Het organiseren van personeelsdossiers in de onderneming is geen moeilijke maar moeizame taak. Het wordt opgelost door personeelsprocessen sequentieel te starten, die worden geregeld door de toepasselijke wetgeving.
Over het algemeen redt het juiste onderhoud van personeelsdocumentatie niet alleen het bedrijf van inspecties door regelgevende instanties, maar stelt het werknemers ook in staat om problemen te voorkomen, bijvoorbeeld met het verkrijgen van pensioenen of de mogelijkheid om andere sociale garanties aan te vragen. Het komt vaak voor dat als gevolg van onjuiste administratie op de werkplek, mensen een enorme hoeveelheid tijd, financiën en zenuwen moeten doorbrengen om aan elke autoriteit te bewijzen dat zij recht hebben op uitkeringen, toelagen en andere betalingen. Daarom moet elke manager onthouden dat het bijhouden van personeelsdocumenten en de juiste organisatie van kantoorwerk een van de belangrijkste taken is waarvoor hij verantwoording verschuldigd is aan zijn personeel en de staat.
Dit artikel zal gaan over de juistheid van de totstandkoming van dit proces, evenals over alle nuances. Dan zal het mogelijk zijn om een antwoord te krijgen op de vraag hoe stap voor stap personeelsdossiers te organiseren en geen fouten te maken.
Concepten en definities
Voordat u de configuratie van dit proces begrijpt, moet u de basisconcepten definiëren. Dus, personeelsdossiers - dit is het proces van het organiseren van de boekhouding van werknemers, wat gepaard gaat met de officiële registratie van aanwerving, het verplaatsen van de ene positie naar de andere en het vrijgeven van personeel, evenals de boekhouding voor arbeidsrelaties van de onderneming en haar personeel.
HR-records management is een activiteit die documentatie en organisatie van het werk met HR-documenten biedt.
Het wordt dus duidelijk dat HR-management en personeelsdossiers twee onderling samenhangende fenomenen zijn die gericht zijn op de implementatie van het personeelsbeleid van de onderneming.
Doelen en doelstellingen
Het doel van personeelsadministratie is om een effectief, werkend systeem van personeelsadministratie en een goede registratie van arbeidsrelaties tussen de werkgever (onderneming) en de werknemer (personeel) rechtstreeks tot stand te brengen.
Maar de taken die door personeelsdossiers moeten worden opgelost, zijn de volgende: het reguleren van de relatie tussen de werkgever en de werknemers van de onderneming en het creëren van het wettelijk kader voor arbeidsrelaties.
Als u begrijpt wat personeelsadministratie is, kunt u overwegen stap voor stap de personeelsadministratie opnieuw te organiseren.
Stadia van organisatie van personeelsdossiers
Dus voordat u stap voor stap vanuit het niets personeelsbestanden gaat organiseren, moet u een duidelijk actieplan hebben, verdeeld in fasen. Dit helpt om belangrijke punten in dit proces niet te missen.
Dus, de organisatie van personeelsdossiers omvat in het algemeen de volgende stappen:
- Oprichting van een personeelsdienst (afdeling) in het geval dat het bedrijf van plan is een groot aantal werknemers in dienst te nemen, of boekhoudkundige taken toewijzen aan een specifieke specialist als het bedrijf van plan is een klein aantal personeelsleden te hebben.
- Ontwikkeling van elementaire wettelijke documentatie (op het gebied van personeelsbeheer van een onderneming).
- Organisatie van kantoorwerk (bepaling van wie en hoe documentatie opstelt, ontwikkeling van bestelbonnen voor personeelskwesties, bijhouden van rapportagetijdschriften, etc.).
- Automatisering van personeelsrecords (indien nodig).
- Identificatie van manieren om de nauwkeurigheid van de boekhouding te controleren (regulering en toewijzing van bevoegdheden aan ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor een correcte boekhouding).
Elk van deze fasen heeft bepaalde taken en subtaken. Het is noodzakelijk om ze allemaal te overwegen.
Wie moet registers bijhouden?
Zoals eerder opgemerkt, zijn er twee manieren om te bepalen wie betrokken zal zijn bij het bijhouden van personeelsgegevens in een onderneming. Over het algemeen hangt het af van het aantal mensen dat in dienst is om hun doelen te bereiken (in de regel is het doel van een onderneming het organiseren van commerciële activiteiten voor winst).
Voor grote bedrijven wordt de oprichting van een personeelsdienst of een volwaardige personeelsafdeling aanbevolen. Voor kleine ondernemingen is de toewijzing van personeelstaken aan een accountant of secretaris toegestaan. Er is echter een derde optie - de overdracht van boekhoudkundige gegevens naar outsourcing naar gespecialiseerde organisaties.
Wanneer u een service of afdeling aanmaakt, moet u bepaalde wettelijke documenten maken, namelijk de bepaling over de service (afdeling) en functiebeschrijvingen van werknemers. In het geval van het toewijzen van taken aan een accountant of secretaris, moeten de personeelsfuncties worden geregistreerd in de functiebeschrijving van de geselecteerde werknemer. Als er een dergelijke behoefte is, wordt aanbevolen om een accountant of secretaresse naar HR-cursussen te sturen. Dit zal bijdragen tot een verbetering van de vaardigheden van werknemers die met personeel worden belast. Maar als wordt besloten om samen te werken met externe organisaties bij het overdragen van boekhoudkundige taken aan hen, dan is een contract vereist.
Ontwikkeling van verplichte personeelsdocumentatie
Er zijn een aantal documenten die iedereen die personeelsdossiers en archiefbeheer bijhoudt, verplicht begeleiden. Allereerst is een dergelijk document de personeelslijst. Het is een document dat de samenstelling, het aantal personeelsleden en salarissen van werknemers weergeeft, evenals functiebenamingen. In de personeelstabel worden de posten van werknemers verdeeld in eenheden, waardoor een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van de hele onderneming mogelijk is.
De volgende stap is de ontwikkeling van een standaardvorm van personeelsorders, die informatie zal tonen over toelating, overplaatsing naar een andere functie, verlof en ontslag van werknemers van de onderneming.
Het volgende verplichte document is het interne arbeidsreglement. Ze tonen de belangrijkste punten die de arbeidsactiviteit van alle werknemers van de onderneming regelen. Volgens dit document kan een werknemer, als hij de regels in het document overtreedt, worden gestraft door hem te disciplineren.
Ook een ander document van personeelsdossiers is een modelovereenkomst voor het sluiten van arbeidsrelaties tussen de onderneming en de werknemer. Arbeidscontracten kunnen van hetzelfde type zijn of voor elke functie afzonderlijk worden uitgewerkt. Bovendien moet het bedrijf een urenstaat hebben ontwikkeld, waarin de werkelijke uren worden weergegeven waarvoor de werknemer loon zal ontvangen.
U moet ook het vakantieschema bij de onderneming onthouden. Dit document wordt uiterlijk twee weken voor het einde van het jaar opgesteld. Het vakantieschema geeft een kalenderplan weer voor het sturen van mensen op verplichte vakanties. Bij het opstellen van een dergelijk plan moet eraan worden herinnerd dat personeel zodanig op vakantie moet worden gestuurd dat de gelijktijdige afwezigheid van bepaalde werknemers geen onderbreking van het arbeidsproces van de onderneming inhoudt.
We moeten de ontwikkeling van voorschriften inzake beloningen niet vergeten.Dit document weerspiegelt het salarisproces voor personeel van de organisatie en regelt ook de berekening van extra betalingen, bijvoorbeeld toeslagen, incentives of bonussen. De laatste fase is de ontwikkeling van voorschriften voor de bedrijfsonderdelen en functiebeschrijvingen van specialisten en werknemers. Daarnaast wordt aanbevolen om een regeling voor persoonlijke gegevens te ontwikkelen. Zodra de wettelijke documenten klaar waren, kunt u beginnen met het organiseren van papierwerk.
Administratief werk
Papierwerk omvat het juiste onderhoud van documentatie met betrekking tot de ontvangst, verplaatsing en vrijgave van personeel.
Verplicht is het voeren van persoonlijke bestanden die worden vastgelegd voor elke medewerker van de onderneming. Het omvat een persoonlijk personeelskaart, een aanvraag voor toelating, een kopie van een paspoort, kopieën van educatieve documenten, een certificaat van medisch onderzoek, een kopie van een militair ID (indien aanwezig) en andere documenten die worden gegenereerd tijdens het werk van een werknemer . En ook een andere en zeer belangrijke taak is het invullen van werkboeken.
Naast al het bovenstaande kunnen ook andere documenten worden ontwikkeld die rechtstreeks verband houden met de specifieke kenmerken van de onderneming, waardoor de juiste werking op het gebied van personeelsadministratie wordt gewaarborgd.
Welke tijdschriften moeten er in HR-management zijn?
Allereerst moet u de volgende tijdschriften starten:
- vertrouwd raken met de regels van het interne arbeidsplan;
- registratie van personeelsorders;
- registratie van opdrachten voor tewerkstelling;
- registratie van bestellingen voor reguliere vakanties;
- ziekteverlofregistratie;
- registratie van arbeidscontracten;
- rekenschap geven aan gedetacheerde werknemers;
- tijdregistratie;
- verantwoording voor het verkeer van werkboeken;
- boekhouding van persoonlijke kaarten;
- boekhoudkundige controles.
Naast de tijdschriften zelf, als aanvulling daarop, kunnen instructies worden ontwikkeld om ze in te vullen. En ook alle documentatie die in deze tijdschriften is geregistreerd, wordt volgens de goedgekeurde nomenclatuur in afzonderlijke mappen opgeslagen.
Accounting Automation
Zoals uit bovenstaande informatie bleek, zijn personeelsdossiers een zeer nauwgezet proces dat speciale aandacht vereist van werknemers die verantwoordelijk zijn voor het handhaven van dit probleem. Daarom kan het vandaag worden vereenvoudigd door automatisering.
Er zijn veel programma's die het werk van personeelsfunctionarissen vereenvoudigen en de kans op fouten verkleinen. In de regel moet een onderneming gelicentieerde versies van dergelijke software installeren. Het is echter vermeldenswaard dat de aankoop van een dergelijk programma zichzelf snel terugbetaalt en geen ernstige fouten in het werk toelaat. Over het algemeen lossen dergelijke programma's de volgende problemen op:
- bijhouden van personeelsdossiers in overeenstemming met de arbeidswetgeving;
- compilatie en rapportage over de kwestie van personeel;
- het tijdig goedkeuren van alle personeelsprocessen bij de factureringsafdeling of boekhouding.
Een van de meest populaire en gewilde programma's van vandaag is 1C met de configuratie van "Human Resource Management".
Wat te doen als het onmogelijk is om personeelsregisters stap voor stap vanuit het niets te organiseren?
Als een onderneming met een dergelijk probleem zou worden geconfronteerd wanneer het niet mogelijk is om onafhankelijk personeelsprocessen op te zetten, dan is het niet moeilijk om een dergelijke situatie op te lossen. Voor deze doeleinden zijn er bedrijven die een dergelijke service kunnen verlenen.
Specialisten van adviesbureaus zullen een audit uitvoeren en het nodige documentenpakket ontwikkelen. Over het algemeen worden dergelijke organisaties opgeroepen om dergelijke problemen op te lossen:
- Kies het optimale personeelsbeheersysteem in de onderneming.
- Ontwikkel interne regelgevingsdocumenten.
- Ontwikkel de nodige instructies en voorschriften.
Bovendien kunnen dergelijke specialisten, indien nodig, de oprichting van een personeelsbeheerservice en een afdeling voor documentbeheer leiden. Over het algemeen helpt de betrokkenheid van externe specialisten het management om werk in deze richting te vestigen. Dit is erg handig voor de onderneming als geheel, vooral bij het maken ervan.
conclusie
Samenvattend dit artikel is het vermeldenswaard dat personeelsboekhouding en personeelsbeheer onderling samenhangende processen zijn waarbij het personeelsbeleid van de onderneming volledig zal afhangen van de kwaliteit van de organisatie van de eerste.
In geen geval mag men personeelskwesties over het hoofd zien, omdat niet alleen de activiteiten van de organisatie ervan afhangen, maar vaker het lot van de werknemers. Men hoeft zich alleen maar voor te stellen hoe verontwaardigd die mensen zijn die hun welverdiende pensioen of enige andere betaling niet kunnen ontvangen vanwege een slechte uitvoering van hun taken door een personeelsfunctionaris.
Na de vraag te hebben bekeken hoe we personeelsrecords stap voor stap kunnen organiseren, kunnen we beginnen met het implementeren van een programma om dit proces in de onderneming op te zetten. Het belangrijkste is om de aanbevelingen van de Arbeidswet, de beslissingen van het Ministerie van Arbeid, Goskomstat, Rosarkhiv en andere overheidsdiensten niet te verwaarlozen.
Nadat alle interne personeelsprocessen zijn aangepast, mag u deze niet uit het oog verliezen. Het is belangrijk om te onthouden dat werknemers die zich bezighouden met personeelsregistraties, tenminste af en toe, naar cursussen in HR-administratie moeten worden gestuurd om hun vaardigheden te verbeteren. En moet ook een routinematige audit van boekhoudprocessen op het gebied van personeel uitvoeren. Dit zal helpen om het werk in deze richting voort te zetten.