Istotą projektowania jest opracowanie strategii osiągania określonych celów. Tworzony jest model, zgodnie z którym te lub te działania są wprowadzane etapami, aby zbliżyć się do końcowego wyniku. Ale planowanie projektu jako takie wymaga starannej analizy i opracowania, tak aby strategia rozwiązania problemu wymagała użycia optymalnych narzędzi i metod, które zwiększą szanse na osiągnięcie celów.
Pojęcie i cel planowania
Jeszcze przed rozpoczęciem bezpośredniego projektowania powstaje koncepcja, zasady i model, zgodnie z którym zostanie opracowany plan działania. Na tej podstawie budowany jest system ukierunkowanych kroków mających na celu osiągnięcie wyników. Wynik jest rozumiany jako ostateczny cel, dla którego opracowywane jest rozwiązanie projektowe. Początkowo tworzone są ramy struktury organizacyjnej, w ramach których zatwierdzana jest kolejność, kolejność i charakter pracy. Przedstawione są również zadania planowania projektu, w których można także ujawnić taktykę wykorzystania zasobów materiałowych i technicznych. Bezpośrednie planowanie obejmuje wszystkie fazy tworzenia rozwiązania projektowego, ale nie oznacza to, że należy je opracować zgodnie z jednym modelem. Na każdym etapie można zastosować indywidualne podejście, biorąc pod uwagę specyfikę działań w pracy i złożoność ich realizacji. Jednak etapy projektu powinny być ustrukturyzowane w ogólnym systemie planowania.
Model, w którym projekt zostanie opracowany, w każdym razie jest budowany z naciskiem na osiągnięcie końcowego rezultatu. Tylko w tym przypadku można liczyć na stworzenie optymalnej strategii zarządzania jakością. Ważną rolę odgrywają dane wejściowe, które mogą wprowadzić zasady, zasady lub ograniczenia, których znaczenie stanie się oczywiste po realizacji projektu. Jednocześnie należy określić cel planowania projektu, jakim będzie stworzenie optymalnego modelu działania w zakresie realizacji zadania.
Planowanie domen
Jeden z początkowych etapów planowania, podczas którego określana jest część podstawowych parametrów projektu. W tym przypadku obszar tematyczny rozumiany jest jako zbiór celów i zadań, których osiągnięcie należy wdrożyć w procesie realizacji projektu. Ponadto, jeśli określone kierunki ruchu krok po kroku w kierunku celu wyznaczają całkiem określone punkty osiągnięcia pod względem mierzonych parametrów, obszar przedmiotowy jest definiowany jako szersza infrastruktura celu końcowego. Może również wpływać na czynniki, które pojawią się podczas działania produktu lub opracowanego rozwiązania technologicznego. Co dokładnie na początkowym etapie planowanie projektu może uwzględnić w temacie? Ten model umożliwia wykonywanie następujących zadań:
- Na podstawie analizy celów określono aktualny stan systemu kontroli.
- Wyjaśnienie kluczowych parametrów decyzji projektowej.
- Szczegółowe sformułowanie kryteriów sukcesu i porażki.
- Analiza i korekta założeń dotyczących ograniczeń.
- Określenie parametrów oceny pośrednich i końcowych wyników projektu.
Skład procesów planowania
W miarę opracowywania planu twórcy przechodzą od ogólnego sformułowania i technicznego uzasadnienia celów do szczegółowego opisu działań, które należy wykonać, aby osiągnąć określone cele.I znowu nie można uznać, że system formowania struktury organizacyjnej planu jest zamknięty, nawet po integracji danych wejściowych. Nawet bez zewnętrznego otrzymania nowych informacji może zaistnieć potrzeba dodatkowych informacji lub wyjaśnienia wcześniejszych danych. Z tego samego powodu procesy planowania projektu mają właściwość cykliczną. Powtórzenie jest konieczne dla operacji, biorąc pod uwagę zaktualizowane dane.
Jednocześnie każda iteracja powinna początkowo mieć wyraźną sekwencję wykonania - zarówno na osobnych etapach, jak i w ramach ogólnego modelu planowania. Konkretne procesy obejmują:
- Opracowanie struktury treści projektu ze wskazaniem głównych etapów projektu.
- Podział dużych zadań na małe - opisywanie szczegółów i podział na osobne procesy.
- Opracowanie projektu szacunkowego, który uwzględni wymagane zasoby zarówno do planowania, jak i rozwoju projektu.
- Sporządzenie listy konkretnych działań zawodowych. Utworzenie bazy dokumentów, w której zostaną wskazane parametry pracy, ich zależności technologiczne itp
- Rozmieszczenie czynności roboczych w ogólnej strukturze planowania. Określenie możliwości zmiany konfiguracji ich realizacji.
W zależności od złożoności wykonania system planowania projektu może obejmować różne zestawy procesów wspierających. Do najczęstszych należą: opracowanie standardów kontroli i jakości, określenie statusu podporządkowania i odpowiedzialności, przygotowanie wymaganych mediów i komunikacji. Również podczas planowania mogą pojawić się potrzeby nowych procesów, które nie są przewidziane na etapie formułowania celów.
Etapy tworzenia harmonogramu
Niezależnie od wybranej taktyki planowania, dział zarządzania będzie musiał opracować strukturę z treścią pracy, wskazującą ryzyko i ograniczenia. Nie będzie jednak możliwe określenie konkretnego modelu ruchu w kierunku celu bez zaplanowania projektu, który składa się z następujących kroków:
- Określenie zakresu pracy za pomocą listy. Lista operacyjna, która odzwierciedla sekwencję kroków w realizacji zadania w taki czy inny sposób.
- Każdemu zadaniu i dołączonej pracy są przypisywane parametry środowiska wykonawczego, biorąc pod uwagę ograniczenia w wydatkowanych zasobach. Na tym etapie zwykle stosowana jest metoda dekompozycji zadań z równoległą oceną czasu pracy.
- Skoncentrowany etap określania dostępności i wielkości bazy zasobów. Można wziąć pod uwagę obszerną listę rodzajów zasobów, w tym informacyjną, technologiczną, pracowniczą i finansową.
- Ustalanie limitów. Z reguły dotyczy to czynników zewnętrznych w zależności od sezonu, procesów logistycznych, zdarzeń losowych itp.
W tej strukturze planu warto podkreślić etapy związane z ryzykiem i ograniczeniami. Jakość planowania zarządzania projektami będzie zależeć od wstępnie zatwierdzonych sposobów reagowania na niektóre czynniki. W szczególności istnieją dwa sposoby reagowania - aktywny i pasywny. W pierwszym przypadku projekt określa taktykę działań, które minimalizują prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Pasywna reakcja strategiczna opiera się na przejęciu ryzyka, a także na rekompensacie za szkody warunkowe wynikające z konsekwencji ich wdrożenia.
Metody opracowywania planów
Stworzenie strategii zarządzania pozwala na zastosowanie czterech metod rozwoju, z których każdą można zastosować na kilku etapach planowania projektu
- Koncepcyjne. W takim przypadku decyzję projektową można uznać za środek do osiągnięcia wspólnego celu, w realizacji którego wezmą udział wszyscy uczestnicy systemu.Zgodnie ze strategią koncepcyjną projekt podzielony jest na kilka osobnych etapów, z których każdy reprezentuje konkretne zadanie z własną taktyką osiągnięć, ograniczeniami i niezbędnymi zasobami.
- Planowanie strategiczne. Opiera się na zamierzonych celach i zapewnia analizę alternatywnych sposobów osiągnięcia wyników. Plan ten charakteryzuje się uwzględnianiem szerokiej gamy różnych czynników i niuansów rozwoju projektu, w których oceniane są pozytywne i negatywne strony różnych ścieżek do celu. Głównymi kryteriami kwalifikowalności są terminy realizacji, koszty projektu i wysiłki organizacyjne.
- Plan taktyczny. Charakteryzuje się wysokim stopniem szczegółowości i dopracowaniem celów strategicznych. Podczas opracowywania można skorygować poszczególne procesy planowania projektu, terminy, ilość pracy i wydatkowane zasoby.
- Plan operacyjny. Zwykle jest stosowany jako rozwiązanie pomocnicze w stosunku do ogólnego procesu planowania. Jest budowany na krótki okres analizy, biorąc pod uwagę zidentyfikowane odchylenia od planowanych parametrów.
Funkcje planowania zasobów
Ogromne znaczenie ma wsparcie logistyczne, informacyjne i organizacyjne w procesach przygotowania i realizacji projektów. W dużej mierze determinują konfigurację i kolejność poszczególnych kroków i operacji na drodze do realizacji zarówno głównych, jak i pośrednich zadań. Dlatego warto osobno rozważyć metodę planowania projektu z punktu widzenia rozmieszczenia bazy zasobów. Tak więc rozwój strukturalny tego modelu planowania będzie oparty na klasyfikacji zasobów pod kątem ich wyczerpania. Należy natychmiast ustalić, że te same materiały i środki techniczne można całkowicie lub częściowo zrezygnować z realizacji odrębnego etapu. Wpłynie to również na zasadę racjonalnego zużycia i redystrybucji zasobów, w której właściwe planowanie pozwoli na efektywne zużycie, na przykład, paliwa w niektórych obszarach, a zaoszczędzić na innych.
Istotnym czynnikiem w planowaniu zasobów projektu jest potrzeba, którą określa intensywność kosztów. Faza pracy będzie zależeć od ilości zużytych surowców. W rezultacie wraz z czasem wykonywania określonej operacji zostanie również wskazana wartość wymaganej bazy zasobów. Oczywiście, w zależności od charakteru zadania, na jedną operację można wydać kilka rodzajów zasobów.
Etapy planowania projektu
Zaangażowana jest grupa procesów kontrolnych, która zamyka planowanie, pozostawiając dodatkowe materiały i wskazówki dotyczące realizacji projektu. Ta część uwzględnia czynniki koordynacji, zdolności reagowania i cechy przywódcze wykonawcy lub zespołu wykonawców. Planowanie realizacji projektu obejmuje więc opracowanie następujących etapów:
- Budowanie zespołu. Zaangażowani są specjaliści i eksperci niezbędnych profili, którzy w zasadzie dysponują technologiami do wykonywania podobnych zadań.
- Wybór kontrahentów. Mogą to być dostawcy niektórych towarów, partnerzy lub zespoły stron trzecich, które świadczą określone usługi niezbędne do realizacji projektu.
- Opracowanie warunków kontroli jakości wykonanej pracy. Można opracować zestaw warunków technicznych, koncentrując się na istniejących standardach w obszarze docelowym.
- Stworzenie modelu koordynacji między różnymi uczestnikami procesów wdrażania projektu.
Planowanie ryzyka projektu
Znaczenie wstępnego tworzenia modelu reakcji na ryzyko zostało już omówione. Konkretny model ich przetwarzania może opierać się na następujących mechanizmach odpowiedzi:
- Określenie prawdopodobieństwa ryzyka. Można zastosować system odsetkowy lub indywidualny z własnymi kryteriami oceny.
- Określenie charakteru ryzyka.
- Obliczanie stopnia wpływu określonego ryzyka na cały projekt.
- Klasyfikacja ryzyka według priorytetu pod względem wpływu na projekt.
- Opracowanie zestawu środków, które zapobiegną konkretnemu zagrożeniu dla projektu. Planowanie prac w tym kierunku przewiduje stworzenie systemu wyznaczania osób odpowiedzialnych za każde wydarzenie.
- Opracowanie działań modelowych w celu wyeliminowania konsekwencji zdarzenia ryzyka.
Typowe błędy w planowaniu
Wiele błędnych obliczeń dotyczących różnych czynników i parametrów tworzenia planu może wystąpić tylko podczas działania projektowanego produktu lub rozwiązania. Ale są też błędy modelowe, z którymi lepiej jest wcześniej skorelować przygotowane materiały projektowe:
- Zastosowanie niewłaściwych celów. Z reguły błędy w tej części wyrażane są w niedokładnym lub całkowicie niepoprawnym sformułowaniu.
- Wykorzystanie niekompletnych danych. Błędy w planowaniu zarządzania projektami są szczególnie powszechne w branżach inżynieryjnych, w których prawdopodobne jest otrzymanie niepełnych lub niepoprawnych danych z powodu nieprawidłowości w złożonych procesach testowych.
- Łączenie wąskiej grupy specjalistów. Często w pracę zaangażowani są tylko planiści, którzy rozwiązują powiązane zadania za pośrednictwem kontrahentów, co samo w sobie obniża jakość wyniku.
- Formalizacja planowania. Powszechny problem, gdy poszczególne procesy są wykonywane nie w wyraźnych konkretnych celach, ale w celu wykonania określonej części pracy bez nacisku na dalszy efekt.
Wniosek
Wizja obrazu struktury planu realizacji działań zbliżających go do ostatecznego celu jest bardzo ważna dla uczestników procesów projektowych. Pozwala to wziąć pod uwagę cały zakres niuansów i czynników, które w pewnym stopniu wpływają na przebieg pracy. Dlatego na przygotowanie koncepcji dalszego rozwoju przeznacza się zasoby strategiczne. Przynajmniej formułowane są zasady realizacji zadań. Tylko dzięki takiemu podejściu możemy liczyć na pomyślne osiągnięcie ostatecznych celów. Ponadto dogłębna analiza planowania pozwala znacznie zoptymalizować projekt, co jest korzystne z ekonomicznego punktu widzenia dla klienta.