Istotna aktywność ani jednej organizacji, firmy, przedsiębiorstwa, a nawet państwa jest niemożliwa bez usprawnionego przepływu pracy. Dokumenty, a także konieczność ich przemieszczenia, utworzenia lub odbioru przed zwrotem, wygaśnięciem lub załączeniem do sprawy, mocno wkroczyły w życie danej osoby od momentu jej napisania. Zachowane od czasów starożytnych potwierdzają dokumentację różnych dziedzin życia jednostek lub spraw publicznych.
Historia pracy biurowej w Rosji
Pierwszymi dokumentami opisującymi życie starożytnego państwa rosyjskiego były annały. Opowiadali o umowach zawartych między Rosją a Bizancjum, odzwierciedlając wydarzenia historyczne. Również stosunki dyplomatyczne odnotowano w listach. Ponadto mówili także o różnych umowach, głównie między kupcami. Listy, w zależności od celu, mogą być sądowe i indykatywne.
Wszystkie dokumenty zostały napisane na pergaminie, który w tym czasie był uważany za bardzo drogi materiał. Do końca okresu feudalnej fragmentacji Rosji było zbyt wcześnie, aby mówić o koncepcji pracy biurowej jako systemu.
Historia pracy biurowej w państwie rosyjskim obejmuje okresy: przedrewolucyjny, radziecki i postsowiecki.
Przedrewolucyjny
Przedrewolucyjna dokumentacja opracowana w XVI - na początku XX wieku. Ten etap z kolei dzieli się na kilka okresów:
- Po powstaniu scentralizowanego państwa rosyjskiego porządek pracy urzędników porządkowych zaczął nabierać kształtu. Przeprowadzono go w chatach (uporządkowanych, wargowych, zemstvo) urzędników. Sam system rozwinął się w zamówienia - instytucje centralne. Stąd nazwa okresu. Charakterystyczną cechą pracy biurowej jest pojawienie się osobnego „personelu” osób zaangażowanych w przygotowywanie projektów, zapytania, organizowanie przechowywania dokumentów, kopiowanie szkiców.
- Przepływ pracy uczelni rozwinął się po reformie administracji centralnej. Uczelnie zaczęły korzystać z ksiąg rejestracyjnych i zorganizowanych archiwów. Przechowywanie dokumentów w określony sposób zostało najpierw zorganizowane właśnie w okresie pracy biurowej uczelni.
- Executive (w XIX - początku XX wieku.) Został opracowany podczas reformy. Nowy system administracyjny opiera się na zasadach jedności dowodzenia - dokładnej realizacji poleceń kierownictwa, a także hierarchii - ścisłym podziale obowiązków między urzędników różnych szczebli i stanowisk.
Radziecka praca biurowa
Radzieckie prace biurowe zaczęły nabierać kształtu od października 1917 r. I trwały do 1991 r. W tym okresie władze starały się uczynić ten system możliwie jak najbardziej racjonalnym. Podjęto próby wprowadzenia standardów w pracy z oficjalnymi dokumentami. Sporządzono listę typowych dokumentów zarządzania w przedsiębiorstwie, które wyznaczyły okres przechowywania takiej dokumentacji. W latach siedemdziesiątych specjalnie utworzono jednolity państwowy system pracy biurowej, który ustanowił jednolite formy i metody pracy z dokumentami.
Poradzieckich
Praca biurowa okresu poradzieckiego rozwijała się od 1991 roku i rozwija się do chwili obecnej. W latach 90. XX wieku w Federacji Rosyjskiej zaczęto ulepszać ramy prawne i regulacyjne określające wymagania dotyczące dokumentacji.
Przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwie
W procesie działalności firm, instytucji, przedsiębiorstw przechodzi ogromny strumień dokumentów, przyjmowane i tworzone są dokumenty. Kiedy znika potrzeba ich wykorzystywania w codziennych czynnościach w celu rozwiązania bieżących problemów i problemów, konieczne jest gromadzenie i przechowywanie informacji. Ponadto niezwykle ważne jest zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do niezbędnych danych w dowolnym momencie, nawet po kilku dniach, miesiącach lub latach po wyjściu papieru z obiegu. Jeśli archiwa nie są właściwie zorganizowane, a terminy nie są przestrzegane, mogą pojawić się dalsze problemy ze znalezieniem odpowiedniego papieru. Szybkie wyszukiwanie i stosowanie dokumentów zgodnie z ich przeznaczeniem jest możliwe tylko przy wyraźnym podziale ich na grupy, segregacja, na przykład w biznesie.
Specjalną książką systematyzującą, która określa procedurę dystrybucji papierów wartościowych w przypadkach, jest nomenklatura spraw.
Pojęcia „nomenklatury spraw” i „biznesu”
Nomenklatura skrzynek nazywana jest najprostszym klasyfikatorem nazw skrzynek, który pozwala w razie potrzeby szybko sortować dokumenty w celu szybkiego wyszukiwania, wskazując okres przechowywania w zalecanej formie. Taki klasyfikator ma ogromne znaczenie dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa lub instytucji miejskiej.
Sprawa to dokument umieszczony pod jedną okładką lub ich kombinacją, który dotyczy konkretnego problemu lub rodzaju działalności. W przypadkach zabronione jest powielanie wstępnych wersji papierów wartościowych, które są powtarzane lub tracą na znaczeniu, z wygasłym standardowym okresem ważności.
Nomenklatura spraw - dokument wielofunkcyjny, który:
- Jest to podstawa do umieszczania dokumentów w folderach, wyszukiwania niezbędnych dokumentów.
- Wskazuje indeksowanie dokumentów i spraw.
- Określa okres przechowywania dokumentów.
- Jest to rodzaj instrukcji do pierwszego etapu badania.
- Jest to dokument uwzględniający tymczasowe (do dziesięciu lat) przechowywanie.
- Jest to podstawa do tworzenia spisów dokumentów, które będą przechowywane trwale i tymczasowo.
- Jest to miejsce przechowywania aktów służących zniszczeniu spraw przedsiębiorstwa z wygasłymi okresami przechowywania (zniszczenie papieru).
Rodzaje przedmiotów w przedsiębiorstwach
Istnieją trzy rodzaje nomenklatur. Standardowa nomenklatura jest dokumentem regulacyjnym ustanawiającym skład przypadków, które są inicjowane w pracy biurowej organizacji tego samego typu.
Przybliżona nomenklatura ma charakter doradczy; ustanawia pewien zestaw przypadków (ze wskazaniem ich wskaźników), które są inicjowane podczas funkcjonowania organizacji, do których nomenklatura ma zastosowanie.
Osobną nomenklaturę spraw konkretnego przedsiębiorstwa tworzą pracownicy obsługi dokumentów i zarządzania dokumentami organizacji. W proces zaangażowani są szefowie pionów strukturalnych, którzy mają pojęcie o planowanym rozwoju przedsiębiorstwa, co pozwala skutecznie zapewnić rodzaje papierów wartościowych, które mogą pojawić się w organizacji w najbliższej przyszłości.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentacji
Ogromna liczba artykułów, różnych pod względem reprezentowanej wartości i znaczenia, powstaje w procesie każdego przedsiębiorstwa. Rodzaje papierów wartościowych, dla których należy organizować przechowywanie dokumentów w organizacji, procedura i okresy przechowywania znajdują odzwierciedlenie w różnych regulacyjnych aktach prawnych, które mogą odnosić się zarówno do przepisów korporacyjnych poszczególnych organizacji, przepisów dotyczących archiwizacji, jak i przepisów o rachunkowości. Przepisy dotyczące rachunkowości i archiwizacji obowiązują na równi z przepisami wydanymi przez radę założycielską lub kierownictwo konkretnej organizacji.
Podstawowym aktem ustawodawczym w tym obszarze jest ustawa „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”, która weszła w życie w dniu publikacji - 25 października 2004 r.To ten akt prawny reguluje różnego rodzaju relacje w zakresie zarządzania archiwami w interesie ludności cywilnej kraju, społeczeństwa i władz państwowych, a także relacje w organizacji przechowywania dokumentów, niezależnie od formy własności przedsiębiorstw.
Na podstawie h. 1 art. 17 ustawy nr 125-ФЗ przedsiębiorcy, organizacje prywatne i państwowe są zobowiązane do przechowywania dokumentów archiwalnych w okresie ich przechowywania, w tym papieru na personel. W zależności od statusu przedsiębiorstwa handlowego ustanawia się procedurę wypełniania obowiązku przechowywania papierów wartościowych i okresu przechowywania dokumentów w organizacji. Instytucje komercyjne mają prawo zakończyć przechowywanie dokumentów z upływem czasu.
Dokumenty księgowe
Artykuł 17 ustawy nr 129-ФЗ ustanawia ogólne okresy przechowywania dokumentów, dokumentów księgowych i raportów księgowych. Zgodnie z ustawą przedsiębiorstwo jest zobowiązane do zapewnienia przechowywania dokumentów księgowych przez co najmniej pięć lat kalendarzowych od pierwszego stycznia roku następującego po roku, z którym dokument jest datowany.
Aby określić warunki dla określonych rodzajów dokumentów, należy odwołać się do takiej ustawy jako standardowej listy okresów przechowywania dokumentów zatwierdzonej przez Archiwum Federalne w dniu 6 października 2000 r. Co ważne, daty wskazane na liście nie rozpoczynają się od daty ostatecznej wersji artykułu lub oficjalnej publikacji dokumentu, ale od pierwszego stycznia następnego roku kalendarzowego. Jeśli jednak szef firmy wyda zamówienie, biorąc pod uwagę specyfikę działalności, wówczas okres przechowywania dokumentów można wydłużyć w porównaniu z okresem, który określa listę.
Deklaracje podatkowe i inne dokumenty do obliczeń podatkowych
Okres, w którym przedsiębiorstwo lub instytucja komunalna jest zobowiązana do prowadzenia sprawozdawczości w zakresie odliczeń podatkowych, określono w pkt 170 powyższej listy. Tak więc okres przechowywania dokumentów w organizacji, jeśli chodzi o zeznania podatkowe za ostatni rok kalendarzowy, wynosi co najmniej dekadę, kwartalnie są przechowywane przez co najmniej pięć kolejnych lat kalendarzowych, okresy miesięczne muszą być przechowywane przez co najmniej jeden rok kalendarzowy - informacje te są wskazane na liście okresów przechowywania dokumentów. W przypadku braku sprawozdawczości za rok kalendarzowy inne rodzaje deklaracji przechowuje się przez co najmniej dziesięć lat. Dlatego inne rodzaje raportów powinny być chronione przez co najmniej pięć lat kalendarzowych. Raporty za miesiąc kalendarzowy bez raportów kwartalnych są przechowywane zgodnie z tymi samymi zasadami.
Dokumenty, według których naliczane są podatki i opłaty, nie są zdefiniowane w prawie. Jednak akapit ósmy akapit pierwszy art. 23 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej wskazuje, że podatnicy muszą przechowywać dokumenty przez cztery lata: dokumenty księgowe i podatkowe, wszelkie inne dokumenty potwierdzające zysk, wydatki, płatności i potrącenia podatków i innych opłat. To samo ustawia listę dokumentów wskazujących okres przechowywania. Jest publikowany na oficjalnych stronach internetowych rządu Federacji Rosyjskiej i Rosarchive.
Czas przechowywania dokumentacji w przedsiębiorstwie
Okres przechowywania dokumentów to ramy czasowe określone przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej i wartości wybrane podczas badania, podczas których muszą być przechowywane do czasu ich zniszczenia.
W wyniku działalności przedsiębiorstw i instytucji powstają dokumenty o różnych znaczeniach. Standardowa lista przechowywania dokumentów pozwala na zniszczenie dokumentów, które już wykonały zadanie. Ale są tacy, którzy nie tracą na znaczeniu przez wiele lat. I trzeci typ zawiera informacje istotne z naukowego lub praktycznego punktu widzenia. Ten typ ma stały okres trwałości.
Tak więc typowe okresy przechowywania dokumentów mogą być:
- tymczasowy do dziesięciu lat;
- tymczasowe powyżej dziesięciu lat;
- stały.
W działach zajmujących się pracą referencyjną sprawy pozostają przez dwa lata, niezależnie od statusu firmy: trwałe i tymczasowe (ponad dziesięć lat) przechowywanie. Po tym czasie są one poddawane w archiwum organizacji.
Bez względu na formę sporządzenia dokumentacji (papierowej lub elektronicznej) okresy przechowywania dokumentów nie ulegają zmianie. Określająca wartość czasu ich użytkowania zależy od zawartych w nich informacji. Ten problem stanowi badanie wartości.
Badanie wartości dokumentów jest ustaleniem znaczenia, od którego zależy określenie okresu ich oszczędzania. Przeprowadzane jest badanie w celu ustalenia, które konkretne dokumenty mogą najlepiej dostarczyć państwu, społeczeństwu, nauce i jednostkom niezbędnych danych. W przypadku dokumentów wybranych do tymczasowego przechowywania należy określić, na jak długo w przyszłości mogą być potrzebne. Ważnym zadaniem badania papierów wartościowych jest również określenie okresu przechowywania dokumentacji.
Tak więc wyróżniały się następujące zadania badania wartości:
- Przeniesienie do stałego przechowywania w archiwach państwowych Federacji Rosyjskiej dokumentacji, która jest ważna dla polityki, ekonomii, gospodarki, nauki, kultury kraju, wstępny wybór do tego.
- Dokumenty, które zachowują wartość praktyczną, ale nie reprezentują wartości naukowej i historycznej, są wybierane do tymczasowego przechowywania.
- Ci, którzy stracili swoją wartość i nie mają wartości naukowej, są wybierani do zniszczenia.
- Ustanowienie okresów przechowywania dokumentów, ich zmiana
Podczas badania sprawdzana jest również jakość organizacji nomenklatury akt, archiwów i ustalania okresu przechowywania dokumentów.
Sposoby organizacji przechowywania papierów wartościowych w przedsiębiorstwie
Wraz z pojawieniem się technologii elektronicznej nie ma potrzeby wykorzystywania całego budynku do archiwizacji; wystarczy kilka pokoi, jeśli chodzi o dużą organizację z dziesięcioletnią historią. Ale w każdym razie istnieje potrzeba zorganizowania przechowywania dokumentów w organizacji.
Istnieje kilka opcji organizacji archiwum elektronicznego:
- Lokalny - niedrogi sposób przechowywania, polegający na gromadzeniu dokumentów w jednym folderze na komputerze lub, jeśli firma ma sieć lokalną, tworzeniu specjalnego folderu sieciowego i ustawianiu do niego praw dostępu. Wadami tej metody przechowywania są brak gwarancji bezpieczeństwa, potrzeba niezależnej kontroli czasu przechowywania, zapewnienie narzędzi do przeglądania (mówimy o programach do przeglądania dokumentów, zdjęć, filmów, rysunków i innych dokumentów) oraz weryfikacji podpisów elektronicznych.
- Specjalne archiwum elektroniczne - specjalistyczne elektroniczne systemy zarządzania dokumentami lub archiwa elektroniczne. Takie systemy pamięci masowej nie powtarzają powyższych wad lokalnego archiwum. Oznacza to, że EDMS zapewnia przeglądanie, kontroluje czas przechowywania papierów wartościowych, pozwala uzyskać informacje o podpisie elektronicznym. Minus - usługa jest płatna.
- W chmurze - obiecujący sposób przechowywania dokumentów, można je przechowywać bezpośrednio w usłudze online i nie zajmują miejsca na komputerach organizacji. Pracownicy zawsze mają możliwość zwrócenia się do niezbędnej dokumentacji, usługa zapewni przegląd z odpowiednimi narzędziami i dostarczy dane na certyfikacie bezpieczeństwa - będzie tylko dostęp do sieci.
Ustawodawstwo nie reguluje, którą metodę przechowywania należy zastosować, a lista dokumentów z datami wskazuje jedynie ramy prawne. Ważne jest jedynie przestrzeganie zasad dotyczących przekazywania dokumentów, właściwej formy wykonania i certyfikatu do podpisu.