Słynne przysłowie mówi: „Jeśli chcesz zrobić coś dobrze, zrób to sam”. Jednocześnie praca w pojedynkę nie jest tak skuteczna jak dzielenie się nią z kilkoma pracownikami. Przekazanie władzy w organizacji jest przeszkodą w pracy wielu firm. Jak oddzielić obowiązki i odpowiedzialność, nie obrażając ani siebie, ani pracowników? I czy istnieje specjalna procedura przekazania uprawnień lub czy wszystko jest sformalizowane w formie ustnych umów?
Dlaczego nie
Dlaczego w organizacji występują problemy związane z delegowaniem uprawnień? Najczęściej kierownik nie chce przenieść części swoich obowiązków na zastępców lub kierowników działów, ponieważ obawia się ich niekompetencji w niektórych sprawach. Czynnik, który niektórzy przywódcy wierzą w ich niezbędność, to znaczy, że wierzą, że nikt nie może wykonywać swojej pracy, odgrywa tutaj rolę. Jak wiemy, nie ma takich niezastąpionych. Początkowo po delegacji szef w każdym razie będzie musiał uważnie monitorować działania tego, który wypełnił swoje obowiązki, aby upewnić się, że dokonał właściwego wyboru. Jeśli pracownik nie spełni oczekiwań, może bezpiecznie zostać pozbawiony wszelkich dodatkowych uprawnień i wybrać kogoś innego na swoim miejscu lub ponownie przejąć wszystkie obowiązki na swoje barki przywódcze. Proces przekazania uprawnień można łatwo odwrócić. Przeniesienie niektórych spraw na inne ramiona pomoże szefowi firmy rozładować się i zwrócić uwagę na niektóre kwestie w przedsiębiorstwie, do których wcześniej nie dotarł lub na które po prostu nie poświęcił wystarczającej uwagi. Pracownik, który ma zaszczyt pomóc, po takim zaufaniu, może stać się znacznie bardziej zmotywowany, co z pewnością pozytywnie wpłynie na jakość jego pracy.
Komu delegować?
Nawet zdając sobie sprawę z korzyści płynących z podziału i delegowania uprawnień w organizacji, niektórzy nie spieszą się z użyciem tych narzędzi zarządzania, nie wiedząc, kogo wybrać zamiast siebie. Istnieje kilka warunków, na których delegacja odniesie prawdziwy sukces:
- Pomimo tego, że w tej chwili uwaga na jakąkolwiek kwestię jest po prostu niezbędna, może być mu przekazana nie tylko bezpośrednio przez lidera. Oznacza to, że, powiedzmy, pytania, dostawy mogą zostać przeniesione do kierownika odpowiedniego działu, który z powodu mniejszej liczby obowiązków będzie w stanie ściślej poradzić sobie z konkretnym problemem.
- Oczywiście pracownik, któremu powierzono obowiązki, musi mieć pewne doświadczenie w określonej dziedzinie i, oczywiście, odpowiednią wiedzę. Powierzenie pracownikom ds. Marketingu personelu zatrudniającego i przypisanie logistykowi odpowiedzialności za reklamę zewnętrzną nie byłoby całkowicie logiczne. Ten warunek jest jedną z głównych zalet delegacji: menedżer raczej nie będzie miał równie dobrej wiedzy we wszystkich obszarach, które są w jakiś sposób związane z jego działalnością, dlatego przekazanie części swojego autorytetu specjalistom pomoże spojrzeć na wiele kwestii w zupełnie inny sposób.
- Nie możemy powiedzieć, że można przekazać uprawnienia do zarządzania organizacją lub inną dziedziną jej życia, jeśli szef firmy nie ufa osobie, której powierzy swoje obowiązki. Przeniesienie wodze mocy w inne ręce nie jest łatwe, a przekazanie ich zupełnie obcemu, który może nie tylko poprawić sytuację w firmie, ale także ją pogorszyć, jest całkowicie przerażający.Dlatego tylko ten, kto cieszy się zaufaniem lidera, może zostać delegatem;
- Nie wystarczy przenieść obowiązki na jedną osobę, konieczne jest również przekazanie środków, za pomocą których można je wypełnić. Nawet biegły księgowy nie będzie w stanie analizować działalności finansowej firmy, jeśli nie otrzyma odpowiednich raportów przez określony czas. Dlatego delegowane są nie tylko funkcje, ale także zasoby, bez których istnieją funkcje, których nie można wdrożyć.
Tylko dobrej woli!
Oczywiście delegacja, jak każda inna forma współpracy, powinna być dobrowolna. Jest mało prawdopodobne, aby ktokolwiek, który pod groźbą zwolnienia został zmuszony do przejęcia lwiej części obowiązków wodza, byłby w stanie pracować naprawdę produktywnie. Ponadto przed bezpośrednim przekazaniem strony muszą w pełni zrozumieć, które uprawnienia i obowiązki są przenoszone. Delegat musi mieć pojęcie o metodach stosowanych przez kierownika w celu rozwiązania niektórych problemów w celu zbudowania własnej pracy na ich podstawie. Dlatego najważniejsze w przekazaniu władzy jest jasne wyjaśnienie, co jest wymagane od kogoś, kto będzie zaszczycony, aby pomóc szefowi firmy.
Co przekazać?
Chociaż delegowanie władzy jest przez wielu postrzegane jako ważna część funkcji organizacji, nawet jeśli znaczenie tej procedury jest rozpoznane, nie wszyscy rozumieją, co można przekazać podwładnemu. Czy naprawdę chodzi o prawo do podjęcia decyzji? Nie, to nie jest już tak poważne.
Możesz rozpocząć od przekazania konkretnych odpowiedzialnych zadań. Na przykład szef instruuje pracownika, aby przygotował ważny raport z działalności firmy przez określony czas, zamiast robić to samemu. Nawet tak pozornie małe zadania są już częścią procesu przekazania uprawnień.
Przeniesienie całych projektów to kolejny poziom, na który przekazano uprawnienia w organizacji. Przykład: firma musi zaprojektować nowe opakowanie produktu. Zamiast zostać szefem tego rozdziału, instruuje odpowiedzialnego pracownika, aby przyjął obowiązki kierownika: wybierać osoby najbardziej odpowiednie do tego zadania, organizować pracę i monitorować jej jakość. Szef z takim przeniesieniem obowiązków otrzyma jedynie sprawozdanie z tego, co zostało zrobione, a jeśli coś mu nie odpowiada, wyda pewne zalecenia, które kierownik delegatu będzie musiał wziąć pod uwagę przy dalszej pracy nad projektem. Pomimo faktu, że zarządzanie konkretnym projektem jest mniej więcej takie, jak szef firmy każdego dnia, przekazanie takich obowiązków pozwoli mu skupić się na kwestiach, które wymagają jego natychmiastowej uwagi.
Najwyższym poziomem zaufania jest przekazanie całych obszarów działalności. W dużych firmach przykładami takiego przekazania uprawnień są szefowie działów. Zajmują się wyłącznie zaopatrzeniem, komunikacją, marketingiem itp., Dostarczając jedynie raporty z ich działalności. Funkcja lidera z taką delegacją jest minimalna: wskazuje jedynie cele i zadania, a ich osiągnięcie jest już problemem dla delegatów. Ta metoda jest najwygodniejsza dla dużych organizacji, które mogą sobie pozwolić na odciążenie lidera w ten sposób.
Jak delegować?
Tak więc lider znalazł tego, któremu powierzone zostanie przekazanie władzy w organizacji. Czy rodzaje uprawnień, które można przenieść, również zasługują na osobną wzmiankę?
Powinno zacząć się od tego, że jak w każdej sprawie istnieje wiele opcji klasyfikacji gatunków. Dla niektórych istnieją dziesiątki kategorii, na które można podzielić przeniesione obowiązki, dla niektórych mniej. Stała się najbardziej powszechna klasyfikacja, w której wszystkie uprawnienia są podzielone tylko na dwie grupy: liniową i sztabową.
Władza liniowa jest podstawą hierarchii każdej firmy.Szef ponosi pewne obowiązki, które przekazuje kierownikowi działu. Kierownik działu z kolei przekazuje część tych funkcji dalszemu pracownikowi. Oznacza to, że zadanie przechodzi z samego szczytu hierarchii usług na sam dół.
W przypadku uprawnień pracowniczych pracownik ma prawo pomóc komuś, kto wykonuje uprawnienia liniowe. Oznacza to, że drugi pracownik może wybrać niezbędne informacje dla tego, który został poproszony o sporządzenie raportu sprzedaży dla określonego produktu przez określony czas.
Co z legalną rejestracją?
Szef zna już zasady przekazywania uprawnień w organizacji i na ich podstawie określił kandydaturę, na którą przekaże część swoich obaw, nawet wybrał to, co powierzyłby nowemu pracownikowi. Ale jak dzieje się sama delegacja? Czy odbywa się to ustnie, po prostu na zamówienie, czy też jest sformalizowane w jakiś sposób na podstawie przepisów?
Po pierwsze, że każdy pracownik może odmówić powierzenia mu powierzonych mu funkcji, jest to określone w Kodeksie pracy, który stanowi podstawę relacji między pracodawcą a jego podwładnym. Warto zauważyć, że dalsza delegacja (podobnie jak w przypadku uprawnień liniowych) jest również możliwa tylko za zgodą kierownika: pomimo przeniesienia wszystkich obowiązków na inną osobę, nadal jest za nie odpowiedzialny. Oznacza to, że jeśli delegacja przejdzie na niższe poziomy hierarchii, szef firmy będzie odpowiedzialny za innych pracowników, którzy zostaną oddelegowani do jego zadania.
Czy to możliwe ustnie?
Organizacja przekazania uprawnień odbywa się, jak już wspomniano, na podstawie Kodeksu pracy. Według niego, aby sformalizować delegację zgodnie ze wszystkimi zasadami, będziesz musiał podpisać pełnomocnictwo do przekazania niektórych uprawnień. Oczywiście początkowe funkcje pracownika są określone w umowie o pracę, więc pełnomocnictwo będzie konieczne, jeśli szef podejmie decyzję o rozszerzeniu zakresu swojej działalności (nawet tymczasowo). Ale w większości przypadków wszystko można zrobić bez dodatkowych formalności.
Jednocześnie niektórzy inni pracownicy powinni zostać powiadomieni o przeniesieniu nowych obowiązków, aby ocenić kompetencje delegata i zapewnić mu ewentualną pomoc w wypełnianiu nowych obowiązków, tak aby kierownicy woleli wydawać zamówienia, które wszystkie zainteresowane strony mogą poznać. Z drugiej strony wszystkie osoby, których dotyczy to spotkanie, można po prostu zaprosić na spotkanie, na którym wszyscy dowiedzą się o nowych danych uwierzytelniających delegata.
Ale jeśli delegowanie zadań i uprawnień w organizacji jest planowane na długi okres, a całość nowych obowiązków może być postrzegana jako inna praca, lepiej jest legalnie sformalizować przeniesienie pracownika na nowe stanowisko, niż stale pisać nowe pełnomocnictwa.
Jaki jest proces przekazania uprawnień?
Wszystkie niezbędne formalności zostały załatwione, pozostaje tylko dowiedzieć się, jaka jest organizacja procesu przekazania uprawnień. Oczywiście, nikt nie opuści przybysza z jego obowiązkami jeden na jednego w pierwszych dniach ich wdrażania, więc jakie zasady powinien stosować lider, aby delegacja zakończyła się sukcesem?
Już w pierwszych dniach rozdział pokazuje delegatowi absolutnie wszystko, szczegółowo mówiąc o wszystkich aspektach nowych uprawnień. W skrócie: „Zobacz, jak to zrobić”. Kiedy szef pisze raport, delegat obserwuje jego działania, pamiętając kolejność działań, cechy programów pracy i tak dalej; kiedy szef rozdziela obowiązki w nowym projekcie, nowicjusz próbuje przeanalizować wybór lidera. Na tym etapie delegat jest najbardziej krytykowany, konstruktywnie. W przyszłości wszystkie porady udzielone przez głowę w tych pierwszych dniach będą bardzo przydatne.
Kolejnym krokiem jest początek niezależnej działalności.Wszystkie te same doniesienia delegat pisze już pod czujną kontrolą wodza, który nadal go krytykuje i wskazuje błędy. Początkujący sam próbuje rozdzielić role w nowym projekcie, bez wskazówek i porad od najważniejszej rzeczy. Ten etap jest znacznie trudniejszy niż poprzedni, ponieważ nie jest łatwo wziąć na siebie odpowiedzialność po obejrzeniu, jak właściwie wykonywać swoje bieżące obowiązki. Ale po przezwyciężeniu początkowych trudności wszystko będzie znacznie łatwiejsze.
Trzecim etapem, który obejmuje przekazanie uprawnień w organizacji, jest względna niezależność. Pod wieloma względami jest podobny do poprzedniego, tyle że tutaj kontrola jest znacznie mniejsza. Na tym etapie pracownik potrzebuje wsparcia szefa, który docenia jego wysiłki, a nawet wyjaśnia problem znacznie łagodniej niż wcześniej, gdyby to zrobił. Czas ten jest udzielany, aby delegat mógł rozwinąć maksymalną autonomię w podejmowaniu decyzji, korzystając z porady głowy tylko w sytuacjach kryzysowych. Następnie rozpoczyna się najłatwiejszy etap dla głównej osoby i najmilszy etap dla delegata - całkowita swoboda.
Czy to zadziałało?
Skąd mam wiedzieć, czy organizacja pomyślnie delegowała zadanie? Odpowiedzialność, autorytet zostały w pełni zaakceptowane przez pracowników, którym kierownik zaufał? Każdy, kto przeszedł już cały proces przekazania władzy, powinien mieć absolutną autonomię, oczywiście w ramach swoich obowiązków. Dlatego jeśli dana osoba woli być odpowiedzialna tylko za określoną część pracy lub nadal potrzebuje porady osób zajmujących wyższe stanowiska, można śmiało powiedzieć, że delegacja była całkowicie nieudana.
Z drugiej strony, jeśli szef poinstruuje osobę, którą wybrał na swojego delegata, minimalna ilość pracy, znacznie dokładniej kontroluje swoje działania, stale opiekuje się swoim pracownikiem, to znowu możemy mówić o niepowodzeniu takiego procesu, jak podział i delegowanie władzy w organizacji. Ze strony zleceniodawcy potrzebne jest zaufanie, a ze strony podwładnego gotowość uzasadnienia tego zaufania. Jest to główna zasada przekazania uprawnień.
Wniosek
Przekazanie władzy w organizacji jest przykładem tego, jak lider może ułatwić swoje życie, komplikując je innym, a komplikowanie sprawi przyjemność innym pracownikom. Zalety przeniesienia mocy, jak wspomniano powyżej, obejmują zdolność głównego do skoncentrowania się na poważniejszych problemach, odwracając coś, co nie wymaga jego bezpośredniej uwagi na innych. Kolejną zaletą będzie identyfikacja najbardziej utalentowanych pracowników, którzy na nowym stanowisku będą mogli wykazać się w całej okazałości. Stały kontakt lidera i pracownika nauczy ich lepszego wzajemnego zrozumienia, co będzie przydatne w przyszłych działaniach obu. Przekazanie władzy w organizacji stwarza dodatkową motywację: który pracownik nie chce zostać zauważony i wyniesiony? Biorąc pod uwagę stałe oczekiwanie na ten wzrost, pracownik pozostanie w swoim miejscu pracy znacznie dłużej, nie zmieniając go w firmę, w której przeniesienie obowiązków z wyższej osoby jest niemożliwe.
Dlatego firmy, które przechodzą daleko od prostych kroków zarówno dla menedżera, jak i pracowników, aby przenieść uprawnienia, zyskają przewagę nad konkurentami, którzy nie chcą dzielić władzy w firmie. Jest więc jasne: przekazanie władzy w organizacji jest konieczne zarówno dla jej liderów, jak i zwykłych pracowników. Zawsze należy o tym pamiętać.