Blant det enorme antallet alternativ for forretningskorrespondanse, fortjener et bekreftelsesbrev spesiell oppmerksomhet. Hva er det og i hvilke tilfeller skal et lignende dokument utarbeides?
Hovedmål
Forretningsetikk sørger alltid for gjensidig respekt mellom partene. Dette er en forutsetning for normal virksomhet. Uten det er det umulig å forestille seg noe langt og fruktbart samarbeid. Noen ganger er det bare et bekreftelsesbrev.
I seg selv er det ikke så viktig. Dette er bare en gest av høflighet. Han gjør det klart at det partnerne ble enige om dagen før skjedde. Det vil si at et bekreftelsesbrev angir oppfyllelse av noe faktum eller handling. I dette tilfellet er det to alternativer:
- Bekreftelse på mottak av varer, brev eller andre dokumenter som sendes på forhånd. Her varsler en av partene den andre at handlingen er fullført.
- Bekreftelse av samtykke med noe spesifikt (pris eller mengde varer, dato for kommende forhandlinger, betingelser for sending av varer og andre). Her uttrykker ledsagere sin godkjenning for visse avtalepunkter.
Av dette er det klart at bekreftelsesbrevet er et valgfritt dokument. Men å sende den igjen viser partneren med hvilken oppmerksomhet og respekt de blir behandlet.
Stave regler
For å forstå hvordan du skriver et bekreftelsesbrev, må du kjenne de grunnleggende reglene for behandling av forretningsdokumenter. Du bør ikke arbeide før betydningen av en slik anke er fullstendig forstått. Det er faktisk ingenting komplisert.
Et slikt brev, som all annen forretningskorrespondanse, bør bestå av tre deler: overskrift, tekst og konklusjon. Hver av dem har sin egen semantiske belastning:
- Tittelen inneholder først og fremst detaljer i form av avreisedato og utgående registreringsnummer.
- Innholdet er vanligvis delt inn i to deler: introduksjon og brødtekst. Et slikt brev begynner som hovedregel med en appell til adressaten. Dette er de vanlige reglene for god form. I de fleste tilfeller er det skrevet i navnet til sjefen for partnerselskapet, men noen ganger er det lurt å rette et slikt offisielt papir til en spesialist som er direkte involvert i å løse dette problemet. For eksempel kan en ordrebekreftelse sendes til salgsdirektør eller produksjonsdirektør.
- Avslutningsvis er det vanlig å uttrykke takknemlighet. Du kan også legge til noen få ord om ønsket om å fortsette samarbeidet.
Slike meldinger lar partnere være trygge på hverandre.
Å skrive et brev
Noen mennesker forveksler et slikt dokument med et varsel. Men det er en enorm forskjell mellom de to bokstavene. Den ene av dem rapporterer ganske enkelt om et faktum eller en hendelse, og den andre bekrefter fullføringen av en spesifikk handling på grunnlag av en foreløpig avtale. For å unngå feil, må du vite hvordan et bekreftelsesbrev skal se ut. Prøven kan utarbeides uavhengig, siden det ikke er noe spesielt godkjent skjema for et slikt forretningsbrev.
Det skal utstedes på brevhodet til den sendende organisasjonen. Hvis selskapet ikke har et, kan et hjørnestempel brukes. Informasjon bør plasseres i rekkefølge:
- Først, i venstre hjørne i spesielle kolonner, angi nummer og dato i samsvar med oppføringen i registreringsjournalen.
- Til høyre angir deretter fullstendig informasjon om adressaten (firmanavn og adresse, posisjon og fullt navn på mottakeren).
- Et nøkkeluttrykk er skrevet nedenfor, som inneholder essensen i denne meldingen.
- Hoveddelen begynner med en appell til adressaten. Det er bedre å gjøre dette med navn og patronym, og helt i begynnelsen legge til ordet "respektert".
- Videre, med klare ord, er det nødvendig å informere om at vilkårene i avtalen er oppfylt.
- Etter det skal det være ord om takknemlighet.
- Du kan avslutte teksten med uttrykket "Hilsen."
Dokumentet er signert av sjefen, som må bekreftes av selens organisasjon.
