Czas jest cennym zasobem, który ma dana osoba. Szczególnie zyskuje na wartości w okresie realizacji dużych i skomplikowanych technicznie projektów. Co więcej, większość podchodzi do wykorzystania dostępnego mu czasu wyjątkowo irracjonalnie. Z tego powodu wydajność człowieka i wydajność wykonywanej pracy są zmniejszone. W związku z tym bardzo ważne jest unikanie typowych błędów w zarządzaniu własnym czasem.
Brak systematycznej listy rzeczy do zrobienia
Często pracownik ma do czynienia z sytuacją, w której wydaje mu się, że zapomniał wykonać niezwykle ważną część pracy. W rezultacie stawką jest sukces całego projektu. Ułatwia to jeden z najczęstszych błędów - brak systematycznej listy rzeczy do zrobienia.
Doskonałym rozwiązaniem tego problemu może być nabycie i instalacja na komputerze roboczym jednego ze specjalistycznych dzienników dziennych, który nie tylko zapisze nazwy konkretnych przypadków, ale także pozwoli na stworzenie szczegółowego ich opisu, a także może poinformować o dacie podejścia do wykonania zadania.
Brak bramek
Każdy pracownik musi dokładnie zrozumieć, co ostatecznie chce osiągnąć. W przeciwnym razie nie będzie w stanie osiągnąć strategicznego sukcesu w bieżącym biznesie. Właściwie ustawione cele pozwolą nie tylko uzyskać konkretny wynik, ale także kontrolować postęp całego projektu. W tym celu konieczne jest postawienie sobie nie tylko ostatecznych, ale również pośrednich zadań.
Brak priorytetu zadania
Dzień pracy wielu osób składa się z ogromnej liczby pilnych zadań. W rezultacie często bardzo ważne rzeczy są ignorowane, które decydują o sukcesie nie tylko pojedynczego pracownika, ale także całej firmy.
Aby tego uniknąć, należy użyć tzw. Matrycy priorytetów zadań. Pozwoli ci to ustalić, które z problemów należy rozwiązać w pierwszej kolejności, a które można odłożyć na później. Może to znacznie zwiększyć wydajność pracowników. Praktyka pokazuje, że ludzie, którzy natychmiast spieszą się z rozwiązaniem nowego problemu, odkładając wcześniej zakończoną działalność, tracą ogromną ilość czasu.
Poza rozproszeniem uwagi
Jak wykazały badania, pracownicy nowoczesnych firm tracą do 2 godzin dziennie z powodu różnych zakłóceń. Mówimy o połączeniach telefonicznych, aplikacjach na smartfony, pomaganiu kolegom w rozwiązywaniu ich problemów, a także o innych sprawach, które zmuszają do przerwania wykonywania zadań.
Rozproszenie uwagi ma bardzo szkodliwą funkcję. Nawet po powrocie do pracy będzie musiał poświęcić 10–15 minut, aby „zaangażować się” w rozwiązanie zadania. Ostatecznie marnuje się ogromną ilość czasu.
Aby tego uniknąć, należy nie tylko ograniczać się przed wpływem telefonu i komputera (jeśli sama praca nie jest z tym związana), ale także ostrzegać kolegów o niedopuszczalności rozproszenia w czasie pracy.
Zwlekanie
Najczęściej ten błąd popełniają ci, którzy boją się skali przydzielonych im zadań. W rezultacie starają się przeznaczyć maksymalny czas na rozpoczęcie pracy nad projektem. Prowadzi to do trwałego opóźnienia w rozwiązaniu dużego i naprawdę ważnego zadania.
Prawidłowym rozwiązaniem problemów związanych z realizacją takich projektów jest fragmentacja zadań na mniejsze, a także tworzenie etapów dla ich rozwiązania. W rezultacie osoba będzie mogła śmiało awansować w wykonywaniu pracy.Wpłynie to pozytywnie na efektywność jego pracy i osiąganie określonych celów.
Połóż wszystko na siebie
Zbyt wielu pracowników, a przede wszystkim drobni i średni menedżerowie, popełniają poważny błąd w swoich działaniach. Zbyt mocno biorą ramiona na ramiona. Jednocześnie wielu z nich zauważa, że rozwiązuje zbyt wiele problemów z powodu braku pewności co do zdolności podwładnych do rozwiązania problemu w sposób jakościowy.
W niektórych przypadkach naprawdę lepiej jest wziąć odpowiedzialność za realizację projektu, jednak stały nadzór nad wszystkimi nowymi funkcjami dla jednej osoby nie przyniósł na dłuższą metę żadnych sukcesów. W końcu nawet bardzo dobry pracownik obniżył wydajność. Jakość jego pracy ulegnie pogorszeniu i nie będzie mowy o żadnym rozwoju.
Prawidłowe podejście lidera nie będzie ciężarem pracy dla ciebie. Powinien przekazać więcej zadań swojemu personelowi. Ponadto może je kierować lub kontrolować proces wykonywania pracy. Jeśli pracownik nie poradzi sobie z rozwiązaniem dla niego podstawowych zadań profilowych, warto rozważyć wykonalność jego pobytu w pracownikach firmy.
Zbyt szybkie tempo pracy i stałe zatrudnienie
Niektórzy pracownicy czerpią moralną satysfakcję ze świadomości, że są zbyt poszukiwani i stale zajęci. Co więcej, na stole jest bałagan, nie mają czasu na rozwiązanie wszystkich przypisanych im zadań. Ponadto częściej angażują się w projekty, które uważają za ważne, a nie te, które mają duże znaczenie dla firmy. W rezultacie spędzają dużo czasu na rozwiązywaniu nieistotnych, małych, ale pracochłonnych zadań.
Nie ma potrzeby mówić o wysokiej wydajności tych pracowników. Zdecydowanie muszą dostosować harmonogram pracy. Niektóre zadania wymagają dogłębnej analizy i świadomego podejmowania decyzji. Ostatecznie lepiej skoncentrować się na wykonywaniu ważnej pracy, dając jej tyle czasu, ile naprawdę potrzebuje.
Wielozadaniowość
Wielu jest dumnych z możliwości robienia kilku rzeczy naraz. W praktyce okazuje się, że tacy pracownicy są nieskuteczni. Faktem jest, że nie skupiają całej swojej uwagi na rozwiązaniu konkretnego problemu. Ciągle muszą myśleć o kilku zadaniach jednocześnie. W rezultacie słabo rozwiązują oba problemy jednocześnie.
Ponadto realizacja kilku zadań jednocześnie prowadzi do dodatkowych kosztów czasu w wysokości od 20 do 40%.
Zrzeczenie się przerw
Istnieje znaczna liczba pracowników, którzy próbują pracować bez przerw, a nawet bez lunchu. Ich zdaniem oszczędza się zatem dużo czasu, który można przeznaczyć na wykonywanie niektórych obowiązków pracowniczych.
W rzeczywistości badania pokazują, że bez przerwy zdolność osoby do pracy jest stopniowo zmniejszana. W rezultacie do połowy dnia roboczego nie był w stanie rozwiązać powierzonych mu zadań tak skutecznie, jak rano.
Jeśli to możliwe, rób krótkie przerwy przez 5 minut co godzinę. Powinieneś także przeznaczyć wystarczającą ilość czasu na jedzenie. Faktem jest, że podczas odpoczynku mózg działa nieco inaczej. W rezultacie można wygenerować nowe pomysły na rozwój firmy lub skuteczne rozwiązanie poważnego problemu.
Niepoprawne planowanie zadań
Każda osoba ma swój unikalny biorytm. W rezultacie niektórzy ludzie lepiej rozwiązują problemy rano, a inni natychmiast po zachodzie słońca. Właściwym podejściem byłoby zaplanowanie najbardziej złożonych i energochłonnych zadań na okres, w którym wydajność jest na najwyższym poziomie. Proste rzeczy należy pozostawić na czas, gdy nie są wymagane żadne poważne zdolności twórcze.