Podczas pracy w dowolnej organizacji pracownicy mogą napotkać informacje stanowiące tajemnicę handlową. Zawiera informacje o wewnętrznych działaniach organizacji, których ujawnienie może niekorzystnie wpłynąć na pracę firmy. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie znali zasady art. 139 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, a także zasady ich stosowania.
Istota koncepcji
Tajemnica handlowa - informacje posiadające wartość handlową lub faktyczną, dlatego ich przekazywanie osobom trzecim jest zabronione. Informacje niejawne obejmują również informacje, których ujawnienie może zaszkodzić organizacji.
Oznaki tajemnicy zgodnie z art. 139 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej:
- są to informacje lub fakty opisujące działalność przedsiębiorstwa handlowego;
- są to informacje lub opatentowane towary, które należą do konkretnej osoby prawnej lub fizycznej;
- Są to dane, które należy zachować w tajemnicy, ponieważ są one dostępne tylko dla ograniczonego kręgu ludzi;
- są to poufne informacje firmy;
- są to cechy procesów technologicznych do wytwarzania różnych urządzeń lub urządzeń o dużym znaczeniu.
Niektórzy pracodawcy zawierają informacje, których nie wolno klasyfikować jako informacje niejawne. Na przykład dane dotyczące składu organizacji, systemu płac, informacje o głównych procesach produkcyjnych itp.
Z wyjątkiem powyższych informacji, firma ma prawo określić, które informacje będą klasyfikowane jako tajemnica handlowa. Pod tym względem bezpieczeństwo spoczywa na menedżerze i pracownikach, którzy mają do niego dostęp.
Wprowadzenie tajemnicy
Proces wprowadzania tej koncepcji na podstawie art. 139 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej składa się z siedmiu etapów, które razem pomogą wprowadzić system tajemnicy, nie naruszając struktury zarządzania organizacją.
Pierwszym etapem jest identyfikacja informacji, które zostaną sklasyfikowane jako tajne. Dane, które mają być klasyfikowane, muszą być oddzielone od reszty informacji i jasno sformułowane, aby pracownicy zrozumieli, dlaczego te informacje są tajne.
Drugim etapem jest ustalenie osób, które będą miały dostęp do tajemnic handlowych. Również na tym etapie obywatele ci są określani przez grono osób, którym można zgłaszać te informacje.
Trzeci etap to szkolenie pracowników dopuszczonych do tajemnic handlowych. Dokument jest przygotowywany w sprawie przekazania lub dostarczenia poufnych danych.
Czwarty etap to wprowadzenie zmian w umowach o pracę. Po ustaleniu listy osób dopuszczonych do tajemnic handlowych wprowadza się odpowiednie zmiany w umowach o pracę tych pracowników.
Piątym etapem jest wybór kontrahentów, którym udzielono tajemnic handlowych i otrzymanie od nich odpowiednich podpisów.
Szósty etap polega na stosowaniu pieczęci tajnych. Wszystkie nośniki w postaci dyskietek, dysków, folderów są oznaczone odpowiednim znaczkiem.
Siódmy etap to mianowanie pracowników odpowiedzialnych za kontrolę nieujawniania tajemnic handlowych.
Rejestracja stanowiska w organizacji
Informacje, które są tajne (zgodnie z art. 139 dotyczącym tajemnic urzędowych i handlowych) obejmują następujące dane:
- Tajemnice handlowe
- Różnorodne opracowania, które nie są opatentowane.
- Dane osobowe pracowników.
- Informacje o charakterze technologicznym.
- Struktura celu organizacyjnego.
Ponieważ tajemnice o charakterze komercyjnym są chronione przez organizacje posiadające te tajemnice, przedsiębiorstwa te mają rzeczywistą przewagę nad konkurencyjnymi przedsiębiorstwami o podobnym profilu.
Głównym dokumentem regulującym stosunki w tym obszarze jest Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej (art. 139 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Zgodnie z normami określonego regulacyjnego aktu prawnego kategoria informacji poufnych obejmuje trzy grupy informacji:
- tajemnica bankowa;
- oficjalny sekret;
- tajemnica podatkowa.
Aby chronić określone informacje przed rozpowszechnieniem w organizacji, wykonywane są następujące działania:
- Ograniczony dostęp do informacji poufnych. Pracodawca, którego dziedzina działalności związana jest z tajemnicami handlowymi, sporządza listy osób.
- Dystrybucja listy prac i identyfikacja rodzajów tajemnicy. Kierownik sporządza pisemny dokument, który muszą podpisać pracownicy, którym udzielono dostępu do informacji stanowiących tajemnicę handlową.
- Wdrożenie ciągłego monitorowania informacji i pracowników mających dostęp do informacji poufnych.
- Opracowanie specjalnych programów ochronnych i tajnych, które mogą ograniczyć dostęp do informacji poufnych.
Szef organizacji wydaje specjalne zamówienie, które wskazuje informacje związane z tajemnicami handlowymi.
Dokumenty wydane w celu zachowania tajemnicy
Aby chronić poufne informacje, przygotowywane są określone dokumenty, które obejmują następujące dokumenty:
- Przepis, w którym zdefiniowano pojęcie poufności i zawartą w nim listę informacji.
- Pisemna umowa zawarta z pracownikami dotycząca potrzeby poszanowania ochrony informacji poufnych.
- Lista pracowników mających dostęp do informacji w zakresie tajemnic handlowych.
- Porządek dla organizacji, na podstawie którego wprowadzono zwiększony tryb tajemnicy.
- Osobiste umowy z pracownikami dotyczące obowiązku przestrzegania tajnego systemu.
Następujące dokumenty znajdują się na liście dokumentów dodatkowych:
- zobowiązania na piśmie, które wskazują na obowiązek zachowania informacji, które otrzymały status informacji poufnych;
- czasopismo, w którym odnotowywane są fakty związane z zapoznaniem się pracownika z informacjami dotyczącymi danych niejawnych;
- znaczek, na którym widnieje odcisk z tajemnicą handlową, a także wykaz osób uprawnionych do umieszczenia określonego znaczka.
Działania podjęte w celu zapewnienia lepszej ochrony poufnych informacji
Aby poprawnie określić, w jaki sposób zapewnić lepszą ochronę tajemnic handlowych, konieczne jest wykonanie szeregu działań:
- W odniesieniu do kategorii informacji poufnych konieczne są tylko te materiały, które różnią się potencjalną lub rzeczywistą wartością, ponieważ inni nieznajomi nie posiadają informacji na ich temat.
- Brak bezpośredniego dostępu do informacji, które z mocy prawa nie powinny być klasyfikowane jako tajemnice handlowe. Na przykład informacje o wynagrodzeniach pracowników.
- Główny właściciel (najczęściej szef) informacji poufnych wprowadza bardziej rygorystyczny system prywatności.
Tajemnice handlowe są integralną częścią każdej organizacji, więc jej ochrona jest priorytetem każdego przedsiębiorstwa. W związku z tym menedżerowie muszą sporządzić dużą liczbę dokumentów, aby zwiększyć stopień bezpieczeństwa tych informacji.