קשה לדמיין עסק ללא פגישות או פגישות ניהול אחרות עם עובדים. במהלך פגישות כאלה נוצר קשר בצוות, מועבר מידע חשוב ומושמעים הצעות. פגישות לא תמיד מעניינות או חשובות, על אחת כמה וכמה הנתפסים על ידי כל העובדים. כדי לא לבזבז זמן על כינוס עובדים ריק, עליכם לדעת את רזי הישיבות העסקיות המוצלחות.
סדר יום ברור
פגישה עסקית אינה פגישה חשאית, אלא אירוע מתוכנן, שיש להסכים מראש עם כל המשתתפים. האחראי על סדר היום הוא המנהיג או האדם האוסף את חברי הישיבה. זה כולל את הנתונים הבאים:
- תאריך ושעה של הפגישה.
- נושא השיחה.
- רשימת הדוברים. אם המנהיג או המארגן הזמין מישהו לנאום, יש להזהיר את הנואם מראש. זה ישחרר מבוכה ומבוכה ויאפשר לדובר להיערך טוב יותר כדי לא לבזבז את זמנם של מאזינים אחרים במידע מיותר או בניסיונות לזכור את הנתונים הדרושים.
טיפ: כל מי שמדבר למעט המארגן צריך לדעת את זמנו בערך. זה יאפשר להם לא לעזוב את הישיבה בזמן הלא נכון ולא להחמיץ בציפייה. הרושם הכללי של הפגישה, במהלכה כולם יודעים את מקומם, יהיה חיובי עבור מרבית המשתתפים.
אין מאזינים נוספים
אם אין רצון לראות פנים פיהוקים ומשועממים של הקהל, אסור להזמין את מי שלא צריך להיות בפגישה. כמובן, יתכן כי יתברר שהפגישה באמת מעניינת רק 5 אנשים מתוך 100. אבל במקרה זה, עדיין אין צורך להזמין 50 אנשים כתוספות, מה שרק יעצבן את הדוברים וייחל נפשית שכל זה יסתיים בקרוב.
טיפ: תמיד תוכלו להזמין "ראשים בוערים". אלה הם המעוניינים בפרויקט, ברעיון ואינם נרתעים מהשתתפות בפגישה או הצגת פעילות אחרת. עובדים כאלה יספרו בשמחה לכל הצוות מה נדון בפגישה ואיך התנהלה הפגישה.
הזדמנות לדבר
כלל זה של הרכבה טובה נובע מהקודם. למי שמעוניין באמת בפגישה לא יהיה אכפת להביע את דעתו בנושא או להציע הצעה.
אולם דיון קולקטיבי, אם יש בפגישה יותר מ -15 איש, יכול להימשך למשך שעה וחצי יותר. כדי לא להעליב אף אחד, עליכם לתת את הרצפה למנהיגי הקבוצות או לבקש מכולם לצבור אינטרסים בכדי לאפשר למספר דוברים להודיע על דעתם.
הגבלת מונולוג
על מארגני הפגישות ומנהיגי הצוות לא לשעמם את הנוכחים בזמן שהם מבלים שעות בביטוי מחשבותיהם, תקוותיהם והעדפותיהם. יש להגביל את הזמן של כל משתתף.
אם יש צורך להחליט מה עדיף: להפוך את המצגת לקצרה או ממושכת, עליך לבחור באפשרות הראשונה. אם תרצו להקשיב לפרטים, התלמידים עצמם ישאלו שאלות או יבקשו מידע אחר.
אבל אין דבר גרוע יותר כאשר עולה השאלה בעיני הנוכחים: "מתי הכל ייגמר?" בתוך כך, מארגן הפגישה, כאילו לא קרה כלום, מספר את דעתו על הפרויקט החדש, ולא שם לב לאנחות העובדים העייפות.
משימות ברורות
אם המפגש אינו אינפורמטיבי בלבד, על המשתתפים לקבל המלצות או מטלות ברורות לאחר סיומו.אם ברצונך לקחת חלק בפרויקט חדש, יש לתת לכולם את שם הרעיון, הדרישות, המשימה והתאריכים האחרונים לביצועו.
מנהלים שמבקשים מהעובדים למלא את הדרישות, אך לא קובעים מועדים ספציפיים, פשוט מאבדים זמן. ללא גבולות קשים, רבים עושים הכל ברגע האחרון ולא רק עובדים חסרי אחריות הם האשמים.
בקרת ביצוע
לאחר שקיבלו את המשימות לאחר הפגישה, לא כל העובדים מתחילים במצפון לסיים אותם. אבל אם המנהיג שכח את מי הציב אילו משימות, אז הפגישה הייתה מבוזבזת.
מעקב קבוע אחר ביצוע המשימות שהתקבלו במהלך הפגישה הוא מרכיב חשוב בתהליך הדיוני. המעקב חייב להיות זה שנתן את ההוראות. אחרת הדרישות יהיו אופציונליות, מה שבסופו של דבר יבטל את היתרונות של פגישות עסקיות בעסקים.
אין הסחות דעת
במהלך הדיבור בציבור, אין להסיח את הרמקול על ידי צלילים, חפצים או פעילויות זרות. אסור להסתכל בשום מקום מלבד טקסט, המסך של צג המצגת או מי שמאזין לנאום שלו.
רצוי לשים את הטלפון הנייד במצב שקט או כבה. זה תקף גם למי שמאזין לנאום: שיחות, SMS ותקשורת ברשתות החברתיות במהלך דיבורו של אדם אחר הוא סימן לכך שהמפגש משעמם ואינו נושא מידע שימושי. כאשר הפגישה אפקטיבית, אף אחד לא מקדיש זמן לגאדג'טים או דרכים אחרות להשתעשע.
מועדים קצרים
לא מומלץ לקיים פגישות מדי יום, מכיוון שפגישות כאלה יכולות להיות מייגעות עבור מרבית העובדים. אך אם הצורך להתאסף מוכתב על ידי המוזרות של העסק, עליכם לשים לב במיוחד לזמן הפגישה.
פגישה תהיה פרודוקטיבית אם היא לא תהיה ממושכת. מספיק 20 דקות ביום כדי להעביר מידע חשוב ולהצליח למנות את האחראים למשימות היומיומיות.
ניתוח משרות
מנהיגים או מארגני ישיבות מומלץ להקליט את התהליך או לנהל יומן פגישות מיוחד. יש לציין כמה זמן נמשכה הפגישה, עיקרי הדברים, המשימות וההצעות.
זה יאפשר לך לא לחזור, לקיים את הפגישה הבאה באופן פרודוקטיבי ולבטל את הצורך לזכור אילו משימות דורשות פיקוח.