Antagelig måtte alle minst en gang takle behovet for å skrive et forretningsbrev. Når du sammenstiller den, kommer du ufrivillig til den konklusjon at dette ikke er lett i det hele tatt. Det er mange regler og regler for å skrive forretningsbrev som du trenger å vite. Artikkelen beskriver i detalj prosessen med å sammenstille dokumentet, gir eksempler på et forretningsbrev, diskuterer deres typer og design.
skjema
Klare skjemaer vil gi soliditet og indikere påliteligheten til selskapet. De inneholder nødvendig informasjon om organisasjonen, for eksempel:
- Navnet.
- Address.
- Kontakt telefoner.
- Nettstedet.
- E-post.
- Logo.
- Andre kontaktdetaljer.
Det er ingen strenge regler for skjemaene. Derfor bestemmer hver organisasjon uavhengig av hvilken informasjon de skal legge i dem.
Hvordan skrive forretningsbrev? trening
Forretningsbrev skrives og utføres på en viss måte, underlagt deres iboende regler og krav. Avhengig av målet, tenker forfatteren detaljert gjennom innholdet for å få resultatet han beregner. Han må tydelig forstå hvilken informasjon adressaten allerede vet om emnet i brevet, hva han skal gå videre fra og hva som vil være nytt i det. Argumenter avhenger av forfatterens formål. Prosessen med å utarbeide et forretningsbrev kan deles inn i følgende trinn:
- Studien av problemet.
- Å skrive et utkast til brev.
- Hans avtale.
- Signering.
- Registrer deg.
- Sender til mottakeren.
Strukturen til forretningsbrev
Når du skriver et brev, er det nødvendig å mette det med informasjon, det vil si å legge all nødvendig informasjon der. Det kan være enkelt eller sammensatt. I et enkelt brev viser innholdet tydelig og konsis informasjon som vanligvis ikke krever svar fra adressaten. Et kompleks kan bestå av flere seksjoner, avsnitt og avsnitt. Hvert avsnitt angir ett aspekt av informasjonen. Prøver av denne typen forretningsbrev består vanligvis av en innledende, hoved- og sluttdel.
Oppføringen inneholder grunnlaget med henvisning til relevante dokumenter, med fakta og formål med brevet. Det indikerer navn, forfatter, dato, nummer og tittel.
Nedenfor er et eksempel på å skrive et forretningsbrev - en introduksjonsdel.
Hoveddelen beskriver situasjoner, hendelser, gir deres analyse og bevis. Det er i denne delen at de er overbevist om at det er nødvendig å handle på en eller annen måte, de beviser hvordan ting var og informerer om behovet for å delta i ethvert tilfelle, og gir forskjellige argumenter.
Konklusjonen inneholder konklusjoner som er gjort i form av forslag, forespørsler, påminnelser, avslag og så videre.
Et eksempel på å skrive et forretningsbrev - den endelige delen - presenteres nedenfor. Den oppsummerer kravet som er skissert i hovedtrekk.
All gitt informasjon skal være optimalt konsistent og forståelig.
Hver bokstav begynner med en midtjustert melding. Denne lille delen er ekstremt viktig. Når du velger det, må forfatteren vurdere:
- Destinasjonsposisjon
- Forholdets art.
- Offisielt.
- Etikette.
Brevet skal inneholde en høflig form. For eksempel: "... Jeg uttrykker håp for videre samarbeid (takk for invitasjon) ... ". Etter disse setningene skal være signaturen til forfatteren.
stil
Alle bokstaver må være i en formell forretningsstil, som betyr å bruke taleverktøy for formelle forretningsforhold. Funksjoner ved et slikt språk dannes under følgende omstendigheter:
- Hoveddeltakerne i forretningsforbindelser er juridiske personer, på vegne av lederne og offiserene som det skrives brev om.
- Forhold i organisasjoner er strengt regulert av natur.
- Temaet for kommunikasjon er selskapets aktiviteter.
- Dokumenter av ledelsesmessig art har generelt en spesifikk adressat.
- Ofte i løpet av organisasjonens aktiviteter forekommer de samme situasjonene.
I denne forbindelse bør informasjonen som fremgår av forretningsbrevet være:
- Offisiell, upersonlig, med vekt på avstanden mellom deltakerne i kommunikasjon.
- Adresse beregnet på en spesifikk adressat.
- Faktisk i skrivende stund.
- Autentisk og upartisk.
- Argumenter for å motivere mottakeren til å gjøre noen tiltak.
- Komplett for beslutningstaking.
krav
Et forretningsbrev må oppfylle følgende krav:
- Talen er standardisert på alle nivåer - leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den inneholder mange revolusjoner, begreper og formler.
- Tonen i skrivingen er nøytral, behersket og streng, uten bruk av emosjonelle og uttrykksfulle språkuttrykk.
- Nøyaktighet og klarhet i teksten, uten logiske feil, klarhet og gjennomtenkt formulering.
- Konsisthet og kortfattethet - uten bruk av uttrykk som har ytterligere mening.
- Bruken av språkformler dannet som et resultat av gjentatte situasjoner.
- Bruken av begreper, det vil si ord eller uttrykk som har spesielle begreper.
- Bruken av forkortelser, som kan være leksikalske (det vil si komplekse forkortede ord dannet ved fjerning av bokstaver fra deler av ord: LLC, GOST og så videre) og grafisk (det vil si betegnelsen på ord i forkortet form: gr-n, tog og andre).
- Bruken av design i de genitive og instrumentale tilfellene.
- Setninger med verbale substantiv (“gi støtte” i stedet for “støtte”).
- Bruk enkle vanlige setninger.
Ovennevnte forretningsbrevprøver vises nedenfor i den fullstendige versjonen (med hoveddelen). Informasjonen oppfyller alle kravene til en offisiell forretningsstil.
Typer forretningsbrev
Det er best å skrive et forretningsbrev om en bestemt sak. Hvis det er nødvendig å løse flere problemer på en gang, anbefales det å utarbeide flere forskjellige alternativer.
Forretningsbrev kan være i innholdet:
- Følge. Slike brev er vanligvis nødvendig for å kommunisere hvor du skal sende dokumenter.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et eksempel på følgebrev vil hjelpe de som trenger å komponere denne typen dokumenter.)
- Garanti. De er skrevet for å bekrefte løfter eller betingelser. Det kan garanteres for eksempel betaling for arbeid, husleie, leveringstid og mer.
- Takk. De begynte å bli brukt spesielt ofte nylig. Slike brev viser en god tone for partnerskap. De kan utstedes i vanlig form eller på farget papir med et vakkert trykk.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et eksempel på en takkemelding er trukket ut i en gratis form avhengig av oppgavene det løser. I dette tilfellet uttrykker brevet sin essens i korteste form. En slik prøve, laget på farget papir med et ornament, kan henge på veggen i rommet selskaper i et æressted.)
- Informasjon.
- Rikt.
- Hilsen.
- Annonsering.
Det er også brev:
- Samarbeidsforslag. Nylig utbredte, sendt til organisasjoner, er ofte av reklameaktig karakter, for eksempel som denne modellen. Det er ganske vanskelig å skrive kommersielle brev, du må ta hensyn til mange nyanser for å bli lagt merke til, og enda mer interessert. Men hvis den er samlet i samsvar med utvalget nedenfor, har det enhver sjanse for suksess.
- Invitasjoner. De blir sendt ut, og tilbyr å delta på forskjellige arrangementer. Vanligvis er de adressert til lederen eller offiseren, men kan adresseres til hele teamet.
- Forespørsler.
- Varsel.
- Forespørsler og mange andre.
Hvordan skrive svar på et brev. eksempel
Svaret må begynne med å gjenta forespørselen i det første brevet. Deretter blir resultatene av vurderingen gitt og godkjenning eller et motiv for avslag uttrykkes. Bedrifts svarbrevet kan inneholde en alternativ løsning på forventet informasjon. Vanligvis oppfyller det følgende prinsipper:
- Tilstedeværelsen av en lenke til det første brevet og innholdet.
- Det samme språket betyr.
- Sammenlignbare volumer og sider ved innhold.
- Overholdelse av en viss sekvens.
registrering
I tillegg til å bruke forretningsbrev med brevhode, må du ta hensyn til andre finesser i utformingen av dem. Dette er detaljer, regler for forkortelser, staving av adresse, tittel, lengde på tekst, bredde på felt og mer.
Prøver av et forretningsbrev er med på å komponere det, under hensyntagen til alle finesser og nyanser. De brukes av både nybegynnere og erfarne arbeidere. Takket være mønstrene lærer de å skrive bokstaver riktig og spare mye tid.
