Usługi organizacji zewnętrznej mają wykonywać prace firmy, która przekazała odpowiednie uprawnienia. Oznacza to, że część pracy jest przekazywana specjalistom innej firmy, którzy są specjalistami w określonej działalności. Dzięki temu można zaoszczędzić znaczne środki.
Jednocześnie zawierane są umowy stron trzecich dotyczące wykonywania pracy lub świadczenia usług z firmą działającą jako klient. Najczęściej osoba prawna lub indywidualni przedsiębiorcy przenoszą księgowość, utrzymanie, selekcję wykwalifikowanego personelu, reklamę i druk do innych firm.
Kiedy korzystać z usług organizacji zewnętrznej
To bardzo ważna kwestia. W przypadku, gdy firma nie ma pracownika o wymaganych kwalifikacjach, a usługi jej zatrudniania będą zbyt drogie, należy skorzystać z usług organizacji zewnętrznej. Jest to szczególnie konieczne, jeśli wymagana jest praca jednorazowa lub rzadko. Wówczas znacznie łatwiej jest powierzyć te funkcje kontrahentowi, który jest rolą organizacji zewnętrznej.
Gatunek
Jedną z zalet takich usług jest możliwość przeniesienia różnych procesów do executora. W zależności od potrzeb firmy korzystają z usług organizacji zewnętrznych, które prowadzą następujące działania:
- Przemysł
- Prowadzenie rachunkowości i rachunkowości podatkowej.
- Świadczenie usług prawnych.
- IT.
- Logistyka.
- Ochrona pracy.
- Zarządzanie kadrami.
- MES
- Drukuj.
- Przez reklamę.
- Dzwonienie do potencjalnych klientów (call-centres).
Rozważ krótko każdy z tych gatunków.
Produkcja
Organizacja zewnętrzna może być zobowiązana do zapewnienia księgowości, magazynowania, konserwacji, logistyki i transportu gotowych materiałów, sprzętu lub produktów. Sam proces produkcji może być również przesyłany. Ta usługa jest szczególnie pożądana, gdy firma wykonuje pilne zamówienia.
Rachunkowość i rachunkowość podatkowa
Usługi 1C innych firm należą do najpopularniejszych. Ta opcja jest idealna dla indywidualnych przedsiębiorców i osób prawnych, których działalność wymaga minimalnej liczby dokumentów księgowych, zwłaszcza podczas pracy nad specjalistycznymi systemami podatkowymi (na przykład „uproszczonymi”). O wiele bardziej opłaca się zwrócić się do księgowego z zewnątrz niż zatrudnić pracownika, wyposażyć miejsce do pracy i kupić profesjonalne programy licencjonowane. Możesz zaufać organizacji zewnętrznej, która zachowa cały wolumen dokumentów lub poszczególnych funkcji.
Usługi prawne
Te usługi są również popularne. Tylko duże, wysoce rentowne firmy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie dobrze płatnego prawnika. Indywidualni przedsiębiorcy i małe firmy często korzystają z usług stron trzecich. Jest to wymagane na przykład do wykonywania niektórych zadań z zakresu prawa pracy, prawa cywilnego lub podatkowego. Jednocześnie sporządzane są umowy, konflikty z dostawcami, kontrahentami, kupującymi i tak dalej.
Usługi IT
Praca w zakresie usług informatycznych może polegać na konfiguracji, naprawie i konserwacji komputera lub wiąże się z tworzeniem i wdrażaniem oprogramowania lub systemów specjalnych w przedsiębiorstwach w różnych obszarach działalności. Ci specjaliści mogą wykonywać wszystkie prace lub częściowe procesy programowania, wsparcia technicznego, hostingu i innych zadań profesjonalnych.
Zarządzanie kadrami
Funkcje są istotne dla dużych firm, które mają wielu pracowników.Organizacja zewnętrzna wykonuje niezbędne procesy związane z selekcją personelu, przygotowaniem odpowiednich dokumentów, listy płac, ocenianych składek, premii i innych zadań.
Ochrona pracy
Niezależnie od tego, czy firma zajmuje się handlem, produkcją czy świadczeniem usług, należy zapewnić bezpieczeństwo pracowników. W tym celu specjalista niezbędnych kwalifikacji kształci i instruuje je w zakresie środków bezpieczeństwa i zapobiegania wypadkom. Często firmy wolą przekazywać te funkcje stronom trzecim. Pozwala to obniżyć koszty wykonywania pracy obowiązkowej.
Logistyka
Jeśli firma czasami wymaga usług logistycznych, najkorzystniej jest skontaktować się z flotą, która zawiera organizację zewnętrzną. Ta opcja będzie znacznie prostsza i tańsza niż utrzymanie niezbędnego sprzętu, zajęcie wszystkich chwil związanych z transportem oraz obecność w stanie własnego kierowcy.
MES
Bardziej dogodne jest, aby przedsiębiorstwo eksportujące i importujące towary rzadko lub jednorazowo skontaktowało się ze zgłaszającym celnym lub odpowiednią organizacją zewnętrzną specjalizującą się w świadczeniu tych usług. Ale jeśli takie transakcje są przeprowadzane regularnie, bardziej opłaca się zatrudnić specjalistę w państwie.
Usługi drukowania
W takim przypadku usługi stron trzecich polegają na wytwarzaniu produktów drukowanych. Jednocześnie opracowywane jest projektowanie i drukowanie formularzy, obrazy układów są skanowane i przetwarzane, wykonywane jest drukowanie offsetowe lub cyfrowe.
Działania promocyjne
Niezależnie od tego, w jaką działalność firma się zaangażuje, reklama jest jednym z najważniejszych elementów budowania udanego biznesu. W tym przypadku z usług organizacji zewnętrznych często korzystają nie tylko małe firmy, ale także dość duzi „gracze” na rynku. Są one dostarczane przez agencje reklamowe, które tworzą i promują daną markę, opracowują strategię reklamową i prowadzą kampanie marketingowe.
Centra telefoniczne
Wyspecjalizowane centra kontaktowe są również częstymi wykonawcami, których firmy używają do reklamowania nowego produktu lub usługi. Tacy pracownicy zewnętrzni wykonują „zimne połączenia” na istniejących bazach i mogą zadzwonić do dużej liczby osób w krótkim czasie.
Współpraca z takimi organizacjami
Możliwe są następujące opcje współpracy z organizacją zewnętrzną:
- Pełny (maksymalny) - w tym przypadku przeniesienie nie dotyczy poszczególnych funkcji, ale całego procesu.
- Częściowe (selektywne) - tylko niektóre funkcje są przekazywane do firmy.
- Ulepszony - niektóre funkcje są przekazywane do firmy, a główna firma je dystrybuuje.
- Średniozaawansowany - zadania są przenoszone na stronę trzecią, która stała się wysoce wyspecjalizowanym wykonawcą.
- Transformacyjne - jednocześnie specjaliści są zaangażowani w świadczenie określonych rodzajów usług, w ramach których reorganizacja działu firmy, wprowadzanie nowych systemów, wiedzy i innych niezbędnych elementów. Następnie urządzenie powraca do standardowych zadań.
- W połączeniu - podpisano umowę z kilkoma firmami usługowymi.
- Wspólne organizacje - klient i dostawca tworzą firmę, w której każda ze stron wykonuje swoje funkcje, a zysk dzieli się na pół.
Zalety i wady
Przyciąganie organizacji zewnętrznych jest korzystne nie tylko z finansowego punktu widzenia. Przenosząc zadania na inne osoby, pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin mogą skoncentrować się na wykonywaniu podstawowych funkcji. Ale taka współpraca ma zarówno pozytywne, jak i negatywne strony.
Korzyści obejmują:
- Oszczędność pieniędzy na wynagrodzeniach, składkach na fundusze, zwolnienie chorobowe i wynagrodzenie za urlop, wyposażenie miejsc pracy.
- Wykonywanie wysoce specjalistycznych zadań na poziomie profesjonalnym.
- Koncentrowanie pracowników na podstawowych procesach biznesowych.
Jednocześnie praca organizacji zewnętrznej nie jest pozbawiona wad. Należą do nich:
- Istnieje ryzyko utraty poufności, co może wpłynąć na wskaźnik konkurencyjności firmy.
- Rośnie ryzyko dostarczenia wyników pracy o niewłaściwej jakości.
- Szybkość uzyskiwania informacji dla procesów zarządzania jest zmniejszona.
- Niepewność odpowiedzialności prawnej w przypadku naruszenia obowiązków z powodu niedoskonałości ram prawnych.
- Jeśli wykonawca otrzyma zbyt wiele uprawnień, istnieje niebezpieczeństwo, że sukces niektórych działań zostanie zmniejszony.
- Ponadto, jeśli usługi są świadczone na rzecz stron trzecich, może to ostatecznie prowadzić nie do zysku, ale do znacznych kosztów finansowych.
Koszt usług
Ceny za świadczenie usług zależą od poziomu złożoności pracy, warunków umowy i innych wskaźników. Jeśli obliczenia oparte są na wykonywanych zadaniach, okazuje się, że organizacje zewnętrzne będą musiały płacić więcej niż pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin. Biorąc jednak pod uwagę wszystkie koszty związane z pracownikiem, możesz mieć pewność, że kontakt z takimi specjalistami jest znacznie bardziej opłacalny.
Płatność za usługi stron trzecich jest określona w umowie. Można to zrobić zgodnie z wynikami pracy, a także według godziny lub określonego okresu przepracowanego.
Komentarze
Głównym dokumentem dostarczanym po otrzymaniu usług jest akt ukończenia. Kolejnym dokumentem płatniczym jest faktura wystawiana przez firmę płacącą podatek VAT. Najczęściej są to osoby prawne działające w systemie OSNO.
Jeśli usługa jest świadczona przed otrzymaniem płatności, najpierw są wprowadzane dane dotyczące interakcji ze sprzedawcą. Obciążenie wskazuje rachunek wydatków, a pożyczka - konto 60 i subkont 01 (lub „Rozliczenia z dostawcami i kontrahentami”).
W przypadku różnych usług wskaż ich konta księgowe. Wybierając rachunek kosztów, należy wziąć pod uwagę cel usług. Na przykład, gdy utrzymuje się personel kierowniczy, konto 26 jest odpowiednie, gdy wykorzystywana jest produkcja, konto 20, gdy wykorzystywana jest produkcja pomocnicza, konto 23 lub 25. Jednocześnie konto 19 (VAT) osobno uwzględnia kwotę podatku na usługi organizacji zewnętrznych.
Komentarze na nich są tworzone w następujący sposób:
- Dla przychodów z polecenia zapłaty - konto 90.01 i konto 62.01.
- Aby odpisać koszt obciążenia - konto 90.02, konto 20, konto 23.
- Dla podatku VAT - konto 90.03, konto 68.02.
- W przypadku płatności za usługi debetem - konto 51, konto 62.01.
Każda operacja przeprowadzana jest indywidualnie. Dlatego ważne jest, aby wybrać odpowiednie konto podatkowe i księgowe. Wynik finansowy będzie zależeć od tego.
Błędy
Rozpoczynając ten rodzaj współpracy, wiele firm powtarza te same typowe błędy, które prowadzą do znacznych kosztów. Należą do nich:
- Niepoprawna ocena wskaźników ekonomicznych.
- Nieprawidłowy wybór wykonawcy.
- Niepoprawnie sporządzona umowa lub brak zawarcia umowy jako takiej.
Rozważ te błędy bardziej szczegółowo.
Oszacowanie oszczędności
Głównym powodem, dla którego zwracasz się do organizacji zewnętrznej, jest możliwość obniżenia kosztów. Jednak często nieprawidłowe obliczenia prowadzą do wzrostu kosztów. Płatności stron trzecich mogą być wysokie, a jakość pracy wręcz przeciwnie - niska. Aby nie spotkać się z podobną sytuacją, konieczne jest monitorowanie różnych firm i wybranie optymalnej dla ceny i jakości świadczonych usług.
Przed przekazaniem zadań zewnętrznym specjalistom powinieneś przestudiować ich opłacalność. Wykonawcom należy ufać, że wykonają tylko te prace, które przy niezależnym wykonaniu będą niekorzystne.
Niewłaściwy wybór wykonawcy
Wybierając artysty, musisz przestudiować jego reputację, recenzje stałych klientów, okres pracy, stopień kwalifikacji pracowników, gwarancje i inne wskaźniki. Pamiętaj o zapewnieniu szkolenia dla organizacji zewnętrznej. Nie kontaktuj się z tymi, którzy oferują najniższe ceny na rynku. Możliwe, że wyniki pracy okażą się złej jakości. Należy zrozumieć, że wysoko wykwalifikowany specjalista nie będzie pracował za niską cenę.
Nieprawidłowa umowa lub brak umowy
Umowa powinna określać wszystkie punkty: wynik, okres realizacji, ceny i odpowiedzialność stron. Przed podpisaniem należy go dokładnie przestudiować. I ogólnie lepiej odmówić ustnej umowy.
Jak wybrać
Każdego roku wydawcy biznesowi i ośrodki analityczne opracowują oceny największych firm wykonujących określone zadania oraz prowadzą rejestr usług organizacji zewnętrznych. Oprócz skali firmy brana jest pod uwagę ich stabilność, wypełnianie zobowiązań, reputacja biznesowa i inne wskaźniki. Przeważnie oceny są zestawiane dla określonych rodzajów usług, na przykład księgowości, usług prawnych i tak dalej.
Możesz dowiedzieć się, jaką reputację ma duża organizacja zewnętrzna w internetowych zasobach IOAP (International Association of Outsourcing Professionals). Informacje można również znaleźć na rosyjskich stronach profilowych, które pojawiły się niedawno.
Wybierając firmę wykonawczą, warto zwrócić uwagę na obecność stałych klientów. Ponadto im dłużej firma działa, tym bardziej prawdopodobne jest, że otrzyma wysokiej jakości usługi. „Młode” firmy mogą nie mieć wystarczających zasobów do wykonania zadania.
Oglądanie opinii o firmie również nie zaszkodzi. Informacje te mogą być zawarte na stronie internetowej artysty i na forach tematycznych. Pozwoli ci to dowiedzieć się w tej chwili prawdziwej sytuacji.
Rejestracja i organizacja pracy firmy zewnętrznej
Po zbadaniu organizacji przez klientów możesz trochę zwrócić uwagę na tych, którzy sami decydują się na takie działania. Aby zarejestrować firmę, która świadczy różne usługi na zasadach współpracy omówionych powyżej (na przykład usługi 1C organizacji zewnętrznych), możesz złożyć wniosek o rejestrację osoby prawnej lub zostać indywidualnym przedsiębiorcą. Podczas rejestracji wskaż rodzaje działalności - zarówno pierwotne, jak i wtórne. Aby odnieść sukces, musisz wybrać obszary, na które jest zapotrzebowanie w danym regionie.
Często organizacje kredytowe współpracują z podobnymi firmami. Potrzeba może pojawić się na przykład w usługach call-center. Ponadto taka firma może powierzyć udzielanie porad klientom. Następnie organizacja zewnętrzna niezależnie koordynuje swoją pracę, zgodnie z wynikami, z których otrzymuje dochód.
Początkowo musisz mieć kapitał początkowy na wydatki:
- Do wynajmu pomieszczeń.
- Kupowanie sprzętu i organizowanie pracy.
- Zatrudnianie pracowników, którzy będą świadczyć usługi stron trzecich.
- Księgowania są dokonywane w programie 1C. Dlatego musisz kupić wersję licencjonowaną.
Przy właściwym podejściu do biznesu koszty zwrócą się w krótkim czasie.
Zatrudnianie pracowników
Jak w każdej firmie, w tym przypadku dużą uwagę przywiązuje się do personelu. Sukces przyszłych działań i reputacja firmy jako całości w dużej mierze zależą od kwalifikacji pracowników. Dlatego zaleca się zatrudnienie doświadczonego, wysoko wykwalifikowanego specjalisty do doboru personelu.
Podczas przygotowywania biznesplanu analizowane są następujące informacje:
- Z którymi klientami musi współpracować.
- Wszystkie możliwe usługi świadczone w określonym obszarze.
- Kontrola jakości wykonanej pracy.
- Możliwość rozszerzenia zakresu usług.
Ważne jest, aby firma określiła i zdobyła przyczółek w swojej niszy.Wskazane jest, aby zacząć od świadczenia usług w jednym obszarze lub dla jednej firmy. Z czasem lepiej rozszerzyć współpracę na kilka firm, aby czuć się bardziej stabilnym na rynku i otrzymywać wyższe zyski.
Wniosek
Korzystanie z usług organizacji zewnętrznych jest bardzo częstym zjawiskiem we współczesnym biznesie. Ale decydując się na taką współpracę, musisz rozważyć zalety i wady. W każdym przypadku interakcja może przynieść obie korzyści w postaci korzyści i może być złą decyzją.
Ale podczas opracowywania właściwego biznesplanu, a także jego starannej realizacji, prawdopodobnie uda mu się zapewnić odpowiednie usługi. Najważniejsze w tym przypadku jest znalezienie usług, które są poszukiwane w regionie.