Tijd is een waardevolle bron die een persoon heeft. Het krijgt vooral veel waarde tijdens de implementatieperiode van grote en technisch complexe projecten. Bovendien benadert de meerderheid het gebruik van de hem ter beschikking staande tijd uiterst irrationeel. Hierdoor worden de menselijke efficiëntie en de effectiviteit van het uitgevoerde werk verminderd. Daarom is het van cruciaal belang om veelgemaakte fouten bij het beheren van uw eigen tijd te voorkomen.
Gebrek aan een systematische takenlijst
Vaak wordt een werknemer geconfronteerd met een situatie waarin het hem lijkt dat hij een uiterst belangrijk deel van het werk is vergeten uit te voeren. Hierdoor staat het succes van het hele project op het spel. Dit wordt mogelijk gemaakt door een van de meest voorkomende fouten: het ontbreken van een systematische takenlijst.
Een uitstekende oplossing voor het probleem kan de aanschaf en installatie op de werkende computer zijn van een van de gespecialiseerde dagelijkse logboeken, waarmee niet alleen de namen van specifieke gevallen worden opgeslagen, maar u ook een gedetailleerde beschrijving van deze gevallen kunt maken en u kunt informeren over de aanpak van de deadline voor deze of die taak.
Gebrek aan doelen
Elke medewerker moet precies begrijpen wat hij uiteindelijk wil bereiken. Anders zal hij geen strategisch succes kunnen behalen in de lopende zaken. Als u de juiste doelen stelt, krijgt u niet alleen een specifiek resultaat, maar kunt u ook de voortgang van het hele project bepalen. Hiervoor is het noodzakelijk om ons niet alleen de laatste, maar ook tussentijdse taken te stellen.
Gebrek aan taakprioriteit
De werkdag van velen bestaat uit een groot aantal dringende taken. Als gevolg hiervan worden vaak echt belangrijke dingen genegeerd die niet alleen het succes van een individuele werknemer bepalen, maar ook het bedrijf als geheel.
Om dit te voorkomen, moet men de zogenaamde taakprioriteitsmatrix gebruiken. Hiermee kunt u bepalen welke van de problemen in de eerste plaats moeten worden opgelost en welke tot later kunnen worden uitgesteld. Dit kan de productiviteit van werknemers aanzienlijk verhogen. De praktijk leert dat mensen die zich onmiddellijk haasten om een nieuw probleem op te lossen en een eerder afgerond bedrijf uitstellen, veel tijd verliezen.
Externe afleiding
Zoals studies hebben aangetoond, verliezen werknemers van moderne bedrijven tot 2 uur per dag als gevolg van verschillende afleidingen. We hebben het over telefoontjes, smartphoneapplicaties, collega's helpen hun problemen op te lossen, evenals andere problemen die de uitvoering van taken dwingen te onderbreken.
Afleiding heeft een zeer schadelijke eigenschap. Zelfs nadat een persoon weer aan het werk is, moet hij 10-15 minuten besteden om "betrokken te raken" bij het oplossen van de taak. Uiteindelijk gaat er enorm veel tijd verloren.
Om dit te voorkomen, moet men zich niet alleen beperken tot de invloed van de telefoon en de computer (als het werk hier niet mee verbonden is), maar ook collega's waarschuwen voor de ontoelaatbaarheid van afleiding tijdens de arbeidstijd.
Stellingen voor later
Meestal wordt deze fout gemaakt door degenen die bang zijn voor de omvang van de taken die aan hen zijn toegewezen. Als gevolg hiervan proberen ze de maximale hoeveelheid tijd toe te wijzen om aan het project te beginnen. Dit leidt tot een permanente vertraging bij het oplossen van een grote en echt belangrijke taak.
De juiste oplossing voor de problemen in verband met de uitvoering van dergelijke projecten is de fragmentatie van taken in kleinere, evenals de oprichting van fasen voor hun oplossing. Als gevolg hiervan kan een persoon met vertrouwen vorderingen maken bij het uitvoeren van werkzaamheden.Dit zal de effectiviteit van zijn werk en het bereiken van specifieke doelen positief beïnvloeden.
Zet alles op jezelf
Te veel werknemers en vooral kleine en middelgrote managers maken een ernstige fout in hun activiteiten. Ze dragen teveel op hun schouders. Tegelijkertijd merken velen van hen op dat ze de oplossing van te veel problemen aanpakken vanwege een gebrek aan vertrouwen in het vermogen van ondergeschikten om het probleem op een kwalitatieve manier op te lossen.
In sommige gevallen is het echt beter om verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering van het project, maar de constante aansturing van alle nieuwe functies voor één persoon heeft op de lange termijn geen succes opgeleverd. Uiteindelijk heeft zelfs een zeer goede medewerker de efficiëntie verlaagd. De kwaliteit van zijn werk zal verslechteren en er is geen sprake van ontwikkeling.
De juiste aanpak voor de leider zal niet de last van het werk op jezelf zijn. Hij zou meer taken aan zijn personeel moeten delegeren. Bovendien kan hij ze best aansturen of het proces van het uitvoeren van werkzaamheden besturen. Als een werknemer de oplossing van elementaire profieltaken voor hem niet aankan, is het de moeite waard om de haalbaarheid van zijn verblijf in het personeel van het bedrijf te overwegen.
Te hoog werktempo en vast werk
Sommige werknemers ontvangen morele voldoening omdat ze zich realiseren dat ze te veel gevraagd zijn en constant bezig zijn. Bovendien is er een puinhoop op hun tafel, ze hebben geen tijd om alle toegewezen taken op te lossen. Bovendien zijn ze vaker betrokken bij die projecten die ze belangrijk vinden, in plaats van projecten die van groot belang zijn voor het bedrijf. Als gevolg hiervan besteden ze veel tijd aan het oplossen van onbeduidende, kleine, maar moeizame taken.
Het is niet nodig om te praten over de hoge efficiëntie van deze werknemers. Ze moeten absoluut het werkschema aanpassen. Sommige taken vereisen een grondige analyse en geïnformeerde besluitvorming. Uiteindelijk is het beter om te focussen op belangrijk werk en het zoveel tijd te geven als het echt nodig heeft.
multitasking
Velen zijn trots op het vermogen om verschillende dingen tegelijk te doen. In de praktijk blijkt dat dergelijke werknemers niet effectief zijn. Het feit is dat ze niet al hun aandacht richten op het oplossen van een bepaald probleem. Ze moeten constant aan meerdere taken tegelijk denken. Als gevolg hiervan lossen ze beide problemen in één keer slecht op.
Bovendien leidt de uitvoering van meerdere taken tegelijk tot extra tijdskosten van 20 tot 40%.
Afstand van pauzes
Er is een aanzienlijk aantal werknemers dat zonder pauzes en zelfs zonder lunch probeert te werken. Zo wordt naar hun mening veel tijd bespaard die kan worden besteed aan de uitvoering van bepaalde arbeidstaken.
Studies tonen zelfs aan dat zonder onderbrekingen het vermogen van een persoon om te werken geleidelijk wordt verminderd. Als gevolg hiervan was hij halverwege de werkdag niet in staat zijn taken zo effectief op te lossen als in de ochtend.
Neem indien mogelijk elk uur een korte pauze van 5 minuten. U moet ook voldoende tijd besteden om te eten. Het feit is dat tijdens de rust de hersenen een beetje anders werken. Als gevolg hiervan kunnen nieuwe ideeën worden gegenereerd om het bedrijf te ontwikkelen of met succes een serieus probleem op te lossen.
Onjuiste taakplanning
Elke persoon heeft zijn eigen unieke bioritmen. Als gevolg hiervan lossen sommige mensen problemen 's morgens beter op, terwijl anderen direct na zonsondergang. De juiste aanpak zou zijn om de meest complexe en energie-intensieve taken te plannen voor de periode waarin de prestaties op het hoogste niveau zijn. Simpele dingen moeten worden overgelaten voor een tijd waarin geen serieuze creatieve vaardigheden vereist zijn.