כמו בתחומים אחרים של עסקים, מומחי הרכש נותנים יתרון על פני יזם או בעל עסק קטן, שמגלה זאת ככל שהעסק גדל. בעוד שמומחים מתווכחים על הפחתת עלויות, פיתוח שווקים חדשים ומזעור סיכונים, הרכישה עשויה להראות מאיימת למדי עבור בעל עסק קטן. יזמים רבים אינם מכירים את הנושאים הללו והם מודעים להשפעה של רכש מאוחר מכפי שהם צריכים.
חברות עם צוות רכש יעיל לרוב עושות עסקים נהדרים ונהנות מההצלחה של לקוחות קבועים.
כדי לנקוט בכל ה- i, שקול את כל התהליכים הבסיסיים שכרוכה ברכישה מודרנית. זה ייתן לך בהירות לגבי פונקציות הליבה המרכיבות את עיקר האחריות לרכש. יהיה עליך לחפש בכל זה בכל פלטפורמת רכש מוסמכת.
בדיקת דרישות ומלאי
לפני שמתחילים את מחזור הרכש לפני התשלום, יש לקבוע את הצורך במוצר או בשירות. בהקשר של עסקים קטנים המפתח הוא הערכת תוקף הצרכים. כפי שיגיד לך כל מומחה רכש, בדוק את הזמינות של מוצרים / חומרים מסוימים ב"מלאי "שלך. הדגישו בעצמכם מה חסר לכם, ומתוך זה מחקו כבר את הנקודות שנראות לכם חסרות משמעות. תנו עדיפות לרכישות האמיתיות והיעילות ביותר, כך שבהמשך כל זה מוצדק. חשוב מאוד שתבדוק את הצרכים שלך ותבדוק שוב את הזמינות שלך לפני שתעבור לשלב הבא: הגדלת בקשות הרכישה שלך.
העלה בקשת רכישה
כאן, צוות או חבר צוות הזקוקים למוצר / שירות ספציפי ישלחו בקשה. זה יכול להיות טופס נייר, טופס אלקטרוני או בקשה בעל פה בטלפון. אם אתה מתחיל מחדש, השתמש בטפסים אלקטרוניים כדי לעזור לאחסן ולתקשר. ודא שבקשות מתרחשות רק לאחר מילוי דרישות ניהול. זוהי שיטה שתעזור לך להבטיח כי רק בקשות תקפות מבוצעות. כפי שמראה בפועל, דווקא השיטה הזו כבר בהתחלה ממלאת תפקיד עצום, מכיוון שהיא חושפת אותך כיזם לספקים מהצד הטוב ביותר. עקוב אחר הכללים והתקנות הברורים בתהליך היישום, ואז העסק שלך יתחיל להתפתח כמו שצריך.
ניהול בקשות רכישה
התחל בהקצאת האחריות העיקרית לאישור בקשות רכישה. מישהו ממחלקת הכספים או מחלקת הרכש שוקל כל בקשת רכישה ואשר מאשרים אותה ומוציאים הזמנת רכש, או שולח אותה חזרה ללקוח ומציינת את סיבת הדחייה. לאחר אישור ההזמנה מטעם חברתך, מומלץ לבצע בדיקת תקציב. עשה זאת לפני שתגיש פניות או הצעות (RFP, RFQ) לפי הצורך. זה חשוב מכיוון שלעתים קרובות אנו מזמינים את כל מה שנראה הכרחי, ואז איננו יכולים לשלם עבור ההזמנה. להיכנס לחובות הן בתחילת הדרך והן בשיא גיוס עסק זו מדיניות רעה. עשה הכל על סמך הכספים.
טיפ נוסף: תוכלו לעקוף זאת אם ניתן לבצע רכישה בכמויות גדולות. הדבר מתאים ביותר לרכישות ייחודיות וחד פעמיות של מוצרים או שירותים בעלי ערך נמוך או רכישות לא מנוהלות של קטגוריה מסוימת.
משא ומתן ואישור הוראות
לאחר שתגיש את הזמנת הרכישה לספק שלך, הם יכולים לאשר אותה, לדחות אותה או להתחיל במשא ומתן.בשלב זה תוכלו לדון במשתנים כמו לוחות זמנים למשלוח, פריטים חלופיים, מחירים ואופן התחבורה. שימו לב כי ההסכם הוא חוזה מחייב מבחינה משפטית. לאחר שהמוכר חותם על אחד כזה, הם נדרשים על פי החוק לספק את השירותים או הסחורה הרשומים בהתאם ללוח הזמנים שצוין במחיר הנקוב.
קבלת טובין ו / או מוצרים
המוכר שלך שולח לך את הסחורה או מספק את השירות ומציג לך מסמך חשוב על קבלת הסחורה. אתה חותם עליו ברגע שתאשר שהמוצר המבוקש (או השירותים הניתנים) תקין ונמצא במחסן שלך. בשלב זה, אתה מבצע גם אמצעי אבטחה שנקרא תאימות משולשת, שמשמעותו השוואה בין הזמנת הרכש, רשימת האריזה שמגיעה עם המוצר או השירות וחשבונית הספק. ברגע שתוודא שכולם תואמים, רק אז עליך לעבור לתשלומים.
עבודה במשרד ופרודוקטיביות של מוכרים
לאחר שתשלים את כל התהליכים המובילים מ"רכש "ל"תשלום", נקיטת שני צעדים כדי להבטיח עקביות. הראשון הוא שמירת רשומות, והשני הוא ניתוח ביצועי ספקים. לאחר ביצוע כל תשלום, רשמו אותו לרשומה קבועה, שימושי לביקורת, וכשתצטרכו לקבל פרטים לגבי ההזמנה בהמשך, הדבר יעזור לכם. מעבר לנתונים דיגיטליים יעזור לך לאחסן את כל נתוני הרכישה שלך במקום מרכזי ונגיש בקלות.
עבודת הספק היא אולי המפתח היחיד לרכש יעיל. כאן אתה מעריך כל ספק על פי גורמים כמו איכות המוצרים שנמסרו או השירותים הניתנים, עד כמה הם מצייתים ללוחות הזמנים וההתחייבויות החוזיות, כמו גם מהירות התגובה. אם לא היית מרוצה מאף אחד מהאזורים הללו, בדוק זאת באדום. ניתוח ניהול ביצועים של ספקים עוזר לך לקיים ולהרחיב קשרים רק עם הספקים היעילים ביותר.
מסקנה
הבנת תהליכי רכש פירושה רכישות מהשורה הראשונה! יזמים חושבים הרבה והם לא צריכים להרגיש שהם צריכים להיות מומחים לרכש כדי שהעסק שלהם יתנהל בצורה חלקה. פשוט התחל עם היסודות והבין כיצד לבצע את הרכישות הנכונות. התקן כמה מערכות רכישה אוטומטיות כך שתוכלו להיות בטוחים שהן עובדות באותו קצב בכל פעם.
אל תתנו לחוסר הידע למנוע מכם להתמודד עם אנשי מקצוע מנוסים - שלטו נכון ביסודות אלו וכבר תהיה לכם התחלה טובה!