De vitale activiteit van geen enkele organisatie, bedrijf, onderneming en zelfs de staat is onmogelijk zonder gestroomlijnde workflow. Documenten, evenals de noodzaak van verplaatsing, creatie of ontvangst vóór teruggave, verval of bevestiging van de zaak, zijn vanaf het moment van schrijven vast in het leven van een persoon gekomen. Bewaard uit de oudheid bevestigen ze de documentatie van verschillende levenssferen van individuen of openbare aangelegenheden.
Geschiedenis van kantoorwerk in Rusland
De eerste documenten die het leven van de oude Russische staat vastlegden, waren de annalen. Ze vertelden over de overeenkomsten die werden gesloten tussen Rusland en Byzantium en weerspiegelden historische gebeurtenissen. Ook diplomatieke relaties werden genoteerd in brieven. Bovendien spraken ze ook over verschillende overeenkomsten, voornamelijk tussen handelaren. Letters, afhankelijk van het doel, kunnen gerechtelijk en indicatief zijn.
Alle documenten werden geschreven op perkament, dat destijds als een zeer duur materiaal werd beschouwd. Tot het einde van de periode van feodale fragmentatie van Rusland was het te vroeg om te praten over het concept van kantoorwerk als een systeem.
De geschiedenis van kantoorwerk in de Russische staat bestaat uit perioden: pre-revolutionair, Sovjet en post-Sovjet.
pre-revolutionaire
Pre-revolutionair papierwerk ontwikkeld in de XVI - begin XX eeuw. Deze fase is op zijn beurt verdeeld in verschillende periodes:
- Orde administratief werk begon vorm te krijgen na de vorming van een gecentraliseerde Russische staat. Het werd uitgevoerd in hutten (besteld, labiaal, zemstvo) klerken. Het systeem zelf heeft zich ontwikkeld in orders - centrale instellingen. Vandaar de naam van de periode. Een onderscheidend kenmerk van administratief administratief werk is de opkomst van een afzonderlijke 'staf' van mensen die betrokken waren bij de voorbereiding van projecten, het inwinnen van inlichtingen, het organiseren van de opslag van papieren, het kopiëren van concepten.
- College workflow ontwikkeld na de hervorming van de centrale administratie. De hogescholen begonnen registratieboeken en georganiseerde archieven te gebruiken. De opslag van documenten op de voorgeschreven manier was eerst precies tijdens de periode van kantoorwerk georganiseerd.
- Executive (in de XIX - begin XX eeuw.) Werd ontwikkeld tijdens de hervorming. Het nieuwe administratieve systeem is gebaseerd op de principes van eenheid van commando - de exacte uitvoering van orders van leidinggevenden, evenals hiërarchie - een strikte verdeling van verantwoordelijkheden tussen ambtenaren van verschillende rangen en posities.
Sovjet administratief werk
Het Sovjet-kantoorwerk begon vorm te krijgen vanaf oktober 1917 en ging door tot 1991. Gedurende deze periode probeerden de autoriteiten dit systeem zo rationeel mogelijk te maken. Er zijn pogingen gedaan om normen in te voeren bij het werken met officiële documenten. Er is een lijst met typische beheersdocumenten bij de onderneming opgesteld, waarin de opslagperiode voor dergelijke documentatie is vastgelegd. In de jaren zeventig werd speciaal een uniform statussysteem van kantoorwerk gecreëerd, dat uniforme vormen en methoden van werken met documenten tot stand bracht.
De post-Sovjet
Het kantoorwerk van de post-Sovjetperiode heeft zich sinds 1991 ontwikkeld en ontwikkelt zich tot op heden. In de jaren 90 van de twintigste eeuw begon in de Russische Federatie het wetgevings- en regelgevingskader te verbeteren dat de vereisten voor documentatie vastlegde.
Opslag van documenten bij de onderneming
Tijdens het activiteitsproces van bedrijven, instellingen, ondernemingen, komt er een enorme stroom documenten voorbij, worden papieren ontvangen en gecreëerd. Wanneer de behoefte aan hun gebruik in dagelijkse activiteiten om huidige problemen en problemen op te lossen verdwijnt, is er behoefte aan het verzamelen en bewaren van informatie. Bovendien is het uiterst belangrijk om te allen tijde een gemakkelijke en snelle toegang tot de nodige gegevens te garanderen, zelfs na enkele dagen, maanden of jaren nadat het papier uit de handel is geraakt. Als de archieven niet goed zijn georganiseerd en de deadlines niet worden gerespecteerd, kunnen er verdere problemen ontstaan met het vinden van het juiste papier. Een snelle zoekactie en toepassing van documenten voor het beoogde doel is alleen mogelijk met een duidelijke verdeling ervan in groepen, bijvoorbeeld in het bedrijfsleven.
Een speciaal systematiserend naslagwerk, dat de procedure bepaalt voor de verdeling van effecten in zaken, is de nomenclatuur van zaken.
De begrippen "nomenclatuur van zaken" en "zaken"
De nomenclatuur van cases wordt de eenvoudigste classificeerder van case-namen genoemd, waarmee u snel papieren kunt sorteren voor snel zoeken indien nodig, met vermelding van de houdbaarheid in de voorgeschreven vorm. Een dergelijke classificeerder is van groot belang bij het organiseren van de vlotte werking van een bedrijf of gemeentelijke instelling.
Een case is een document dat onder één omslag wordt geplaatst of een combinatie daarvan die betrekking heeft op een specifieke kwestie of type activiteit. In gevallen is het verboden om conceptversies van effecten te herhalen die worden herhaald of die hun belang hebben verloren, met een verlopen standaard houdbaarheid.
Nomenclatuur van zaken - een multifunctioneel document dat:
- Het is de basis voor het plaatsen van documenten in mappen, op zoek naar benodigde papieren.
- Geeft de indexering van documenten en cases aan.
- Bepaalt de houdbaarheid van documenten.
- Het is een soort handleiding voor de eerste onderzoeksfase.
- Het is een document dat rekening houdt met tijdelijke opslag (tot tien jaar).
- Het is de basis voor de vorming van inventarissen van documenten die permanent en tijdelijk worden opgeslagen.
- Het is een opslagplaats van handelingen voor de vernietiging van de zaken van een onderneming met verlopen opslagperioden (vernietiging van papier).
Soorten artikelen in ondernemingen
Er zijn drie soorten nomenclaturen. Een standaardnomenclatuur is een regelgevingsdocument dat de samenstelling vastlegt van zaken die zijn ingesteld in het administratieve werk van organisaties van hetzelfde type.
De benaderde nomenclatuur heeft een adviserend karakter en stelt een aantal gevallen vast (met een indicatie van hun indexen) die worden geïnitieerd tijdens het functioneren van organisaties waarop de nomenclatuur van toepassing is.
Een afzonderlijke nomenclatuur van de zaken van een bepaalde onderneming wordt gevormd door het personeel van documentondersteuning en documentbeheer van de organisatie. Het proces omvat de hoofden van structurele divisies, omdat ze een idee hebben van de geplande ontwikkeling van de onderneming, waarmee u effectief kunt voorzien in de soorten effecten die in de nabije toekomst in de organisatie kunnen verschijnen.
Basisregels voor het opslaan van documentatie
Een enorm aantal documenten, verschillend in termen van vertegenwoordigde waarde en betekenis, worden gevormd in het proces van elke onderneming. De soorten effecten waarvoor de opslag van documenten in de organisatie moet worden georganiseerd, de procedure en de bewaartermijnen worden weerspiegeld in verschillende regelgevende rechtshandelingen, die betrekking kunnen hebben op zowel de vennootschapswetgeving van een individuele organisatie, de archiveringswetgeving als de boekhoudwetgeving. Wetten met betrekking tot boekhouding en archivering zijn evenzeer geldig als voorschriften die zijn opgesteld door de constituerende raad of de leiding van een bepaalde organisatie.
De basiswetgevingshandeling op dit gebied is de wet "inzake archiefaangelegenheden in de Russische Federatie", die in werking is getreden op de datum van publicatie - 25 oktober 2004.Het is deze wetgevingshandeling die verschillende soorten relaties reguleert op het gebied van archiefbeheer in het belang van de burgerbevolking van het land, de samenleving en de overheid, evenals de relaties bij de organisatie van de opslag van papieren, ongeacht de vorm van eigendom van ondernemingen.
Gebaseerd op artikel 1. 17 van wet nr. 125-ФЗ zijn ondernemers, particuliere en overheidsorganisaties verplicht om archiefdocumenten te bewaren tijdens de opslagperioden, inclusief papier op personeel. Afhankelijk van de status van de commerciële onderneming worden de procedure voor het voldoen aan de verplichting om effecten op te slaan en de periode van opslag van documenten in de organisatie vastgesteld. Commerciële instellingen hebben het recht om na verloop van tijd de opslag van documenten te beëindigen.
Boekhoudkundige documenten
Artikel 17 van wet nr. 129-ФЗ stelt de algemene bewaartermijnen vast voor documenten, boekhoudbescheiden en boekhoudrapporten. Volgens de wet is de onderneming verplicht ervoor te zorgen dat boekhoudkundige documenten worden bewaard gedurende ten minste vijf kalenderjaren vanaf 1 januari van het jaar volgend op dat waarop het papier is gedateerd.
Om de voorwaarden voor specifieke soorten documenten te bepalen, moet u verwijzen naar een dergelijke handeling als een standaardlijst van bewaartermijnen voor documenten die door het Federale Archief op 6 oktober 2000 zijn goedgekeurd. Wat belangrijk is, de data in de lijst beginnen niet vanaf de datum van de definitieve versie van het document of de officiële publicatie van het document, maar vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar. Als het hoofd van het bedrijf echter een order heeft uitgegeven waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van de activiteit, kan de houdbaarheid van de papieren worden verlengd in vergelijking met de periode waarin de lijst wordt vastgesteld.
Belastingaangiften en andere belastingberekeningspapieren
De tijdsperiode gedurende welke een onderneming of een gemeentelijke instelling verplicht is om rapportage over de belastingaftrek te handhaven, is vastgesteld in alinea 170 van de bovenstaande lijst. Dus de periode van opslag van documenten in de organisatie, als het gaat om belastingaangiften voor het laatste kalenderjaar, is ten minste een decennium, worden driemaandelijks opgeslagen voor ten minste vijf opeenvolgende kalenderjaren, maandelijkse perioden moeten worden opgeslagen voor ten minste één kalenderjaar - deze informatie wordt aangegeven door de lijst met documentopslagperioden. Bij gebreke van rapportage voor het kalenderjaar, worden andere soorten verklaringen ten minste tien jaar bewaard. Andere soorten rapportage moeten dus gedurende ten minste vijf kalenderjaren worden beschermd. Rapporten voor een kalendermaand zonder kwartaalrapporten worden volgens dezelfde principes opgeslagen.
Documenten waarvoor belastingen en toeslagen worden berekend, zijn niet wettelijk vastgelegd. De alinea van de achtste alinea van het eerste artikel 23 van het belastingwetboek van de Russische Federatie geeft echter aan dat belastingbetalers documenten gedurende vier jaar moeten bewaren: boekhouding en belastingadministratie, alle andere documenten die winst aantonen, uitgaven, betaling en inhouding van belasting en andere vergoedingen. Hetzelfde stelt de lijst met documenten in die de opslagperiode aangeven. Het is geplaatst op de officiële websites van de regering van de Russische Federatie en Rosarchive.
Duur van opslag van documentatie bij de onderneming
De houdbaarheid van documenten is het tijdsbestek dat wordt bepaald door de wetgeving van de Russische Federatie en de waarden die tijdens het onderzoek zijn geselecteerd, gedurende welke ze moeten worden opgeslagen tot hun vernietiging.
Als gevolg van de activiteiten van ondernemingen en instellingen worden papieren met verschillende betekenissen gecreëerd. Een standaardlijst van documentopslag maakt de vernietiging mogelijk van documenten die de taak al hebben voltooid. Maar er zijn mensen die hun belang een aantal jaren niet verliezen. En het derde type, het bevat wetenschappelijk of praktisch belangrijke informatie. Dit type heeft een constante houdbaarheid.
Typische opslagperioden voor documenten kunnen dus zijn:
- tijdelijk tot tien jaar;
- tijdelijk langer dan tien jaar;
- constant.
In divisies die zich bezighouden met referentiewerk blijven zaken twee jaar behouden, ongeacht de status van het bedrijf: permanente en tijdelijke (meer dan tien jaar) opslag. In het archief van de organisatie worden ze na deze tijd overgegeven.
Ongeacht de vorm waarin de documentatie is opgesteld (op papier of elektronisch), veranderen de bewaartermijnen van documenten niet. De bepalende waarde van de gebruiksduur hangt af van de informatie die erin staat. Deze kwestie is het onderzoek naar waarde.
Een onderzoek naar de waarde van documenten is de vaststelling van het belang waarvan de bepaling van de periode van besparing afhangt. Een onderzoek wordt uitgevoerd om te bepalen welke specifieke artikelen het best de staat, de maatschappij, de wetenschap en individuen kunnen voorzien van de nodige gegevens. Voor documenten die zijn geselecteerd voor tijdelijke opslag, moet u bepalen hoe lang ze in de toekomst nodig kunnen zijn. Een belangrijke taak van het onderzoek van effecten wordt ook beschouwd om de bewaartermijn van documentatie te bepalen.
Zo vielen de volgende taken van het waardeonderzoek op:
- Overdracht voor permanente opslag in de nationale archieven van de Russische Federatie van documentatie die belangrijk is voor politiek, economie, economie, wetenschap, cultuur van het land, voorlopige selectie hiervoor.
- Documenten die praktische waarde behouden, maar geen wetenschappelijke en historische waarde vertegenwoordigen, worden geselecteerd voor tijdelijke opslag.
- Degenen die hun waarde hebben verloren en geen wetenschappelijke waarde hebben, worden geselecteerd voor vernietiging.
- Vaststellen van opslagperioden voor documenten, wijzigen hiervan.
Tijdens het onderzoek wordt ook de kwaliteit van de organisatie van de nomenclatuur van bestanden, archieven en de vaststelling van de houdbaarheid van documenten gecontroleerd.
Manieren om de opslag van effecten bij de onderneming te organiseren
Met de komst van elektronische technologie is het niet nodig om het hele gebouw te gebruiken voor archieven; verschillende kamers zullen voldoende zijn als het gaat om een grote organisatie met een geschiedenis van tien jaar. Maar in elk geval moet de opslag van documenten in de organisatie worden georganiseerd.
Er zijn verschillende opties voor het organiseren van een elektronisch archief:
- Lokaal - een betaalbare manier van opslag, die bestaat uit het verzamelen van documenten in één map op een computer of, als het bedrijf een lokaal netwerk heeft, een speciale netwerkmap maken en hier toegangsrechten voor instellen. De nadelen van deze opslagmethode zijn het ontbreken van veiligheidsgaranties, de noodzaak om de opslagtijd onafhankelijk te regelen, weergavetools te bieden (we hebben het over programma's voor het bekijken van documenten, afbeeldingen, video's, tekeningen en andere papieren) en verificatie van elektronische handtekeningen.
- Speciaal elektronisch archief - gespecialiseerde systemen voor elektronisch documentbeheer of elektronische archieven. Dergelijke opslagsystemen herhalen de bovengenoemde nadelen van het lokale archief niet. Dat wil zeggen, de EDMS biedt weergave, regelt de timing van de opslag van effecten, stelt u in staat informatie te verkrijgen over de elektronische handtekening. Min - de service is betaald.
- In de cloud - een veelbelovende manier om documenten op te slaan, kunnen ze direct in de online service worden opgeslagen en nemen ze geen ruimte in beslag op de computers van de organisatie. Medewerkers hebben altijd de mogelijkheid om zich tot de nodige documentatie te wenden, de service biedt weergave met de juiste hulpmiddelen en gegevens over een beveiligingscertificaat - er is alleen toegang tot het netwerk.
De wetgeving regelt niet welke opslagmethode moet worden gebruikt. De lijst met documenten met de datums geeft alleen het wettelijke tijdsbestek aan. Het is alleen belangrijk om te voldoen aan de regels voor de overdracht van documenten, de juiste vorm van uitvoering en een certificaat voor ondertekening.