Een persoonlijk bestand bevat in de regel speciale documentatie die informatie weergeeft over een werknemer en zijn werk voor een specifieke periode of over een student en zijn studies in een bepaalde instelling voor hoger onderwijs. Doorgaans wordt de vorming en het gedrag van persoonlijke bestanden van werknemers gedurende een lange periode uitgevoerd. Op de een of andere manier worden ze opgenomen in het aantal documenten over personeel. Wat is de volgorde van dit evenement vandaag? Welke informatie bevat het werknemersbestand? Waarom? Antwoorden op deze en andere even serieuze vragen zijn te vinden tijdens het lezen van dit artikel.
Algemene vragen
Om te beginnen moet echter worden opgemerkt dat het beheer van persoonlijke bestanden van werknemers geen verplicht proces is voor absoluut alle categorieën werkgevers. In overeenstemming met de Russische wetgeving mogen persoonlijke zaken alleen worden uitgevoerd voor burgers die openbare functies bekleden. Het is noodzakelijk om aan te vullen dat de overeenkomstige procedure wordt geregeld door het presidentieel decreet "betreffende het bevel betreffende het beheer van de aangelegenheden van personen die de Russische staatsposities in de volgorde van benoeming vervullen, alsmede het staatspositie betreffende de federale dienst" van 01.06.1998.
De verplichting, inclusief de vorming en het onderhoud van persoonlijke bestanden van werknemers, kan worden toegewezen aan de werkgever - een staatsbedrijf (organisatie) ook via een normatieve bedrijfstak. Bijvoorbeeld: het bevel van het Russische consumententoezicht van 16 maart 2005, dat de regels van de federale overheid goedkeurt, met betrekking tot toezicht op het gebied van bescherming van consumentenrechten en menselijk welzijn (volgens clausule 7.7 van dit document, persoonlijke zaken worden belast met het beheer van zaken), evenals de resolutie “ Betreffende de federale douane 'van 21 augustus 2004, waarmee de verordening betreffende de FCS is goedgekeurd. Op basis van dit document werd de verordening betreffende de GUK (hoofdpersoneelafdeling) gevormd en in omloop gebracht. In overeenstemming met paragraaf vijftien van de verordening is de FCS GUK belast met het onderhoud van persoonlijke bestanden van alle servicemedewerkers.
Bovendien kan de procedure voor het beheer van persoonlijke bestanden van werknemers worden voorgeschreven door de beheermaatschappij (met andere woorden, door een hogere organisatie). Bij andere ondernemingen en organisaties heeft het management het recht om beslissingen te nemen over de noodzaak om het te beoordelen proces uit te voeren, en ook (in het geval van een positieve beslissing) - voor welke categorieën werknemers het raadzaam is persoonlijke zaken te doen. De verordening betreffende het voeren van persoonlijke dossiers van werknemers schrijft voor dat de geanalyseerde procedure in de regel van toepassing is op de volgende categorieën burgers:
- Werknemers in hogere functies (direct hoofd van de structuur, zijn assistenten (afgevaardigden), management met betrekking tot structurele eenheden, enzovoort).
- Medewerkers van het bedrijf voor wie aansprakelijkheid volgens de huidige Russische wetgeving is vastgesteld (bijvoorbeeld hoofdaccountant, zijn plaatsvervangers, kassier, enzovoort).
De regels voor het gedrag van persoonlijke bestanden van werknemers, zoals later bleek, impliceren geen bepaalde verplichting. Veel particuliere bedrijven voorzien echter in het uitvoeren van persoonlijke zaken met betrekking tot absoluut al zijn werknemers.Dit is niet afhankelijk van status en rang, evenals van de uitgevoerde werkzaamheden (trouwens, daarom zijn zelfs technisch personeel hier opgenomen). Waarom? Het is een feit dat het bijhouden van persoonlijke bestanden van werknemers een zeer handige informatiebron is. Bovendien geldt deze bepaling voor absoluut elke werknemer. De enkele map bevat de belangrijkste kopieën van bestellingen voor de werknemer, zijn persoonlijke documentatie en andere benodigde papieren. Het is belangrijk op te merken dat het de instructie is voor het uitvoeren van persoonlijke bestanden van werknemers van persoonlijke aard die dient als een hulpmiddel voor het consolideren van informatie.
Aanmaken van een persoonlijk bestand
Tegenwoordig wordt het creëren van zaken van persoonlijke aard uitgevoerd voor een georganiseerde groepering van gedocumenteerde gegevens over een werknemer die hem door de werkgever is overgedragen bij het overdragen of aanvaarden van een baan. De instructie over de procedure voor het bijhouden van de persoonlijke bestanden van werknemers suggereert dat alle relevante operaties, op een of andere manier, worden toegewezen aan een speciaal geautoriseerde specialist of aan een personeelsinstantie die individueel verantwoordelijk is voor het organiseren van de juiste behandeling van dergelijke documentatie.
Het creëren van gevallen van persoonlijke aard wordt onmiddellijk na de ontvangst of overplaatsing van een werknemer naar een leidinggevende functie of functie uitgevoerd, op grond waarvan de wettelijke aansprakelijkheid is vastgelegd. De procedure voor het bijhouden van de persoonlijke bestanden van werknemers sluit een andere positie niet uit wanneer deze wordt voorgeschreven door instructies over de procedure voor het uitvoeren van bepaalde bewerkingen op de persoonlijke bestanden van werknemers.
Volgens de methodologische aanbevelingen van het stadsarchief van Moskou, evenals VNIIDAD FAS van de Russische Federatie, omvatten persoonlijke bestanden, op een of andere manier, documentatie die door werknemers tijdens hun dienstverband is verstrekt, en die tijdens hun latere professionele activiteit bij een bepaalde onderneming of organisatie zijn opgesteld. Dit omvat dus de volgende artikelen:
- Persoonlijk blad in overeenstemming met het personeel of het bijbehorende profiel.
- Toevoeging aan het aanvraagformulier of persoonlijk blad.
- Autobiografie van medewerkers.
- Kopieën van onderwijsdocumentatie.
- Het tweede exemplaar van de arbeidsovereenkomst.
- Contract met betrekking tot aansprakelijkheid.
- Aanbevelingsbrieven van eerdere werkplekken (kenmerken).
- Sollicitatie voor tewerkstelling (overplaatsing naar de juiste functie).
- Kopieën van bestellingen of uittreksels daarvan die overeenkomen met aanwerving of verhuizing naar een andere positie.
- Uittreksels uit de documentatie (of kopieën van papieren) betreffende de toekenning of disciplinaire maatregelen van de werknemer.
- Kopieën (uittreksels) van certificatiedocumentatie (certificatiebladen, beoordelingen, enzovoort).
Beveiliging van persoonlijke bestanden
De bepaling over het beheer van persoonlijke bestanden van werknemers suggereert dat, om hun absolute veiligheid en gebruiksgemak te organiseren, ze worden geplaatst (namelijk genaaid met een draad en een naald voor vier lekke banden) in een aparte map tijdens het vormen van papier.
Het is belangrijk op te merken dat naast de hierboven genoemde documentatie, sommige andere papieren in persoonlijke bestanden kunnen worden geplaatst (bijvoorbeeld documenten met betrekking tot de werknemer die is geslaagd voor een wedstrijd met betrekking tot het vervullen van een vacature; kopieën van artikelen met betrekking tot het belonen van werknemers, toekenning van eretitels, enzovoort). Bovendien worden gecertificeerde foto's van het certificaat van de werknemer in persoonlijke bestanden geplaatst, maar ze worden niet bewaard.
De volgorde van het voeren van persoonlijke bestanden van werknemers impliceert ook hun initiële registratie. Op deze manier:
- Aan elk persoonlijk bestand wordt een individueel accountnummer toegewezen.
- De relevante posities worden ingevuld op de rug van het persoonlijke dossier en op de voorkant.
- Een interne inventaris is noodzakelijkerwijs opgenomen in een persoonlijk bestand.
Werkboeken en persoonlijke bestanden van werknemers bijhouden
Opgemerkt moet worden dat het zakendoen van persoonlijke aard niet stopt tijdens de gehele werkperiode van elk van de werknemers van een bepaalde structuur wanneer de regels dit niet tegenspreken. Het verloop van persoonlijke zaken voorziet dus in elk geval in de volgende punten:
- Het bijhouden van registers in de nodige delen van de zaak.
- Het terrein van de documentatie dat moet worden opgeslagen als onderdeel van het persoonlijke bestand.
- Inbeslagname van documentatie, waarvan de noodzaak is verstreken.
- Periodieke controle van de staat van het persoonlijk dossier in overeenstemming met het onderwerp van bewaring van de documenten die erin zijn opgenomen.
Het bijhouden van een persoonlijk record van een werknemer in een organisatie veronderstelt dat aantekeningen worden gemaakt in de documentatie van een persoonlijk record op basis van bepaalde documenten of hun gecertificeerde kopieën. Het is belangrijk om toe te voegen dat de gemachtigde ambtenaar de nodige nuances voor de uitvoering van de procedure kan verduidelijken voordat hij specifieke gegevens invoert tijdens een persoonlijk gesprek met de werknemer. Absoluut alle records die relevant zijn in verband met documentatie bij het uitvoeren van persoonlijke bestanden worden met de hand gemaakt met een balpen of vulpen in blauw, zwart of paars. De verordening betreffende het gedrag van persoonlijke bestanden van werknemers impliceert de uitsluiting van correcties in de documentatie en de geschiktheid van leesbaar handschrift. Wanneer een echte behoefte zich voordoet, worden deze gegevens gecertificeerd door de handtekening van een geautoriseerde ambtenaar van de dienst voor personeelsbeheer. Bovendien is het bedrijf gestempeld.
Aanvullende informatie
De vermoedelijke bestelling, het gedrag van het persoonlijke dossier van de werknemer, wordt gewaarborgd volgens de volgende regel: wanneer de documentatie wordt verzameld, is het verplicht om in het persoonlijke dossier te worden verdeeld in overeenstemming met de secties. Bovendien zijn de papieren delen in chronologische volgorde gerangschikt. Het is belangrijk op te merken dat individuele documenten die op een of andere manier in een persoonlijk bestand zijn opgeslagen, onderhevig zijn aan nummering. Informatie over deze effecten (rekening houdend met paginanummering), binnen de grenzen waarvan deze zich in een persoonlijk bestand bevindt, geeft in ieder geval de interne inventaris weer.
Volgens de standaardinstructie over het voeren van persoonlijke bestanden van werknemers van de Republiek Wit-Rusland, verbinden werknemers zich ertoe de personeelsdienst tijdig informatie te verstrekken. Deze informatie interpreteert in de regel veranderingen in individuele gegevens, die zijn opgenomen in de samenstelling van het persoonlijke bestand. Dit wordt meestal schriftelijk als een verklaring geschreven. Bovendien dient de documentatie ter bevestiging van de wijzigingen als een applicatie. Even later, wanneer alle vermeldingen in het persoonlijke bestand zijn ingevoerd, wordt de documentatie op de een of andere manier teruggestuurd naar de werknemer. Overigens worden indien nodig eerst kopieën van deze documenten gemaakt en gecertificeerd, die vervolgens aan het persoonlijk dossier worden gehecht.
Opslag en boekhouding van persoonlijke bestanden
Nadat het beheer van persoonlijke bestanden van werknemers volledig is bestudeerd, is het raadzaam om de kwestie van opslag en boekhouding te overwegen. Deze procedures zijn dus georganiseerd voor een onmiskenbaar en snel zoeken naar persoonlijke zaken, waarbij hun absolute veiligheid wordt gewaarborgd, evenals de vertrouwelijkheid van de informatie in de documentatie tegen ongeautoriseerde toegang.
Het is belangrijk op te merken dat de persoonlijke bestanden van de werknemers van een bedrijf zijn opgenomen in de nomenclatuur van de personeelseenheid in overeenstemming met de algemene naam "Persoonlijke bestanden". Bovendien worden hun bewaartermijnen daar aangegeven. In de regel bedraagt de opslagperiode van effecten vijfenzeventig jaar.
Het decreet betreffende het voeren van persoonlijke dossiers van werknemers schrijft voor dat de documentatie wordt opgeslagen op de personeelsafdeling (meestal zijn dergelijke lokalen daar ingericht), los van andere papieren. Hieraan moet worden toegevoegd dat de personeelsdienst alleen de persoonlijke bestanden van relevante werknemers opslaat. Gevallen van ontslagen werknemers worden overgedragen in overeenstemming met de wettelijk vastgestelde procedure voor opslag in het archief van de structuur of in het territoriale archief.
Opgemerkt moet worden dat de opslagcondities, op de een of andere manier, de absolute veiligheid van direct persoonlijke bestanden moeten waarborgen, evenals de documentatie (informatie) die erin wordt geplaatst tegen openbaarmaking of diefstal. Daarom wordt het tegenwoordig aanbevolen om te zorgen voor de opslag van persoonlijke bestanden door kluizen (kasten) en deze rechtop op de planken te plaatsen (met de wortels naar buiten).
Wat anders
Trouwens, in de kast of kluis op de deur kunnen samenvattende beschrijvingen worden geplaatst met betrekking tot de opgeslagen persoonlijke bestanden. Het is belangrijk dat de toegang tot informatie uitsluitend geautoriseerde ambtenaren is, evenals hun leiders. Als het aantal persoonlijke bestanden het toegestane aantal overschrijdt, worden ze vastgelegd in een gespecialiseerd register of tijdschrift. Systematisering van gevallen wordt uitgevoerd door een van de volgende methoden:
- In overeenstemming met de volgorde van nummers.
- In overeenstemming met de directe alfabetische volgorde.
- In overeenstemming met de secties volgens de namen van de structurele eenheden volgens de personeelstabel, binnen de secties, in alfabetische volgorde van de directe rekening of in de volgorde van getallen.
Om het totale aantal boekhoudeenheden te verminderen, kunnen persoonlijke bestanden worden opgeslagen als onderdeel van de zogenaamde outfits - alfabetische groepen voor opslag. Zo wordt absoluut elk persoonlijk bestand dat is opgenomen in de bestelling voorafgegaan door een vel papier met de naam van de werknemer. Het is noodzakelijk om toe te voegen dat persoonlijke zaken, bestaande uit de volgorde, ook worden gegroepeerd volgens de alfabetische volgorde. Aan het begin van de outfit staat een samenvattende lijst met persoonlijke bestanden die erin zijn opgenomen.
Tijdige uitgifte van persoonlijke bestanden
Het uitgeven van persoonlijke zaken aan werknemers van een bepaalde structuur voor tijdelijk gebruik zodat zij zich vertrouwd kunnen maken met de daar ingevoerde informatie, gebeurt meestal alleen met toestemming van de personeelsafdeling. Een kennis van een werknemer bij ontvangst van zijn eigen persoonlijk dossier wordt meestal rechtstreeks uitgevoerd in aanwezigheid van een officiële functionaris die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de documentatie van een dergelijk plan.
Opgemerkt moet worden dat werknemers ten minste eenmaal per jaar vertrouwd zijn met persoonlijke zaken, evenals in overeenstemming met het verzoek van deze personen in andere door de Russische wetgeving vastgestelde gevallen. Wanneer u vertrouwd raakt met de persoonlijke zaken van werknemers van een organisatie, is het ten strengste verboden:
- Voer correcties uit in reeds gemaakte records van persoonlijke bestanden.
- Voer nieuwe gegevens in uw persoonlijke bestanden in.
- Pak de documentatie daar uit persoonlijke bestanden of plaats er nieuwe in.
- Bewaar persoonlijke bestanden na de door bevoegde personen verstrekte periode.
Belangrijke nuances
In het geval dat onnauwkeurigheden in de administratie worden aangetroffen of als verouderde documentatie in een persoonlijke zaak wordt aangetroffen, heeft de werknemer het recht om in dit verband een beroep te doen op de personeelsdienst van de structuur. Hieraan moet worden toegevoegd dat er papieren bij de aanvraag moeten worden gevoegd, volgens welke het gepast is om bepaalde wijzigingen in eerder gemaakte records of kopieën van bepaalde documentatie-eenheden aan te brengen om een vervanging te maken.
Het is belangrijk om te weten dat de uitgifte van een persoonlijke zaak voor tijdelijk gebruik precies wordt uitgevoerd voor de periode die nodig is om de nodige bewerkingen uit te voeren, volgens de lijst van personen die gerechtigd zijn om persoonlijke bestanden te ontvangen, die is goedgekeurd door het management van de structuur. Het feit dat een zaak van persoonlijke aard op de een of andere manier is uitgegeven, wordt trouwens vastgelegd in een controlekaart (journaal).
Het is belangrijk om te weten dat het bekend maken (werken) met persoonlijke bestanden wordt uitgevoerd in een ruimte die speciaal voor deze doeleinden is ontworpen. Bovendien is de kennismakingstijd (werk) op de een of andere manier beperkt tot de werkdag.Dus aan het einde van de werkdag moet de medewerker die verantwoordelijk is voor de afhandeling van persoonlijke zaken ervoor zorgen dat alle persoonlijke bestanden die zijn uitgegeven voor tijdelijk gebruik, zijn teruggebracht naar de opslagplaats. Indien nodig verbindt de ambtenaar zich ertoe passende maatregelen te nemen om terug te keren of documentatie te zoeken.
De overdracht van persoonlijke bestanden of individuele papieren in hun samenstelling voor tijdelijk gebruik aan andere instellingen (organisaties, ondernemingen) wordt uitsluitend uitgevoerd in geval van toestemming van het beheer van de structuur op basis van een correct uitgevoerd verzoek.
Het is belangrijk om te weten dat er een handeling wordt uitgevoerd met betrekking tot de afgifte van een persoonlijk bestand, waarvan een exemplaar op de een of andere manier samen met het persoonlijke bestand of een afzonderlijk document wordt overgemaakt aan de bevoegde persoon van de verzoekende partij. De tweede kopie wordt opgeslagen in de aangelegenheden van de structuur onmiddellijk voor de teruggave van het persoonlijke bestand of een afzonderlijk document naar de oorspronkelijke opslagplaats.
Verwijdering van papieren uit een persoonlijk bestand
Het is belangrijk op te merken dat het verwijderen van bepaalde documentatie-eenheden uit een persoonlijk bestand uitsluitend wordt uitgevoerd na toestemming van het management, op voorwaarde dat het bijbehorende record in de kolom "Opmerking" van de interne inventaris wordt geplaatst. In geval van tijdelijke inbeslagname van papier op zijn plaats (namelijk tussen bladen van aangrenzende papieren), wordt een vervangende kaart (met andere woorden, een vervangend certificaat) ingevoegd volgens de regels, die de datum en reden voor de inbeslagname aangeeft met de handtekening van de persoon die het document heeft uitgegeven, evenals de handtekening van die de werknemer die het heeft ontvangen in overeenstemming met de regels voor tijdelijk gebruik die relevant zijn voor de structuur.
Om te zorgen voor absolute controle over de veiligheid van persoonlijke bestanden in een bepaalde instelling (organisatie, onderneming) jaarlijks (namelijk uiterlijk in het eerste kwartaal dat volgt op de rapportage), worden hun status en beschikbaarheid gecontroleerd. U moet weten dat de tekortkomingen en tekortkomingen die tijdens het controleproces zijn vastgesteld, in elk geval worden vastgelegd in de handeling, die onmiddellijk na goedkeuring door de voorzitter van de commissie wordt voorgelegd aan de leiding van de organisatie ter overweging en daaropvolgende besluitvorming met betrekking tot verloren of onnauwkeurige documentatie.