Wie is het administratieve personeel van het bedrijf?

Tegenwoordig wordt arbeidsactiviteit in de administratieve dienst van de structuur vaak gezien als de eerste fase van een carrière of als werk voor eerstejaarsstudenten, die in de regel geen serieuze voorbereiding vereisen. Wat wordt bedoeld met het concept administratief personeel? Wie is familie naar de juiste categorie? Waarom? Antwoorden op deze en andere even belangrijke vragen zijn te vinden tijdens het lezen van dit artikel.

Gemeenschappelijke kenmerken

Ondanks het feit dat administratief personeel betekent vaak slechts het begin van groei, veel mensen bouwen een succesvolle carrière op en ontvangen professionele erkenning op dit gebied. Zulke werknemers zullen dit werk niet noemen zonder de vereiste kwalificaties en uiterst eenvoudig. Wat zijn de verantwoordelijkheden die een service doorgaans uitvoert? Administratief personeel voert een aantal taken uit met betrekking tot de organisatie van fundamentele bedrijfsprocessen. Onder hen zijn de volgende items:

• Bijhouden van gegevens.
• Controle over de uitvoering van orders en orders van het hoofd voor verschillende afdelingen en divisies.
• Administratief personeel betrokken bij het leveren van sociale, huishoudelijke, economische en materiële en technische diensten aan de structuur.
• Organisatie en daaropvolgende reparatie op kantoor, indien nodig.
• Organisatie van verhuizing.
• Administratief personeel is werknemers die moeten communiceren met de operationele diensten.
• Interactie met verhuurders.
• Organisatie en daaropvolgende organisatie van bedrijfsevenementen. Het is belangrijk om dat in dit geval toe te voegen administratief personeel biedt alleen aanvullende hulp.

Het is belangrijk op te merken dat deze lijst kan worden geconcretiseerd en aangevuld, afhankelijk van de behoeften en taken van het bedrijf.

Het praktische aspect van de kwestie

Zoals later bleek, administratief personeel is werknemers wiens werkgebied de implementatie van managementfuncties of de uitvoering van werk met betrekking tot organisatorische managementkwesties in technische termen omvat.

In overheidsorganisaties wordt de personeelsafdeling, die personeel beheert en selecteert, vaak opgenomen in de administratieve afdeling, de afdeling bedrijfsadministratie, enzovoort. Een dergelijke praktijk met betrekking tot grootschalige organisaties van particulier eigendom is echter niet wijdverbreid - hier is de managementafdeling natuurlijk een onafhankelijke structuur, geleid door het hoofd. Het is belangrijk op te merken dat in administratief personeel vaak zijn persoonlijke assistent-managers en afdelingsassistenten niet inbegrepen. Ze hebben dus in de regel betrekking op het personeel van een bepaalde structurele eenheid en zijn ondergeschikt aan het overeenkomstige hoofd. Hun taken worden rechtstreeks beperkt tot het oplossen van de problemen van deze eenheid. Hetzelfde kenmerkend groep administratief personeel collega's lost de problemen van de hele organisatie op.

Opgemerkt moet worden dat het aantal administratieve medewerkers van het bedrijf voornamelijk afhangt van de interne structuur, omvang en activiteitengebied. Veel overheidsorganisaties, beheermaatschappijen van grote ondernemingen of grote bedrijven scheiden bijvoorbeeld administratief personeel in een onafhankelijke afdeling. In de regel wordt dit de administratieve afdeling of de algemene afdeling genoemd.De afdeling is een complexe organisatie, waarvan het hoofd zich organiseert personeelsbeheer en rapporteert aan het hoofd van het bedrijf.

Staatsinstellingen

De administratieve afdeling van een staatsinstelling kan de volgende afdelingen van een onafhankelijke werkingswijze omvatten:

• Ondersteuning van documentatie.
• Protocol-organisatie.
• Controle afdeling.
• Huishoudelijke ondersteuning.
• Openbare dienst enzovoort.

Het is belangrijk op te merken dat in grote commerciële structuren werk. Administratief personeel vertegenwoordigt in dit geval de zakelijke afdeling. Het omvat officemanagers, secretaresses, onderhoudspersoneel (chauffeurs, schoonmakers, koeriers). Het hoofd van de overeenkomstige categorie is volledig verantwoordelijk voor het werk van de afdeling.

In bedrijven met een complexe structuur met meerdere kantoren, administratief en technisch personeelin de regel wordt gevormd volgens een enkel schema. Zijn werk staat onder toezicht van de activiteiten van de administratief directeur. Zijn taken omvatten het beheer en de coördinatie van de activiteiten van de administratieve structuur als geheel. De administratief directeur is ondergeschikt aan de hoofden van administratieve afdelingen, evenals officemanagers van structurele eenheden en onafhankelijke kantoren.

Kleine bedrijven

Administratief personeel in kleine bedrijven met commerciële doelstellingen bestaat in de regel uit één werknemer. Zijn functie wordt officemanager of secretaris genoemd. Als dit ontbreekt, worden bepaalde administratieve functies (bijvoorbeeld het organiseren van papierwerk, documentbeheer of het bestellen van het kantoor) toegewezen aan een bepaalde junior medewerker als een extra last.

traditioneel, administratief personeel omvat secretaris, assistent-afdeling, persoonlijke assistent van het hoofd, hoofd van de administratieve afdeling. Bovendien bevat deze lijst een officemanager en een administratief directeur. Het is belangrijk op te merken dat dit een aantal werknemers van onderhoudspersoneel omvat (bijvoorbeeld, administratief en technisch personeel voor elektrische veiligheid). In de volgende hoofdstukken moeten de meest voorkomende administratieve posten worden overwogen.

Office manager

Zoals later bleek, kenmerkend administratief personeel onderverdeeld in administratieve en technische gebieden. De officemanager behoort tot de eerste groep. Op een andere manier wordt hij een administratief manager of senior administrator genoemd. De officemanager rapporteert aan de wervende of uitvoerende directeur. In de kring van zijn ondergeschikten bevinden zich alleen medewerkers die het functioneren van de structuur ondersteunen. Het hoofddoel van de senior administrator is om te zorgen voor een goede werking van het kantoor en een soepele werking. Office manager hoe administratief ondersteunend personeel voert de volgende functies uit:

• Controle bieden over de beschikbaarheid en werking van kantoorapparatuur.
• Budgetteringskosten voor kantoorondersteuning.
• Zorgen voor tijdige verwerking van zowel inkomende als verzonden correspondentie, de levering ervan in overeenstemming met het doel.
• Deelname aan de inventaris van kantoorcomplexen.
• Uitoefening van controle over de termijnen voor de uitvoering van effecten en hun bevoegde uitvoering.
• Organisatie en controle van het werk van ondergeschikte werknemers, waaronder in de regel telefonisten, secretaresses, chauffeurs, schoonmakers en bewakers.
• Controle en ondersteuning van het bedrijfsbestandssysteem.
• Boeken van tickets, bieden van visumondersteuning en boeken van kamers voor werknemers van het bedrijf.

De volgende vereisten met betrekking tot ervaring en kwalificaties zijn relevant voor de officemanager:

• Passende opleiding (voortgezet speciaal of hoger).
• Gewenste kennis van een of meer vreemde talen.
• Uitstekende kennis van computertechnologie.
• Kennis van kantoortechnologie.
• Minimaal een jaar werkervaring op administratief gebied.
• Gezelligheid, stressbestendigheid, vaardigheden in organisatorische aangelegenheden.

Hoofd juridische afdeling

Het hoofd van deze afdeling rapporteert exclusief aan de algemeen directeur. Zijn ondergeschikten omvatten alle medewerkers van de juridische afdeling. Het doel van de activiteit van de chef is de oprichting en verder beheer van de juridische dienst van het bedrijf. De betreffende medewerker voert de volgende functies uit:

• Selectie en bijscholing van juridische officieren.
• Legalisatie van de organisatiestructuur van de onderneming.
• Vorming van interne bedrijfsstandaarden.
• Creëren van workflow volgens ontwikkelde wettelijke normen van bedrijven.
• Organisatie van juridische opleidingen voor werknemers van het bedrijf.
• Juridische expertise van projecten van verschillende juridische documentatie, waarvan de voorbereiding in de onderneming wordt uitgevoerd.
• Organisatie van de voorbereiding van conclusies in overeenstemming met juridische kwesties die zich in de loop van de structuur voordoen.
• Vertegenwoordiging van belangen van de onderneming bij de gerechtelijke autoriteiten, alsmede bij openbare en nationale verenigingen bij de studie van juridische kwesties.
• Monitoring en nemen van maatregelen om schulden in te vorderen in overeenstemming met eerder uitgevoerde overeenkomsten.

Vereisten voor een specialist op het gebied van kwalificaties en ervaring:

• Juridische opleiding (bij voorkeur hoger).
• Meer dan vijf jaar ervaring in de relevante specialiteit.
• Kennis van het Engels op een gemiddeld niveau.
• Ervaring met het onderhandelen en het voor het proces regelen van problemen.
• Gereedheid voor reizen en zakenreizen.
• Kennis op de volgende juridische gebieden: civiel, fiscaal, administratief, zakelijk, arbitrage en andere rechtsgebieden.

Administratief personeel voor elektrische veiligheid

Elektrisch personeel dat werkzaamheden aan elektrische installaties uitvoert, is ingedeeld in de volgende categorieën:

• Administratief en technisch personeel zijn managers en specialisten die de taken uitvoeren die verband houden met de organisatie van operationeel en onderhoud, installatie, reparatie en inbedrijfstelling met betrekking tot elektrische installaties.
• Operationele medewerkers - personeel dat onderhoud en operationeel beheer van elektrische installaties verzorgt. Dit omvat inspectie, voorbereiding van de werkplek, operationeel schakelen, toelating en daaropvolgend toezicht op werknemers, uitvoering van werkzaamheden in overeenstemming met de huidige operatie.
• Reparatiepersoneel - personeel dat reparatie en onderhoud, inbedrijfstelling, installatie en testen van apparatuur uitvoert.
• Operationeel en reparatiepersoneel - reparatiepersoneel dat speciaal is opgeleid en getraind om de operationele focus te onderhouden in een bepaalde hoeveelheid elektrische installaties die eraan zijn toegewezen.

advocaat

Vaak wordt een advocaat op een andere manier een juridisch adviseur genoemd. Hij rapporteert aan de algemeen directeur of het hoofd van de betreffende afdeling. De ondergeschikten van de advocaat zijn de griffiers van deze afdeling. Het hoofddoel van zijn activiteiten is ondersteuning te bieden voor het werk van de juridische afdeling. De kerntaken van de specialist zijn de volgende punten:

• Ontwikkeling van juridische documentatie.
• Methodologische begeleiding bieden voor de juridische activiteiten van het bedrijf.
• Implementatie van maatregelen om de financiële, contractuele en arbeidsdiscipline te versterken.
• Raadpleging van het personeel van de structuur op het gebied van professionele kwesties, hulp bij het opstellen van documentatie en regelgevende handelingen met betrekking tot onroerend goed.

De juridisch adviseur voert de volgende functies uit:

• Deelname aan de ontwikkeling van juridische documentatie en contracten.
• Deelname aan juridische geschillen.
• Adviseren van medewerkers en bedrijfsmanagement in overeenstemming met juridische aspecten.
• Deelname aan de verificatie van geletterdheid van documentatie, evenals contracten vanuit juridisch oogpunt.
• Het onderhouden van het bestandssysteem van contracten.
• Assistentie verlenen aan medewerkers van de betreffende afdeling bij het ontwikkelen van verschillende soorten projecten.

dispatcher

De coördinator rapporteert rechtstreeks aan het productiehoofd, maar heeft geen ondergeschikten. Het hoofddoel van zijn werk is de operationele regulering van het productieproces en andere activiteiten van de structuur. De coördinator voert de volgende functies uit:

• Monitoring van de beschikbaarheid van voorraden die nodig zijn voor een ononderbroken productieproces van bedrijfsdivisies (componenten, materialen, transport, apparatuur).
• Organisatie van operationele controle over het productieproces, levering van het eindproduct, uitvoering van werkzaamheden of diensten volgens het schema van het productieproces.
• Het uitvoeren van een verzendjournaal, het opstellen van rapportageverslagen en andere technische documentatie met betrekking tot het productieproces.

In het geval van een coördinator zijn de volgende vereisten met betrekking tot kwalificaties en ervaring relevant:

• De aanwezigheid van middelbaar beroepsonderwijs.
• Kennis op het gebied van productieplanning bij de onderneming.
• Stressbestendigheid, gezelligheid.

Secretaris-generaal

Op een andere manier kan de functie worden aangeduid als een persoonlijke assistent of secretaris-referent. De werknemer rapporteert aan de directeur personeelszaken of de algemeen directeur. Er zijn geen ondergeschikten van de secretaris-generaal. Het hoofddoel van het werk van de secretaris-referent is het bieden van hoogwaardige administratieve ondersteuning aan de directiestructuur. Een persoonlijke assistent voert de volgende taken uit:

• Zorgen voor de juiste workflow.
• Organisatie van de regisseursdag in het werkplan.

De assistent-secretaris voert hoofdzakelijk de volgende functies uit:

• Planning voor de CEO, organisatie van zakelijke bijeenkomsten en zakenreizen.
• Bewerken, vertalen en uitvoeren van zakelijke brieven en documentatie.
• Biedt controle over inkomende correspondentie en telefoontjes.
• Opstellen en uitvoeren van zakelijke brieven, rapporten, andere documentatie.
• Organisatie van interactie tussen de directeur en andere werknemers van de structuur.
• Kwaliteitscontrole van de voorbereiding, correcte compilatie, daaropvolgende coördinatie en goedkeuring van documentatie die ter ondertekening rechtstreeks bij de directeur van de organisatie wordt ingediend.
• Organisatie van de werkzaamheden van de receptie van de algemeen directeur.
• Vervulling van individuele instructies van het hoofd.
• Escort van het hoofd op zakenreizen.

De feitelijke vereisten voor ervaring en kwalificaties zijn in dit geval:

• De aanwezigheid van hoger onderwijs.
• Kennis van een vreemde (bij voorkeur Engelse) taal.
• Uitstekend gebruik van pc.
• Hoge standaard voor zakelijke etiquette.
• Minimaal twee jaar werkervaring.
• Presentabel uiterlijk, gezelligheid.