Geheim kantoorwerk is beladen met een aanzienlijk risico. Voor het grootste deel wordt het veroorzaakt door onwetendheid over de bijzonderheden van het werk en schendingen van de belangrijkste principes van de uitvoering ervan. 
Staatsgeheim - wat is het?
Dit concept heeft verschillende betekenissen. In algemene zin kenmerkt mysterie iets onbekends en onopgelosts. Met betrekking tot overheidsinstanties wordt dergelijke informatie opgevat als gegevens die bekend zijn bij een strikt gedefinieerde categorie personen. Staatsgeheim is daarom iets dat niet openbaar wordt gemaakt. Deze gegevens behouden hun status meestal voor een bepaalde periode. Het wordt vastgesteld afhankelijk van het belang van de informatie, de behoefte ervan, voortkomend uit de belangen van het hele land of een specifieke afdeling. Om verschillende redenen verliest informatie in de loop van de tijd zijn geheimhouding. Na een bepaalde periode kan het openbaar worden gemaakt of gepubliceerd.
Gieren van geheimhouding: types
In het dagelijkse werk van afdelingen en ministeries van de Russische Federatie worden een groot aantal handelingen verzameld. De implementatie van managementfuncties is onmogelijk zonder workflow. Een van de karakteristieke kenmerken van administratieve activiteiten is de verscheidenheid aan materialen. De classificatie van gerubriceerde informatie wordt uitgevoerd in overeenstemming met de federale wet nr. 5485-I. Een aanzienlijk deel van de handelingen van bestuursorganen bevat informatie die niet openbaar wordt gemaakt. Er zijn echter graden van geheimhouding. Ze worden weerspiegeld door speciale tekens op het papier. Wetgeving voorziet in de volgende gieren: "Geheim", "Van speciaal belang" en "Topgeheim". Laten we ze in meer detail bekijken. 
Onderscheidende kenmerken van merken
De geheimhoudingszegels van documenten worden opgesteld afhankelijk van de inhoud en het belang van de informatie die erin aanwezig is. Dienovereenkomstig biedt voor de openbaarmaking van bepaalde gegevens een bepaalde aansprakelijkheid. Het merkteken van "speciaal belang" impliceert de hoogste mate van geheimhouding. Deze status is toegewezen aan een beperkte categorie handelingen. De openbaarmaking van dergelijke informatie vormt een gevaar voor het land. De publicatie van deze gegevens kan de staatsbelangen aanzienlijk schaden. In dit verband moeten aan deze groep toegewezen handelingen op een speciale manier worden beschermd.
Het “Top Secret” -teken wordt aangebracht op documenten die meer verband houden met de veiligheid en defensie van het land. De schade van hun openbaarmaking is vrij duidelijk. De procedure voor het omgaan met dergelijke informatie is strikt gereguleerd.
Er is nog een categorie documenten. Ze zijn gemarkeerd "Voor officieel gebruik." Als de gieren van geheimhouding duidelijk de status van handelingen vaststellen, dan is er in dit geval een beperking van de toegang tot informatie. Het is noodzakelijk om lekken van servicegegevens te voorkomen. 
Algemene regels
De privacyzegels en de procedure voor de behandeling ervan worden opgesteld in overeenstemming met de lijsten die zijn gedefinieerd door de bovengenoemde federale wet. Het invoeren van informatie en het wijzigen van de lijsten met dergelijke gegevens wordt toegewezen aan specifieke ambtenaren. Bij het opstellen van de lijst wordt rekening gehouden met alle productiegebieden. Beveiligingszegels zijn ingesteld ter informatie:
- Op militair gebied.
- Op het gebied van wetenschap, economie en technologie.
- Op het gebied van buitenlandse economie en politiek.
- Op het gebied van intelligentie, operationele intelligentie, contra-inlichtingen.
- Op het gebied van terrorismebestrijding.
Tijdens evenementen, wanneer geheimhoudingszegels worden opgesteld, worden uittreksels uit de relevante handelingen gemaakt, bepaald door de aannemer.De controle over deze activiteit wordt toegewezen aan de persoon die de papieren heeft ondertekend. Deze entiteiten zijn verantwoordelijk voor de juiste classificatie van documenten in een of andere categorie van geheimhouding, de definitie van het overeenkomstige stempel. 
principes
Om informatie van bijzonder belang voor het land te behouden, moet de huidige classificatieprocedure voortdurend worden verbeterd. Zoals uit de praktijk blijkt, zijn voor de uitvoering van deze taak wetenschappelijk onderbouwde benaderingen en een systemische methode van belang. Gieren van geheimhouding moeten correct worden ingesteld in strikt gereguleerde gevallen. Dit zorgt voor de bescherming van belangrijke informatie. Er zijn de volgende principes voor het bepalen van de geheimhouding van documenten:
- Systematische aanpak.
- Objectiviteit.
- Optimalisatie van datavolume.
- Periodieke beoordeling.
Systematische aanpak
Een van de belangrijkste kenmerken van dit principe is de overweging van het classificatieproces als geheel. Daarbij moet rekening worden gehouden: de onderlinge afhankelijkheid en tegelijkertijd het tegenstrijdige karakter van de twee richtingen. Allereerst is er de wens om staatsgeheimen betrouwbaar te beschermen. Aan de andere kant is het noodzakelijk om te voorkomen dat onredelijke, massieve gegevens zich verbergen met alle negatieve gevolgen van dien. Met een overschatting van de geheimhoudingsstempel zijn de mogelijkheden voor het uitwisselen van informatie tussen afdelingen aanzienlijk beperkt. Dit leidt ook tot een constante toename van het aantal handelingen met gegevens die niet toegankelijk zijn voor een breed scala aan gebruikers. Dit bemoeilijkt op zijn beurt vaak de bescherming van echt belangrijke informatie. Een ander extreem is het understatement van geheimhouding. In dit geval is het gevaar ook duidelijk, omdat dergelijke activiteit de voorwaarden schept voor het lekken van belangrijke gegevens. 
objectiviteit
Dit principe is gebaseerd op onvoorwaardelijke naleving van de vereisten van de lijst van geheime documenten die in de wetgeving zijn vastgelegd. Het is niet toegestaan zich te laten leiden door subjectieve meningen, gebaseerd op de enige beslissingen van uitvoerende kunstenaars. Anders zijn fouten waarschijnlijk die kunnen leiden tot een onderschatting of overschatting van de geheimhouding van een document.
Volume optimalisatie
Dit principe is van bijzonder belang bij het classificeren en bewaren van informatie. Bij elke handeling moet er een minimum aan gegevens zijn dat echt nodig is om een bepaald probleem op te lossen of een bepaald werk uit te voeren. Overmatige informatie kan leiden tot ongecontroleerde openbaarmaking van alle informatie.
Periodieke beoordeling
Documenten met gerubriceerde informatie moeten regelmatig worden gecontroleerd. Gegevens kunnen hun relevantie verliezen of het belang ervan kan afnemen. Na controle wordt het documentensysteem gelost. Een of andere status van de handeling wordt vastgesteld in overeenstemming met de omvang van de hoeveelheid informatie die erin voorkomt. Het moet op zijn beurt consistent zijn met de werkelijke mate van geheimhouding. 
Statuswijziging
Het is gemaakt in strikte overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Volgens de federale wet moeten, als objectieve factoren veranderen, waardoor latere bescherming van als staatsgeheim geclassificeerde gegevens onpraktisch is, handelingen worden gederubriceerd. In overeenstemming met de bepalingen van de wet, is de periode gedurende welke gegevens worden beschermd niet langer dan 30 jaar. De uitzonderingen zijn documenten die, volgens de beslissing van de interagency commissie, de gespecificeerde periode voor dergelijke informatie verlengen. De declassificatie of reductie van de nek wordt uitgevoerd door bevoegde instanties. Het zijn speciale commissies met competente personen.
Deze laatste worden benoemd door de hoofden van de betrokken afdelingen. De commissies moeten besluiten opstellen waarin zij de noodzaak om de nek of de declassificatie te verminderen gedetailleerd onderbouwen.De status van informatie kan ook worden gewijzigd door de hoofden van bevoegde afdelingen waarin de relevante documenten zijn opgesteld of ontwikkeld. Deze ambtenaren hebben ook het recht om dergelijke handelingen te declassificeren of classificeren. De vernietiging van effecten vindt plaats in strikte overeenstemming met het wettelijke regelgevingskader dat de reikwijdte van dergelijk papierwerk regelt.
