Op het grondgebied van Rusland is er een vrij complex systeem van normen, dat handelingen van nationaal tot lokaal niveau omvat die bij een bepaalde onderneming zijn aangenomen. Een stapel "stukjes papier" is nodig zodat zowel binnen een individueel bedrijf als op staatsniveau alles in één vorm wordt gebracht - dit elimineert misverstanden en verschillende interpretaties. De bedrijfsstandaard is een verplichte set regels voor elk zichzelf respecterend bedrijf.
Wat zijn de normen in modern Rusland
De volgende documenten worden onderscheiden:
- nationale;
- internationaal, speciaal geregistreerd;
- regels, aanbevelingen, normen die de standaardisatie in het land reguleren;
- classificaties, gegevensclassificaties;
- bedrijfsstandaarden;
- bogen;
- regionaal;
- voorlopige nationale.
Federale wet: hoe zit het met normen?
De ontwikkeling van de ondernemingsstandaard wordt behandeld in het eerste deel van artikel 11 van federale wet nr. 184, aangenomen op 27 december 2002. Deze rechtshandeling stelt dat de ontwikkeling, goedkeuring - taken die door rechtspersonen zelf worden opgelost. In de eerste plaats analyseren specialisten de behoefte aan het implementeren van normen in de onderneming, en als de resultaten ervan de rechtvaardiging voor een dergelijke actie aantonen, wordt het voorbereidings- en goedkeuringsmechanisme gelanceerd.
Volgens de federale wet kunnen de doelen zijn:
- proces verbetering;
- verspreiding van kennis;
- applicatie ontwikkeling.
De wet geeft juridische entiteiten ook het recht om onafhankelijk de volgorde vast te stellen waarin het systeem van normen van de onderneming wordt aangenomen, gewijzigd en geannuleerd.
Projecten in de kijker
Hoewel de ontwikkeling van de bedrijfsstandaard op projectniveau, heeft de ontwikkelaar het recht om dit document ter overweging voor te stellen aan de technische commissie. De experts voeren een onderzoek uit en trekken conclusies over aanvaardbaarheid. De resultaten worden gebruikt om een officieel advies op te stellen, dat, geregistreerd volgens de regels van de workflow, naar de ontwikkelaar wordt gestuurd.
In het geval van een succesvol resultaat kunnen de normen van de onderneming de basis vormen voor de vorming van een document op nationaal niveau. Het project wordt hier ook eerst uitgewerkt, waarna het goedkeuringsproces wordt doorlopen. De manier waarop de nationale norm wordt goedgekeurd, wordt geregeld door de tweede alinea van artikel 16 van de federale wet nr. 184.
Normen: wat is het?
Normen van organisaties, ondernemingen zijn een officieel goedgekeurde lijst van vereisten voor het werkproces en de resultaten. Ze worden ontwikkeld door werknemers van de onderneming. Het document is alleen geldig in de onderneming waar het is aangenomen. Uitzondering: als twee bedrijven nauw samenwerken, kunnen ze een overeenkomst sluiten over de wederzijdse distributie van documentatie. In de regel wordt dit meestal vastgesteld door een document dat is ondertekend door de bedrijfsleiders.
Staatsnormen van ondernemingen en vastgesteld door een bepaalde juridische entiteit moeten consistent zijn met elkaar. Bij het ontwikkelen moet rekening worden gehouden met:
- gasten;
- technische voorschriften;
- internationaal geldende normen.
Indien nodig kan het bedrijf het eerder in werking getreden document annuleren. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het vervaardigde product, zowel met de huidige normen als zonder deze, ligt volledig bij het bedrijf. Documenten hebben geen beperkte geldigheidsduur, een specifieke beslissing wordt genomen door het bedrijf dat ze thuis uitvoert. Ze heeft te allen tijde het recht om hun actie op te schorten of beperkingen in te voeren.
Ontwikkelingsfuncties
Enterprise managementstandaarden beginnen met de mening van een bepaalde medewerker over hoe deze eruit moet zien. Verder doen ook andere collega's van de initiatiefnemer en, ten slotte, het leidinggevend personeel, dat uiteindelijk de normatieve handelingen goedkeurt, mee. Het hoofddoel van de norm is om de ideeën van alle medewerkers samen te brengen over wat het eindproduct (service) is, welke eigenschappen het moet hebben en hoe het te bereiken. Als het de bedoeling is om consumptiegoederen te produceren, is het logisch om hulp van andere bedrijven te zoeken om de informatiebasis uit te breiden en een nauwkeurig antwoord te geven op de vraag "Wat verwacht de consument?".
De norm vestigt de aandacht op de volgende componenten van het productieproces:
- technieken;
- grondstoffen;
- instrumenten;
- huishoudelijke diensten;
- componenten van vervaardigde artikelen;
- interne processen.
Deze laatste omvatten:
- beheer;
- beheer;
- technisch.
Beschouwt in detail de standaard van de onderneming GOST R 1.5.
Classificatie van normen
Let op: in het document kunt u naar eigen goeddunken elke kant van het productieproces vermelden, er zijn geen beperkingen. Deze diversiteit maakte de introductie van classificatie in soorten mogelijk, die op hun beurt zijn onderverdeeld in categorieën. Wijs normen toe:
- technische voorwaarden voor de productie, het gebruik van het product;
- afmetingen, parameters;
- types;
- ontwerpkenmerken;
- merken, samenstelling van de producten waarvan de goederen zijn gemaakt;
- opslag, transport, markering;
- acceptatie;
- testen;
- controle van meetapparatuur;
- gebruik, reparatie;
- typische technologieën.
De nationale norm van de Russische Federatie bepaalt of de internationale standaard van de onderneming die intern wordt aangenomen, wordt geïmplementeerd.
Standaard: binnenaanzicht
Stel dat u een brochure had met de veelbelovende kop 'Vereisten, bedrijfsstandaarden'. Wat te verwachten binnen?
In de regel is de inhoud van een dergelijke publicatie een lijst met vereisten. De hoofdtaak van elk van de daarin aangegeven voorwaarden is het verbeteren van de kwaliteit van de goederen (diensten) die door het bedrijf worden geproduceerd. Dankzij normen wordt het eenvoudiger om productie-algoritmen te volgen.
Gewoonlijk houden de normen van organisaties en ondernemingen rekening met de volledige levenscyclus van een product, waarin de vereisten voor elk van de fasen worden beschreven. Als in het productieproces verschillende materialen en gereedschappen worden gebruikt, beschrijft hoogwaardige documentatie zonder uitzondering de vereisten voor de nomenclatuur van alle posities.
Waar kan ik aan de normen voldoen?
Welke organisatie gebruikt deze formaliserende workflow-papers? Oefenshows - bijna overal. Aanzienlijk vereenvoudigt en optimaliseert het werk van de introductie van dergelijke documenten in:
- SRO;
- verenigingen;
- wetenschappelijke gemeenschappen;
- publieke organisaties;
- commerciële bedrijven.
Kortom, het is onmogelijk om een enkele bedrijfsstandaard te ontwikkelen. Elk bedrijf zal zijn eigen model hebben, omdat de specificaties van bedrijven te groot zijn. Experts raden in elk bedrijf aan om zelf een document te maken op basis van de huidige GOST.
Speciale gelegenheid
Zoals hierboven vermeld, hoeft de documentatie niet bij de onderneming te worden geïmplementeerd - hiervoor zijn geen strikte vereisten. Maar er is één geval dat speciale aandacht vereist van alle werknemers van het bedrijf, van gewone werknemers tot senior managers. Dit is een beveiligingsstandaard voor ondernemingen. Hoewel de implementatie ervan ook niet verplicht is, zijn experts het erover eens dat de ontwikkeling van een dergelijk document wenselijk is en niet alleen de efficiëntie van het bedrijf verhoogt, maar, belangrijker, het beveiligingsniveau.
Beveiliging is anders:
- arbeid;
- informatie;
- industriële;
- economische.
Voor elke categorie is het noodzakelijk om een uniek document te ontwikkelen dat de functies volledig weerspiegelt.Door de implementatie en naleving van dergelijke handelingen kunt u efficiënt werken zonder angst voor het lekken van commerciële en productiegeheimen, industrieel letsel, technologische rampen, crisis en andere moeilijke situaties.
Regelen wetten normen?
Technische regelgeving in ons land is verankerd in de federale wetgeving. Het verklaart dat het bedrijf het recht heeft om zijn eigen technische en wettelijke documenten te ontwikkelen, die zullen vervangen:
- Sanpin;
- SNIP;
- GOST.
Dit is niet alleen een standaard van de onderneming, maar ook technische voorschriften.
De taak van het opstellen van een normatieve handeling ligt bij een medewerker (afdeling) en het resultaat van zijn werk zal eigendom zijn van het bedrijf. Dit betekent dat het gebruik van een dergelijk product van intellectuele arbeid voor andere bedrijven onaanvaardbaar is.
Volgens de 184e federale wet kunnen bedrijven die op het Russische grondgebied actief zijn, naar eigen goeddunken, de procedure voor het opstellen van documentatie bepalen. Als bij het sluiten van het contract, een contract om naar het document te verwijzen, rekening moet worden gehouden met de norm, niet alleen binnen het bedrijf, maar ook met andere doeleinden van economische activiteit.
Ontwikkeling bestelling
In het kort kan het proces om een standaard te maken in de volgende stappen worden beschreven:
- registratie;
- coördinatie;
- goedkeuring.
Het begint allemaal met het opstellen van een plan dat weergeeft hoe binnen de organisatie nieuwe en eerder goedgekeurde documentatie zal worden ontwikkeld. De volgende mensen nemen deel aan het werkproces:
- de auteur;
- collega's;
- afdelingshoofden;
- hoofd van het bedrijf.
Stadia van ontwikkeling:
- project vorming;
- registratie van de norm;
- coördinatie met de volledige lijst van belanghebbenden, inclusief initiële mailing, feedback ontvangen, het document bijwerken, secundaire mailing (de cyclus wordt herhaald totdat een kwalitatief hoogstaand resultaat wordt bereikt);
- verkrijgen van visa voor het uiteindelijke project met een goedkeuringsformulier;
- goedkeuring door het hoofd van de onderneming.
Project: ontwikkelingsfasen
De bedrijfsstandaard wordt eerst opgesteld in de vorm van een project. Het te standaardiseren proces wordt bepaald en de auteur beschrijft stap voor stap hoe het momenteel in het bedrijf wordt geïmplementeerd. Vervolgens wordt het document overgedragen aan de assistentmanager, waar het wordt geregistreerd in het interne documentbeheersysteem. Het document ontvangt een uniek cijfer en wordt na goedkeuring opgenomen in de lijst met geldige documenten. De assistent-manager is verantwoordelijk voor het standaard registratieproces.
Voor de juiste registratie ontvangt de enterprise-standaard een unieke aanduiding. Het weerspiegelt:
- index ("STO");
- bedrijfsindex;
- serienummer ontvangen tijdens registratie;
- serienummer van de huidige versie;
- jaar van goedkeuring in 4-cijferig formaat.
Voor normen introduceert het bedrijf een afzonderlijke nummering, en elke volgende krijgt het volgende nummer na de vorige, zonder weglatingen. Om de controle te vereenvoudigen, wordt een logboek geïntroduceerd. Als in de toekomst een standaard wordt geannuleerd, blijft het nummer behouden; het is onaanvaardbaar om het aan een ander document toe te wijzen.
Project goedkeuring
De lijst met personen die het document goedkeuren, wordt samengesteld door de auteur van de standaard of door de persoon die is belast met het aanbrengen van wijzigingen in het reeds bestaande document. Zodra de eerste editie klaar is, wordt een exemplaar naar elke geadresseerde gestuurd voor studie. In moderne bedrijven gebruiken ze hiervoor computerapparatuur - voor "concept" -opties is een gedrukte versie niet nodig. Als de organisatie de functie van "Directeur Juridische Zaken" heeft, is hij de belangrijkste persoon in de lijst met coördinatoren.
Wanneer de documentatie een uniek nummer ontvangt, kan het project worden verzonden naar de afdelingshoofden. Elk van hen heeft het recht om voorstellen (opmerkingen) tijdig (maximaal drie werkdagen) voor te bereiden aan de auteur van de norm.Als een afdeling niet op tijd reageert, neemt de specialist die verantwoordelijk is voor de standaard contact op met het afdelingshoofd en informeert zijn directe supervisor of het hoofd van de afdeling die het document heeft gemaakt.
Verder analyseert de auteur de ontvangen correcties en brengt wijzigingen aan. Als een specialist van mening is dat de voorstellen onjuist zijn, wenden ze zich tot een hogere rang (directeur juridische zaken), die beslist of ze al dan niet wijzigingen aanbrengt. Wanneer de wijzigingen zijn voltooid, wordt de nieuwe versie opnieuw verzonden om akkoord te gaan met de vorige lijst met adressen. De auteur ontvangt de initiële goedkeuring elektronisch, waarna hij een ontwerp-opdracht voorbereidt op de voorbereiding van een nieuwe uitvoeringshandeling en het ontwerp op papier goedkeurt. Wanneer geïnteresseerde partijen officieel hun goedkeuring hebben uitgesproken, kunt u een nieuwe standaard voor ondertekening naar het hoofd van het bedrijf sturen.
Standaard eisen
Om documentatie bij de onderneming correct te genereren en te accepteren, moet u eerst de 'Methodologie voor het bouwen van standaarden' goedkeuren. Een ander regelgevingsdocument dat de vorming en goedkeuring van de gezochte handelingen zal vereenvoudigen, zijn de "Regels voor het ontwerp van normen". Door dit eenmaal te registreren en met het hoofd te bevestigen, versnelt het bedrijf de vorming van individuele normen en vermindert het de noodzaak van correcties en het risico van conflicten wanneer de ene medewerker één visie op papierwerk heeft en een andere een andere, die een golf van memo's en een vertraging kan veroorzaken .
De juiste workflow omvat standaardisatie van de registratie van ontwikkelde projecten en goedgekeurde documenten. Hiervoor is het handig om een speciaal dagboek bij te houden. Formulieren kunnen kant-en-klaar worden gekocht in kantoorboekhandels, of u kunt ze met de hand opstellen in een gewoon schrift. Als het bedrijf wordt gekenmerkt door een overvloed aan normen, kan een extra journaal worden ingevoerd om rekening te houden met de documenten die worden gecontroleerd.
Belangrijke nuances
De standaardtermijn voor het goedkeuren van een conceptdocument is drie werkdagen.
De standaardtermijn voor het goedkeuren van wijzigingen in de standaard is drie werkdagen.
Opdat de norm in het werk van het bedrijf in aanmerking zou worden genomen, moet deze worden uitgevoerd door een interne opdracht te geven en alle geïnteresseerde partijen ermee vertrouwd te maken.
De auteur van de standaard is bezig met het opstellen van een conceptorder over activiteiten met betrekking tot de introductie van de standaard.
Normen: opslagregels
Als het bedrijf papierwerk op papier heeft vastgesteld, benoemt u in opdracht van het bedrijf een persoon die verantwoordelijk is voor de opslag van normen. Hij is belast met het verstrekken van:
- voorwaarden voor langdurige opslag van effecten zonder deze te beschadigen;
- de beschikbaarheid van documentatie op plaatsen die zijn aangewezen voor opslag.
Opslagomstandigheden omvatten:
- Plaatsen waar een beperkt aantal mensen toegang toe heeft;
- voldoende atmosferische omstandigheden (vochtigheid tot 80%, temperatuur 15-25 ° C, geen schadelijke factoren).
Opslagnormen omvatten de taken van de volgende personen:
- document auteur;
- afdelingshoofd;
- als verantwoordelijke aangewezen persoon.
Opslag bestelling:
- het goedgekeurde originele document wordt overgedragen aan de manager die verantwoordelijk is voor juridische kwesties;
- de werknemer aangesteld door de persoon die verantwoordelijk is voor de opslag van documenten maakt een aantekening “Controle-kopie” op de titelpagina;
- het origineel wordt opgeslagen in het archief, opgenomen in het register;
- afdelingshoofden die kopieën van documentatie in hun handen ontvangen, slaan deze op in mappen die zijn opgeslagen in hun eenheden.
En als u moet verwijderen?
De intrekking van de verlopen standaard vindt plaats op basis van een speciale bestelling van de onderneming. Om dit te doen, beleggen ze een vergadering, leggen deze vast en vormen een ontwerp-order. De vergadering moet worden bijgewoond door de hoofden van alle afdelingen waarin de norm is toegepast. De auteur van de standaard wordt aangesteld om het evenement te organiseren.Hij bereidt ook een ontwerpopdracht voor en keurt deze goed met geïnteresseerde ambtenaren en geeft deze vervolgens samen met het goedkeuringsformulier door aan de eerste persoon van het bedrijf voor ondertekening. Alle wijzigingen met betrekking tot de standaard worden in het logboek ingevoerd.