Aby uniknąć kradzieży i utraty, przedsiębiorstwa stosują metody kontroli. Wśród głównych jest wykaz zapasów. Jaka ona jest
Informacje ogólne
Aby ocenić bezpieczeństwo i prawidłowe wykonanie operacji przemieszczania zapasów, stosuje się spis zapasów. Jest to również konieczne w przypadkach:
- Przekształcenie jednolitego przedsiębiorstwa komunalnego lub państwowego, sprzedaż, odkup, wynajem nieruchomości.
- Przy zmianie osoby odpowiedzialnej finansowo.
- Przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego.
- W przypadku nieprzewidzianych okoliczności (powódź, pożar itp.).
- Podczas reorganizacji lub likwidacji organizacji.
- W przypadku stwierdzenia faktu nadużycia, kradzieży, uszkodzenia zapasów.
- W przypadku innej potrzeby, przewidzianej w obowiązującym prawie (na przykład na polecenie organów ścigania).
Oto przypadki, w których inwentaryzacja zapasów jest obowiązkowa. Podstawą do jego rozpoczęcia jest zarządzenie szefa organizacji (lub inny odpowiedni dokument, na przykład uchwała, zamówienie).
Prowizja za inwentaryzację
Zwykle w dużych organizacjach taka jednostka stale działa. Obejmuje szefa (lub jego zastępcę) w roli przewodniczącego, głównych specjalistów (głównego księgowego, kierowników działów, radcy prawnego, szefa bezpieczeństwa). Jeśli konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji, wówczas bezpośrednio tworzona jest komisja robocza, do której zapisują się wszyscy niezbędni ludzie, których jurysdykcją jest obszar pracy. Ponadto często obejmuje przedstawicieli służby audytu wewnętrznego lub specjalistów z niezależnych firm.
Jeśli jest niewielka ilość pracy i istnieje prowizja audytowa, wówczas często przypisuje się jej spis. W przypadku, gdy co najmniej jeden członek grupy był nieobecny podczas kontroli, daje to powód, aby sądzić, że wyniki są nieważne.
Określony moment
Gdy przeprowadzana jest inwentaryzacja inwentarza, osoba odpowiedzialna musi w niej uczestniczyć. Chociaż należy zauważyć, że jeśli uchyli się od wypełnienia swojego obowiązku, postawienie go przed sądem będzie dość problematyczne, ponieważ nie jest to określone w obowiązującym prawie. W takim przypadku (jeśli nie ma ku temu uzasadnionego powodu) kierownik musi wyznaczyć nową osobę odpowiedzialną finansowo. Po zakończeniu audytu musi, w obecności pozostałych członków komisji, zaakceptować faktycznie przechowywane zapasy do przechowywania, co potwierdza podpis w arkuszu spisu.
Co dzieje się w tym procesie?
Podczas inwentaryzacji konieczne jest rozwiązanie szerokiego zakresu problemów:
- Zidentyfikuj faktycznie obecne zapasy i porównaj rzeczywiste dane ze wskaźnikami rachunkowości (finansowej, zarządczej).
- Sprawdź warunki, które przyczyniają się do bezpieczeństwa zapasów, poprawności rejestracji ich wakacji i odbioru.
- Sprawdź, czy spis jest poprawny.
- Sprawdź urządzenie pomiarowe.
Podczas inwentaryzacji osoba odpowiedzialna materialnie musi przekazać członkom komisji najnowsze dokumenty na dzień weryfikacji dochodów i wydatków lub raport o przemieszczeniu materiałów.Aby ustalić poprawność sald i zapobiec manipulacjom, przewodniczący zaznacza te dokumenty słowami „Przed rozpoczęciem inwentaryzacji w dniu [data]”. Chociaż jest to prosty, ale jednocześnie bardzo ważny krok. Od tego momentu zaczyna się inwentaryzacja MPZ.
Co dalej
Następnie przeprowadzana jest inwentaryzacja dostępnych pozycji ekwipunku. Oznacza to, że w rzeczywistości jest ustalony w odpowiednich jednostkach ilości i wartości. Dla porównania pobierane są informacje z danych księgowych. Pod każdą stroną należy podać numery seryjne nieruchomości oraz całkowitą liczbę jednostek materiałów, a także ich wartość pieniężną. Takie podejście eliminuje możliwość dalszego wprowadzania dodatkowych informacji od osoby odpowiedzialnej finansowo, która zniekształca wynik kontroli. W końcu nie należy zapominać, że zapasy są cennymi zasobami. Osoba odpowiedzialna może wykorzystać je do własnego wzbogacenia, próbując maksymalnie ukryć swoje przestępstwa (jeśli zostały popełnione).
Jak wygląda ekwipunek?
W rzeczywistości pozostałe salda są rejestrowane po obliczeniu, ważeniu, pomiarze. Akty są dołączone do wykazu. Jeśli istnieją materiały, które są przechowywane luzem, ich ciężar fizyczny lub objętość określa się za pomocą pomiaru i obliczeń technicznych. W przypadku nienaruszonego opakowania zawartość jest uwzględniana na podstawie tych dokumentów. Ale jednocześnie selektywna weryfikacja poszczególnych pozycji jest obowiązkowa.
Podczas przeprowadzania tych operacji wymagane są osoby odpowiedzialne materialnie. Ta sytuacja pozwala nam wykluczyć w przyszłości możliwe kontrowersyjne kwestie. Na ostatniej stronie inwentarza przewodniczący i członkowie komisji powinni wprowadzić następujący zapis: „Wszystkie ceny i obliczenia wyników dla warunków, stron i ogólnie dla listy inwentarza pozycji inwentarza są sprawdzane”. Podpisy są używane do certyfikacji. Jeżeli tak nie jest, wówczas inwentaryzacja i przeszacowanie zapasów uważa się za nieważne. Jeśli nie ma sprzeciwu ze strony osoby odpowiedzialnej materialnie, to on również składa swój podpis.
Chwile biurokratyczne
Inwentaryzację inwentarza należy wykonać w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich jest przenoszony do działu księgowości, gdzie sporządzają zestawienie zestawień. Drugi pozostaje po stronie osoby odpowiedzialnej finansowo. Jeśli księgowy nie ma zastrzeżeń po sprawdzeniu obliczeń i danych, podpisuje się w spisie. Na szczególną uwagę zasługują wartości, które są w drodze. Gdy w przedsiębiorstwie przeprowadzana jest inwentaryzacja zakładu, muszą one sporządzić osobny akt.
Co zrobić, jeśli księgowy stwierdzi rozbieżności?
Nie można tego zignorować. Dlatego sporządzono zestawienie (formularz nr INV-19). Na drugiej stronie wyświetlane są istniejące dane, a także nadwyżka / niedobór, informacje o usuwaniu rozbieżności. Wszystkie te informacje muszą być poświadczone podpisem księgowego. Trzecia strona zawiera dodatkowe informacje o nadwyżkach, ich wydatkach, niedoborach i ich pokryciu.
Spójrzmy na kilka przykładów, jak może wyglądać spis zapasów.
Zidentyfikowana nadwyżka / niedobór
Co robić w tym przypadku? Jak się z tym odnosić? W przypadku, gdy przeprowadzono inwentaryzację zapasów i zidentyfikowano nadwyżki, należy je traktować jako inne dochody. Jak zorganizować okablowanie? W tym przypadku jesteśmy zainteresowani obciążeniem 10, a także kredytem 91 (subkont 91-1). Pierwszy pozwala nam pokazać, że mamy do czynienia z materiałami. Pożyczka jest konieczna, aby wykazać, że jest to inny dochód. A jeśli wykryty zostanie niedobór? W takim przypadku, niezależnie od jego charakteru, musimy skorzystać z konta 94. Wszystkie braki i straty z tytułu szkód majątkowych są odpisywane.
Wady
Rozważamy jeszcze jeden przykład. Prowadzona jest inwentaryzacja zapasów. Ujawniono, że brakuje materiału, który został zarejestrowany według rzeczywistych kosztów nabycia. W takim przypadku konieczne jest użycie konta 94 do obciążenia, a kredyt - 10. Ponadto drugi obejmuje nie tylko rzeczywisty koszt nabycia, ale także kwotę transportu i koszty zakupu. Należy jednak pamiętać, że dotyczą one wartości kontraktowej brakujących zapasów.
Jeśli tylko weźmiesz pod uwagę księgową (umowną) cenę akcji, wówczas w tym przypadku pomoże link debetowy 94, kredyt 16. Jeśli ostatnie konto nie jest używane z powodu pewnych problemów organizacyjnych, zamiast 16 możesz użyć 10. W tym przypadku powinieneś zaliczyć kwotę koszty transportu i zakupów. W ten sposób łatwo jest przechowywać zapasy. Oczywiście, początkowo dla niedoświadczonych może to wydawać się skomplikowane, ale trochę praktyki - i wszystkie posty będą tworzone bez problemów.
Wszelkie powstałe braki lub szkody należy odpisać w zależności od przyczyn ich wystąpienia. To bardzo ważne. Konieczne jest przekazanie szefowi organizacji wszystkich informacji, które potwierdzą, jakie środki zostały podjęte w celu zrekompensowania szkód materialnych. Jako przykład można podać sądy arbitrażowe, organy ścigania oraz odpowiedzi tych struktur. W takim przypadku obciążenie będzie dotyczyć rachunków 20, 23, 25, 26 (być może nieco więcej, w zależności od sytuacji), a kredytu - 94.
Wniosek
Oczywiście zapasy są ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstw. Aby uniknąć kradzieży, utraty i uszkodzenia, musisz uważnie monitorować sytuację. Ale nie powinieneś być zbyt gorliwy i stale przeprowadzać kontrole. Można przewidzieć jeden planowany spis MPZ na rok i kilka dodatkowych badań powierzchniowych na kwartał. Chociaż oczywiście wszystko zależy od przedsiębiorstwa, sytuacji w nim i wielu innych kwestii.
Na koniec chcę rozważyć inny ważny niuans. Kiedy przeprowadzana jest inwentaryzacja zapasów w magazynie i identyfikowane są problemy, tworzona jest karta porównawcza. Analizując jego dane, można zidentyfikować ponowne obliczenie według poszczególnych nazw. Dlaczego tak się dzieje? Ponowna klasyfikacja wynika z faktu, że te same nazwy materiałów mają różne ceny. Przyczyną tej sytuacji może być to, że kiedy materiały były wykonane z różnych surowców, występowały pewne opóźnienia.
Dla zrozumienia rozważ mały przykład. Naturalny olej suszący kosztuje więcej niż wykonany z tworzywa sztucznego. Kolejny przykład Podobna sytuacja występuje w przypadku tych samych materiałów, które mają ten sam cel produkcyjny. Dlaczego inaczej? I mają różne cechy. Na przykład pojawiła się potrzeba produkcyjna i zamiast gwoździ 100 mm zastosowano materiały eksploatacyjne 90 mm. Ale są tańsze! W takim przypadku powstaje dodatnia różnica sumy.