זמן הוא משאב יקר שיש לאדם. זה מקבל ערך גדול במיוחד במהלך תקופת היישום של פרויקטים גדולים ומורכבים מבחינה טכנית. יתרה מזאת, הרוב ניגש לשימוש בזמן העומד לרשותו בצורה בלתי הגיונית ביותר. בגלל זה, היעילות האנושית ויעילות העבודה שבוצעה מופחתות. כתוצאה מכך, ישנה חשיבות מכרעת להימנע מטעויות נפוצות בניהול זמן משלך.
היעדר רשימת מטלות שיטתית
לעיתים קרובות, עובד בפני מצב בו נראה לו שהוא שכח לבצע חלק חשוב ביותר מהעבודה. כתוצאה מכך, הצלחת הפרויקט כולו עומדת על כף המאזניים. זה מקלים על ידי אחת הטעויות הנפוצות ביותר - היעדר רשימת מטלות שיטתית.
פיתרון מצוין לבעיה יכול להיות רכישה והתקנה במחשב העובד של אחד מהיומנים היומיים המתמחים, אשר לא רק יחסכו שמות של מקרים ספציפיים, אלא גם יאפשרו לכם ליצור תיאור מפורט שלהם, ויכולים גם להודיע לכם על תאריך הגישה להשלמת משימה.
היעדר יעדים
כל עובד צריך להבין בדיוק מה הוא רוצה להשיג בסופו של דבר. אחרת, הוא לא יוכל להשיג הצלחה אסטרטגית בעסק המתמשך. יעדים שהוגדרו כהלכה לא רק יאפשרו לכם להשיג תוצאה ספציפית, אלא גם לשלוט בהתקדמות הפרויקט כולו. לשם כך, צריך להגדיר לעצמנו לא רק את המשימות הסופיות, אלא גם את הביניים.
היעדר עדיפות למשימה
יום העבודה של רבים מורכב ממספר עצום של משימות דחופות. כתוצאה מכך, לעתים קרובות מתעלמים מדברים חשובים באמת שקובעים את ההצלחה של לא רק עובד בודד, אלא גם של החברה כולה.
על מנת להימנע מכך, יש להשתמש במטריקס שנקרא עדיפות משימות. זה יאפשר לך לקבוע אילו מהבעיות צריך להיפתר מלכתחילה, ואיזה ניתן לדחות עד מאוחר יותר. זה יכול להגדיל משמעותית את תפוקת העובדים. התרגול מראה שאנשים שממהרים מייד לפתור בעיה חדשה, דוחים עסק שהושלם בעבר מאבדים זמן עצום.
הסחת דעת מחוץ
כפי שהוכיח מחקרים, עובדי חברות מודרניות מפסידים עד שעתיים ביום בגלל הסחות דעת שונות. אנו מדברים על שיחות טלפון, יישומי סמארטפון, עזרה לקולגות לפתור את הבעיות שלהם, כמו גם סוגיות אחרות שמאלצות להפסיק את ביצוע המשימות.
להסחת דעת יש תכונה מזיקה מאוד. גם לאחר שאדם יחזור לעבוד, הוא יצטרך להקדיש 10-15 דקות כדי "להסתבך" בפתרון המשימה. בסופו של דבר מבוזבז זמן אדיר.
כדי להימנע מכך, יש לא רק להגביל את עצמך מההשפעה של הטלפון והמחשב (אם העבודה עצמה אינה קשורה בכך), אלא גם להזהיר את הקולגות מפני אי קבילות ההסחה בזמן העבודה.
דחיינות
לרוב הטעות הזו נעשית על ידי מי שחושש מהיקף המשימות שהוטלו עליהם. כתוצאה מכך הם מנסים להקצות את משך הזמן המרבי לתחילת העבודה על הפרויקט. זה מוביל לעיכוב קבוע בפתרון משימה גדולה וחשובה באמת.
הפיתרון הנכון לבעיות הקשורות ביישום פרויקטים מסוג זה הוא פיצול המשימות לקטנות יותר, כמו גם יצירת שלבים לפיתרון שלהם. כתוצאה מכך, אדם יוכל להתקדם בביטחון בביצוע העבודה.זה ישפיע לטובה על יעילות עבודתו ועל השגת יעדים ספציפיים.
שימו הכל על עצמכם
יותר מדי עובדים ובעיקר מנהלים קטנים ובינוניים עושים טעות חמורה בתהליך פעילותם. הם כתפיים יותר מדי על כתפיהם. יחד עם זאת, רבים מהם מציינים שהם לוקחים על עצמם פיתרון של יותר מדי בעיות בגלל חוסר אמון ביכולתם של הכפופים לפתור את הבעיה בצורה איכותית.
במקרים מסוימים, עדיף לקחת אחריות על יישום הפרויקט, אולם המטען המתמיד של כל הפונקציות החדשות עבור אדם אחד לא הביא הצלחה כלשהי בטווח הרחוק. בסופו של דבר, אפילו עובד טוב מאוד הפחית את היעילות. איכות עבודתו תידרדר ולא ניתן לדבר על התפתחות כלשהי.
הגישה הנכונה עבור המנהיג לא תהיה נטל העבודה על עצמך. עליו להאציל יותר מטלות לצוות שלו. יתרה מכך, יתכן שהוא יכול לכוון אותם או לשלוט בתהליך ביצוע העבודה. אם עובד לא מתמודד עם הפיתרון של משימות פרופיל אלמנטריות עבורו, אז כדאי לקחת בחשבון את כדאיות שהותו בצוות החברה.
קצב עבודה גבוה מדי ותעסוקה קבועה
יש עובדים שמקבלים סיפוק מוסרי מסוים מההבנה שהם ביקושים מדי ועסוקים כל הזמן. יתר על כן, יש בלגן בשולחן שלהם, אין להם זמן לפתור את כל המשימות שהוקצו להם. בנוסף, הם מעורבים לעתים קרובות יותר בפרויקטים הנחשבים חשובים יותר מאשר בפרויקטים החשובים ביותר לחברה. כתוצאה מכך הם משקיעים זמן רב בפתרון משימות לא משמעותיות, קטנות, אך עמלניות.
אין צורך לדבר על היעילות הגבוהה של עובדים אלה. הם בהחלט צריכים להתאים את לוח הזמנים של העבודה. משימות מסוימות דורשות ניתוח מעמיק וקבלת החלטות מושכלות. בסופו של דבר עדיף להתמקד בביצוע עבודה חשובה, לתת לו כמה זמן שהוא באמת דורש.
ריבוי משימות
רבים גאים ביכולת לבצע מספר דברים בבת אחת. בפועל, מסתבר שעובדים כאלה אינם יעילים. העובדה היא שהם לא ממקדים את כל תשומת ליבם בפתרון בעיה מסוימת. הם כל הזמן צריכים לחשוב על מספר משימות בבת אחת. כתוצאה מכך הם פותרים באופן גרוע את שתי הבעיות בבת אחת.
יתר על כן, יישום מספר משימות בו זמנית מוביל לעלויות זמן נוספות בסכום של 20 עד 40%.
ויתור על הפסקות
ישנם מספר לא מבוטל של עובדים המנסים לעבוד ללא הפסקות ואפילו ללא ארוחת צהריים. כך, לדעתם, נחסך הרבה זמן שניתן להקדיש לביצוע חובות עבודה מסוימות.
למעשה, מחקרים מראים כי ללא הפרעות, יכולתו של האדם לעבוד מופחתת בהדרגה. כתוצאה מכך, באמצע יום העבודה, הוא לא הצליח לפתור את המשימות שהוטלו עליו בצורה יעילה כמו בבוקר.
במידת האפשר, קחו הפסקות קצרות של 5 דקות בכל שעה. עליכם להקצות זמן מספיק לאכילה. העובדה היא שבתוך מנוחה המוח עובד קצת אחרת. כתוצאה מכך, ניתן להפיק רעיונות חדשים לפיתוח החברה או לפתור בהצלחה בעיה רצינית.
תזמון משימות שגוי
לכל אדם יש את הביורטיים הייחודיים שלו. כתוצאה מכך, אנשים טובים יותר לפתור בעיות בבוקר, בעוד שאחרים מיד לאחר השקיעה. הגישה הנכונה תהיה לתכנן את המשימות המורכבות ועתירות האנרגיה ביותר לתקופה בה הביצועים ברמה הגבוהה ביותר. יש להשאיר דברים פשוטים למשך זמן בו לא נדרשות יכולות יצירתיות רציניות.