Une offre de coopération est considérée comme un document dans lequel une organisation fait une offre à une société tierce concernant un éventuel travail en commun à des conditions favorables. L’objectif principal d’une telle proposition est d’intéresser le futur partenaire et de lui faire choisir cette organisation. Examinons plus en détail comment ces propositions sont élaborées et quelles sont leurs principales caractéristiques.
Qui écrit à qui?
Une lettre d’invitation à la coopération est rédigée par un employé autorisé qui s’occupe du développement des affaires ou d’une direction similaire. Le texte d'une telle lettre doit être convenu avec le responsable de l'organisation. Des propositions similaires peuvent être faites par le responsable de la société.
La lettre est rédigée au nom du directeur de la société avec laquelle une coopération est envisagée. En outre, le destinataire peut être le directeur adjoint ou toute personne qui traite de telles questions et qui a le pouvoir de prendre des décisions concernant une coopération éventuelle. Mais toutes les propositions commerciales de coopération sont finalement examinées par la direction de l’organisation.
Règles générales
La chose la plus importante à retenir est que l’offre est une sorte d’accrochage qui devrait accrocher le partenaire potentiel. Le texte de la lettre doit être informatif, intéressant et compétent. Le résultat idéal pour lire une telle lettre serait de demander un devis ou un prix pour des biens et services.
Bien que la proposition de coopération (un échantillon sera présenté ultérieurement) soit considérée comme un document officiel, il n’existe pas de formulaire standard. Une lettre est rédigée sous forme libre ou selon un modèle développé dans une organisation particulière, en fonction des tâches et des capacités de l'entreprise.
Lorsque vous faites des propositions, vous devez suivre les règles élémentaires de la langue russe, du travail de bureau et de l’éthique des affaires.
Avant d'écrire une lettre, vous devriez trouver les détails de l'employé avec qui la communication est supposée.
La proposition comprendra donc:
- En-tête (cette étape n’est pas obligatoire car un en-tête mal composé peut vous décourager de lire le reste de la lettre).
- Appels (il est préférable de commencer cette étape avec les mots "cher").
- L'offre même.
- Signatures du destinataire.
Corps principal
Comment rédiger une proposition de coopération afin que l’opposant ne considère pas d’autres invitations? La partie principale de la lettre devrait contenir l'essentiel de la proposition. Les déclarations florides et les phrases floues, les phrases longues et confuses, ainsi que la terminologie spéciale sont inappropriés ici. L'essence de la lettre est claire, concise et concise. L'accent est mis sur les caractéristiques spéciales et une offre avantageuse.
Dans l’essentiel, il faut mentionner la société émettrice, mais seulement l’année de travail et les activités principales. À ce stade, d'autres informations seront redondantes.
Vous pouvez également spécifier les partenaires ou clients actuels de l'organisation qui ne réagiront certainement que de manière positive sur les activités de l'entreprise.
À la fin de la lettre, vous pouvez indiquer un lien vers le site Web officiel, qui contient des informations plus détaillées sur l'organisation, ainsi que d'autres informations supplémentaires non spécifiées dans la proposition.
L'intonation de la lettre devrait être plus incitative que narrative. Mais l'essentiel ici est de ne pas aller trop loin, de composer le texte correctement, sans imposer services et coopération.
Si le texte est long, mais que toute l'information est importante pour la lecture, divisez-la en paragraphes et mettez en évidence les points importants.Ainsi, la perception sera complète et le texte de grande taille sera perçu plus facilement.
L'idée principale de la lettre ou d'un message important doit être située au début ou à la fin. Tout le secret est que ces parties sont plus déposées dans le subconscient du lecteur.
Comme le montre la pratique, ceux qui reçoivent une lettre d’invitation à coopérer (exemple ci-dessous) ne sont pas prêts à la lire en moins de 60 secondes. Ce fait doit également être lu lors de la rédaction d’une lettre.
Informations obligatoires
Lors de la compilation d'une proposition, vous devez toujours vous souvenir des informations obligatoires qu'elle contient. C'est:
- nom de l'organisation qui envoie la lettre;
- adresse réelle et numéro de téléphone pour contacter la personne de contact;
- nom, prénom, patronyme de la personne autorisée et son poste;
- l'essentiel de l'appel.
Des documents supplémentaires ou des références à des actes législatifs et à des normes directement liés à la proposition de coopération peuvent être joints à la proposition.
Liquidation
Vous pouvez envoyer une lettre de plusieurs manières:
- Rédigez une offre à la main.
- Tapez l'offre sur l'ordinateur.
La première option est certes un peu dépassée, mais dans certains cas, elle s’avère la plus efficace, car certains dirigeants n’acceptent pas les nouvelles technologies et préfèrent communiquer et travailler à l’ancienne.
La deuxième option est plus familière et pratique. Premièrement, sous forme électronique, il existe probablement une préparation du papier à en-tête officiel de l’organisation avec les détails nécessaires, et deuxièmement, si les propositions sont rédigées de manière constante, il se peut qu’il existe un modèle de lettre prêt à l’emploi dans lequel vous devrez simplement substituer le destinataire et éventuellement modifier certaines informations qui sont correctes dans le cas spécifique. cas.
Une proposition peut être faite en un nombre quelconque d’exemplaires, mais au début elle contient nécessairement un recours et à la fin, la signature de l’expéditeur.
La date ne doit être définie que dans les cas où l'offre contient des promotions ou des conditions spéciales qui sont actives pendant un certain temps.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer l'offre de coopération dans le journal de correspondance sortant.
Comment "faire" coopérer
Bien sûr, «forcer» ne signifie pas exercer un effet physique sur la personne qui prend la décision de coopérer. L'exemple de proposition de coopération présenté précédemment montre que la lettre devrait encourager l'opposant à prendre une décision positive.
Pour induire cela, une organisation n'a besoin que d'un discours d'incitation appelant à la coopération, et l'autre société devra offrir un rabais ou une somme modique pour accepter la proposition.
Avant d'écrire des lettres, vous devez bien étudier votre adversaire: ce qu'il peut accepter et ce qui est inacceptable pour lui. En effet, en un mot ou une phrase, vous pouvez instantanément gâcher l’idée de la société dans son ensemble.
Avez-vous besoin de gratitude
Un autre point important de la proposition de coopération est la gratitude. À la fin de ces lettres doit nécessairement être gratitude pour le temps pris et la lettre lue.
Cela indique à la fois le sérieux de l'organisation et la politesse élémentaire du temps pris par l'adversaire.
De telles lettres ne contiendront pas de remerciements par défaut, car il s’agit d’une approche individuelle de chaque organisation vis-à-vis de son partenaire ou client potentiel.
Départ
Alors, quel est le meilleur moyen d’envoyer une lettre d’invitation à la coopération (échantillon fourni plus tôt)?
Cela peut être fait de différentes manières, chaque organisation choisissant elle-même une option plus acceptable et plus pratique. Considérez le plus commun:
- Email Cette méthode est considérée comme la plus simple, la plus rapide et la plus abordable. Mais la lettre à l’opposant peut facilement se perdre, étant entré dans la correspondance indésirable du destinataire. Une méthode similaire ne peut être utilisée que si l'expéditeur et le destinataire ont établi le contact.Eh bien, ou envoyez une lettre "au hasard", tout à coup, vous avez de la chance et ce ne sera pas dans le dossier "Spam".
- Mail Cette méthode est considérée comme la plus fiable, car la lettre parvient dans tous les cas au destinataire. Mais c'est aussi la plus chronophage, car tout le monde sait à quel point la poste russe fonctionne lentement. Bien sûr, si le bulletin d’information est volumineux, cette méthode n’est manifestement pas adaptée, il est préférable d’utiliser la première option.
- Fax Une méthode légèrement obsolète, mais toujours utilisée pour envoyer des offres. Convient également pour une offre spécifique d'une entreprise particulière.
- Toute méthode de communication moderne (messagerie instantanée, réseaux sociaux, etc.). Une telle méthode n'est pertinente que si les parties se connaissent bien et si une proposition écrite ne constitue qu'une formalité pour une coopération ultérieure.
Vous savez maintenant ce qu’est une proposition de lettre de coopération, comment la rédiger et l’envoyer.