Aujourd’hui, l’activité de travail dans le service administratif de la structure est souvent perçue comme l’étape initiale d’une carrière ou comme un travail pour les étudiants de première année, qui, en règle générale, ne nécessite pas de préparation sérieuse. Qu'entend-on par concept personnel administratif? Qui est lié à la catégorie appropriée? Pourquoi Vous trouverez des réponses à ces questions et à d’autres questions tout aussi importantes lors de la lecture de cet article.
Caractéristiques communes
Malgré le fait que personnel administratif implique souvent que le début de la croissance, de nombreuses personnes construisent une carrière réussie et reçoivent une reconnaissance professionnelle dans ce domaine. Ces employés n'appelleront pas ce travail ne nécessitant pas de qualifications appropriées et extrêmement facile. Quelles sont les responsabilités généralement assumées par un service? Personnel administratif effectue un certain nombre de tâches liées à l'organisation de processus métier fondamentaux. Parmi eux se trouvent les articles suivants:
- Tenue de dossiers.
- Contrôle en termes d'exécution des ordres et des ordres du chef pour différents départements et divisions.
- Personnel administratif engagée à fournir des services sociaux, ménagers, économiques, matériels et techniques à la structure.
- Organisation et réparation ultérieure au bureau, si nécessaire.
- Organisation de la relocalisation.
- Le personnel administratif est les employés qui doivent interagir avec les services opérationnels.
- Interaction avec les propriétaires.
- Organisation et tenue ultérieure d'événements d'entreprise. Il est important d'ajouter que dans ce cas personnel administratif fournit seulement une assistance supplémentaire.
Il est important de noter que cette liste peut être concrétisée et complétée en fonction des besoins et des tâches de l'entreprise.
L'aspect pratique du problème
Comme il s'est avéré, le personnel administratif est les employés dont le domaine d'activité comprend la mise en œuvre de fonctions de direction ou l'exécution de tâches liées aux problèmes de gestion de l'organisation en termes techniques.
Ainsi, dans les organisations gouvernementales, le département du personnel, qui gère le personnel et en sélectionne, est souvent inclus dans le département administratif, le département d’administration des entreprises, etc. Cependant, une telle pratique en ce qui concerne les grandes organisations de propriété privée n’est pas répandue - le département de la gestion est ici une structure indépendante, bien sûr, dirigée par le responsable. Il est important de noter que dans personnel administratif souvent, les assistants personnels et les assistants de service ne sont pas inclus. Ainsi, ils concernent généralement le personnel d'une unité structurelle donnée et sont subordonnés au responsable correspondant. Leurs tâches sont réduites directement à la résolution des problèmes de cette unité. Caractériser le même groupe de personnel administratif collègues résout les problèmes de toute l'organisation.
Il convient de noter que le nombre d'employés administratifs de l'entreprise dépend principalement de sa structure interne, de sa taille et de son domaine d'activité. Par exemple, de nombreuses associations d’État, des sociétés de gestion d’entreprises de grande taille ou de grandes exploitations constituent un service indépendant constitué de personnel administratif. En règle générale, cela s'appelle le département administratif ou le département général.Le département est une organisation complexe dont le responsable organise gestion du personnel et rapporte au chef de l'entreprise.
Institutions de l'Etat
Le département administratif d'un établissement public peut comprendre les départements suivants d'un mode d'activité indépendant:
- Support de documentation.
- Protocole-organisationnel.
- Département de contrôle.
- Soutien des ménages.
- Service public et ainsi de suite.
Il est important de noter que dans les grandes structures commerciales travail. Personnel administratif dans ce cas, représente le département commercial. Cela inclut les directeurs de bureau, les secrétaires, le personnel de maintenance (chauffeurs, nettoyeurs, coursiers). Le responsable de la catégorie correspondante est entièrement responsable du travail du département.
Dans les entreprises à structure complexe comprenant plusieurs bureaux, personnel administratif et technique, en règle générale, est formé selon un seul schéma. Son travail est supervisé par les activités du directeur administratif. Ses tâches comprennent la gestion et la coordination des activités de la structure administrative dans son ensemble. Le directeur administratif est subordonné aux chefs des services administratifs, ainsi qu'aux responsables de bureau des unités structurelles et des bureaux indépendants.
Petites entreprises
Personnel administratif dans les petites entreprises à vocation commerciale, il n'y a généralement qu'un employé. Son poste est appelé un chef de bureau ou une secrétaire. En l’absence de ce poste, certaines fonctions administratives (par exemple, l’organisation des documents, la gestion des documents ou la commande du bureau) sont confiées à un employé subalterne en tant que charge supplémentaire.
Traditionnellement personnel administratif comprend secrétaire, assistant du département, assistant personnel du responsable, responsable du département administratif. En outre, cette liste comprend un chef de bureau et un directeur administratif. Il est important de noter que cela inclut un certain nombre d'employés du personnel de maintenance (par exemple, personnel administratif et technique pour la sécurité électrique) Dans les chapitres suivants, il conviendra d’examiner les postes administratifs les plus courants.
Chef de bureau
En fin de compte, caractérisant personnel administratif subdivisé en domaines administratif et technique. Le chef de bureau appartient au premier groupe. D'une autre manière, il est appelé gestionnaire administratif ou administrateur principal. Le chef de bureau relève du directeur du recrutement ou du directeur exécutif. Dans le cercle de ses subordonnés, il n'y a que des employés qui soutiennent le fonctionnement de la structure. L’administrateur principal a pour objectif principal de garantir le bon fonctionnement du bureau et son bon fonctionnement. Chef de bureau comment personnel de soutien administratif remplit les fonctions suivantes:
- Assurer le contrôle de la disponibilité et du fonctionnement des équipements de bureau.
- Dépenses budgétaires pour le soutien de bureau.
- Assurer le traitement rapide de la correspondance entrante et envoyée, sa livraison conformément à son objectif.
- Participation à l'inventaire des immeubles de bureaux.
- Exercer un contrôle sur le calendrier d'exécution des titres et leur exécution compétente.
- Organisation et contrôle du travail des employés subalternes, parmi lesquels, en règle générale, les téléphonistes, les secrétaires, les chauffeurs, les nettoyeurs et les agents de sécurité.
- Contrôle et support du système de fichiers de l'entreprise.
- Réservation de billets, fourniture d'assistance pour les visas et de réservation de chambres pour les employés de l'entreprise.
Les exigences suivantes en matière d'expérience et de qualifications sont pertinentes pour le chef de bureau:
- Enseignement approprié (spécial secondaire ou supérieur).
- Connaissance souhaitée d'une ou de plusieurs langues étrangères.
- Excellente connaissance de la technologie informatique.
- Connaissance de la bureautique.
- Expérience de travail dans le domaine administratif pendant au moins un an.
- Sociabilité, résistance au stress, capacités d'organisation.
Chef du service juridique
Le responsable de ce service relève exclusivement du directeur général. Ses subordonnés comprennent tous les employés du service juridique. L’activité du chef a pour objet la formation et la gestion ultérieure du service juridique de la société. L'employé en question remplit les fonctions suivantes:
- Sélection et perfectionnement des juristes.
- Légalisation de la structure organisationnelle de l'entreprise.
- Formation de normes internes à l'entreprise.
- Création du flux de travail selon les normes juridiques des entreprises développées.
- Organisation de formations juridiques pour les employés de l'entreprise.
- Expertise juridique de projets de documentation juridique variée, dont la préparation est effectuée dans l'entreprise.
- Organisation de la préparation des conclusions en fonction des problèmes juridiques survenant au cours de la structure.
- Représentation des intérêts de l'entreprise auprès des autorités judiciaires, ainsi que des associations publiques et étatiques lors de l'étude de questions juridiques.
- Surveiller et prendre des mesures pour recouvrer les créances conformément aux accords conclus précédemment.
Exigences pour un spécialiste en termes de qualifications et d'expérience:
- Education juridique (de préférence supérieure).
- Expérience dans la spécialité concernée depuis plus de cinq ans.
- Connaissance de l'anglais à un niveau moyen.
- Expérience de la négociation et du règlement préalable du litige.
- Disponibilité pour les voyages et les voyages d’affaires.
- Connaissances dans les domaines juridiques suivants: droit civil, droit fiscal, droit administratif, droit des sociétés, arbitrage et autres domaines du droit.
Personnel administratif de la sécurité électrique
Le personnel électrique qui effectue des travaux sur des installations électriques est classé dans les catégories suivantes:
- Les travailleurs administratifs et techniques sont des gestionnaires et des spécialistes qui exécutent les tâches liées à l'organisation de l'exploitation et de la maintenance, à l'installation, à la réparation et à la mise en service des installations électriques.
- Personnel opérationnel - personnel chargé de la maintenance et de la gestion opérationnelle des installations électriques. Cela comprend l’inspection, la préparation du lieu de travail, la permutation opérationnelle, l’admission et la supervision ultérieure des employés, l’exécution du travail conformément à l’opération en cours.
- Personnel de réparation - personnel qui assure la réparation et l’entretien, la mise en service, l’installation et les tests d’équipement.
- Personnel d’exploitation et de réparation - personnel de réparation spécialement formé pour assurer la gestion opérationnelle d’un certain nombre d’installations électriques qui lui sont affectées.
Avocat
Souvent, un avocat s'appelle un conseiller juridique d'une manière différente. Il rapporte au directeur général ou au chef du département concerné. Les subordonnés de l'avocat sont les employés de ce département. L’objectif principal de ses activités est de fournir un soutien au travail du service juridique. Les tâches principales du spécialiste sont les points suivants:
- Développement de la documentation juridique.
- Fournir des conseils méthodologiques pour les activités juridiques de la société.
- Mise en œuvre de mesures visant à renforcer la discipline financière, contractuelle et du travail.
- Consultation du personnel de la structure sur les questions professionnelles, assistance à la préparation de la documentation et actes réglementaires relatifs à la propriété.
Le conseiller juridique exerce les fonctions suivantes:
- Participation à l'élaboration de la documentation juridique et des contrats.
- Participation à des litiges juridiques.
- Conseils aux employés et à la direction de l'entreprise conformément aux aspects juridiques.
- Participation à la vérification de l'alphabétisation de la documentation, ainsi que des contrats d'un point de vue juridique.
- Maintenir le système de fichiers des contrats.
- Fournir une assistance aux employés du département concerné dans le développement de divers types de projets.
Répartiteur
Le répartiteur se rapporte directement au chef de la production, mais n'a pas de subordonnés. L'objectif principal de son travail est la régulation opérationnelle du processus de production et des autres activités de la structure. Le répartiteur remplit les fonctions suivantes:
- Contrôle de la disponibilité des stocks nécessaires au processus de production ininterrompu des divisions de l'entreprise (composants, matériaux, transport, équipements).
- Organisation du contrôle opérationnel du processus de production, de la livraison du produit fini, de l'exécution des travaux ou des services selon le planning du processus de production.
- Réalisation d'un journal d'expédition, la création de rapports de rapports et autres documents techniques en termes de processus de production.
Dans le cas d’un répartiteur, les exigences suivantes en matière de qualifications et d’expérience sont pertinentes:
- La présence de l'enseignement professionnel secondaire.
- Connaissance dans le domaine de la planification de la production dans l'entreprise.
- Résistance au stress, sociabilité.
Secrétaire général
D'une autre manière, le poste peut être qualifié d'assistant personnel ou de secrétaire référent. L'employé relève du directeur des ressources humaines ou du directeur général. Il n'y a pas de subordonnés du secrétaire général. L'objectif principal du travail du secrétaire-référent est de fournir un soutien administratif de haute qualité à la structure du directeur. Un assistant personnel effectue les tâches suivantes:
- Assurer le bon déroulement du travail.
- Organisation de la journée du directeur dans le plan de travail.
La secrétaire adjointe exerce principalement les fonctions suivantes:
- Planification du PDG, organisation de réunions et de voyages d'affaires.
- Rédaction, traduction et exécution de lettres commerciales et de documentation.
- Assurer le contrôle de la correspondance et des appels téléphoniques entrants.
- Préparation et exécution de lettres commerciales, rapports, autres documents.
- Organisation de l'interaction entre le directeur et les autres employés de la structure.
- Contrôle de la qualité de la préparation, de la compilation correcte, de la coordination ultérieure et de l’approbation de la documentation soumise pour signature directement au directeur de l’organisation.
- Organisation des travaux de la réception du directeur général.
- Accomplissement des instructions individuelles de la tête.
- Accompagnement de la tête en voyage d'affaires.
Les exigences réelles en matière d'expérience et de qualifications dans ce cas sont les suivantes:
- La présence de l'enseignement supérieur.
- Connaissance d'une langue étrangère (de préférence anglaise).
- Excellente utilisation du PC.
- Haut niveau concernant l'étiquette des affaires.
- Au moins deux ans d'expérience professionnelle.
- Apparence présentable, sociabilité.