Procédure à suivre pour remplir le SZV-STAGE: instruction pas à pas

Jusqu'en 2017, les organisations et les hommes d'affaires soumettaient le rapport RSV-1 au PFR, à partir duquel l'autorité recevait des données sur les personnes assurées. Mais en 2017, le rapport a été annulé et le fonds a rencontré des difficultés: la source d'informations nécessaire pour calculer la durée de service a été perdue. À cette fin, le rapport SZV-STAGE a été élaboré et mis en œuvre avec un remplissage d’échantillons de 2017.

Cette apparence ressemble à un rapport envoyé au fonds - SZV-M, mais contient des informations plus détaillées sur chaque employé.

Les documents n'annulent pas leurs actions respectives: après tout, sur la base des informations mensuelles de SZV-M, la caisse de pension reçoit des données sur les retraités actifs pour annuler l'indexation permanente des pensions. Le nouveau rapport est devenu une source d’information sur l’expérience de chaque employé, ainsi que sur le montant des paiements accumulés.

En tant que rapport annuel, le nouveau formulaire n'a commencé à être appliqué qu'en 2018. Mais si l'employé décidait de démissionner en 2017, l'organisation devait alors lui transférer SZV-STAZH.

Considérez les bases pour remplir le SPL-STAGE dans le cadre de cet article.

Informations générales

Remplir le rapport SZV-STAZH présente un certain nombre de fonctionnalités, mais cela ne semble pas difficile si vous étudiez les documents réglementaires sous cette forme.

Tous les assureurs doivent fournir des données sur les personnes assurées qui travaillent pour eux, sur la base de contrats de travail et d'accords de coopération globale, au plus tard le 1er mars de l'année calculée pour l'année de déclaration (clause 2 de l'article 11 de la loi fédérale du 01.04.1996 n ° 27). -FZ). Cela signifie qu'en 2018, le formulaire SZV-STAZH, qui a été rempli pour les employés assurés, doit être soumis au plus tard le 01.03.2019.

Dans le même temps, le formulaire ОДВ-1 doit être joint aux formulaires SZV-STAZH soumis, qui ont été combinés en un paquet de documents entrants.

Qui devrait le prendre?

Ce formulaire de rapport est annuel et est rempli, en règle générale, à la fin de l’année. Il y a des exceptions qui seront discutées ci-dessous. Selon les données de reporting, les autorités de la CRF reçoivent des informations sur les périodes de travail des employés, sur la constitution et le paiement des primes d'assurance.

L'obligation de soumettre ce formulaire de rapport est prévue pour les catégories suivantes:

• Organisation
• SP.

Un rapport doit être soumis pour tous les employés assurés qui travaillent en vertu d'accords de la TD ou de GPC.

Formulaire de rapport

Le formulaire SZV-STAZH a été approuvé par résolution du conseil d’administration du PFR du 11 janvier 2017, no 3p. Il s’agit d’une collection de données regroupées dans des sections principales (voir ci-dessous).

Comment soumettre un rapport?

Ce formulaire doit être soumis aux autorités territoriales de la CRF sous forme électronique ou papier, en fonction du nombre d'assurés. Si la valeur dépasse 25 personnes, le rapport est soumis uniquement sous forme électronique.

Règles générales de conception

La procédure à suivre pour remplir le rapport figure à l'annexe 5 de la résolution du conseil d'administration du PFR du 6 décembre 2018, N 507p.

Lors de la compilation du rapport, il est nécessaire d’utiliser l’instruction, qui comprend deux sections: les exigences communes et la procédure à suivre pour remplir les formulaires de rapport.

Les règles générales pour remplir SPL-STAGE sont présentées ci-dessous:

• les formulaires sont remplis d’encre, de stylo ou d’ordinateur, sans taches ni taches. Vous pouvez appliquer des couleurs;
• signé par la direction ou une autre personne autorisée.

Comment remplir: les bases

Conformément aux instructions pour remplir le SZV-STAGE, le rapport doit être émis comme suit:

• La section 1: «Informations sur le preneur d'assurance» contient des informations sur le preneur d'assurance (PFR, TIN, KPP, nom de l'organisation), le type d'informations et les informations.
• Section 2: «Période de rapport» devrait indiquer l'année «2018».
• La section 3 contient des informations sur les conditions d'activité des employés, ainsi que sur les employés, qui peuvent être indiquées dans les colonnes correspondantes.

En général, les colonnes suivantes doivent être complétées:

• Le nom doit être indiqué dans les colonnes 2 à 4;
• dans la colonne 5 de ses SNILS;
• dans les colonnes 6 et 7, la durée de l'emploi;
• et dans la colonne 11 - le code de la période non travaillée. Si un employé a eu des périodes pendant lesquelles il ne travaillait pas, vous devez saisir plusieurs lignes dans l’ordre: sans le code de la colonne 11 pour la période dans laquelle il a travaillé et avec le code approprié pour la période où il n’a pas travaillé.

Dans ce cas, les noms et prénoms de cette personne ne doivent être renseignés qu'une seule fois.

Dans le cas des personnes assurées qui travaillent sur la base de l'AMP, la colonne 11 devrait indiquer «CONVENTION».

Les colonnes 8 à 10, 12 et 13 du formulaire peuvent être remplies dans les cas où l’employé prend sa retraite prématurément pour une raison quelconque. Les codes appropriés pour remplir les colonnes indiquées sont reflétés dans le classificateur, qui est l'annexe à la résolution du conseil d'administration du PFR du 6 décembre 2017 n ° 507p.

Si l'assuré a été congédié le 31 décembre 2018, il est nécessaire d'indiquer la date dans la colonne 14 lorsque vous remplissez le formulaire CBA-STAZH lors du licenciement. Dans d'autres options, la colonne n'a pas besoin d'être remplie.

Les sections 4 et 5 n'ont pas besoin d'être complétées.

Conseils à remplir

Le tableau ci-dessous montre les principaux conseils pour remplir le rapport.

Licenciement d'un employé

La particularité de remplir le SZV-STAZH lors du licenciement d’un employé réside dans l’obligation faite à l’employeur, le jour de la cessation de ses fonctions, de lui fournir un carnet de travail, ainsi que des informations sur ses revenus et la durée de son service. Le fait du transfert de ces informations doit être confirmé. Pour un exemple de remplissage du CPS-STAGE au moment du licenciement, nous notons qu’il est nécessaire de mettre une marque sur le reçu du formulaire de rapport entre les mains de l’employé. Cette marque est apposée sur la copie qui reste chez l’employeur.

Dans le processus de licenciement d'un employé, remplir le formulaire est un processus individuel. Un extrait du rapport peut être envoyé à la personne renvoyée, tandis que l'original lui-même sera envoyé à la CRF. De plus, les informations suivantes doivent être fournies:

• Le rapport doit être noté comme source;
• la période de référence sera l'année du licenciement;
• pendant la période de travail, le début et la fin du travail de l’employé sont indiqués.

Les particularités de remplir le formulaire SZV-STAZH et l'échantillon de remplir lorsque l'employé est congédié sont les suivantes:

• il est nécessaire de remplir la période de travail de l'employé;
• la colonne 14 n'a pas besoin d'être complétée;
• les sections 4 et 5 sont manquantes.

Les documents obligatoires pour le licenciement d'un employé sont:

• SZV-EXPERIENCE;
• SZV-M;
• information sur le salaire;
• extrait de la section 3 du calcul des primes d'assurance;
• cahier de travail;
• 2-impôt sur le revenu.

Rapport non planifié

Le formulaire peut être soumis à la CRF non seulement à la fin de l'année, mais aussi non prévu, ce qui peut être dû aux situations suivantes, décrites dans le tableau ci-dessous.

Formulaire de soumission de rapport

Le preneur d'assurance peut soumettre un rapport au bureau de la CRF sous forme papier ou électronique lorsque la condition relative au nombre d'employés est remplie.

Limite 25 personnes:

• si le nombre est supérieur à 25 et dépasse cette limite, l'assureur n'a pas le choix: il doit faire rapport sur le TCS;
• si le nombre est égal ou inférieur à 24 personnes, le rapport peut être présenté de l’une quelconque de ces manières.

La version électronique du rapport devrait être signée par un UKEP renforcé. Le rapport papier doit être signé par la direction et certifié par le sceau (s'il est disponible pour l'assuré).

Composition du formulaire

Une vue générale du formulaire SZV-STAZH et un exemple de remplissage sont présentés ci-dessous dans la figure.

La composition des sections dépend du type d'informations affichées, présentées dans le tableau ci-dessous.

Procédure de remplissage de section

Le tableau ci-dessous présente les bases pour remplir le formulaire CPS-STAGE et les trois premières sections principales du rapport.

Toutes les colonnes ne sont pas remplies. Plus souvent 2,3,5,6,7. Dans les autres colonnes, les données sont entrées si nécessaire.

Les informations sur l'expérience de l'assuré peuvent être renseignées conformément à la documentation du personnel: commandes, feuille de temps, carnet de travail, etc.

Lorsque vous remplissez 3 sections, il est nécessaire de prendre en compte la procédure suivante pour remplir le formulaire SZV-STAZH:

• Le nom est indiqué dans le cas nominatif;
• pour chaque personne, une ligne distincte est allouée lors du remplissage;
• si le salarié a conclu plusieurs contrats différents, son nom et SNILS sont indiqués une fois. Pour chaque contrat, les informations sont indiquées sur des lignes distinctes lors de la spécification du code spécial;
• en colonne Les chiffres 6 et 7 reflètent les périodes au cours desquelles la salariée était enregistrée mais ne travaillait pas réellement (maladie, congé de maternité, vacances, etc.). Les codes spéciaux sont indiqués dans la colonne 11;
• La colonne 14 ne peut être remplie que pour ceux qui ont été licenciés le 31/12/2018.

Instructions de remplissage étape par étape

La nouvelle procédure de génération de rapport implique les instructions suivantes.

Étape 1. Spécifiez le type d’information.

Types d’informations possibles: initial, complémentaire, objet de la pension. Il est nécessaire de mettre le symbole "X" dans le champ souhaité.

Étape 2. Remplissez la première section.

SZV-STAGE en remplissant l'échantillon à l'étape 2:

• PFR Regnomer;
• TIN;
• PPC
• nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel.

Étape 3. Indication de la période de déclaration

L'année de référence est l'année. Dans ce cas, 2018.

Étape 4. Remplir les informations sur les conditions d’emploi de l’assuré.

Exemple de remplissage du SZV-STAGE à l’étape 4:

• dans la première colonne, indiquez le numéro d'employé;
• de 2 à 4 colonnes indiquent le nom;
• dans la colonne 5, indiquez SNILS;
• Les colonnes 6 et 7 indiquent le début et la fin de la période de travail de l'employé;
• dans les colonnes 8 à 13 indiquent des informations supplémentaires en présence de caractéristiques dans le travail.

Étape 5. Remplir les sections 4 et 5.

Les sections 4 et 5 sont complétées lorsqu'un employé prend sa retraite. Lorsque le type d'information est "Source", ces sections sont manquantes.

Étape 6. Signature et cachet du manuel.

Codes de base pour remplir 3 sections

Le rapport contient de nombreuses informations sous forme de codes spéciaux. Un exemple de saisie des codes de données dans le SZV-STAGE est présenté ci-dessous:

• colonne 8: code des conditions territoriales;
• colonne 9: code des conditions spéciales;
• colonne 10: code pour des périodes d'expérience spéciales;
• colonne 11: codes des périodes d'absence;
• colonne 12: codes des conditions de retraite avant la date prévue.

Les codes indiqués sont reflétés dans la Résolution n ° 507p.

Zéro reportage

Remplir le CPS-STAGE et la procédure pour remplir le rapport zéro décrit comment générer ce rapport.

Lorsque des entrepreneurs individuels, des notaires, des avocats et des personnes ayant le statut de travailleurs indépendants n'ont pas conclu de contrat de travail, il n'est pas nécessaire de soumettre un rapport.

En bout de ligne, chaque employé a toujours un responsable qui est indiqué sur la carte lors de l'inscription. D'une part, si un contrat de travail n'a pas été signé avec lui, un rapport à ce sujet n'est pas nécessaire. D'autre part, si un contrat est conclu avec lui mais qu'il n'y a aucune activité, vous devez soumettre un rapport à la CRF indiquant uniquement le responsable. À ce jour, la Caisse de pension n'a fourni aucune explication aux organisations pour la soumission d'un rapport zéro.

Changements depuis 2019

Depuis 2019, un certain nombre d'innovations sont apparues.

Les modifications suivantes ont été apportées:

• dans le nouveau formulaire, il n'y a pas d'accessoire "page", c'est-à-dire que le numéro de page n'est pas indiqué;
• il n'y a pas de répétition du regnomer, du TIN et du PPC. Les données ne peuvent être spécifiées qu'une seule fois.
• La huitième colonne ne nécessite pas de remplissage si la onzième colonne contient le code de congé pour soins;
• la colonne 14 doit contenir la date de licenciement de l'employé.

Majeurs de déclaration

Le tableau ci-dessous présente les principaux types d’amendes possibles pour le rapport.

Fonctions d'automatisation

Vous pouvez utiliser différents programmes informatiques pour créer une banque de rapports. Mais les plus populaires sont: 1C version 8.3 et PUB.

Dans le programme 1C 8.3:

• dans la section «Salaire», choisissez la disposition «Rapports sur les assurances»;
• il est nécessaire d'appuyer sur le bouton «Formulaire» et de choisir le formulaire souhaité;
• sélectionnez une date et une période;
• marquer le type d'information;
• remplissez la section réservée aux employés.

Dans le programme PUB:

• Cliquez immédiatement sur l'icône SZV-STAZH, entrez les données du titulaire de la police, indiquez le type d'informations et l'année.
• entrer toutes les données sur les employés.

Erreurs de base et leur élimination

Le tableau montre les principales erreurs possibles lors de la création du formulaire et les solutions possibles.

Parmi les erreurs fréquemment rencontrées, on peut également noter:

• la colonne 14 ne peut être remplie que si l'employé a démissionné le 31 décembre 2017;
• un poste de responsable doit être pourvu;
• les congés sans solde sont annulés depuis 2017;
• les blocs d'ancienneté avec des informations supplémentaires sont indiqués en haut de la liste;
• le nombre de personnes à l'assurance doit correspondre dans tous les rapports.

Conclusion

Dans le cadre de cet article, les bases pour remplir le SPL-STAGE sont présentées.

Les informations sur l'ancienneté ne sont plus prises en compte dans le calcul des paiements d'assurance car les problèmes liés au calcul et au paiement des paiements à la CRF sont actuellement suivis par le service des impôts.

Les autorités fiscales n'ont pas besoin de recevoir de données sur l'expérience des employés, mais la CRF a besoin de ces informations. Par conséquent, l'obligation de recevoir des données d'expérience est permanente pour ce fonds. Le rapport est soumis sous forme de SZV-STAZH une fois par an. En règle générale, il est nécessaire de soumettre le rapport pour 2018 sous une nouvelle forme au plus tard le 03/01/2019, en même temps que le rapport EFA-1, destiné à refléter les données supplémentaires présentées dans le rapport principal sur l'expérience des employés.