Na terytorium Rosji istnieje dość złożony system norm, który obejmuje akty od poziomu krajowego do poziomu lokalnego przyjęte w danym przedsiębiorstwie. Potrzebny jest stos „kawałków papieru”, aby zarówno w ramach pojedynczej firmy, jak i na poziomie państwa wszystko sprowadzono do jednej formy - eliminuje to nieporozumienia i różne interpretacje. Standard korporacyjny to obowiązkowy zestaw zasad dla każdej szanującej się firmy.
Jakie są standardy we współczesnej Rosji
Wyróżnia się następujące dokumenty:
- krajowy;
- międzynarodowy, specjalnie zarejestrowany;
- zasady, zalecenia, normy regulujące normalizację w kraju;
- klasyfikacje, klasyfikatory danych;
- standardy korporacyjne;
- łuki;
- regionalne;
- wstępne krajowe.
Prawo federalne: co ze standardami?
Opracowanie standardu dla przedsiębiorstw jest rozważane w pierwszej części art. 11 ustawy federalnej nr 184, przyjętej 27 grudnia 2002 r. Ten akt prawny stanowi, że opracowanie, zatwierdzenie - zadania rozwiązane przez podmioty prawne we własnym zakresie. Wstępnie specjaliści analizują potrzebę wdrożenia standardów w przedsiębiorstwie, a jeśli jego wyniki wskazują na uzasadnienie takiego działania, uruchamiany jest mechanizm przygotowania i zatwierdzania.
Zgodnie z prawem federalnym cele mogą być następujące:
- usprawnienie procesu;
- rozpowszechnianie wiedzy;
- tworzenie aplikacji.
Prawo daje również podmiotom prawnym prawo do niezależnego ustalania kolejności przyjmowania, zmieniania i anulowania systemu standardów przedsiębiorstwa.
Projekty w centrum uwagi
Podczas opracowywania standardu dla przedsiębiorstw na poziomie projektu deweloper ma prawo zaproponować ten dokument do rozpatrzenia przez komitet techniczny. Eksperci przeprowadzają badanie i wyciągają wnioski dotyczące dopuszczalności. Wyniki służą do przygotowania oficjalnej opinii, która po zarejestrowaniu zgodnie z zasadami przepływu pracy jest wysyłana do dewelopera.
W przypadku pomyślnego wyniku standardy przedsiębiorstwa mogą stać się podstawą do opracowania dokumentu na poziomie krajowym. Najpierw opracowywany jest tutaj projekt, który następnie przechodzi proces zatwierdzania. Sposób zatwierdzania normy krajowej reguluje art. 16 akapit drugi ustawy federalnej nr 184.
Standardy: co to jest?
Standardy organizacji, przedsiębiorstwa są oficjalnie zatwierdzoną listą wymagań dotyczących procesu pracy i jego wyników. Są opracowywane przez pracowników przedsiębiorstwa. Dokument jest ważny tylko w przedsiębiorstwie, w którym został przyjęty. Wyjątek: jeśli dwie firmy ściśle współpracują, mogą zawrzeć porozumienie w sprawie wzajemnej dystrybucji dokumentacji. Z reguły jest to zazwyczaj ustalane w dokumencie podpisanym przez szefów firm.
Standardy państwowe przedsiębiorstw przyjęte przez konkretny podmiot prawny muszą być ze sobą spójne. Podczas opracowywania należy wziąć pod uwagę:
- GOST;
- przepisy techniczne;
- międzynarodowe standardy.
W razie potrzeby firma może anulować wcześniej wszedł w życie dokument. Odpowiedzialność za jakość wytwarzanego produktu, zarówno według obecnych standardów, jak i bez nich, spoczywa w całości na firmie. Dokumenty nie mają ograniczonego okresu ważności, konkretna decyzja jest podejmowana przez firmę, która wdraża je w domu. Ma ona prawo w dowolnym momencie zawiesić ich działanie lub wprowadzić ograniczenia.
Funkcje programistyczne
Standardy zarządzania przedsiębiorstwem zaczynają się od opinii konkretnego pracownika o tym, jak powinien on wyglądać. Ponadto do procesu dołączają inni koledzy inicjatora i wreszcie kadra zarządzająca, ostatecznie zatwierdzając akty normatywne. Głównym celem normy jest zgromadzenie pomysłów wszystkich pracowników na temat tego, jaki jest produkt końcowy (usługa), jakie właściwości powinien mieć i jak go osiągnąć. Jeśli planowane jest wytwarzanie dóbr konsumpcyjnych, warto szukać pomocy u innych firm, aby poszerzyć bazę informacji i udzielić dokładnej odpowiedzi na pytanie „Czego oczekuje konsument?”.
Norma zwraca uwagę na następujące elementy procesu produkcyjnego:
- metody;
- surowce;
- zestaw narzędzi;
- usługi krajowe;
- elementy wytwarzanych przedmiotów;
- procesy wewnętrzne.
Te ostatnie obejmują:
- kierowniczy;
- zarządzanie
- techniczne
Rozważa szczegółowo standard przedsiębiorstwa GOST R 1.5.
Klasyfikacja norm
Uwaga: w dokumencie możesz wymienić dowolną stronę procesu produkcyjnego według własnego uznania, nie ma żadnych ograniczeń. Ta różnorodność pozwoliła na wprowadzenie klasyfikacji do gatunków, które z kolei są podzielone na kategorie. Przydziel standardy:
- warunki techniczne regulujące produkcję, użytkowanie produktu;
- wymiary, parametry;
- typy;
- cechy konstrukcyjne;
- marki, skład produktów, z których wykonane są towary;
- magazynowanie, transport, znakowanie;
- Przyjęcie
- testowanie;
- kontrola sprzętu pomiarowego;
- użytkowanie, naprawa;
- typowe technologie.
Państwowy standard Federacji Rosyjskiej kontroluje, czy wdrażany jest międzynarodowy standard przedsiębiorstwa przyjęty wewnętrznie.
Standard: widok wewnątrz
Załóżmy, że trzymasz broszurę z obiecującym nagłówkiem „Wymagania, standardy korporacyjne”. Czego można się spodziewać w środku?
Z reguły treść takiej publikacji stanowi listę wymagań. Głównym zadaniem każdego ze wskazanych w nim warunków jest poprawa jakości towarów (usług) produkowanych przez firmę. Dzięki standardom łatwiej jest stosować algorytmy produkcyjne.
Zwykle standardy organizacji, przedsiębiorstwa biorą pod uwagę pełny cykl życia produktu, opisując wymagania dla każdego z etapów. Jeśli w procesie produkcyjnym stosowane są różne materiały i narzędzia, wysokiej jakości dokumentacja opisuje wymagania dotyczące nomenklatury wszystkich pozycji bez wyjątku.
Gdzie mogę spełnić standardy?
Która organizacja używa tych formalizujących dokumentów? Pokazy ćwiczeń - prawie wszędzie. Znacząco upraszcza i optymalizuje pracę związaną z wprowadzaniem takich dokumentów w:
- SRO;
- stowarzyszenia;
- społeczności naukowe;
- organizacje publiczne;
- firmy handlowe.
Jednym słowem niemożliwe jest opracowanie jednego standardu dla przedsiębiorstw. Każda firma będzie miała swój własny model, ponieważ specyfika firm jest zbyt duża. Eksperci zalecają w każdej firmie samodzielne utworzenie dokumentu, opierając się na bieżącym GOST.
Specjalna okazja
Jak wspomniano powyżej, dokumentacja nie musi być wdrażana w przedsiębiorstwie - nie ma na to surowych wymagań. Ale jest jeden przypadek, który wymaga szczególnej uwagi ze strony wszystkich pracowników firmy, od zwykłych pracowników po kierowników wyższego szczebla. To jest standard bezpieczeństwa dla przedsiębiorstw. Chociaż jego wdrożenie nie jest również obowiązkowe, eksperci zgadzają się, że opracowanie takiego dokumentu jest pożądane i zwiększa nie tylko wydajność firmy, ale, co ważniejsze, poziom bezpieczeństwa.
Bezpieczeństwo jest inne:
- praca;
- informacyjny;
- przemysłowe;
- ekonomiczny.
Dla każdej kategorii konieczne jest opracowanie unikalnego dokumentu, który w pełni odzwierciedla jego funkcje.Wdrożenie i zgodność z takimi aktami pozwoli ci pracować wydajnie bez obawy przed ujawnieniem tajemnic handlowych i produkcyjnych, urazów przemysłowych, katastrof technologicznych, kryzysu i innych trudnych sytuacji.
Czy przepisy regulują standardy?
Przepisy techniczne w naszym kraju są zapisane w prawie federalnym. Stwierdza, że firma ma prawo opracować własne dokumenty techniczne i regulacyjne, które zastąpią:
- SanPiN;
- SNiP;
- GOST.
To nie tylko standard przedsiębiorstwa, ale także przepisy techniczne.
Zadanie stworzenia aktu normatywnego spoczywa na jakimś pracowniku (dziale), a wynik jego pracy będzie własnością firmy. Oznacza to, że użycie takiego produktu pracy intelektualnej dla innych firm jest niedopuszczalne.
184. ustawa federalna pozwala firmom działającym na terytorium Rosji, według własnego uznania, określić procedurę tworzenia dokumentacji. Jeżeli przy zawarciu umowy zostanie zawarte odniesienie do dokumentu, standard będzie musiał być wzięty pod uwagę nie tylko w firmie, ale także w innych przedmiotach działalności gospodarczej.
Zamówienie na rozwój
Pokrótce proces tworzenia standardu można opisać w następujących krokach:
- Rejestracja
- koordynacja;
- oświadczenie.
Wszystko zaczyna się od przygotowania planu odzwierciedlającego, w jaki sposób w organizacji zostaną opracowane nowe i wcześniej zatwierdzone dokumenty. W pracy biorą udział następujące osoby:
- autor;
- koledzy
- kierownicy działów;
- szef firmy.
Etapy rozwoju:
- tworzenie projektu;
- rejestracja normy;
- koordynacja z pełną listą interesariuszy, w tym początkowa korespondencja, otrzymywanie informacji zwrotnych, aktualizacja dokumentu, wtórna korespondencja (cykl powtarza się, aż do osiągnięcia wyniku wysokiej jakości);
- uzyskiwanie wiz na końcowy projekt z kartą zatwierdzającą;
- zatwierdzenie przez kierownika przedsiębiorstwa.
Projekt: etapy rozwoju
Standard korporacyjny jest najpierw przygotowywany w formie projektu. Proces standaryzacji jest określany, a autor krok po kroku opisuje, w jaki sposób jest on obecnie wdrażany w firmie. Następnie dokument jest przenoszony do asystenta kierownika, gdzie jest rejestrowany w wewnętrznym systemie zarządzania dokumentami. Dokument otrzymuje unikatowy szyfr, a po zatwierdzeniu zostanie umieszczony na liście ważnych dokumentów. Asystent kierownika będzie odpowiedzialny za standardowy proces rejestracji.
W celu poprawnej rejestracji standard przedsiębiorstwa otrzymuje unikalne oznaczenie. Odzwierciedla:
- indeks („STO”);
- indeks firmy;
- numer seryjny otrzymany podczas rejestracji;
- numer seryjny aktualnej wersji;
- rok zatwierdzenia w formacie 4-cyfrowym.
W przypadku standardów firma wprowadza osobną numerację, a każdy następny otrzymuje kolejny numer po poprzednim, bez pominięć. Aby uprościć kontrolę, wprowadzono dziennik. Jeśli w przyszłości standard zostanie anulowany, numer zostanie zachowany; przypisanie go do innego dokumentu jest niedopuszczalne.
Zatwierdzenie projektu
Listę osób zatwierdzających dokument tworzy autor normy lub osoba, której powierzono wprowadzanie zmian do już istniejącego dokumentu. Jak tylko pierwsze wydanie jest gotowe, do każdego adresata wysyłana jest kopia do badania. W nowoczesnych firmach używają do tego sprzętu komputerowego - w przypadku opcji „roboczych” wersja drukowana nie jest konieczna. Jeśli organizacja ma pozycję „dyrektora ds. Prawnych”, jest najważniejszą osobą na liście koordynatorów.
Gdy dokumentacja otrzyma unikalny numer, projekt można wysłać do kierowników działów. Każdy z nich ma prawo do przygotowania propozycji, komentarzy, w terminie (do trzech dni roboczych) przesłanych autorowi standardu.Jeśli departament nie odpowie na czas, specjalista odpowiedzialny za standard kontaktuje się z kierownikiem działu i informuje o tym swojego bezpośredniego przełożonego lub kierownika działu, który zainicjował utworzenie dokumentu.
Ponadto autor analizuje otrzymane poprawki i wprowadza zmiany. Jeśli specjalista uważa, że propozycje są nieprawidłowe, zwracają się do wyższej rangi (dyrektor ds. Prawnych), który decyduje, czy wprowadzić zmiany, czy nie. Po zakończeniu zmian nowa wersja jest ponownie wysyłana w celu uzgodnienia poprzedniej listy adresów. Autor otrzymuje wstępne zatwierdzenie drogą elektroniczną, po czym przygotowuje projekt zarządzenia dotyczący przygotowania nowej ustawy do wdrożenia i zatwierdza projekt w formie papierowej. Gdy zainteresowane strony oficjalnie wyrażą zgodę, możesz wysłać nowy standard podpisu do szefa firmy.
Standardowe wymagania
Aby poprawnie wygenerować i zaakceptować dokumentację w przedsiębiorstwie, musisz najpierw zatwierdzić „Metodologię budowania standardów”. Innym dokumentem regulacyjnym, który uprości tworzenie i zatwierdzanie żądanych aktów, są „Zasady projektowania norm”. Rejestrując je raz i potwierdzając to głową, firma przyspiesza tworzenie indywidualnych standardów i zmniejsza potrzebę poprawek oraz ryzyko konfliktów, gdy jeden pracownik ma jedną wizję dokumentacji, a drugi ma inną, co może wywołać falę notatek i wydłużenie czasu .
Prawidłowy przepływ pracy obejmuje standaryzację rejestracji opracowanych projektów i zatwierdzonych dokumentów. W tym celu wygodnie jest prowadzić specjalny dziennik. Formularze można kupić gotowe w sklepach z artykułami papierniczymi lub ręcznie rysować w zwykłym notatniku. Jeśli firma charakteryzuje się dużą liczbą standardów, można wprowadzić dodatkowy dziennik, aby uwzględnić te dokumenty, które są sprawdzane.
Ważne niuanse
Standardowy termin zatwierdzenia projektu dokumentu to trzy dni robocze.
Standardowy termin zatwierdzania zmian do standardu wynosi trzy dni robocze.
Aby wzorzec ten został wzięty pod uwagę w pracy firmy, należy go wprowadzić w życie, wydając zamówienie wewnętrzne i zapoznając się z nim wszystkich zainteresowanych stron.
Autor standardu przygotowuje projekt zamówienia na działania związane z wprowadzeniem standardu.
Normy: zasady przechowywania
Jeśli firma założyła dokumenty na papierze, wówczas na zlecenie firmy wyznacz osobę odpowiedzialną za przechowywanie norm. Jest on odpowiedzialny za zapewnienie:
- warunki długoterminowego przechowywania papierów wartościowych bez powodowania ich uszkodzenia;
- dostępność dokumentacji w miejscach wyznaczonych do jej przechowywania.
Warunki przechowywania obejmują:
- Miejsca, do których ma dostęp ograniczona liczba osób;
- odpowiednie warunki atmosferyczne (wilgotność do 80%, temperatura 15-25 ° C, brak czynników szkodliwych).
Normy dotyczące przechowywania obejmują obowiązki następujących osób:
- autor dokumentu;
- kierownik działu;
- osoba wyznaczona jako odpowiedzialna.
Kolejność przechowywania:
- zatwierdzony oryginalny dokument zostaje przekazany kierownikowi odpowiedzialnemu za kwestie prawne;
- pracownik wyznaczony przez osobę odpowiedzialną za przechowywanie dokumentów robi notatkę „egzemplarz kontrolny” na stronie tytułowej;
- oryginał jest przechowywany w archiwum zawartym w rejestrze;
- szefowie działów, którzy otrzymują kopie dokumentacji w swoich rękach, przechowują je w folderach przechowywanych w swoich jednostkach.
A jeśli chcesz usunąć?
Wycofanie wygasłego standardu następuje na podstawie specjalnego zamówienia wydanego przez przedsiębiorstwo. Aby to zrobić, zwołują spotkanie, nagrywają je i przygotowują zamówienie. W spotkaniu powinni wziąć udział szefowie wszystkich działów, w których zastosowano standard. Autor standardu jest odpowiedzialny za organizację wydarzenia.Przygotowuje również projekt zamówienia i zatwierdza go wraz z zainteresowanymi urzędnikami, a następnie przekazuje go wraz z arkuszem zatwierdzającym pierwszej osobie firmy do podpisu. Wszystkie zmiany dotyczące normy są wprowadzane do dziennika.