Każda firma w trakcie funkcjonowania jest zmuszona przygotować ogromną liczbę dokumentów. Dotyczą one wybranego systemu podatkowego, pracowników lub współpracy z głównymi kontrahentami. Aby każdy pracownik przedsiębiorstwa mógł znaleźć niezbędną dokumentację, wymaga kompetentnego i uporządkowanego przechowywania. Wiele dokumentów musi znajdować się w firmie przez ponad 75 lat, ponieważ zawierają informacje o pracownikach przedsiębiorstwa. Dlatego wymagana jest kompetentna archiwizacja dokumentów w organizacji. Jeśli firma jest duża, zaleca się utworzenie własnego pełnego archiwum. Ale w małych organizacjach papiery są po prostu przechowywane w osobnej szafce.
Zasady archiwizacji
Archiwizacja dokumentów jest obowiązkowym procesem dla każdej firmy, co jest wskazane w przepisach ustawy federalnej nr 125. W małych firmach wszystkie niezbędne czynności są wykonywane przez sekretarza, ale w dużych organizacjach w archiwizację zaangażowany jest osobny pracownik.
Wyznaczony pracownik musi znać wymagania prawne dotyczące archiwizacji dokumentów osobowych w organizacji, a także rozumieć okresy przechowywania różnych dokumentów. W tym celu uruchamiane są oddzielne dokumenty dla różnych dokumentów. Dokumentacja dotycząca personelu firmy powinna być przechowywana przez co najmniej 50 lat, jeśli dokumenty powstały po 2003 r., A jeśli organizacja ma dokumenty utworzone przed 2003 r., Należy je przechowywać przez 75 lat.
Niuanse tworzenia archiwum
W dużych firmach w trakcie działalności generowana jest ogromna liczba dokumentów, dlatego są one przechowywane w osobnym pomieszczeniu zwanym archiwum. Jest reprezentowana przez oddzielną jednostkę strukturalną, a podczas jej tworzenia kierownictwo wydaje specjalne rozporządzenie, które jest lokalnym aktem regulacyjnym spółki.
W niniejszym rozporządzeniu podano podstawowe zasady archiwizacji dokumentów w organizacji, a także odpowiedzialność urzędników zaangażowanych w ten proces za różne wykryte naruszenia.
Reguły procesu
Podczas archiwizacji dokumentów w organizacji wyznaczony odpowiedzialny pracownik powinien wziąć pod uwagę następujące zasady:
- dokumentacja jest przenoszona do archiwum tylko poprzez inwentaryzację;
- jeśli dokumenty są składane do pracy dowolnego pracownika, ważne jest, aby wziąć pod uwagę wymagania specjalnych wytycznych, aby w przyszłości łatwo było znaleźć odpowiedni dokument;
- każdy dział firmy musi przekazać dokumenty do przechowywania osobie odpowiedzialnej w terminie określonym przez prawo;
- jeżeli z różnych powodów naruszony zostanie harmonogram, na podstawie którego inna dokumentacja jest przekazywana do archiwum, urzędnik musi poinformować o tym fakcie szefa firmy.
Umiejętność kompilowania archiwum zależy od poprawności tego procesu.
Cel procesu
Archiwizacja dokumentów w organizacji jest wymagana do optymalizacji całej dokumentacji, a także do jej właściwego przechowywania. Jeśli istnieje dobrze zorganizowane archiwum, każdy pracownik firmy, w razie potrzeby, będzie mógł znaleźć różne dokumenty związane z personelem, różnymi zamówieniami lub kontrahentami.
Coraz częściej firmy przechodzą na elektroniczne zarządzanie dokumentami, więc wszystkie dokumenty są przechowywane na komputerze, dla którego tworzona jest elektroniczna wersja archiwum.Ale bierze to pod uwagę, że dokumenty mają moc prawną tylko wtedy, gdy istnieje format papierowy, dlatego elektroniczne przechowywanie dokumentów działa jedynie jako dodatek do standardowego archiwum.
Procedura archiwizacji
Procedura archiwizacji dokumentów jest taka sama dla wszystkich firm, ale każda organizacja może wprowadzić własne poprawki. Standardowa procedura dzieli się na następujące kroki:
- Początkowo wyróżnione są cechy dokumentów przygotowanych do przesłania do archiwum;
- w razie potrzeby przeprowadzane są dodatkowe działania, które obejmują zszywanie papierów lub dokonywanie różnych dodatków;
- dokumenty są dostosowywane, co umożliwia w przyszłości łatwe znalezienie niezbędnych dokumentów w całej masie dokumentacji;
- niepotrzebne dokumenty są legalnie niszczone, ponieważ nie stanowią żadnej wartości dla działalności przedsiębiorstwa;
- dokumenty są usystematyzowane, a następnie zszywane na podstawie ich rodzaju;
- dokumenty są podzielone na następujące typy: księgowość, personel lub kierownictwo;
- jeśli niemożliwe jest sklasyfikowanie jakichkolwiek dokumentów jako powyższych typów, wówczas są one łączone i wprowadzane do osobnego przypadku;
- każda pieczęć jest opatrzona pieczęcią organizacji, a także podpisem upoważnionego pracownika;
- dla każdego przypadku tworzony jest spis zawierający informacje o tym, które dokumenty znajdują się w określonym folderze;
- powstają katalogi skrzynek posortowane według rodzaju;
- wszystkie prawidłowo przygotowane skrzynki są wysyłane do przechowywania do archiwum, które zwykle jest przedstawiane jako osobne pomieszczenie, w którym znajduje się duża liczba wygodnych stojaków.
Procedura jest przeprowadzana tylko przez osobę upoważnioną, posiadającą niezbędne uprawnienia przez kierownika organizacji. Jeśli zostaną naruszone jakiekolwiek zasady archiwizacji dokumentów lub dokumentacja zostanie całkowicie utracona, wówczas ten konkretny pracownik przedsiębiorstwa jest odpowiedzialny za stwierdzone naruszenia.
Funkcje kompilacji nomenklatury
Jeśli firma ma naprawdę dużo dokumentów, to przy archiwizowaniu dokumentów w organizacji opracowywana jest nomenklatura spraw. Z jego pomocą w przyszłości będzie można łatwo znaleźć właściwą pozycję wśród wielu folderów.
Podczas sporządzania listy spraw należy wskazać następujące informacje:
- indeks konkretnego przypadku, reprezentowany przez przypisany numer warunkowy, przy czym pierwszą częścią tego numeru jest kod departamentu, z którego otrzymano dokumenty;
- nazwa sprawy;
- liczba papierów przechowywanych w folderze;
- okres, w którym dokumenty te powinny być przechowywane na podstawie wymogów prawnych;
- różne notatki pozostawione przez osobę odpowiedzialną, na przykład możesz wskazać, że konkretna sprawa ma dodatkową wersję elektroniczną.
W małych organizacjach, w których rocznie do archiwum nie jest przesyłanych zbyt wiele dokumentów, nomenklatura przypadków może nie zostać opracowana.
Zasady publikacji „rozporządzenia w sprawie archiwum”
W dużych firmach archiwum jest prezentowane w osobnym pomieszczeniu, w którym przez długi czas przechowywana jest ogromna liczba plików i dokumentów. Jednocześnie organizacja zatrudnia specjalistę zajmującego się wyłącznie archiwizacją dokumentów. Aby jego praca była jasno uregulowana, kierownictwo firmy często publikuje i konsoliduje specjalne „rozporządzenie w sprawie archiwum”. Zasady jego używania obejmują:
- wskazano, jaki rodzaj pracy powinna wykonać osoba odpowiedzialna;
- podano zasady przenoszenia dokumentów z różnych działów do archiwum;
- wymienia zasady rejestracji wykazu i nomenklatury spraw;
- wprowadzono informacje o prawidłowym przygotowaniu prac, które są przekazywane do archiwum;
- wskazano, że wyznaczony pracownik powinien być zaangażowany w uzgadnianie składu dokumentów, a także ich wykonanie.
Jeśli pracownik archiwum stwierdzi, że doszło do jakichkolwiek naruszeń w dokumentacji, dokumenty są wysyłane do weryfikacji do odpowiedniego działu firmy. Jeśli nie ma błędów ani niedociągnięć, papiery są akceptowane do szycia. Jeśli informacje są trudne do odczytania, tworzona jest kopia dokumentu.
Wymagania dotyczące archiwizacji
Każda firma powinna wziąć pod uwagę podstawowe wymagania dotyczące prawidłowej archiwizacji dokumentów w organizacji. Prowadzenie dokumentacji powinno podlegać podstawowym warunkom prawa. W dużych firmach archiwum reprezentowane jest przez osobne pomieszczenie, które musi być chronione przed pracownikami firmy lub osobami nieupoważnionymi. Dlatego podczas tworzenia tej jednostki brane są pod uwagę następujące wymagania:
- pomieszczenia muszą być odizolowane od innych wydziałów i biur;
- ustanawia alarm przeciwpożarowy i antywłamaniowy;
- wielkość tego pokoju zależy od liczby dokumentów przesyłanych do archiwum każdego roku;
- specjalne długie stojaki są zainstalowane w pokoju i wskazane jest wybranie metalowych konstrukcji;
- między regałami odległość nie może być mniejsza niż 75 cm;
- długość półek może być różna i zależy od wysokości sufitów;
- Dodatkowo w pokoju znajdują się specjalne sejfy, w których znajdują się najcenniejsze i najważniejsze dokumenty.
W każdej firmie powierzchnia wybranych pomieszczeń może być zupełnie inna, ponieważ bierze się pod uwagę różne czynniki.
Jak rzeczy są odpowiednio przygotowane?
Archiwizacja dokumentów księgowych jest dozwolona tylko po właściwym wstępnym przygotowaniu tej dokumentacji. Dlatego przed wysłaniem tego lub innego papieru do archiwum należy wykonać następujące kroki:
- początkowo osoba odpowiedzialna musi upewnić się, że prawdziwie przekazana dokumentacja nie jest wymagana w procesie prowadzenia bieżącej działalności firmy;
- sporządzono opis dokumentów i przypadek bezpośredni;
- przeprowadza się badanie w celu upewnienia się, że dokumentacja i sprawy są naprawdę cenne, dlatego muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez określony czas;
- w razie potrzeby dokumenty są archiwizowane, kopiowane lub dostosowywane, a dopiero potem przenoszone do archiwum.
Zamówienia dotyczące zatrudnionych pracowników i mające różne okresy przechowywania powinny być wydawane dla różnych przypadków, ponieważ jeśli są one mieszane, może dojść do zamieszania podczas niszczenia niektórych dokumentów.
Niuanse pracy z zapytaniami
Archiwizację dokumentów personalnych i innych dokumentów, które powstają podczas pracy organizacji, wykonuje odpowiedzialny pracownik, który otrzymuje wynagrodzenie za swoją działalność. Jeśli szef lub inni pracownicy firmy będą musieli zapoznać się z wszelkimi dokumentami dostępnymi w archiwum, muszą wystąpić ze specjalnym wnioskiem do wyznaczonej osoby.
Informacje z archiwum wydawane są w formie certyfikatu archiwum, kopii lub wyciągu. Certyfikat jest przedstawiany w postaci dokumentu, który zawiera informacje archiwalne dotyczące żądanego przedmiotu.
Zarchiwizowana kopia jest reprezentowana przez reprodukcję tekstu lub obrazu z dokumentu przechowywanego w archiwum. Dodatkowo zapewnia dane wyszukiwania.
Wyciąg dosłownie odtwarza tylko pewną część dokumentacji. Aby to zrobić, pracownik składający wniosek musi wskazać, które dane konkretnego problemu są wymagane.
Wniosek
Wiele dokumentów utworzonych podczas pracy firmy musi być przechowywanych przez długi czas. Aby stworzyć optymalne warunki, w firmie tworzone jest archiwum prezentowane przez oddzielną jednostkę konstrukcyjną. Ponadto wyznaczana jest osoba odpowiedzialna za przyjmowanie dokumentacji w archiwum. Ten sam specjalista odpowiada na wnioski innych pracowników i kierowników.
Podczas archiwizowania dokumentacji należy wziąć pod uwagę pewne zasady i wymagania, które pozwolą na prawidłową strukturę papieru, a także zapewnią idealne warunki przechowywania.