Wchodząc do pracy nowy pracownik przekazuje pracodawcy ogromną ilość danych osobowych. Wynika to częściowo z potrzeb produkcyjnych. Niezależnie od charakteru dostarczanych danych, muszą one być odpowiednio przechowywane i odpowiednio chronione. Jeśli tak się nie stanie, a dane osobowe pracowników zostaną ujawnione, znaczna szkoda zostanie wyrządzona pracownikom (zarówno ich godność, jak i bezpieczeństwo osobiste). Dlatego ważne jest bardziej szczegółowe rozważenie pojęcia „danych osobowych”. Co ich dotyczy? Jak powinny być przechowywane? Jakie są metody ochrony danych osobowych? Kto reguluje proces ich przechowywania i przetwarzania? Odpowiedzi na te i niektóre inne pytania zostaną podane bezpośrednio w tym artykule. Bądź możliwie ostrożny.
Ustawa o danych osobowych
Różnorodne przepisy zawierają różne definicje pojęcia „danych osobowych pracownika”. Aby zrozumieć, co dokładnie oznacza, konieczne jest skorelowanie ich różnych pozycji. Ich podstawą prawną jest ustawa „O danych osobowych” oraz szereg norm zawartych w Konstytucji Federacji Rosyjskiej.
A co z informacjami zebranymi od pracowników przedsiębiorstwa? Tacy pracownicy stają się podmiotami danych osobowych. Tego rodzaju informacje obejmują następujące dane: pełne imię i nazwisko, dane dotyczące urodzenia, stan cywilny, miejsce zamieszkania, status społeczny, informacje o bieżącym dochodzie, dane edukacyjne i tak dalej.
Dane te odnoszą się do rodzaju informacji o ograniczonym dostępie, ponieważ prawnie potwierdzono, że nikomu nie wolno ingerować w jego życie osobiste. Dotyczy to również danych osobowych.
Informacje takie są niezbędne do skutecznego zidentyfikowania obywatela. A jeśli mówimy o pracowniku, to dane osobowe dostarczają informacji o nim jako specjalistie w określonym obszarze działalności. Dlatego logiczne jest, że tylko dane osobowe dotyczą danych osobowych pracownika, które są związane z jego potencjałem zawodowym i specyfiką wykonywania obowiązków zawodowych.
Konstytucja Federacji Rosyjskiej gwarantuje obywatelom poufność ich życia osobistego. A dane osobowe są bezpośrednio z tym związane. Jest to określone w odpowiednim dekrecie prezydenta Federacji Rosyjskiej, który potwierdza poufny charakter tego rodzaju informacji i wzmacnia brak publicznego dostępu do nich.
Jednocześnie Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zawiera dość wąską definicję rozważanego pojęcia. Twierdzi, że dane osobowe pracownika są informacjami niezbędnymi dla jego przełożonego w związku z wykonywaniem jego bezpośrednich obowiązków zawodowych i które dotyczą wyłącznie konkretnego pracownika.
Przetwarzanie danych osobowych
Dlaczego muszę przetwarzać i przechowywać dane osobowe? Są one niezbędne do prawidłowej realizacji aktywności zawodowej przedsiębiorstwa.
Cele ich przetwarzania są następujące:
- fakt zatrudnienia;
- podstawa awansu zawodowego;
- dokonywanie wypłat wynagrodzeń;
- monitorowanie realizacji prac.
Istnieje wiele metod ochrony danych osobowych. Pracownicy mają pełne prawo wiedzieć, w jaki sposób ich dane osobowe są przechowywane i wykorzystywane. Obowiązkiem kierowników jest zapoznanie pracowników z tymi informacjami. Pracownicy potwierdzają fakt zgłoszenia osobistym podpisem.
Rodzaje danych osobowych
Jakie dane osobowe pracowników powinny być gromadzone, określa Kodeks pracy, Konstytucja Federacji Rosyjskiej i szereg przepisów federalnych. Potrzebne są więc dwa rodzaje dokumentów. Pierwszy to dokumenty związane ze złożeniem umowy o pracę. Drugi to dokumentacja wymagana lub opracowana bezpośrednio przez pracodawcę.
Tak więc dane osobowe są klasyfikowane według następujących kryteriów:
Stopień dostępu
- Publicznie dostępne. Dostępny dla szerokiej gamy osób.
- Poufne Dostępne tylko dla tych, na które pracownik zezwolił.
Kierunek
- Specjalne Życie osobiste, przeszłość kryminalna, przekonania religijne, przekonania polityczne.
- Zwykłe. Wszystko, co nie dotyczy danych specjalnych.
Spis treści
- Biometria. Scharakteryzuj fizjologię.
- Nie biometryczny. Dane niebędące danymi biometrycznymi.
Rodzaje danych osobowych
Na jakie rodzaje danych osobowych są podzielone? Co ich dotyczy?
Ważne jest, aby zrozumieć, że wszystkie informacje przechowywane w przedsiębiorstwie dotyczące konkretnego pracownika można przeglądać z dwóch różnych punktów widzenia.
- Dane dotyczące stanu cywilnego i rodziny pracownika (jego poszczególnych członków), a mianowicie: obecność osób na utrzymaniu, obecność dzieci, ich wiek i liczba, stan zdrowia.
- Informacje na temat konkretnego pracownika, a mianowicie: imię i nazwisko (paszport), zawód, stan zdrowia, a także wszelkie szczególne okoliczności.
Kierownik przedsiębiorstwa jest zobowiązany do sformułowania aktu regulacyjnego o znaczeniu lokalnym, który uwzględnia procedurę określającą przechowywanie danych osobowych. Może być prezentowany w różnych formach. Może to być na przykład rozporządzenie w sprawie danych osobowych.
Omówimy bardziej szczegółowo jeden z niuansów. Dane osobowe: co ich dotyczy? Informacje zawarte w plikach osobistych. Chodzi o:
- dane paszportowe (miejsce i rok urodzenia itd.);
- kopia dyplomu;
- kopia dokumentów potwierdzających obecność specjalnych umiejętności i wiedzy;
- kopia dokumentów państwowego ubezpieczenia emerytalnego;
- inne dokumenty.
Podsumowując, co oznacza pojęcie danych osobowych? Co ich dotyczy? Są to dane osobowe pracownika, których pracodawca potrzebuje, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał i umiejętności pracownika. Ten ostatni musi oczywiście wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli wszystkie formalności będą przestrzegane, informacje pozostaną tak bezpieczne, jak to możliwe.
Odpowiedzialność za ujawnianie informacji
Należy wziąć pod uwagę, że 152 ustawa federalna „W sprawie ochrony danych osobowych” przewiduje jedynie odpowiedzialność administracyjną firmy za ujawnienie danych osobowych pracownika. Oznacza to, że jeśli organizacja nie jest w stanie zagwarantować pracownikom absolutnej ochrony ich danych osobowych, zostanie nałożona tylko grzywna. Co więcej, kara pieniężna za niewłaściwe przechowywanie danych osobowych jest absolutnie absurdalna. Ogólnie rzecz biorąc, wynoszą od pięciu do dziesięciu tysięcy rubli. Oczywiście dzieje się tak w przypadku pojedynczych płatności. Z reguły w przedsiębiorstwach, w których występują takie problemy, naruszenia są liczne, co oznacza, że kwota grzywny znacznie wzrasta.
Koszty gotówkowe nie są jednak najważniejszą konsekwencją tego, że wykorzystanie danych osobowych odbywa się w niewłaściwy sposób. To znacznie wpływa na reputację firmy. W końcu, gdy pracownicy wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych, oczekują, że ich bezpieczeństwo jest zagwarantowane. Jeśli okaże się inaczej, taki personel odmawia współpracy z tego rodzaju firmą.Firma traci możliwość zatrudniania specjalistów.
Jak Roskomnadzor sprawdza ochronę danych osobowych
W tym przypadku interesuje nas 152 ustawa federalna „W sprawie ochrony danych osobowych”. To on jest podstawą prawną dla realizacji tej funkcji.
Zazwyczaj Roskomnadzor sprawdza trzy główne obszary rozważanej sfery:
- Media.
- Komunikacja
- Ochrona danych osobowych.
Rozporządzenie o danych osobowych zaleca Roskomnadzor przeprowadzanie takich kontroli co najmniej trzy razy w roku. Zasada ta dotyczy zaplanowanych inspekcji. Niezaplanowane są produkowane w razie potrzeby. Co może być tego przyczyną? Na przykład, jeśli planowany audyt został przeprowadzony przez długi czas. Lub jeśli musisz się upewnić, że poprzednie komentarze zostały wzięte pod uwagę i dokonano niezbędnych zmian.
Zasady przechowywania danych osobowych
Każda firma musi opracować specjalne zasady regulujące sposób przechowywania i wykorzystywania danych osobowych pracowników. Istnieje kilka opcji dokładnego wykonania opisanego dokumentu. Może to być osobny przepis lub sekcja zawarta w lokalnych przepisach wewnętrznych. Każdy pracownik ma prawo uczestniczyć w opracowywaniu i wdrażaniu środków ochrony danych osobowych. Dlatego wszyscy pracownicy muszą dokładnie zapoznać się z opisanym dokumentem.
Konieczne będzie skompilowanie listy danych osobowych i listy pracowników, a także stworzenie szablonu dokumentu. Musi być podpisany przez każdego, kto pracuje w przedsiębiorstwie.
Fizyczne przechowywanie
Istnieją różne sposoby przechowywania danych. Niektóre nie są gotowe do przejścia na archiwa elektroniczne, co oznacza, że wolą prowadzić działalność w tradycyjny sposób (czyli na papierze). Istotą tej metody jest przechowywanie wszystkich danych o pracownikach, jego dokumentach osobistych i kopiach w dosłownym folderze zwanym plikiem osobistym.
Jakie są korzyści z tego rodzaju przechowywania danych osobowych? Wśród nich są:
- wszystkie informacje są łatwe do znalezienia, ponieważ znajdują się w jednym miejscu;
- dane można łatwo usystematyzować;
- wyszukiwanie informacji zajmuje jak najkrótszy czas.
Jednak ta metoda ma pewne wady. Na przykład:
- dostępność dodatkowych zasobów do przechowywania, takich jak specjalne pokoje, wyposażenie, sejfy i tak dalej;
- złożoność procesu;
- Wymagane są specjalne umiejętności w zakresie dokumentacji papierowej.
Czasami działy kadr wolą przechowywać informacje o jednym pracowniku osobno (w różnych folderach tematycznych). Tak więc wszystkie umowy o pracę, kwestionariusze i inne dokumenty dla wszystkich pracowników są przechowywane osobno. Są ponumerowane dla wygodniejszego wyszukiwania. Ta metoda jest mniej pracochłonna niż ta opisana powyżej i nie wymaga żadnych specjalnych umiejętności od pracownika działu personalnego.
Niemniej jednak nie jest bez wad. Wśród nich są:
- potrzeba dużo czasu, aby znaleźć niezbędne dane na temat konkretnego pracownika;
- ryzyko wycieku poufnych informacji jest znacznie zwiększone.
Przechowywanie elektroniczne
W takim przypadku działy zasobów ludzkich wolą korzystać z elektronicznych baz danych i różnych systemów informatycznych. Często zapewnia to bezpieczeństwo danych osobowych.
Jakie są zalety tego rodzaju przechowywania informacji? Najważniejsze zostaną wymienione poniżej:
- nie trzeba mieć dużego archiwum;
- znaczne oszczędności miejsca;
- nie ma ograniczeń dotyczących okresu przydatności do spożycia;
- Przetwarzanie danych osobowych jest wygodne i nie zajmuje dużo czasu;
- nieautoryzowany dostęp do danych jest praktycznie wykluczony;
- żadne dodatkowe zasoby nie są potrzebne.
Istnieje oczywiście kilka minusów. Na przykład:
- potrzeba wykonania kopii zapasowej całej bazy danych;
- potrzebujesz specjalisty, który będzie administrował systemem informacyjnym;
- wymagane będą wydatki na specjalnie zaprojektowany sprzęt i oprogramowanie;
- Pracownik przetwarzający dane osobowe musi być wyjątkowo kompetentny.
Jakie metody są stosowane w celu skutecznej ochrony danych osobowych pracowników?
- Spraw, aby pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe, były całkowicie zamknięte dla innych pracowników.
- Pracownicy muszą uzyskać specjalne pozwolenie na otrzymywanie jakichkolwiek informacji.
- Przechowywanie danych powinno być jasno zorganizowane.
Biorąc pod uwagę zarówno wady, jak i zalety każdej z metod, z reguły pracodawcy je łączą. Nie ma znaczenia, która metoda przechowywania informacji jest używana, pracodawca w taki czy inny sposób musi uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych.
Wniosek
Dane osobowe - poufne informacje, które mogą być gromadzone przez pracodawcę w celu identyfikacji tożsamości pracownika, a także w celu ustalenia poziomu kwalifikacji pracownika i jego potencjału zawodowego. Istnieje kilka sposobów przechowywania i przetwarzania danych osobowych (można je zapisać na papierze lub w mediach elektronicznych, w zależności od preferencji działu personalnego i możliwości przedsiębiorstwa). Ochrona danych osobowych powinna być pierwszym priorytetem odpowiedniego departamentu, ponieważ jest to prawo pracownika, które gwarantuje mu Konstytucja Federacji Rosyjskiej. Ważne jest, aby dobrze znać swoje prawa, aby móc chronić się w kontrowersyjnej sytuacji.