Een van de belangrijke verantwoordelijkheden van managers is het ondertekenen van een groot aantal documenten. Dit eenvoudige, op het eerste gezicht, werk kost soms veel tijd en geeft verre van de meest aangename emoties. Maar er is een waardige oplossing - facsimile, dit is een speciale stempel die precies de handtekening kopieert. Waarom heb ik zo'n zegel nodig en waar kan ik die krijgen?
Facsimile is een waardig alternatief voor handtekenen
In veel organisaties is de bevoegdheid om officiële papieren te ondertekenen niet alleen de algemeen directeur, maar ook zijn plaatsvervanger of plaatsvervangers. Zelfs met een dergelijke verdeling van verantwoordelijkheden is het managementteam echter niet altijd in staat om persoonlijke handtekeningen tijdig en persoonlijk aan te brengen op alle documenten die dit vereisen. Het was om dergelijke problemen op te lossen dat een faxzegel werd uitgevonden. Dit is het zegel dat de handgeschreven handtekening het meest nauwkeurig herhaalt. Het woord "facsimile" in de letterlijke vertaling uit het Latijn (fac simile) betekent - "om dit te doen." Wat vooral leuk is, kan elke geïnteresseerde leider vandaag zo'n stempel bestellen. Laten we proberen erachter te komen waarom het nodig is en op welke documenten het gepast is om het te gebruiken.
Wie heeft een handtekeningstempel nodig?
Facsimile is een essentiële metgezel voor drukke leidinggevenden. Met dit afdrukken kunt u vele belangrijke papieren met maximale snelheid of bij afwezigheid van een bevoegd persoon op de werkplek certificeren. Met andere woorden, fax is een onmisbaar iets voor bedrijven met een grote workflow en managers die vaak op zakenreis gaan / om andere redenen afwezig zijn op kantoor. Wat vooral handig is, kan een persoon die een zegel achterlaat in de vorm van een persoonlijke handtekening, rechtstreeks worden gemachtigd om documenten van deze categorie te certificeren, of iemand van zijn assistenten. Hier rijst een nogal gecompliceerd punt - hoe, met een fax, er zeker van te zijn dat een werknemer die het recht heeft om het te gebruiken zijn autoriteit niet zal overschrijden? Het ideale geval is als de zegelhandtekening alleen rechtstreeks door de eigenaar wordt gebruikt. Maar vaak is dit niet het geval, en in dit geval moet men goed nadenken wie van de werknemers toestemming heeft om het gebruik van faxen toe te staan.
Letters of law
In de huidige wetgeving van de Russische Federatie zijn er geen gedetailleerde en uitgebreide bepalingen en regels met betrekking tot het gebruik van vervangende middelen voor de handtekening van de auteur. Na bestudering van een aantal regelgevingsdocumenten kan echter worden geconcludeerd dat faxzegels en stempels kunnen worden gebruikt in gevallen die door de wet en met instemming van de partijen zijn bepaald. In dit geval moet in de tweede versie deze paragraaf (de mogelijkheid om de handtekening te vervangen door een afdruk of een andere kopieermethode) afzonderlijk worden gespecificeerd. Het is belangrijk om te begrijpen dat fax een volledig analoog is van een handgeschreven handtekening. Dienovereenkomstig geeft het stempel op het document het papier hetzelfde juridische belang en dezelfde betekenis als de handtekening van de gemachtigde persoon. Fax is onacceptabel om te gebruiken voor papieren waarvan de ondertekening beladen is met materiële gevolgen en verplichtingen voor de partijen. Financiële documenten, beroepen en verzoeken aan de belastingdienst en federale organisaties, evenals rekeningen, volmachten en handtekeningsmonsters moeten altijd in handgeschreven vorm worden uitgevoerd.
Wanneer is het gepast om facsimiles te gebruiken?
Elke organisatie kan afzonderlijke regels en voorschriften opstellen met betrekking tot het gebruik van middelen voor certificering van documenten ter vervanging van een handgeschreven handtekening. In dit geval moet het gebruik van faxen worden uitgevoerd met de adviesnormen die zijn voorgeschreven in het charter en andere wettelijke documenten van de onderneming.Ook moet u in de officiële documentatie de lijst opgeven van personen die bevoegd zijn om dit zegel op te slaan en te gebruiken. Voor welke papieren kunnen faxen worden gebruikt? Theoretisch zijn dit allemaal soorten documentatie, waarvan de ondertekening geen aansprakelijkheid inhoudt. Het is wenselijk dat in de tekst van de documenten de mogelijkheid van deze versie van certificering wordt aangegeven. Vergeet niet dat de fax op de documenten dezelfde sterkte heeft als een echte handtekening. Indien nodig zal het annuleren van effecten die volgens deze methode zijn goedgekeurd even moeilijk zijn als handmatig ondertekende effecten. Als het nodig is om enkele papieren te ondertekenen en de manager dit niet persoonlijk kan doen, kunt u dit doen zonder een fax. Een alternatief is om een tijdelijke volmacht uit te geven namens de werknemer die bevoegd is om het vereiste type documentatie te certificeren.
Hoe kunt u uw faxzegel krijgen?
U kunt de productie van een zegel bestellen die een persoonlijke handtekening kopieert bij elke organisatie die stempelservices aanbiedt. Vergelijkbare bedrijven zijn vandaag beschikbaar in alle redelijk grote steden. Het indienen van documenten voor het bestellen van faxen is niet vereist. Wat vooral leuk is, stempels en stempels die een persoonlijke handtekening herhalen, zijn meestal goedkoop (binnen 500-800 roebel) en kunnen binnen een paar dagen worden gemaakt.