Firmy muszą wziąć pod uwagę, ile czasu wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa faktycznie pracują w ciągu dnia lub zmiany. Wymaga to zachowania arkusza czasu pracy dla pracowników. Ten dokument jest przygotowany w specjalnej formie. Każda firma i indywidualny przedsiębiorca muszą wypełnić tę dokumentację. Aby to zrobić, należy użyć formularzy rejestracyjnych T-12 i T-13 opracowanych przez Państwowy Komitet Statystyczny. Wypełnianie arkusza czasu pracy jest dość proste, ale w tym celu należy wziąć pod uwagę niektóre zasady i wymagania, aby raport był poprawny. Od jego zawartości zależy prawidłowe obliczenie wynagrodzenia pracowników.
Koncepcja dokumentu
Specjalna forma karty raportu została zatwierdzona w 2004 r. Przez Goskomstat. Zarządzanie arkuszami czasu pracy w organizacjach jest wykonywane przez pracowników działu obsługi personalnej lub działu księgowości.
Na podstawie tego formularza zarząd przedsiębiorstwa może wykonywać różne działania:
- uwzględniać wszystkie godziny przepracowane przez każdego pracownika przedsiębiorstwa;
- monitorować dyscyplinę w miejscu pracy;
- odzwierciedlać wszystkie frekwencje i nieobecności pracowników;
- odnotować fakt, że każdy specjalista się spóźnia;
- posiadać informacje, które pozwalają określić, w jakim stopniu praca została wykonana przez specjalistę w firmie;
- wykorzystywać te informacje do kompetentnej listy płac;
- wprowadź dane do formularzy statystycznych.
Z tego dokumentu najczęściej korzystają pracownicy działu księgowości, gdy obliczają optymalne wynagrodzenie, premie i dodatki dla innych pracowników przedsiębiorstwa. Utrzymanie arkusza czasu pracy dla personelu dla personelu pozwala kontrolować frekwencję i spóźnienie. W przypadku wykrycia naruszeń, odpowiedni pracownicy przedsiębiorstwa ponoszą odpowiedzialność i mogą zostać nałożone różne rodzaje sankcji dyscyplinarnych.
Niuanse korzystania z dokumentu
Kodeks podatkowy zawiera informacje, że każda osoba oficjalnie pracująca w firmie może, po zwolnieniu, poprosić o kartę czasu pracy wraz z innymi dokumentami, w tym zeszytem prac. Informacja ta jest wskazana w art. 84,1 Kod podatkowy.
Od 2013 r. Menedżerowie przedsiębiorstw nie mogą używać ujednoliconych formularzy podczas prowadzenia arkusza czasu pracy dla pracowników, ponieważ zostały one anulowane. Ale zwykle specjaliści firmy używają tych samych dokumentów. Przykładowy arkusz czasu znajduje się poniżej.
Dozwolone jest, aby specjaliści działu księgowości lub działu personalnego niezależnie wprowadzali różne zmiany w tym dokumencie. Zależą one od specyfiki całego przedsiębiorstwa i liczby pracowników w państwie.
Formularz wprowadzony przez Goskomstat jest uważany za wygodny, dzięki czemu można go łatwo przetwarzać i zmieniać. Często jest używany bez żadnych zmian.
Jakie formy są wygodne?
Istnieją trzy formy dokumentów, które uważa się za łatwe w użyciu. Możesz łatwo wprowadzić do nich różne zmiany. Wybór zależy od kierunku przedsiębiorstwa i liczby stanowisk w firmie.
Utrzymanie karty czasu pracy można przeprowadzić za pomocą trzech formularzy jako podstawy:
- T-13. Formularz ten jest zwykle używany przez firmy, w których bramka wejściowa lub inny sprzęt jest instalowany przy wejściu, na podstawie którego jest automatycznie rejestrowany, gdy konkretny specjalista przychodzi do pracy.Dokumentacja jest wypełniana zarówno metodą ręczną, jak i przy użyciu różnych programów komputerowych.
- T-12. Ta opcja jest formą uniwersalną. Zazwyczaj wypełniają go ręcznie specjaliści przedsiębiorstwa. Ma dodatkową sekcję, w której można wprowadzić informacje o kwocie płatności za wykonaną pracę.
- 0504421. Ten formularz jest uważany za szczegółowy, ponieważ jest używany tylko przez organizacje budżetowe. Najbardziej odpowiedni wśród nauczycieli lub nauczycieli pracujących w różnych instytucjach edukacyjnych.
Każdy dokument ma swoje własne cechy, dlatego jest wypełniany w określony sposób.
Kto wypełnia arkusz czasu?
W szczególności firma powinna wyznaczyć konkretną osobę odpowiedzialną za utrzymanie karty czasu pracy. Zazwyczaj wybiera się do tego urzędnika personalnego lub księgowego. W tym celu należy początkowo wydać polecenie, na podstawie którego odpowiednie uprawnienia zostaną przekazane specjalistom.
Na karcie czasu pracy musi być podpisana osoba odpowiedzialna za utrzymanie karty czasu pracy oraz kierownik działu personalnego. Nie jest wymagane oddzielne przydzielanie stanowiska dla takiego pracownika w firmie, ponieważ każda osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia kierownictwa przedsiębiorstwa może poradzić sobie z tym zadaniem. Obowiązek zachowania karty czasu pracy przenoszony jest na podstawie zamówienia. Wskazuje, który pracownik przedsiębiorstwa jest odpowiedzialny za utrzymanie tego dokumentu.
Do umowy o pracę wybranego specjalisty należy dodać odrębną klauzulę. Wskazuje, że obywatel ma określone uprawnienia. Jeśli ten proces nie zostanie zakończony, specjalista może odmówić dodatkowej pracy.
Osoba wybrana do prowadzenia karty czasu pracy musi wprowadzić informacje przez cały miesiąc, po czym dokumentacja jest przekazywana do kierownika działu personalnego. Dyrektor działu sprawdza informacje w innych źródłach, a następnie podpisuje formularz. Jest on następnie przekazywany do działu księgowości w celu obliczenia wynagrodzenia każdego pracownika przedsiębiorstwa.
Zasady wypełniania
Pracownik przedsiębiorstwa, który jest upoważniony do wypełnienia tego dokumentu, powinien zrozumieć niuanse procesu wprowadzania informacji. Zasady prowadzenia harmonogramu są uważane za proste i zrozumiałe. Wskazane jest, aby dobrze je zrozumieć na początku, dzięki czemu praca z raportem będzie wygodna i łatwa. Od tego zależy wydajność nie tylko obsługi personelu, ale także działu księgowości. Na podstawie poprawnie wprowadzonych danych pracownicy działu księgowości będą mogli poprawnie obliczyć wynagrodzenie każdego pracownika przedsiębiorstwa.
Podstawowe zasady wypełniania dokumentu obejmują:
- od samego początku aktualna forma prowadzenia arkusza czasu jest wybierana poprawnie;
- dokument jest wypełniony tylko jedną kopią;
- dozwolone jest ręczne wprowadzanie danych lub korzystanie z komputera;
- pracownik zaangażowany w ten proces musi mieć odpowiednie uprawnienia, na które pracodawca najpierw wydaje polecenie;
- przygotuj harmonogram na początku nowego miesiąca;
- informacje o nazwie firmy i istniejących oddziałach są wprowadzane na stronie tytułowej;
- wskazana jest data rozpoczęcia rozliczania;
- na koniec miesiąca rejestrowana jest data końcowa raportu;
- główny arkusz arkusza czasu jest reprezentowany przez tabelę, w której zapisywane są dane dotyczące każdego pracownika organizacji, i ważne jest, aby poprawnie wprowadzić wszystkie nazwiska w celu uniknięcia pomyłek lub błędów;
- z pewnością muszą być dostępne wiarygodne informacje o każdym pracowniku, a także przypisany do specjalisty numer, który można zapisać w aktach osobowych;
- kolumny grafiku są reprezentowane przez określone dni miesiąca;
- naprzeciwko nazwisk znajdują się komórki, w których wprowadza się informacje o wszystkich przepracowanych godzinach lub zmianach;
- jeśli są weekendy lub święta, informacje te muszą być oznaczone specjalnymi znakami;
- informacje osoby odpowiedzialnej muszą być wprowadzane codziennie, w przypadku których specjalista kieruje się oficjalnymi dokumentami, które obejmują różne zamówienia, oświadczenia, zwolnienia lekarskie lub instrukcje kierownictwa firmy;
- w przypadku odnotowania spóźnienia lub nieobecności są one ustalane za pomocą specjalnych kodów składających się z cyfr i liter.
Dokument jest zapinany podpisem szefa przedsiębiorstwa. Bez tego podpisu nie będzie uważany za ważny. Procedura prowadzenia karty czasu pracy jest uważana za prostą, dlatego każdy pracownik obsługi personelu może poradzić sobie z tym procesem. W przypadku wykrycia błędów lub naruszeń odpowiedzialność za te informacje ponosi wyznaczony specjalista.
Niuanse wprowadzania różnych informacji
Wypełnienie tego dokumentu jest w rzeczywistości dość proste. Aby to zrobić, wystarczy zrozumieć cel każdej komórki. Osoby odpowiedzialne za wypełnianie dokumentacji powinny dobrze rozumieć skład dokumentu. Funkcje procesu napełniania obejmują:
- pozwolono zwiększyć liczbę kolumn;
- godzinowe kody wydatków są wyświetlane u góry, a u dołu wskazuje, ile specjalista rzeczywiście pracował w danym dniu;
- każdy pracownik organizacji musi mieć osobisty numer w karcie czasu, który służy do obliczania wynagrodzeń i wykonywania innych czynności;
- dwa numery są przypisane do pracowników zatrudnionych na niepełny etat;
- należy podać zarówno przepracowane dni, jak i liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez specjalistę każdego dnia;
- pod koniec każdego miesiąca karta raportu jest przekazywana do działu personalnego, a specjaliści tego działu sprawdzają poprawność przygotowania dokumentu, a także upewniają się, że godziny pracy pominięte przez pracowników nie są nieobecne;
- jeśli jakiś specjalista odejdzie, to od następnego miesiąca jego numer nie będzie używany przy wypełnianiu karty czasu pracy;
- Podaj dane dotyczące nieobecności, dni wolnych, a także nieobecności, wakacji, podróży służbowych lub innych powodów, dla których nie ma specjalisty w miejscu pracy.
Jeśli długość dnia roboczego jest wskazana w godzinach, nie jest konieczne ustalanie niepełnych godzin.
Specyfika dla organizacji budżetowych
Przedsiębiorstwa budżetowe używają innej formy podczas działania. To się nazywa nr 0504421. Ta forma różni się od standardowej formy T-12 lub T-13. Wynika to z faktu, że odzwierciedla wszystkie niuanse pracy organizacji budżetowej. W tabeli możesz wprowadzić różne kody wskazujące weekend podczas wakacji szkolnych lub studyjnych.
Główne niuanse utrzymania arkusza czasu pracy dla pracowników w sektorze publicznym obejmują:
- ważne jest umieszczenie na stronie tytułowej nie tylko nazwy instytucji, ale także przypisanego kodu cyfrowego;
- jeśli musisz wprowadzić pewne zmiany w dokumencie, kod korekcji jest przepisany;
- istnieją wykresy, na których należy wprowadzić informacje o sumach częściowych.
Podczas korzystania z tego formularza rejestrowanie dodatkowych obliczeń nie jest wymagane. Podczas wypełniania dokumentu stosowane są standardowe reguły.
Jakie kody są używane?
Wypełniając ten dokument, musisz mieć informacje o tym, które kody należy wprowadzić. Składają się z cyfr i liter. Na stronie tytułowej tego raportu znajduje się transkrypcja wszystkich kodów. Często wymagane jest wprowadzenie dodatkowych kodów, dla których szef przedsiębiorstwa wydaje specjalne postanowienie dotyczące prowadzenia karty czasu pracy.
Główne kody użyte do wypełnienia tego arkusza czasu to:
- czas trwania zmiany dziennej - Я01;
- praca nocna - Н02;
- czynności, które pracownicy muszą wykonywać w weekendy lub święta - PB03;
- nadgodziny - С04;
- wysłanie specjalisty w podróż służbową - K06;
- rejestracja obowiązkowego płatnego urlopu - OT9;
- zapewnienie specjaliście dodatkowego płatnego urlopu - OD10;
- znalezienie osoby na zwolnieniu chorobowym - B19;
- rejestracja czasowego inwalidztwa bez wynagrodzenia - T20.
Zwykle standardowe kody wprowadzone przez prawo wystarczają do prawidłowego wypełnienia dokumentu.
Jakie błędy są często popełniane?
Istnieje kilka typowych nieprawidłowości, które powodują znaczne błędy w dokumencie. Należą do nich:
- wskazane są tylko inicjały pracowników, a jednocześnie nie ma informacji o zajmowanym stanowisku;
- Wakacje są rejestrowane jako dni robocze;
- w dniu przedświątecznym nie zauważa się, że zmiana robocza zmniejsza się o godzinę.
Jeśli obywatel ma pracę w niepełnym wymiarze godzin w firmie, należy zwrócić dużą uwagę na dokładny czas jego pracy. Często specjaliści wyjeżdżają w podróż służbową i w takich warunkach kod K06 jest po prostu używany, więc nie trzeba wskazywać, ile godzin pracownik pracuje dziennie.
Jak wypełnia się płatność akordową?
Dość często przedsiębiorstwa stosują płace według stawek akordowych, co prowadzi do trudności w wypełnianiu harmonogramu. Instrukcje dotyczące prowadzenia arkusza czasu dla pracowników są następujące:
- wynagrodzenie zależy od ilości pracy wykonanej przez specjalistę;
- dokument powinien uwzględniać wydajność każdego pracownika przedsiębiorstwa;
- dozwolone jest mierzenie pracy w godzinach, na przykład jest to wymagane w szkołach lub innych instytucjach edukacyjnych, dlatego karta czasu pracy powinna być zapisana w karcie czasu;
- w innych sytuacjach używany jest kod I01, więc nie trzeba wypełniać ostatniego wiersza tej dokumentacji;
- praca w święta jest płatna osobno, a kwota płatności zależy od informacji zawartych w układzie zbiorowym.
Tak więc, nawet w przypadku stawki płacowej na akord, wypełnienie arkusza czasu pracy jest dość proste.
Odpowiedzialność za błędy
Specjalista z konkretnej firmy jest upoważniony do prowadzenia karty czasu pracy, na którą pracodawca wydaje odpowiednie zamówienie. Powinien dobrze rozumieć, jak prawidłowo wypełnić tabelę. Aby uprościć proces, często stosuje się specjalny program do utrzymywania harmonogramu. Wystarczy wprowadzić odpowiednie dane w niezbędne wiersze, po których dokument zostanie wydrukowany i podpisany. Jeśli to konieczne, po prostu wprowadź różne zmiany.
Jeżeli organy nadzoru wykryją błędy w tym dokumencie, firma będzie pociągnięta do odpowiedzialności. Najczęściej inspektor ujawnia, że istnieją rozbieżności w informacjach wskazanych w karcie czasu pracy z danymi zawartymi w dokumentach podstawowych. Często informacje o wynagrodzeniach różnią się od danych zawartych w dokumentacji rozliczeniowej.
Jeśli zostanie ustalone, że dochodzi do naruszeń, firma ponosi odpowiedzialność administracyjną, dlatego płaci grzywnę w wysokości 5 tysięcy rubli. W przypadku ujawnienia całkowitego braku tego dokumentu grzywna wzrasta do 50 tysięcy rubli i jest naliczana szefowi przedsiębiorstwa na podstawie przepisów art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych. Aby zapobiec tej sytuacji, zarząd firmy musi monitorować poprawność i terminowość sporządzania zestawienia czasu pracy.
Wniosek
W związku z tym prowadzenie harmonogramu prac dla pracowników jest obowiązkowe dla każdej organizacji. Proces ten jest przeprowadzany przez odpowiedzialnego specjalistę, wyposażonego w odpowiedni organ, wydając specjalne zamówienie przez kierownika przedsiębiorstwa.
Ważne jest, aby zrozumieć zasady wypełniania wszystkich komórek w tym dokumencie. Jeżeli zawiera błędy lub jest całkowicie nieobecny w firmie, organy nadzorcze mogą pociągnąć firmę do odpowiedzialności administracyjnej.Na podstawie informacji z arkusza czasu oblicza się wynagrodzenie specjalistów. Do zarządzania dokumentami optymalne jest stosowanie specjalnych programów komputerowych, które upraszczają ten proces.