Esistono diversi motivi per cui viene applicato il pagamento del salario medio. Un viaggio d'affari si riferisce proprio a questo. I viaggi legati al lavoro non sono rari. Naturalmente, la protezione dei diritti di un dipendente che svolge questo tipo di lavoro è regolata dalla legge. E 'stata stabilita la procedura per il calcolo delle spese di viaggio e giornaliere. Il datore di lavoro non ha il diritto di violarlo.
Che cos'è un viaggio d'affari?
Un viaggio d'affari significa il viaggio di un dipendente per un certo periodo di tempo al di fuori del luogo del suo lavoro principale. Tutto questo per svolgere qualsiasi lavoro sul campo. Un esempio è un viaggio di lavoro in un'altra città per convincere un nuovo acquirente o condurre un'ispezione di un punto vendita. Inoltre, un viaggio in un altro paese, ad esempio, per scambiare esperienze tra dipendenti, può essere considerato un viaggio d'affari.
Tuttavia, vale la pena ricordare che se il lavoro era originariamente associato al viaggio, i viaggi in altri luoghi non possono essere considerati un viaggio d'affari. Di conseguenza, qui non è necessario il calcolo delle spese di viaggio. Vale anche la pena notare che la direzione del dipendente, adottata con l'esecuzione del contratto civile, non sarà considerata un viaggio d'affari.
Viaggi d'affari: leggi che li governano
Il datore di lavoro e il dipendente associati ai viaggi di lavoro devono sapere che i concetti di base e le regole di calcolo sono regolati dal Codice del lavoro della Federazione Russa. Questi includono:
- Articolo 166. Qui viene introdotto il concetto di viaggio d'affari ufficiale.
- Articolo 167. Questa clausola stipula le garanzie del dipendente inviato in viaggio d'affari.
- Articolo 153. Questo articolo regola il pagamento per lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi.
Naturalmente, ci sono altri articoli che influenzano direttamente o indirettamente molte questioni relative ai viaggi. In particolare, rispondono alla domanda: "Come vengono accumulate le indennità di viaggio e quali sono le caratteristiche del loro pagamento?", Tuttavia, i precedenti sono tradizionalmente indicati come i principali.
Chi non dovrebbe essere inviato in viaggio d'affari
Prima di comprendere come vengono calcolate le indennità di viaggio, è necessario comprendere quali dipendenti non possono essere inviati in viaggio senza il loro consenso e chi non deve essere inviato anche con l'accordo scritto del dipendente.
Le donne in gravidanza e le persone di età inferiore ai diciotto anni non possono essere inviate in viaggio d'affari. Esistono anche regole per le seguenti categorie di lavoratori:
- Donne con bambini di età inferiore a tre anni.
- Genitori single che allevano un figlio o bambini che non hanno raggiunto l'età di cinque anni.
- Dipendenti dipendenti da bambini con disabilità.
- Lavoratori con un certificato medico che si prendono cura di un membro della famiglia.
Le suddette categorie di dipendenti possono essere inviate in viaggio di lavoro solo con il consenso scritto e dopo una visita medica completa.
Documenti richiesti per l'elaborazione di un viaggio d'affari
Per inviare legalmente un dipendente in viaggio d'affari, è necessario redigere correttamente i documenti. Questi includono un ordine da inviare in viaggio d'affari, un incarico di lavoro e documenti che confermano effettivamente la permanenza del dipendente in viaggio d'affari.
Vale la pena notare che non è necessario eseguire un incarico dal 2015, ciò è consentito dalla legge. Tuttavia, nella sua procedura interna per l'elaborazione della documentazione, il datore di lavoro può aderire alle vecchie regole. Tale mantenimento è appropriato per le grandi organizzazioni.Ad esempio, questo tipo di documento può essere compilato dal capo dell'unità strutturale indicando la necessità di un viaggio d'affari. In futuro, questa documentazione verrà esaminata da un management superiore.
L'ordine da inviare in viaggio d'affari è parte integrante del flusso di documenti quando si verifica un viaggio d'affari. La documentazione deve indicare i dettagli dell'organizzazione, i dati dei dipendenti, gli obiettivi e le date del viaggio. Un ordine viene compilato in un modulo unificato n. T-9. Nel caso di un incarico di lavoro, questo fatto è indicato anche nell'ordine.
I documenti che confermano la durata di un viaggio d'affari sono considerati principalmente documenti di viaggio, come i biglietti del treno. Se il dipendente si sposta con un trasporto personale, viene redatto un memo.
Cosa fare se è necessario prolungare il viaggio?
Ci sono situazioni in cui è necessario aumentare la durata del viaggio d'affari di un dipendente. In questo caso, è necessario elaborare un pacchetto aggiuntivo di documenti. Questi includono:
- Ordine di prolungare il viaggio. Questo documento è compilato in qualsiasi forma. Il motivo dell'estensione del viaggio e la nuova data di fine devono essere indicati qui.
- Autorizzazione scritta per estendere il viaggio dalle persone sopra indicate.
- Avviso di estensione del dipendente. Questo può essere fatto inviando un fax con un ordine.
- Calcolo del viaggio e del giorno per un periodo aggiuntivo e il trasferimento di fondi.
Pagamenti dovuti a un dipendente in viaggio d'affari
Un dipendente che è stato inviato in viaggio d'affari ha diritto a diversi tipi di pagamenti. Questi includono:
- Al giorno
- Paga direttamente le spese di viaggio per ogni giorno attribuibile al lavoro alla partenza.
- Rimborso delle spese sostenute da un dipendente in occasione di un viaggio d'affari, ad esempio importi per biglietti o alloggi in affitto.
I primi passi della contabilità: al giorno, viaggio e anticipo
Dopo che l'ordine di direzione è pronto, il dipendente deve ricevere un pagamento anticipato. Comprende al giorno per l'intero periodo del viaggio, nonché l'importo stimato delle spese. Vale la pena notare che l'emissione può essere effettuata sia in contanti che trasferendo sulla carta del dipendente.
Come vengono calcolate le indennità di viaggio? Sono pagati alla fine del mese insieme al resto dello stipendio. Ciò è dovuto al fatto che il calcolo di questo tipo di pagamento viene effettuato dopo la chiusura del mese, indipendentemente da quando il dipendente ha segnalato.
Dopo che il dipendente è tornato, il contabile esegue un ricalcolo. I risultati sono riassunti, si scopre quali importi sono stati spesi. In conclusione, al dipendente viene pagato un extra per l'importo mancante o trattenuto in modo eccessivo.
Pagamento di viaggi d'affari. Formula di base
Come vengono calcolate le indennità di viaggio? Prima di addebitare fondi al dipendente, è necessario calcolarli. Va ricordato che il pagamento viene effettuato su guadagni medi. Il viaggio è pagato dagli importi calcolati secondo la formula. Per il calcolo, vengono presi i seguenti indicatori:
- Pagamenti presi in considerazione per il calcolo delle entrate medie. Un elenco completo è disponibile nel regolamento sulle caratteristiche del calcolo delle entrate medie. Nella maggior parte dei casi, si tratta di uno stipendio, indennità personali, meno bonus una tantum e assistenza materiale.
- Il numero di giorni del periodo di fatturazione.
- Il numero di giorni di viaggio d'affari.
Per calcolare le spese di viaggio, vengono presi i pagamenti descritti nel primo paragrafo, divisi per il numero di giorni del periodo di regolamento. Questo indicatore indica quanto il dipendente riceve per un giorno di viaggio d'affari. Quindi questo indicatore viene moltiplicato per il numero totale di giorni lavorativi alla partenza.
Numero di giorni: un fattore importante!
Va notato che il primo giorno di un viaggio d'affari è il giorno in cui i biglietti vengono spediti. Cioè, se l'aereo decolla il ventesimo giorno alle dieci di sera, allora questo giorno viene calcolato per intero.
Le regole per l'accumulo delle indennità di viaggio implicano anche che se è necessario del tempo per recarsi nel luogo di partenza, anche questo deve essere pagato per intero.
Un esempio è una situazione in cui un dipendente deve volare fuori da un aeroporto fuori città. Per prendere un aereo, un dipendente deve partire alle 23 ore e 30 minuti. In questo caso, anche questo giorno dovrebbe essere pagato per intero, nonostante il fatto che la partenza dell'aeromobile sia prevista solo il giorno successivo.
Pagamento di viaggi d'affari. ferie
Va notato che il pagamento di un piano come diem, indennità di viaggio durante le vacanze, richiede un chiarimento speciale. Quindi, ogni giorno viene pagato per ogni giorno che una persona trascorre in viaggio d'affari. Questo include festività e fine settimana. Nonostante il fatto che al giorno d'oggi il dipendente non lavorasse.
Il pagamento di viaggi d'affari nei fine settimana non può essere effettuato. Se il dipendente ha lavorato il giorno libero, il pagamento viene effettuato nello stesso modo del lavoro durante le vacanze e nei fine settimana al di fuori di un viaggio d'affari. Cioè, in questi giorni il dipendente ha il diritto di raddoppiare il pagamento o il tempo libero extra, ma con un unico pagamento del giorno.
Esempio di calcolo del viaggio
Per capire la situazione, è meglio usare esempi. L'accumulo delle indennità di viaggio può essere spiegato in una situazione tipica.
Un dipendente dell'impresa è stato inviato a Kostroma in viaggio d'affari dal 1 ° aprile 2017 al 12 aprile 2017. Allo stesso tempo, durante questo periodo c'erano otto giorni lavorativi, poiché la società aveva una settimana lavorativa di cinque giorni e il dipendente stava riposando nei fine settimana.
Durante il periodo di fatturazione, il dipendente ha lavorato per 230 giorni, guadagnando 360.000 rubli.
Con questo calcolo, il pagamento giornaliero per il viaggio d'affari di D. Sergeyev sarà di 1.565 rubli 22 copechi. Cioè, in otto giorni, il dipendente riceverà 12.521 rubli 76 copechi di viaggiatori d'affari.
Accantonamento del viaggio: pubblicazioni
Il pagamento e l'accantonamento delle indennità di viaggio possono riflettersi nelle seguenti transazioni:
- Debito 26 (20, 23, 25) - Credito 71. Questa voce riflette l'adozione delle spese di viaggio alla data di presentazione della relazione anticipata.
- Debito 71 - Credito 50 (51) - descrive il processo di pagamento in contanti del rapporto anticipato al dipendente.
- Addebito 26 (20, 23, 25) - Credito 70. Impiegato per viaggi d'affari accumulato.
Che cos'è un giorno per giorno? Caratteristiche accumulate
Ogni giorno è l'importo che è destinato a rimborsare il dipendente per le spese associate alla vita in un'altra località. Il loro pagamento è regolato dalla legge. Il pagamento viene effettuato per ogni giorno in viaggio d'affari, compresi i giorni in arrivo.
L'importo del giorno è determinato da ciascun datore di lavoro in modo indipendente. Per le imprese le cui attività sono svolte al di fuori della Federazione Russa, è consigliabile includere nei documenti dell'azienda e informazioni sull'importo del giorno per i viaggi all'estero.
Vale la pena notare che la tariffa giornaliera prescritta per i viaggi all'estero viene addebitata il giorno in cui il dipendente lascia la Federazione Russa e il giorno in cui rientra. Cioè, quando si arriva nel paese alle nove del mattino, l'intera giornata verrà comunque pagata per l'importo dell'indennità giornaliera di soggiorno per un viaggio all'estero.
Per giorno per gita giornaliera
Una situazione interessante si presenta se un dipendente deve andare in viaggio d'affari della durata di un giorno. In questo caso, esiste una peculiarità del pagamento giornaliero. Ad esempio, un viaggio all'estero viene pagato per un importo pari al cinquanta percento dell'intero importo dell'indennità giornaliera.
Allo stesso tempo, un viaggio d'affari all'interno del paese è meno redditizio. Di giorno per questo giorno non sono addebitati. Tuttavia, vale la pena ricordare che questo è rilevante solo quando il giorno di partenza e di arrivo coincidono. Se la partenza era alle undici di sera del giorno precedente, il viaggio è considerato di due giorni.