Postęp naukowy i technologiczny naszych czasów znajduje odzwierciedlenie we wszystkich obszarach usług nie przez przypadek. Z korzyścią dla społeczeństwa każdy z jego przedstawicieli działa poprzez wdrażanie określonych działań związanych z pracą w różnych strukturach. Fabryki, firmy, przedsiębiorstwa, instytucje, wszelkiego rodzaju organizacje korzystają z niektórych usług personelu pracy, który zobowiązuje się do wykonywania zadań zaproponowanych do działania za odpowiednią pensję. Ale faktem jest, że ani jedna aktywność zawodowa, ani pojedynczy kolektyw pracy, ani żaden oficjalny stosunek pracy nie są realizowane bez zestawu opisów stanowisk rządzących takimi relacjami. Co determinuje potrzebę tego instrumentu stosunków prawnych i zarządzania pracownikami? A jaka jest istota głównych sekcji opisu stanowiska pracownika firmy?
Opis pracy: istota i koncepcja
Prawdopodobnie, gdyby w jednym przedsiębiorstwie wszystkie jednostki pełnoetatowe wypełniały listę identycznych obowiązków funkcjonalnych, prawie na długo nie istniałyby na rynku pracy jako pełnoprawny podmiot gospodarczy.
Stanowiska i stanowiska zajmowane przez pracowników na różnych szczeblach hierarchii personelu różnią się zatem między sobą, ponieważ są oni obdarzeni różnym stopniem odpowiedzialności, praw i funkcji. W tym celu opracowywane są sekcje opisów stanowisk specjalistów różnych poziomów i kwalifikacji. Właśnie w tym tkwi ich istota w kontekście dokumentacyjnej podstawy organizacyjnej i prawnej aktywności robotniczej pracowników różnego rodzaju instytucji. Ale co to jest i z jakich sekcji składa się opis stanowiska?
Opis stanowiska jest oficjalnym dokumentem przedsiębiorstwa, który reguluje stosunek prawny i podział obowiązków pracowniczych pracowników wraz z ustaleniem ich praw zawodowych, zakresu, funkcji i relacji z innymi działami danego przedsiębiorstwa. Innymi słowy, dokument ten daje pracownikowi możliwość przedstawienia aktualnych informacji na temat zadań, które podejmuje do wykonania, a także własnych możliwości i swobód organizacyjnych, które są uzgodnione z jego bezpośrednim kierownictwem.
Jaka jest potrzeba opracowania opisu stanowiska
Dlaczego we współczesnym społeczeństwie tak ważne jest rozróżnienie i udokumentowanie obciążenia funkcjonalnego każdego pracownika oraz opracowanie szczegółowego opisu stanowiska dla każdego nowego stanowiska? Główne sekcje każdego takiego dokumentu umożliwiają oficjalne ustalenie zakresu odpowiedzialności, listy zadań przypisanych pracownikowi oraz jego własnych praw i wolności w trakcie pracy. Jakie są główne cele pracodawcy, który opracowuje takie instrukcje dla swoich podwładnych? Wśród nich są:
- Racjonalny podział obowiązków funkcjonalnych - instrukcja określa charakter działalności pracownika w kontekście wymagań dotyczących jego pracy.
- Określenie granic progowych w okresie czasu przeznaczonym na realizację zamówień.
- Poprawa niezawodności zadań przypisanych do wydajności.
- Poprawa atmosfery społeczno-psychologicznej w zespole i eliminacja zagrożeń związanych z konfliktem.
- Wyraźne rozróżnienie między funkcjonalnymi relacjami pracownika a jego relacjami z innymi pracownikami.
- Specyfika swobód prawnych człowieka jako jednostki kadrowej konkretnego przedsiębiorstwa.
- Zwiększenie osobistej i zbiorowej odpowiedzialności.
- Zachęcanie i stymulowanie pracownika do efektywnej pracy poprzez nagrody materialne.
- Organizacja równomiernego podziału pracy dla wszystkich pracowników.
Struktura opisu pracy
Zapoznanie pracownika z jego głównym dokumentem prawnym w nowym miejscu pracy następuje pierwszego dnia, w którym pracownik podejmuje obowiązki. Ustawodawstwo stanowi, że dzisiejsze sekcje opisu stanowiska Federacji Rosyjskiej powinny być obowiązkowo przypisane do każdego stanowiska, zatwierdzone przez dyrektora przedsiębiorstwa i dostarczone w celu zapoznania ich z konkretnym pracownikiem ubiegającym się o to stanowisko. Każdej instrukcji towarzyszy wydruk pieczęci konkretnej instytucji. Wizualnie ten dokument to jeden lub więcej wydrukowanych arkuszy standardowego formatu „A4” z nakładką w postaci nazwy dokumentu, wizy kątowej osoby zatwierdzającej, a mianowicie dyrektora, w prawej górnej części, wykaz głównych sekcji opisu stanowiska oraz zgoda pracownika na zapoznanie się z jego treścią w lewy dolny róg z datą podpisania.
Sama struktura tego dokumentu organizacyjno-prawnego jest reprezentowana przez kilka akapitów semantycznych. To są części opisu zadania. Niektóre z nich są obowiązkowe, niektóre mogą być dodatkowo wdrożone przez szefa firmy do celów korporacyjnych. Zasadniczo standardowy opis stanowiska składa się z następujących sekcji:
- przepisy ogólne;
- funkcje
- obowiązki zawodowe;
- prawa;
- odpowiedzialność;
- komunikacja na poczcie.
Sekcja przepisów ogólnych
Dokument dotyczący regulacji pracy pracownika w danym przedsiębiorstwie zaczyna się od jego nazwiska i stanowiska pracownika etatowego w sprawie dopełniacza. Następnie pojawia się tekst opisu stanowiska o przepisach ogólnych w formie ich wykazu podpozycji. W tym przypadku uogólnione informacje koncentrują się na nazwie zajmowanego stanowiska, wskazując jego kategorię personelu i lokalizację, czyli hierarchiczną podporządkowanie w określonej jednostce. Pierwsza obowiązkowa sekcja opisu stanowiska zawiera dane dotyczące:
- imię i nazwisko oficjalnego stanowiska w kontekście tabeli personelu wraz z zestawieniem podstawowych informacji o nim: tutaj nazwa konkretnego działu, powiązanie pracownika z nim i poziom podporządkowania, a także kategoria personelu - główny, starszy lub zwykły kontrahent;
- procedura określania i usuwania ze stanowiska;
- procedura wymiany wolnego miejsca podczas nieobecności pracownika z powodu urlopu, dekretu, podróży służbowej;
- wymagania dotyczące szkolenia zawodowego - ujawnia specyfikę wymaganego poziomu wykształcenia i doświadczenia zawodowego; Uwzględniono tu również dane dotyczące wymaganych umiejętności i zdolności do pracy;
- szereg wewnętrznej dokumentacji pracy, która bezpośrednio reguluje działania pracownika: obejmuje to polecenia dyrektora, instrukcje, instrukcje.
Sekcja funkcji
Po przepisach ogólnych wymienionych w akapitach obowiązuje następująca część obowiązkowa: druga. W tej części opisu stanowiska mówimy o liście funkcji, które pracownik musi wykonywać w związku z pełnionym przez niego oficjalnym stanowiskiem w specjalizacji specjalistycznej. Należy zauważyć, że większość obowiązków związanych z podobnymi stanowiskami w różnych firmach pokrywa się. Na przykład funkcje zwykłego księgowego jednej firmy handlowej są bardzo podobne do funkcji tego samego pracownika księgowego innej firmy, która również działa w dziedzinie handlu i tak dalej.Obaj są księgowymi, obaj zajmują się sprzedażą towarów lub usług, obaj dokonują tych samych transakcji w ramach ustalonego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej. A jednak wszelkiego rodzaju wariacje, które są częścią funkcjonalnego aparatu pracownika na jego oficjalnym stanowisku, jest ogromna liczba. Co zawiera treść części opisu stanowiska na temat funkcji pracownika, można znaleźć na przykładzie opisu stanowiska kasjera:
- transakcje gotówkowe;
- przeprowadzanie operacji na papierach wartościowych;
- prowadzenie księgi kasowej;
- sporządzanie wyciągów pieniężnych i tym podobne.
Sekcja pracy
Mówiąc o trzecim bloku dokumentu prawnego pracownika przedsiębiorstwa, który nazywa się „Obowiązkami”, nie można go pomylić z drugim. Sekcja obowiązków w opisie stanowiska pracy zawiera bardziej szczegółową listę tych spraw w porządku obrad, które powinien opracować wykonawca. A jeśli funkcjonalnie w różnych przedsiębiorstwach może istnieć w przybliżeniu ten sam schemat pracy dla standardowych działów - działu księgowości, działu logistyki, działu magazynu, to w odniesieniu do obowiązków w różnych firmach to samo stanowisko można podzielić na różne zadania. Przy tym wszystkim obowiązki i funkcje nie mogą być zasadniczo różne. Ale sekcja opisu stanowiska dotycząca obowiązków reguluje bardziej wyspecjalizowane działania w tym konkretnym przedsiębiorstwie. Według nich pracownik musi przestrzegać:
- wewnętrzne zasady działalności organizacyjnej i prawnej w przedsiębiorstwie;
- warunki przygotowania i przedłożenia dokumentów do weryfikacji (analizy);
- standardy etyczne relacji i komunikacji między działami i jednostkami w zespole;
- poufność danych firmy i tajemnic handlowych.
Jeśli nadal będziemy dawać przykład opisu pracy tego samego kasjera, możemy wyróżnić następujące obowiązki:
- odbiór, księgowość, emisja i przechowywanie funduszy;
- praca z papierami wartościowymi;
- przyjmowanie gotówki i papierów wartościowych na wypłaty wynagrodzeń pracownikom i pracownikom w postaci wynagrodzeń, premii, kosztów podróży, zaliczek i innych wydatków;
- utrzymywanie rejestracji zleceń gotówkowych kredytowych i debetowych w księdze kasowej;
- uzgodnienie faktycznych kwot z danymi z księgi kasowej;
- wykaz odrapanych banknotów i walut;
- przekazanie środków w określony sposób kolekcjonerom;
- prowadzenie sprawozdawczości kasowej.
Jednym słowem, w części dotyczącej obowiązków, informacje są przedstawione bardziej szczegółowe, dokładniejsze, właściwe dla danego przedsiębiorstwa w warunkach rzeczywistych okoliczności jego istnienia i prowadzenia działalności gospodarczej.
Sekcja praw
Zgodnie z listą obowiązków zawartą w obowiązkowej codziennej rutynie pracownika w opisie stanowiska znajduje się rozdział poświęcony prawom. Nie jest to zaskakujące: w wielu wymaganiach, zadaniach, specyficznych warunkach pracy pracownika powinna być przynajmniej pewna informacja o tym, czego może on wymagać od przedsiębiorstwa, a nie tylko tego, czego on wymaga od niego. Tutaj pracownik ubiegający się o konkretne wolne stanowisko może zapoznać się ze swoimi swobodami i działaniami, które może oficjalnie wykonywać podczas wykonywania swojej pracy. Sekcja definiuje i wymienia uprawnienia przekazane pracownikowi, dzięki którym może zapewnić, że wypełnia powierzone mu zadania i obowiązki. Jakie punkty można tu przypisać? Na przykład:
- możliwość dokonywania korekt i sugestii w trakcie rozwiązywania niektórych problemów;
- prawo do podejmowania decyzji na poziomie umiejętności;
- koordynacja dokumentów projektowych;
- udział w spotkaniach;
- uzyskiwanie informacji niezbędnych do wykonywania pracy od innych działów na poziomie specjalistycznym w swojej dziedzinie działalności;
- prawo do zatwierdzenia określonej listy dokumentacji;
- prawo do kontrolowania niektórych działań pracowników danego działu.
Sformułowanie swobód i uprawnień pracownika umożliwia określenie poziomu jego odpowiedzialności, której elementy są przypisane do osobnej sekcji.
Sekcja odpowiedzialności
Część opisu stanowiska dotycząca odpowiedzialności z góry określa konkretną zależność wykonywania niektórych zadań od wykonawcy w osobie pracownika, który zajmuje to samo stanowisko. Za niewykonanie niektórych obowiązków pracownik jest zobowiązany do poniesienia oficjalnej kary. Za wykonywanie pracy niskiej jakości odpowiada również za swoje działania. W przypadku nieprzestrzegania przydzielonego mu czasu na pracę i operacje pracownik podlega również rozpatrzeniu z perspektywy osoby odpowiedzialnej za niewykonanie swoich obowiązków w okresie wymaganym przez to zadanie.
Ta sekcja odzwierciedla informacje o formach odpowiedzialności urzędnika za skuteczność i konsekwencje jego pracy. Może być ustanowiony jako sankcja dyscyplinarna - nagana lub materialna deprecjacja. Ale dzieje się tak w każdym razie w ramach obecnego ustawodawstwa, biorąc pod uwagę specyfikę procesu organizacyjnego w przedsiębiorstwie z jego specyficzną wyspecjalizowaną działalnością gospodarczą.
Sekcja Relacji Zawodowych
Ostatnia sekcja, która opisuje relacje pracownika na stanowisku, określa jego relacje z kolegami z innych działów i poziomy podporządkowania. W tej części pracownik rozumie, od kogo i na jakich dokumentach może on wymagać wykonania swoich czynności i wypełnienia swoich bezpośrednich obowiązków.
Jakie są zasady pisania opisu stanowiska
Utworzenie określonego rodzaju stanowiska pracy w konkretnym przedsiębiorstwie ma przepisy normatywno-normatywne dotyczące procedury jego przygotowania, a mianowicie:
- instrukcja jest zatwierdzana przez bezpośrednie kierownictwo przedsiębiorstwa w osobie jej dyrektora (chociaż zwykle w praktyce dyrektor deleguje tę funkcję do szefów departamentów, którzy wiedzą więcej o szczegółach pracy działu);
- jeden opis stanowiska można skompilować dla dwóch lub więcej pracowników wykonujących identyczne zadania (dotyczy to nocnych księgowych, operatorów, dyspozytorów, magazynów firmy handlowej, którzy pracują na przykład na zmiany - niektórzy pracują na zmianie dziennej, inni pracują na nocnej zmianie i mają szereg obowiązków dokładnie to samo);
- w przypadku sporów między pracodawcą a pracownikiem dotyczących nieprawidłowości niektórych akapitów opisu pracy problem często rozwiązuje się nie w stosunku do pracodawcy, dlatego przy opracowywaniu instrukcji należy skonsultować się ze specjalistami, którzy są dobrze świadomi ram prawnych, aby takie zdarzenia nie wystąpiły.