L’historique de l’évolution de cette catégorie d’audit est considéré différemment par de nombreux auteurs. La définition correspondante de la traduction du latin est interprétée comme «audition» et est utilisée dans la pratique pour déterminer la vérification. Par audit, on entend donc un audit réalisé par un expert indépendant et visant une activité ou un phénomène spécifique. C'est pourquoi ils distinguent les audits techniques, opérationnels, environnementaux et logistiques décrits dans cet article. Qu'entend-on par catégorie présentée? En quoi est-ce différent des autres? Quels types d'audit logistique existent? Vous pouvez trouver des réponses à ces questions et à d'autres questions d'égale importance dans le processus de lecture de notre article.
Le concept et l'organisation de l'audit logistique
Aujourd’hui, outre les concepts d’audit financier, comptable, technique et autre, un audit important est pris en charge par un audit logistique. Tout d'abord, son action vise à réduire les coûts de logistique et à accroître l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble.
L'audit logistique doit être compris comme un audit complet de l'efficacité des sous-systèmes logistiques. Le rôle de l’audit logistique dans le choix d’une stratégie logistique consiste à identifier les «zones à problèmes». Ainsi, dans le processus de la procédure, un arbre de relations entre eux est formé, qui sont de nature causale. En outre, un calcul économique à grande échelle est effectué en ce qui concerne les ventes, l'utilisation de l'espace et la gestion des stocks. L'organisation de l'audit logistique et les étapes de la conduite concernent directement les types d'inspection suivants:
- Audit des achats, c'est-à-dire de la logistique.
- Audit de planification selon le schéma «ventes - production - achats».
- Audit des coûts logistiques pour l’entreposage, l’emballage, le stockage et le transport des produits commercialisables.
- Audit de la distribution des produits commercialisables conformément à la chaîne d'approvisionnement.
Résultats de l'audit logistique
Outre le problème organisationnel, la base théorique du système d'audit logistique comprend également le résultat de la procédure sous la forme d'un rapport contenant les informations suivantes:
- Évaluation du statut réel par rapport au système logistique de l'entreprise.
- Une liste de recommandations techniques, informationnelles, organisationnelles et technologiques pour améliorer tous les sous-systèmes logistiques.
- Une évaluation de la nécessité de certains changements.
- Retour sur investissement (potentiel) préliminaire.
Les résultats annoncés à l'issue d'une procédure telle qu'un audit de systèmes logistiques témoignent généralement de l'adéquation de certains projets liés aux points suivants:
- Développement d'une stratégie en termes de composant logistique de la structure.
- Réingénierie (conception) d'un système ou d'un sous-système de logistique. Un exemple frappant de ce dernier est la conception d'un complexe d'entrepôts.
- Formation d'un système lié à la régulation des processus métier logistiques.
Audit logistique et son principe principal
Un principe clé de l'audit logistique est le mouvement en évolution du général au particulier. En d'autres termes, la procédure commence par la vérification des objectifs de la structure globale et se termine par les raisons des opportunités manquées, de la faible productivité et de la faible efficacité.Après avoir réglé des problèmes généraux, l’audit logistique de l’entreprise implique une étude détaillée des domaines fonctionnels logistiques de l’entreprise.
Ainsi, conformément au principe ci-dessus, les stratégies actuelles de l'entreprise sont étudiées, ce qui peut pleinement influencer l'organisation en termes de mouvement des flux de nature matérielle. Pour cela, dans tous les cas, une analyse de la mission de l'entreprise, ainsi que des stratégies de production, de marketing et d'approvisionnement de l'entreprise est nécessaire. L’audit des systèmes logistiques à sa dernière étape comprend la constitution d’une base de données. Ainsi, il peut être utilisé pour évaluer les activités de ces systèmes dans l'entreprise.
Pour mettre en œuvre la procédure décrite dans l'article, une équipe est créée, composée de représentants du service logistique et d'autres services fonctionnels de l'entreprise (comptabilité et finance, vente et marketing, achats et production, service d'information, etc.). Il est important d’ajouter que, par exemple, un audit logistique du système de transport de l’entreprise est réalisé en présence d’experts tiers. De plus, les étudiants des établissements d'enseignement supérieur spécialisés sont souvent attirés par la mise en œuvre de la procédure. Cette démarche est sans aucun doute souhaitable, car pour les débutants, d’une manière ou d’une autre, nous avons besoin d’une base pratique pour atteindre les objectifs fixés dans un plan professionnel.
Étapes de compilation des branches de l'audit logistique
Les scientifiques modernes distinguent plusieurs étapes de l’audit logistique, parmi lesquelles les étapes préliminaire, principale et, en conséquence, finale. Pour commencer, il serait souhaitable d’envisager la phase préliminaire de l’audit logistique.
Ainsi, au cours des deux ou trois premiers jours, des spécialistes étudient les domaines fonctionnels de la production, de la fourniture, de la vente et de la commercialisation de produits commercialisables. Ensuite, tout au long de la semaine, des experts en logistique traitent les résultats de la recherche et dressent une liste de fonctions logistiques qui, d’une manière ou d’une autre, sont soumises à une vérification approfondie. La phase finale de l’audit logistique à ce stade contient la formulation des questions pour les questionnaires et les entretiens, ainsi que l’établissement d’une liste d’indicateurs en fonction de laquelle l’évaluation des fonctions logistiques sera effectuée.
L'étape principale de l'audit logistique
Pour commencer, il convient de noter que l'étape principale d'une procédure de cette ampleur est classée en audits internes et externes. Ce chapitre aborde l'audit des coûts logistiques en prenant l'exemple d'une entreprise industrielle et de son stade principal. Le point de départ d'un audit interne est considéré comme un entretien avec le chef de l'entreprise. Ensuite, un audit logistique est effectué conformément aux domaines suivants:
- La première direction consiste en une enquête auprès des employés des services fonctionnels de l'entreprise sur des questions liées, d'une manière ou d'une autre, à la logistique (vente, entrepôts, transport).
- La deuxième direction implique de travailler avec un échantillon de documentation d'entreprise.
- Le troisième domaine est la collecte d'informations conformément aux contrats d'approvisionnement pour l'analyse statistique des ventes et des achats de produits commercialisables.
Au cours du processus d’audit logistique interne, un système d’indicateurs est appliqué. Il est classé dans les groupes suivants:
- Le premier groupe contient des indicateurs de service aux consommateurs externes et internes, ainsi qu'une évaluation des caractéristiques de qualité du service, ce qui devrait inclure la capacité de modifier fondamentalement les caractéristiques des commandes en fonction des demandes des clients, du délai d'exécution des commandes et de la stabilité par rapport à ce moment.
- Le deuxième groupe comprend des indicateurs directement liés au coût des fonds pour la mise en œuvre des opérations et procédures logistiques.Au cours de l’analyse des coûts, évaluez le rapport «coûts-avantages». Cela implique les avantages que les clients retirent de l'adoption et de la mise en œuvre de certaines décisions dans l'entreprise.
- Le troisième groupe dispose de plusieurs indicateurs de l’utilisation de son propre parc de véhicules (matériel roulant) ou d’installations de stockage, parmi lesquels le coefficient d’application de la capacité de charge du véhicule, le coefficient d’application du volume de stockage, etc.
Audit externe
Il s’est avéré que l’étape principale de la procédure considérée dans l’article comprend des types d’audit logistique comme interne et externe. Dans ce chapitre, il est conseillé de vous familiariser avec ces derniers. Il est important de noter qu'il est judicieux de définir le point de départ d'un audit externe uniquement lorsque la procédure d'audit interne est terminée. Ainsi, à ce stade, l’étude des attentes et des exigences de la clientèle est réalisée afin de déterminer la performance optimale de l’entreprise; prise en compte des techniques utilisées par les concurrents; évaluation du niveau de flux de matériel de service à la clientèle et ainsi de suite.
Il convient de noter qu’un audit logistique externe est réalisé sous forme de mailing de questionnaires spécialement préparés ou d’interviews sélectives directement avec les représentants des sociétés desservies, ainsi qu’avec les acheteurs de divers endroits sur le plan géographique ou avec un volume d’achats différent. Il est important de compléter que les questionnaires standard s'adaptent sans faute pour chaque structure contrôlée. De plus, en règle générale, les personnes interrogées ne sont pas seulement les dirigeants de la société ou de ses divisions, mais également des employés spécifiques en fonction de leur domaine d’activité.
Ainsi, selon les résultats de l’audit externe, il est possible de formuler des recommandations spécifiques pour la structure et d’indiquer les changements à mettre en œuvre dans le système logistique actuel au moment de l’audit.
Phase finale
Une fois la phase principale de l’audit logistique terminée, il est nécessaire de préparer les rapports analytiques suivants:
- Le premier rapport, élaboré conformément à l'analyse de la liste des stocks, contient des informations sur l'assortiment de matières premières et de produits commercialisables, les stocks par groupes, catégories ou positions, ainsi que des estimations du chiffre d'affaires des articles en fonction de la liste des stocks.
- Le deuxième rapport contient une analyse des flux de trésorerie dans l'entreprise et au-delà. Par exemple, une description détaillée du mouvement des flux de trésorerie à travers l’entrepôt en général et du volume des flux de trésorerie en fonction de chaque opération logistique séparément. Il est important de noter que sur les segments de la ligne entre les zones de stockage, il est également important d'indiquer le montant des flux de trésorerie. Les résultats obtenus servent à déterminer le nombre de déménageurs et de véhicules pour le stockage interne.
- Le troisième rapport est consacré à l’équipement de l’entreprise. Ainsi, les informations pertinentes incluent la classification et les caractéristiques du matériel de manutention. L’objet principal de la description n’est rien de plus qu’une évaluation de la base matérielle et technique pertinente pour l’entreprise.
Résumé de l'information
Il s’avère que l’audit logistique a pour but de détecter les défaillances du système logistique de la structure. Après avoir identifié les «goulots d'étranglement (zones à risque accru), d'une manière ou d'une autre, les experts en logistique élaborent des recommandations pour corriger les problèmes identifiés. Bien entendu, ces recommandations sont ensuite utilisées pour améliorer le niveau de service des clients existants, en rechercher de nouveaux, ainsi que pour améliorer la gestion de la trésorerie.
Exemple d'audit logistique
Dans ce chapitre, il serait souhaitable d’examiner la procédure d’audit logistique à l'aide d'un exemple spécifique.L'audit d'entrepôt n'est rien de plus qu'une recherche de méthodes pour améliorer l'activité de l'entrepôt dans le cadre d'une étude expresse des processus et des ressources de l'entrepôt. L'événement ci-dessus peut être réalisé de manière ponctuelle ou continue. Comme indiqué ci-dessus, l'audit logistique vise principalement à identifier les lacunes dans l'organisation de l'entrepôt ainsi que dans son travail. De plus, dans ce cas, il convient de créer certaines propositions pour éliminer les lacunes constatées. Une tâche particulière de la procédure considérée dans l'article consiste souvent à justifier l'automatisation de l'entrepôt.
Un audit logistique est souvent considéré comme une étape obligatoire préalable à la mise en œuvre d'un système WMS. Ainsi, les résultats de la recherche et les recommandations pertinentes des experts en logistique nous permettent de trouver les options les plus optimales en termes de stockage de produits commerciaux, ainsi que d’optimiser la mise en œuvre des opérations d’entrepôt, du nombre d’employés, du chargement, etc. En d'autres termes, un audit logistique, d'une manière ou d'une autre, contribue à la réalisation de ce qui doit être fait à l'entrepôt afin de le mettre en ordre absolu avant l'automatisation.
Audit logistique en pratique
L'audit logistique d'un entrepôt comprend les opérations suivantes:
- Analyse concernant les infrastructures.
- Analyse du processus technique.
- Analyse des documents pertinents.
- Analyse des systèmes informatiques et d'information.
- Elaboration de propositions et de recommandations pour améliorer la situation.
- Calcul en termes d'étude de faisabilité pour la mise en place d'un système WMS.
Lors du processus d'audit logistique d'un entrepôt, les outils suivants sont utilisés:
- Interviewer les employés de l'entreprise.
- Supervision du flux de travail dans l'entrepôt.
- Analyse de la documentation pertinente, y compris les instructions de travail, les routages, les présentations, etc.
Les résultats de l'audit logistique dans l'entrepôt sont les suivants:
- Liste des problèmes réels pour l'entreprise.
- Recommandations pour résoudre les problèmes existants.
- Justification de la nécessité de l'introduction d'un système automatisé.