I lavori d'ufficio sovietici iniziarono a prendere forma dall'ottobre 1917 e continuarono fino al 1991. Durante questo periodo, le autorità cercarono di rendere questo sistema il più razionale possibile. Sono stati fatti tentativi per introdurre standard nel lavoro con documenti ufficiali. È stato compilato un elenco di documenti di gestione tipici dell'azienda, che ha fissato il periodo di archiviazione per tale documentazione. Negli anni Settanta fu creato un sistema statale unificato di lavoro d'ufficio, che stabiliva forme e metodi uniformi per lavorare con i documenti.

Il post-sovietica

Il lavoro d'ufficio del periodo post-sovietico si è sviluppato dal 1991 e si sta sviluppando fino ad oggi. Negli anni '90 del XX secolo la Federazione Russa iniziò a migliorare il quadro legislativo e regolamentare stabilendo i requisiti per la documentazione.

Conservazione dei documenti presso l'azienda

Nel processo di attività di aziende, istituzioni, imprese, passa un enorme flusso di documenti, i documenti vengono ricevuti e creati. Quando scompare la necessità di utilizzarli nelle attività quotidiane per risolvere i problemi e le problematiche attuali, è necessario accumulare e conservare le informazioni. Inoltre, è estremamente importante garantire un accesso facile e rapido ai dati necessari in qualsiasi momento, anche dopo alcuni giorni, mesi o anni dopo che la carta è stata messa fuori circolazione. Se gli archivi non sono adeguatamente organizzati e le scadenze non vengono rispettate, potrebbero sorgere ulteriori problemi con la ricerca del documento giusto. Una rapida ricerca e applicazione di documenti per lo scopo previsto è possibile solo con una chiara distribuzione di essi in gruppi, segregazione, ad esempio, negli affari.

Uno speciale libro di consultazione sistematizzante, che determina la procedura di distribuzione dei titoli in casi, è la nomenclatura dei casi.

I concetti di "nomenclatura degli affari" e "affari"

La nomenclatura dei casi è chiamata il classificatore più semplice dei nomi dei casi, che consente di ordinare rapidamente i documenti per una rapida ricerca, se necessario, indicando la durata nel modulo prescritto. Un simile classificatore è di grande importanza nell'organizzazione del buon funzionamento di una società o istituzione comunale.

Un caso è un documento posto sotto una copertina o una sua combinazione che si riferisce a un problema o tipo specifico di attività. In alcuni casi, è vietato duplicare versioni bozze di titoli che si ripetono o hanno perso importanza, con una scadenza standard scaduta.

Nomenclatura degli affari - un documento multiuso che:

• È la base per posizionare documenti in cartelle, cercare i documenti necessari.
• Indica l'indicizzazione di documenti e casi.
• Definisce la durata di conservazione dei documenti.
• È una specie di manuale per la prima fase dell'esame.
• È un documento che tiene conto dell'archiviazione temporanea (fino a dieci anni).
• È la base per la formazione di inventari di documenti che verranno archiviati permanentemente e temporaneamente.
• È un luogo di deposito di atti per la distruzione degli affari di un'impresa con periodi di deposito scaduti (distruzione della carta).

Tipi di articoli nelle imprese

Esistono tre tipi di nomenclatura. Una nomenclatura standard è un documento normativo che stabilisce la composizione dei casi istituiti nel lavoro clericale di organizzazioni dello stesso tipo.

La nomenclatura approssimativa ha carattere consultivo e stabilisce una serie di casi (con un'indicazione dei loro indici) avviati durante il funzionamento delle organizzazioni alle quali si applica la nomenclatura.

Una nomenclatura separata degli affari di una particolare impresa è formata dal personale di supporto documentale e gestione documentale dell'organizzazione. Il processo coinvolge i responsabili delle divisioni strutturali, in quanto hanno un'idea dello sviluppo pianificato dell'impresa, che consente di fornire in modo efficace i tipi di titoli che potrebbero apparire nell'organizzazione nel prossimo futuro.

Regole di base per l'archiviazione della documentazione

Un numero enorme di articoli, vari in termini di valore e significato rappresentati, si formano nel processo di qualsiasi impresa. I tipi di titoli per i quali deve essere organizzata la conservazione dei documenti nell'organizzazione, la procedura e i periodi di conservazione si riflettono in vari atti giuridici regolatori, che possono riguardare sia la legislazione aziendale di una singola organizzazione, sia la legislazione sull'archiviazione, sia le leggi contabili. Le leggi in materia di contabilità e archiviazione sono ugualmente valide con le norme emanate dal consiglio costituente o dalla direzione di una particolare organizzazione.

L'atto legislativo di base in questo settore è la legge "Affari archivistici nella Federazione Russa", entrata in vigore alla data di pubblicazione - 25 ottobre 2004.È questo atto legislativo che regola vari tipi di relazioni nel campo della gestione degli archivi nell'interesse della popolazione civile del paese, della società e del governo, nonché le relazioni nell'organizzazione della conservazione dei documenti, indipendentemente dalla forma di proprietà delle imprese.

Basato su h. 1 articolo. 17 della legge n. 125-ФЗ, gli imprenditori, le organizzazioni private e statali sono tenuti a conservare i documenti archivistici durante i periodi di conservazione, incluso il documento sul personale. A seconda dello status dell'impresa commerciale, vengono stabilite la procedura per adempiere all'obbligo di deposito titoli e il periodo di conservazione dei documenti nell'organizzazione. Le istituzioni commerciali hanno il diritto di interrompere la conservazione dei documenti allo scadere del tempo.

Documenti contabili

L'articolo 17 della legge n. 129-ФЗ stabilisce i periodi generali di conservazione di documenti, documenti contabili e relazioni contabili. Secondo la legge, l'impresa è tenuta a garantire la conservazione dei documenti contabili per almeno cinque anni civili dal primo gennaio dell'anno successivo a quello a cui è datato il documento.

Per determinare i termini per tipi specifici di documenti, è necessario fare riferimento a tale atto come un elenco standard di periodi di conservazione dei documenti approvati dall'Archivio federale il 6 ottobre 2000. Ciò che è importante, le date indicate nell'elenco non iniziano dalla data della versione finale del documento o dalla pubblicazione ufficiale del documento, ma dal primo gennaio dell'anno solare successivo. Tuttavia, se il responsabile dell'azienda ha emesso un ordine tenendo conto delle specificità dell'attività, la durata di conservazione dei documenti può essere aumentata rispetto al periodo che stabilisce l'elenco.

Dichiarazioni fiscali e altri documenti di calcolo fiscale

Il periodo di tempo durante il quale un'impresa o un'istituzione municipale è tenuta a conservare la dichiarazione delle detrazioni fiscali è stabilito al paragrafo 170 dell'elenco sopra riportato. Quindi, il periodo di conservazione dei documenti nell'organizzazione, quando si tratta di dichiarazioni dei redditi per l'ultimo anno civile, è di almeno un decennio, i trimestri vengono archiviati per almeno cinque anni di calendario successivi, i periodi mensili devono essere conservati per almeno un anno di calendario - queste informazioni sono indicate dall'elenco dei periodi di conservazione dei documenti. In assenza di comunicazione per l'anno civile, altri tipi di dichiarazioni devono essere conservati per almeno dieci anni. Pertanto, altri tipi di segnalazione dovrebbero essere protetti per almeno cinque anni civili. I report per un mese di calendario in assenza di report trimestrali vengono archiviati secondo gli stessi principi.

I documenti per i quali vengono calcolate le tasse e le commissioni non sono definiti dalla legge. Tuttavia, l'ottavo comma dell'ottavo paragrafo del primo articolo 23 del codice fiscale della Federazione Russa indica che i contribuenti devono conservare i documenti per quattro anni: contabilità e registri fiscali, qualsiasi altro documento comprovante il profitto, la spesa, il pagamento e la ritenuta d'acconto delle imposte e altre tasse. Lo stesso imposta l'elenco di documenti che indicano il periodo di archiviazione. È pubblicato sui siti web ufficiali del governo della Federazione Russa e Rosarchive.

Durata della conservazione della documentazione presso l'azienda

La durata di conservazione dei documenti è il periodo di tempo definito dalla legislazione della Federazione Russa e i valori selezionati dall'esame, durante i quali devono essere conservati fino alla loro distruzione.

Come risultato delle attività di imprese e istituzioni, vengono creati documenti con diversi significati. Un elenco standard di archiviazione dei documenti consente la distruzione dei documenti che hanno già completato l'attività. Ma ci sono quelli che non perdono la loro importanza per un certo numero di anni. E il terzo tipo, contiene informazioni scientificamente o praticamente significative. Questo tipo ha una durata di conservazione costante.

Pertanto, i periodi di archiviazione tipici per i documenti possono essere:

• temporaneo fino a dieci anni;
• temporaneo oltre dieci anni;
• costante.

Nelle divisioni che sono impegnate in lavori di riferimento, i casi rimangono per due anni, indipendentemente dallo stato dell'attività: deposito permanente e temporaneo (oltre dieci anni). Nell'archivio dell'organizzazione si arrendono dopo questo periodo.

Indipendentemente dalla forma in cui viene prodotta la documentazione (cartacea o elettronica), i periodi di conservazione dei documenti non cambiano. Il valore determinante della durata del loro utilizzo dipende dalle informazioni in essi contenute. Questo problema è l'esame del valore.

Un esame del valore dei documenti è la determinazione dell'importanza da cui dipende la determinazione del periodo del loro risparmio. Viene effettuato un esame per determinare quali documenti specifici possono fornire meglio allo stato, alla società, alla scienza e agli individui i dati necessari. Per i documenti che sono stati selezionati per l'archiviazione temporanea, è necessario determinare per quanto tempo in futuro potrebbero essere necessari. Un compito importante dell'esame dei titoli è anche considerato per determinare il periodo di conservazione della documentazione.

Pertanto, sono emersi i seguenti compiti dell'esame del valore:

• Trasferimento per l'archiviazione permanente negli archivi di stato della Federazione Russa di documentazione che è importante per la politica, l'economia, l'economia, la scienza, la cultura del paese, selezione preliminare per questo.
• I documenti che conservano un valore pratico, ma non rappresentano un valore scientifico e storico, sono selezionati per la conservazione temporanea.
• Quelli che hanno perso il loro valore e non hanno alcun valore scientifico sono selezionati per la distruzione.
• Istituzione di periodi di conservazione dei documenti, cambiandoli.

Durante l'esame viene anche verificata la qualità dell'organizzazione della nomenclatura di file, archivi e la determinazione della durata di conservazione dei documenti.

Modi di organizzazione del deposito di titoli presso l'impresa

Con l'avvento della tecnologia elettronica, non è necessario utilizzare l'intero edificio per gli archivi; saranno sufficienti diverse sale se si tratta di una grande organizzazione con una storia decennale. Ma in ogni caso, è necessario organizzare la conservazione dei documenti nell'organizzazione.

Esistono diverse opzioni su come organizzare un archivio elettronico:

1. Locale: un modo economico di archiviazione, che consiste nel raccogliere documenti in una cartella su un computer o, se la società ha una rete locale, creare una cartella di rete speciale e impostarne i diritti di accesso. Gli svantaggi di questo metodo di archiviazione sono la mancanza di garanzie di sicurezza, la necessità di controllare in modo indipendente i tempi di archiviazione, fornire strumenti di visualizzazione (stiamo parlando di programmi per la visualizzazione di documenti, immagini, video, disegni e altri documenti) e la verifica delle firme elettroniche.
2. Archivio elettronico speciale - sistemi specializzati di gestione elettronica dei documenti o archivi elettronici. Tali sistemi di archiviazione non ripetono i suddetti svantaggi dell'archivio locale. Cioè, l'EDMS fornisce la visualizzazione, controlla i tempi di conservazione dei titoli, consente di ottenere informazioni sulla firma elettronica. Meno: il servizio è a pagamento.
3. Nel cloud: un modo promettente per archiviare documenti, possono essere archiviati direttamente nel servizio online e non occupare spazio sui computer dell'organizzazione. I dipendenti hanno sempre la possibilità di rivolgersi alla documentazione necessaria, il servizio fornirà la visualizzazione con gli strumenti appropriati e fornirà i dati su un certificato di sicurezza - ci sarebbe solo l'accesso alla rete.

La legislazione non disciplina quale metodo di archiviazione debba essere utilizzato: l'elenco dei documenti con le date indica solo il periodo regolamentare. È importante solo rispettare le regole per il trasferimento di documenti, la forma corretta di esecuzione e un certificato per la firma.