Voordat u een bericht opstelt, moet u onthouden hoe de etiquette van een zakelijke brief en een persoonlijke brief verschilt. Het belangrijkste is om het niveau van vertrouwen in acht te nemen bij het presenteren van het gekozen onderwerp. De geadresseerde is waarschijnlijk eerder doordrongen van dit of dat probleem en zal proberen betrokken te raken bij het oplossen van de gestelde vragen als hij live communicatie in de lijnen van de brief voelt. Dat is de reden waarom degenen die de moderne etiquette van zakelijk schrijven kennen, dergelijke anachronismen in de tekst niet opnemen, zoals "uitgaande van het feit", "u zou moeten" of zelfs meer vergeten "Ik informeer u hierbij".
Opvallende kenmerken
De bedrijfsoriëntatie en duidelijke definiëring van het doel, de consistentie in de feiten, de details van voorstellen en verzoeken en de informatie-inhoud van berichten over acties en daden zijn bewaard gebleven. Zakelijke brieven begonnen op een meer ontspannen manier te worden samengesteld, maar ze ontvingen geen open emotionele uitdrukkingen, bijnamen en vergelijkingen van de kenmerken van persoonlijke correspondentie; de oude etiquette van zakelijk schrijven heerst hier nog steeds. En alleen omdat het doel van een dergelijke boodschap is, zoals eerder, om een voorstel in te dienen, waarop een specifiek antwoord noodzakelijk moet volgen, moet de invloed van de auteur van een zakelijke brief zeer groot zijn, omdat het de geadresseerde motiveert tot acties van een specifieke aard. Bovendien is de tekst zo samengesteld dat het gezichtspunt van de auteur niet zijn eigen houding ten opzichte van het probleem vertegenwoordigt, maar wederzijds voordelige belangen bij de oplossing ervan.
De etiquette van een zakelijke brief schrijft voor om het voornaamwoord "I" niet te gebruiken, zoals gebruikelijk is in persoonlijke correspondentie, maar de nadruk op een ander voornaamwoord - "u" is hier ook toepasselijk. Als een zakelijke boodschap zonder fouten wordt geschreven, nauwkeurig wordt afgedrukt, wordt de tekst geplaatst in overeenstemming met alle regels en bestaande vereisten en is daarom niet alleen gemakkelijk te lezen, maar ook met plezier, de correspondentie zal zeker een vervolg hebben. Hoewel het tegenwoordig heel vaak nodig is om grillig verwrongen zinnen te ontcijferen, op zoek naar het onderwerp en het predicaat om de betekenis ervan te doorgronden. De regels voor zakelijk schrijven veranderen nu heel snel. Wat een goede toon was om met de hand te schrijven. Toen was het mogelijk om er zeker van te zijn dat het bericht niet onder carbon copy was gemaakt. Hoeveel persoonlijkheid kon in dit bericht worden gezien en respect werd altijd toegevoegd aan de relatie tussen de geadresseerde en de auteur. Het is jammer dat deze gewoonte volledig verouderd is en bijna alle brieven nu elektronisch zijn geworden.
Moderne regels
Een zakelijke brief, waarvan een voorbeeld hieronder zal worden gepresenteerd, vertegenwoordigt de correspondentie met een moderne beschaafde handeling. Tegenwoordig zijn er niet minder diverse regels die moeten worden gevolgd. Hoewel, vergeleken met de officiële taal die vijftig jaar geleden in het land bestond, deze regels meer op nuances of speciale subtiliteiten lijken. Allereerst, zoals de regels voor zakelijk schrijven voorschrijven, moet u een begroeting in het persoonlijke adres naar uw geadresseerde gebruiken voordat de tekst begint. Hoewel bedrijven en niet-zo-kleine organisaties nu een interne verbinding van het ISQ-formaat hebben, waarbij het antwoord op de vraag, de vraag na het antwoord en in deze snelle correspondentie volgt, is adressering niet altijd nodig. De juiste uitvoering van een zakelijke brief impliceert echter een individuele focus, en daarom is persoonlijk beroep noodzakelijk.
Het onderwerp van de brief in moderne correspondentie wordt meestal in een apart veld geplaatst en moet adequaat worden ingevuld, dat wil zeggen volgens de inhoud.Formuleer het onderwerp van de brief correct - krijg de helft van het succes, want dit is het eerste dat de geadresseerde ziet. De exacte formulering zal hem helpen om op de juiste manier af te stemmen en de ontvangen informatie snel en volledig waar te nemen. En je moet de geadresseerde absoluut informeren over het ontvangen van zijn antwoord - dit is een goede toon, respect tonen aan collega's en partners, dit werd honderdtwintig jaar geleden gedaan en toen had je geen haast om te leven en wist je precies hoe je een zakelijke brief moest schrijven. Vandaag moet u snel op het bericht reageren, wat helpt bij e-mail - communicatie vindt zeer snel plaats. Als u niet onmiddellijk kunt antwoorden, moet u nog steeds een bericht sturen over de ontvangst van het antwoord, waarin u het tijdstip van de volgende communicatiesessie aangeeft.
Tijd en plaats
Er moet aan worden herinnerd dat psychologisch gezien de grens van de reactie in de tijd in zijn kritische waarde achtenveertig uur is. Dit is als er geen antwoordapparaatfunctie is. Na twee dagen is de geadresseerde al vol vertrouwen dat zijn brief onbeheerd is achtergelaten of, in het beste geval, is verloren. De regels van de zakelijke brief bevatten dit punt: stel het antwoord nooit uit, want dit is een onmisbaar verlies van de klant en de partner zal zich zorgen gaan maken en denken aan het verbreken van allerlei relaties. In elk geval is dit een grove schending van de ethiek van zakelijke correspondentie. Als u dezelfde informatie moet verzenden, kunt u de mailinglijst eenvoudig uitbreiden. Door alle adressen in één “aan” -veld te plaatsen, wordt de levertijd aanzienlijk verkort en wordt de transparantie in partnerships behouden: elke persoon die de brief ontvangt, ziet de lijst gevormd.
Een grote belofte om door te gaan met partnerschappen is de beleefde zin "bij voorbaat dank." Omdat het in een zakelijke brief is geschreven en in welk deel het is geplaatst, beslist iedereen voor zichzelf. Natuurlijk moet de geadresseerde het zien nadat de informatie al is verkregen en de impuls om te handelen. Aan het einde van de brief, voor het contactblok, is de beste plaats voor deze zin. Over contactinformatie trouwens: het zou in elke brief moeten staan, niet alleen in de eerste. De telefoonnummers, positie en al het andere kunnen niet worden gedwongen om te kijken. Het maken van een zakelijke brief is niet afhankelijk van de duur van de correspondentie. Regels moeten altijd worden gevolgd. En om niet te raden of de ontvanger de brief heeft ontvangen, is er een verzoekfunctie. Alleen in dit geval kunt u er zeker van zijn dat het wordt gelezen. Correspondentiegeschiedenis moet worden bewaard, u kunt geen antwoord schrijven met een nieuw bericht. Wanneer u echter de hele communicatietape verzendt om een bepaald probleem op te lossen, moet u niet alleen achterstelling, maar ook vertrouwelijkheid onthouden. Als persoonlijke informatie in de correspondentie aanwezig is, moet deze worden verwijderd voordat deze door derden wordt gelezen.
De eerste optie en introductie
Hoe schrijf je een zakelijke brief zodat de geadresseerde onmiddellijk geïnteresseerd raakt in dit bericht en zijn interesse niet vervaagt tot het einde van de lezing? Er zijn drie punten die bijna magisch zijn voor degenen die ze gebruiken. Allereerst is dit een onderwerp dat een persoon ziet voordat hij een e-mail opent. Het hangt van haar af of dit zal plaatsvinden, of de geadresseerde zich bekend wil maken met de boodschap. Het tweede punt is de eerste inleidende zin, die de persoon laat lezen. En natuurlijk is het einde belangrijk. De uitdrukking "bij voorbaat dank" werkt heel goed. Zoals geschreven in een zakelijke brief, is het einde het belangrijkste moment, er zijn een groot aantal opties voor de laatste zinnen, het belangrijkste is om de juiste toon te kiezen. Van het democratische "Wat zeg je?" aan de officiële "Wat is uw mening over deze kwestie?"
Laten we nu proberen de zakelijke voorbeeldbrief gedetailleerd te analyseren.
Optie 1
Onderwerp: zakelijke brief
Datum: 02 juni, vrijdag
van: Ivan Petrov
aan: Anna Sidorova
Hallo hallo!
Wij nodigen u uit voor een interview met werkgevers op 12 juni om 14.00 uur. Aangezien er andere sollicitanten zullen zijn en de werkgevers van plan zijn om slechts twee uur te vergaderen, is het beter om niet te laat te komen.
Met vriendelijke groet,
Ivan Petrov.
De tweede optie en het nawoord
Onderwerp: zakelijke brief. Ontmoeting met werkgevers
Datum: 02 juni, vrijdag
van: Ivan Petrov
aan: Anna Sidorova
Hallo hallo!
We hebben je cv zorgvuldig beoordeeld en nodigen je uit voor een interview met werkgevers op 12 juni om 14.00 uur. Omdat andere sollicitanten ook worden geïnterviewd en werkgevers van plan zijn om slechts twee uur te vergaderen, is het beter om niet te laat te komen. En geef alsjeblieft in het antwoord aan of je wilt komen en waarschuw ook van tevoren als je ons op dit moment niet kunt bezoeken.
Met vriendelijke groet,
Ivan Petrov.
Hier is een typische zakelijke brief over een vergadering, en volgens de twee gepresenteerde opties wordt meteen duidelijk welke daarvan effectiever is. In de tweede variant wordt de aandacht van de geadresseerde op het onderwerp van de brief gevestigd en begrijpt hij onmiddellijk wat er zal worden besproken. Bovendien zal hij deze brief gemakkelijk binnen tien dagen, tegen de tijd van de vergadering, vinden door eenvoudig naar het onderwerp te kijken, zelfs als hij dagelijks vijftig tot honderd brieven ontvangt. Het onderwerp identificeert de boodschap perfect. Dat wil zeggen, deze brief gaat precies over de vergadering, en niet over documenten, niet over betalingen, niet over klanten en dergelijke - alles wordt duidelijk aangegeven. De inleidende zin geeft enigszins de situatie aan en voegt wederzijds respect toe aan de gesprekspartners: de eerste gerespecteerd en schreef “zorgvuldig overwogen”, plus het resultaat - een interview, en de tweede zou hiervoor dankbaar moeten zijn. Het bevat ook de reden voor de brief. De laatste zin verplicht de geadresseerde een antwoord te schrijven.
Zakelijke positie
De algemene regels voor het schrijven van zakelijke brieven zijn van toepassing op elke correspondentie, of het nu een brief is waarin wordt onderhandeld over een vergadering, of dit is een weigering aan een mislukte partner. De structuur is bijna altijd hetzelfde, het kan eenvoudig worden onthouden, maar de inhoud kenmerkt de auteur, en in zijn persoon het bedrijf dat hij vertegenwoordigt als een geciviliseerde, correcte en competente gesprekspartner. Correspondentie is vaak een emotioneel kostbaar en complex werk, omdat communicatie via elektronische middelen een van de belangrijkste en, in principe, integraal onderdeel van het werk van een ondernemer is geworden.
Ze schrijven naar collega's over werk, ze schrijven naar management, zakelijke partners en klanten. Ze schrijven naar mensen die bekend zijn en naar degenen die, waarschijnlijk, nooit iets zullen moeten zien. Er zijn in principe geen vereisten voor het opstellen van bedrijfsbrieven volgens één model, er zijn nog geen schoolboeken geschreven, maar de ethiek van bedrijfscommunicatie is al ontwikkeld, want juist dit is de motor van succesvol ondernemen. Een zakelijke brief is een visitekaartje van een bedrijf dat zijn officiële positie weergeeft. Het hangt van de correspondentie af of de samenwerking comfortabel en productief zal zijn en of deze überhaupt zal plaatsvinden. Daarom is het volgen van de regels van goede manieren in elke boodschap de sleutel tot succes.
Zakelijke correspondentie
De regels en normen van zakelijke correspondentie elektronisch zijn precies hetzelfde als het bedrijfsleven opereert in een van zijn interacties - dit zijn telefoongesprekken, onderhandelen en dergelijke. Er zijn verschillende onderscheidende kenmerken die elektronische correspondentie op één lijn brengen met de al lang bestaande manieren van zakelijke communicatie, en bovenal - dit is de noodzaak van die tijd. De principes blijven echter hetzelfde en hangen helemaal niet af van de manier waarop de zakelijke correspondentie wordt gevoerd - of het nu een elektronische brief of op papier is.
1. Tegenstanders moeten elkaar en de zakelijke positie van elkaar wederzijds respecteren.
2. Tegenstanders zijn altijd alert op elkaars zakelijke belangen.
3. Vertrouwelijkheid wordt altijd gerespecteerd.
4. De uitwisseling van informatie moet gepaard gaan met stiptheid.
Worden deze principes nageleefd als het veld Onderwerp niet is ontworpen of niet duidelijk en correct is opgemaakt? Nee. De afzender waardeert de tijd van de geadresseerde niet en zijn taak wordt niet onmiddellijk uitgevoerd. Een klant of partner over een bepaald onderwerp zal de inhoud van het bericht en de prioriteit van het lezen onmiddellijk waarderen. Het is ook belangrijk om te weten hoe u een zakelijke brief kunt beginnen. Dit is een persoonlijke begroeting. Dit bepaalt het vertrouwen van de gesprekspartners, geeft een bepaalde persoonlijke focus. Het negeren van de naam van de ontvanger is onaanvaardbaar omdat deze als onjuist wordt beschouwd.
aanpakken
Hier moet alles tot in het kleinste detail worden doordacht. Velden "Aan", "Kopiëren" of - nog belangrijker - "Bcc" zijn de belangrijkste hulpmiddelen voor ethische communicatie en de efficiëntie ervan. De moderne zakelijke omgeving heeft de basisprincipes met betrekking tot het gebruik van deze velden al ontwikkeld. Als de naam direct in het veld "aan" staat, moet de geadresseerde deze brief beantwoorden, de afzender van dit antwoord wacht, omdat de brief waarschijnlijk vragen heeft gesteld. Als er meerdere namen in hetzelfde veld staan, betekent dit dat de afzender antwoorden ontvangt van elke ontvanger. Als de naam in het veld "Kopiëren" staat, hoeft u niet te antwoorden, alleen de afzender moet u op de hoogte houden. Als het materiaal van de brief u echter interesseert en u deelneemt aan de correspondentie, hebt u in het begin een speciale zin nodig, die als een teken van goede smaak zal dienen. Voorbeelden van zinnen van een zakelijke brief, als de naam van de geadresseerde in het veld "kopiëren" staat: "Laat me ook over deze kwestie spreken ...", "Laat me deelnemen aan de discussie ..." of, meer democratisch, "Sorry dat ik tussenbeide kom ...".
Etiquette geeft met name subtiel de situatie aan wanneer de naam van de geadresseerde zich in het veld 'Bcc' bevindt. In dit geval is bedrijfsethiek kwetsbaarder dan ooit, omdat dit wordt gezien als een instrument van geheime informatie en controle. Niemand ziet deze ontvangers. En ze zien alles en iedereen. Veel bedrijven in bedrijfscorrespondentie verbieden deze tool omdat ze nauwgezet omgaan met bedrijfsethiek. De enige keer dat dit is toegestaan, is via massale uitnodigingen (jubileum, bedrijfsevenement, belangrijke vergadering of onderhandelingen), in welk geval de items naar veel adressen gaan, maar geen ontvanger ziet het e-mailadres van iemand anders. Vanzelfsprekend gaan ontvangers uit het Bcc-veld nooit correspondentie aan.
Informatieve inhoud
Formaat, structuur, volume, taal - dit alles betreft het juiste werk met informatie. De eigenaardigheid en aard van de inzending is ook een hulpmiddel, een indicatie van de wens om te corresponderen en het vermogen om een competente tekst van de brief samen te stellen - respectvol en zo correct mogelijk met betrekking tot de geadresseerde. De tekst wordt het best waargenomen in het volume dat op één scherm past, dat wil zeggen op A4-bladformaat. Bijlagen die met een brief worden verzonden, mogen niet groter zijn dan drie megabytes, omdat ze niet mogen worden gemist door de mailserver van de ontvanger. Bestanden die worden verzonden, veroorzaken geen problemen voor de ontvanger als universele rar- of Zip-coderingen worden gebruikt. De tekst van het antwoord moet bovenaan worden geplaatst en niet onderaan, dat wil zeggen aan het begin van de brief, waardoor de ontvanger niet kan worden gezocht.
Het antwoord, zoals hierboven al vermeld, kan niet als een nieuwe brief worden geschreven, u moet de geschiedenis van de correspondentie bewaren, zodat de geadresseerde niet op zoek gaat naar het oorspronkelijke bericht. De taal van zakelijk schrijven moet zo eenvoudig en begrijpelijk mogelijk zijn, met een minimum aan gebruik van interne bedrijfs-, professionele woordenschat, jargon, Engelsisme, acroniemen en afkortingen. Het is echter mogelijk om dit alles binnen het bedrijf toe te passen tijdens correspondentie, omdat op deze manier zowel de efficiëntie als de communicatiesnelheid aanzienlijk worden verhoogd, en daarom wordt het als acceptabel en volledig ethisch beschouwd. Interne correspondentie bestaat meestal uit afkortingen en jargon bestaat bijna volledig. Maar in communicatie met externe partners of zakelijke klanten komen dergelijke gevallen bijna nooit voor.
Een beetje over voorwaarden
Het is soms onmogelijk om te doen zonder terminologie, vooral in gespecialiseerde bedrijven. Een andere vraag is dat de noodzakelijke woorden die in de zakelijke context worden geïntroduceerd, moeten worden uitgelegd en de gesprekspartner moet worden geleerd hoe ze te gebruiken. Een klant wil bijvoorbeeld reclame maken voor zijn producten op internet, en een manager die deze services verkoopt, schrijft zinnen die voor een buitenstaander volkomen onbegrijpelijk zijn, zoals 'trefwoorden', 'contextuele banner' enzovoort. U kunt echter niet zonder hen en daarom moet u de klant trainen.
