Un viaggio di lavoro è una parola spaventosa per alcuni, ma per altri è una vera celebrazione della vita. Il termine implica l'esecuzione di funzioni lavorative al di fuori del solito luogo. Un datore di lavoro che intende inviare un dipendente in viaggio di lavoro dovrebbe tener conto del fatto che ciò può essere fatto solo in relazione a una persona ufficialmente registrata. Un prerequisito è la conclusione di un contratto di lavoro. L'accordo dovrebbe stabilire che sono possibili viaggi di lavoro. Ma se il lavoro è ufficialmente di natura itinerante, allora ogni singolo viaggio non può essere definito un viaggio d'affari. Imposta le norme delle spese di viaggio del Ministero delle finanze.
Viaggio di lavoro: chi e come?
Durante un viaggio di lavoro, puoi anche inviare un dipendente che lavora in remoto, uno il cui posto di lavoro è a casa. La cosa principale è che la persona fa parte dello staff dell'organizzazione, il che gli conferisce esattamente gli stessi diritti di coloro che lavorano nel territorio del datore di lavoro. Il tasso di rimborso delle spese di viaggio per un lavoro part-time è il suo stipendio medio nella compagnia da cui la persona è andata in viaggio.
In alcuni casi, una persona fa un viaggio d'affari per due lavori contemporaneamente: i lavori principali e part-time. In questa situazione, i datori di lavoro devono concordare il pagamento dell'indennità di viaggio. Il tasso di spesa presuppone la contabilizzazione di entrambi i lavori contemporaneamente, ovvero una società si assume il pagamento di alcuni dei costi, mentre l'altra ha l'obbligo di pagare il saldo.
Standard: questo è importante
Le spese di viaggio in Russia sono regolate dal Codice del lavoro. Gli articoli 167 e 168 sono dedicati a questo. Sia le organizzazioni statali che le società private sono ugualmente tenute a rispettare il TC. I requisiti di legge si applicano a tutte le forme di imprenditoria, proprietà. La contabilità dovrebbe calcolare e controllare il tasso delle spese di viaggio giornaliere, tenendo conto delle regole generalmente accettate.
I costi hanno diversi articoli. Ciò include le indennità giornaliere, le spese di trasporto e di alloggio.
Spese giornaliere
Le spese di viaggio all'interno delle norme presuppongono l'assegnazione per ogni giorno non più di 700 rubli. Nessuna imposta viene addebitata su questo importo. Posso ottenere più soldi dall'azienda? È possibile stabilire spese di viaggio superiori alla norma con un atto normativo locale in vigore all'interno dell'organizzazione. Ciò fornirà l'accesso a grandi importi, ma la contabilità sarà costretta ad addebitare e riscuotere imposte su importi superiori a 700 rubli.
Un elemento di spesa altrettanto importante è il costo del trasporto. Comprendono la contabilizzazione del costo dei biglietti per tutte le modalità di trasporto utilizzate durante il viaggio di lavoro del dipendente. Tengono conto sia della strada che porta al luogo di lavoro che del ritorno. Per questa categoria non sono previste spese di viaggio, né restrizioni sul tipo di trasporto utilizzato. È richiesto un biglietto. Sulla base di ciò, il denaro viene accumulato.
Caratteristiche importanti
In alcuni casi, è necessario andare in viaggio d'affari dall'aeroporto, dal porto o dalla stazione situati a distanza dal luogo di lavoro. In tal caso, il costo del viaggio fino a questo punto è incluso anche nelle spese di viaggio.
Il contratto collettivo concluso presso l'impresa (se presente) può contenere regole per il rimborso di altri costi di trasporto. Ad esempio, se un dipendente non utilizza i mezzi pubblici, ma utilizza un'auto privata - taxi, noleggio auto, è possibile recuperare i soldi spesi per questo secondo una lettera emessa nel 2011 al Ministero delle finanze.
Viviamo a spese dell'azienda: è possibile?
Secondo la legge, le norme sulle spese di viaggio all'estero e all'interno della Russia tengono conto del risarcimento delle spese di soggiorno. Gli importi dipendono dalla categoria di alloggi. Sono possibili vari metodi di pagamento. È consentita la prenotazione, che viene presa in considerazione nel calcolo della base imponibile.
I servizi aggiuntivi non influiscono sulla base per il calcolo delle imposte se sono stati richiesti dal dipendente che è andato in viaggio d'affari. Ad esempio, un dipendente può ordinare abiti speciali, andare in palestra e sauna, ma la società non dovrebbe pagare per questo. Quando si affitta una casa per un dipendente, il tasso delle spese di viaggio è l'importo del contratto di locazione. I costi sono registrati nella categoria "altro".
Segnalazione e viaggio d'affari
Quando vengono stabilite le norme sulle spese di viaggio, quando una persona viene inviata in viaggio di lavoro, la società stanzia determinati fondi. La società è obbligata a fornire denaro al dipendente e ciò che farà esattamente con loro è la sua attività personale. Cioè, i soldi che l'organizzazione invia in viaggio d'affari, è possibile risparmiare e utilizzare a proprio vantaggio. Ogni giorno viene calcolato in base al numero di giorni trascorsi durante il viaggio. Includono denaro destinato all'affitto di un posto per dormire, inclusi giorni di riposo.
Di norma, non è necessario fare affidamento su diem, è necessario completare un'attività di lavoro nella città in cui risiede il dipendente dell'azienda. Tuttavia, le norme relative alle spese di viaggio non includono i soldi spesi dal dipendente che è stato inviato in viaggio verso la colonia più vicina, poiché si ritiene che, per impostazione predefinita, possa tornare a casa. In un'organizzazione privata, il capo ha il diritto di determinare le norme delle spese di viaggio emettendo un ordine interno. Stabilisce su cosa possono contare i lavoratori, i principali specialisti e le altre unità di personale. È possibile raggruppare alcuni individui secondo alcune caratteristiche.
Denaro: paga i lavoratori?
Se sono state stabilite le norme per le spese di viaggio, significa che prima o poi, i dipendenti che vengono inviati in viaggio d'affari dovranno pagare. I costi sostenuti dai dipendenti nello svolgimento delle attività di produzione in luoghi diversi vengono rimborsati quando forniscono documenti di rendicontazione. I documenti devono confermare tutte le spese per le quali una persona dichiara di essere rimborsata.
Se un determinato dipendente non è in grado di fornire in tempo i documenti per rimborsarlo per i soldi spesi, in assenza di contratti, assegni, è possibile contare su un rimborso solo in base agli standard della seconda parte dell'articolo 168 del Codice del lavoro, nonché alla lettera del Ministero delle finanze di cui sopra. La tariffa di base per il calcolo è di 700 rubli per un viaggio di una notte. È anche possibile che il dipendente incorra in spese superiori agli standard adottati dalla società. Secondo loro, un rimborso è consentito solo se è regolato dalle normative locali all'interno dell'organizzazione. Una regolamentazione aggiuntiva è possibile anche attraverso accordi collettivi di contrattazione.
Come pagare? Caratteristiche del calcolo
Quando si tratta di restituire a un dipendente dell'organizzazione i fondi da lui spesi in viaggio d'affari, è necessario considerare diversi metodi di pagamento. Ad esempio, un dipendente potrebbe pagare in contanti o con una carta bancaria. Per il pagamento in contanti, dovrai presentare all'ufficio contabile del luogo di lavoro un assegno dall'hotel o un accordo concluso al momento del check-in, nonché un atto in una forma speciale. Se il pagamento è stato effettuato con carta all'arrivo sul posto di lavoro, gli assegni fiscali e alberghieri sono inviati al reparto contabilità.
È importante monitorare la coincidenza delle date. Tutti i documenti che confermano il pagamento durante il viaggio devono avere numeri corrispondenti alle date del viaggio. Tutti i movimenti, l'arrivo, la partenza da un luogo sono registrati nell'ordine durante l'invio in viaggio d'affari. I controlli devono essere coerenti con questo documento interno. Senza tasse, il rimborso della contabilità durante un viaggio d'affari viene restituito per le comunicazioni e il bagaglio speso.Se è stato effettuato un volo, il costo del servizio aeroportuale dovrà essere restituito al dipendente, nonché il costo del trasporto fino al luogo di partenza durante un viaggio d'affari.
Più o meno?
La legge afferma che una persona che invia un viaggio d'affari può contare su almeno 700 rubli per ogni giorno trascorso fuori casa. Più soldi possono ottenere chi lavora in un'azienda generosa. Se il capo ha firmato un ordine per stabilire un altro importo che superi questo limite minimo - eccellente, sarai in grado di ottenere un rimborso più piacevole.
Il valore di diem influenza le imposte sul reddito delle persone fisiche. Inoltre, i documenti locali interni possono regolare i costi di trasporto: è possibile inserirne di nuovi. Di norma, cercano di organizzare tutto ciò in modo da ridurre al minimo l'importo con cui devono essere trattenute le tasse. Allo stesso tempo, la società deve tenere correttamente i registri contabili, altrimenti un semplice viaggio d'affari durante un controllo fiscale può essere un grosso problema.
Quadro temporale e finanziario: obbligatorio
Quando un dipendente ritorna da un viaggio d'affari, deve scrivere un rapporto sul viaggio perfetto entro tre giorni lavorativi. Sulla base di questo documento, la contabilità calcolerà la quantità di denaro che deve ancora essere pagata. Di norma, anche prima di un viaggio d'affari, danno in anticipo un piccolo importo e al calcolo finale viene detratto questo valore. La contabilità calcola e trasferisce le imposte sul reddito e paga anche le assicurazioni sociali.
Quando un dipendente arriva da un viaggio di lavoro, approva un foglio che indica quante ore sono state lavorate. Tutti i giorni trascorsi alla partenza sono indicati come "K" o "06". Non è richiesto un orologio. Una situazione è possibile quando il viaggio ha catturato un giorno libero, cioè il dipendente non è stato in grado di trascorrere il tempo prescritto dalla legge a sua discrezione. In tal caso, il giorno viene contrassegnato con il codice "03" o con i simboli del PB. Il pagamento viene effettuato tenendo conto dei requisiti dell'articolo 153 del TC - il doppio rispetto a una semplice giornata lavorativa. Tuttavia, puoi pagare come un semplice giorno lavorativo, ma poi devi dare al dipendente un giorno di riposo aggiuntivo.
Viaggio di lavoro: giorni liberi, malattie e altri problemi
Succede che nel suo giorno libero la persona inviata in viaggio d'affari fosse in viaggio, viaggiando verso un luogo o tornando da lì. In questi giorni sono legalmente classificati dai lavoratori, etichettati, come indicato sopra, "03" o "RV". Il datore di lavoro deve prima discutere con il dipendente le caratteristiche della sua uscita nel fine settimana. In alcuni casi, un rappresentante della direzione aziendale potrebbe ritenere superfluo partire nei giorni in cui un dipendente deve avere un giorno libero legale, ovvero rifiuterà di pagare per quanto previsto dal viaggiatore.
Dovrebbe essere chiaro che durante un viaggio d'affari, un dipendente può essere ferito o ammalato. In ognuno di questi casi, la situazione si sviluppa secondo le attuali norme del Codice del lavoro. Il dipendente conserva tutti i diritti e i privilegi che gli sono dovuti.
Standard e restrizioni
È importante garantire che siano concordati gli standard specificati negli atti locali e le spese effettive del dipendente. È anche importante regolamentare con documenti interni quanto possono essere grandi le spese di alloggio. Le spese di viaggio non sono solo le spese di trasporto direttamente. Questo capitolo comprende anche le spese relative all'assicurazione di viaggio e al costo dei documenti di viaggio. In alcuni casi, devi pagare tariffe speciali (ad esempio, all'aeroporto), pagamenti. Tutti sono anche registrati nella categoria di trasporto.
Viaggio d'affari all'estero: cosa e come?
Se un dipendente deve essere inviato all'estero, il viaggio per lui deve essere calcolato secondo uno schema speciale, un po 'diverso dai viaggi di lavoro nel suo paese natale. Il limite preso in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche è di 2500 rubli.L'importo viene emesso nella valuta del paese in cui il dipendente viene inviato durante un viaggio di lavoro. L'anticipo viene inoltre addebitato nella valuta in uso nel Paese di destinazione. Viene calcolato un pagamento anticipato, tenendo conto di quanti giorni dovrebbe rimanere in viaggio d'affari. Se parte del viaggio attraversa il territorio russo, il pagamento anticipato viene addebitato in rubli durante questo periodo, ma per tutti i giorni dal momento del passaggio del confine è necessario pagare con la valuta utilizzata lì. Il regime funziona nella direzione opposta: il pagamento per un viaggio d'affari in rubli viene effettuato per tutti i giorni dal momento del passaggio del confine verso la casa e fino al momento dell'arrivo a casa.
Un viaggio del genere è possibile quando una persona all'estero trascorre solo un giorno. In questo caso, le spese di viaggio sono addebitate a metà in valuta estera. Se il paese di destinazione è uno dei paesi della CSI, non è nemmeno necessario inserire una nota che confermi il fatto di attraversare il confine.
Viaggio di lavoro: mal di testa contabile
Il viaggio viene calcolato tenendo conto degli standard del sistema fiscale semplificato. Qualche tempo fa, i compiti ufficiali sono stati annullati a livello statale e anche i certificati di viaggio erano un ricordo del passato. Tuttavia, ciò non ha annullato gli stessi viaggi di lavoro, ma ha semplificato il loro supporto documentale. Il fatto che la tassazione delle spese relative ai viaggi di lavoro non sia prevista se le norme sono rispettate è indicato nell'articolo 217, terzo comma, del codice fiscale.
Se il viaggio è stato organizzato utilizzando la macchina personale del dipendente, ciò non significa che fosse a sue spese. Basta creare un promemoria che indichi le date esatte, il chilometraggio, la direzione, il numero dell'ordine sulla direzione del viaggio. Questo è sufficiente per maturare la contabilità. È importante considerare che la compagnia è tenuta a rimborsare tutte le spese di viaggio e alloggio, ed essere guidata da questa regola.